Munca și afacerile, în special într-un mediu de birou, necesită un anumit nivel de colaborare. De exemplu, deciziile importante necesită adesea mai mult din perspectiva unui individ și, în general, succesul unui loc de muncă important necesită expertiza unui număr de oameni. Întâlnirile sunt o modalitate de a crea o colaborare structurată și organizată, dar fără un scop sau control, întâlnirile pot deveni ușor prea lungi și ineficiente. Știind cum să planifici, să pregătești și să conduci întâlniri poate face diferența între o întâlnire eficientă și una care pierde timpul.
Etapa
Partea 1 din 3: Pregătirea întâlnirii
Pasul 1. Discutați viitoarea întâlnire cu participanții
Când aflați că veți conduce o întâlnire viitoare, unul dintre primele lucruri pe care ar trebui să le faceți este să dedicați puțin timp pentru a vorbi cu oamenii care vor participa (în special oameni importanți și de nivel înalt). Întrebați dacă există ceva în special despre care ar dori să discute în cadrul întâlnirii. Înregistrați-le răspunsurile și folosiți-le ca ghid în timp ce vă scrieți agenda.
Întrebarea participanților despre ceea ce ar dori să discute este o mișcare inteligentă, nu numai pentru a vă ușura scrierea agendei, ci și pentru a-i implica în procesul întâlnirii chiar înainte de începerea întâlnirii. Oamenii sunt mai predispuși să participe și să acorde atenție în timpul întâlnirilor atunci când știu că vor fi discutate aspecte importante pentru ei
Pasul 2. Scrieți și împărtășiți o agendă
Agenda întâlnirii nu este utilă doar pentru șeful ședinței, ci și pentru invitații prezenți. Agenda include informații utile despre întâlnire, cum ar fi când, unde și cine va participa. Cel mai important, agenda prezintă și subiectele de discuție care vor fi discutate, astfel încât toată lumea să poată face pregătiri. Trimiteți agenda înainte de întâlnire - cu cât este mai importantă întâlnirea, cu atât ar trebui să trimiteți agenda mai devreme.
Un lucru care ar trebui pus pe ordinea de zi este limita de timp estimată pentru fiecare discuție. Dacă aveți un program dur descris mai devreme, vă poate fi mai ușor să setați întâlnirea pe drumul cel bun. În timp ce unele dintre evenimentele de pe agenda dvs. vor dura mai mult (iar altele mai repede), programul vă va facilita organizarea și ajustarea timpului general
Pasul 3. Faceți câteva cercetări pe tema discuțiilor și întâlnirilor anterioare
Este posibil ca persoanele care participă la ședință să nu știe toate informațiile cu privire la subiectul pe care intenționați să îl discutați - este posibil ca unii să nu fi participat la ultima întâlnire, în timp ce alții să fi uitat. Este o idee bună pentru dvs., în calitate de președinte al ședinței, să cunoașteți istoria discuției de până acum. Încercați să vorbiți cu persoanele care au participat la întâlniri importante înainte de a afla orice probleme nerezolvate, astfel încât să le puteți discuta în cadrul întâlnirii. De asemenea, va trebui să primiți procesul-verbal al ultimei întâlniri de la funcționarul care păstrează notele pentru a vă ajuta să vă organizați planurile.
Procesele-verbale de la întâlnirile anterioare pot fi o resursă importantă pentru dvs. ca lider. Procesele-verbale rezumă discuțiile și deciziile care au avut loc în timpul ultimei întâlniri, astfel încât să puteți găsi toate informațiile importante relativ rapid și ușor. Este posibil să trebuiască să împărtășiți participanților minute importante ale întâlnirii împreună cu o agendă
Pasul 4. Pregătiți locul de întâlnire în prealabil
În ziua întâlnirii, trebuie să vă asigurați că camera sau locul care va fi utilizat este curat, ordonat și gata să găzduiască participanții la întâlnire. Trebuie să vă asigurați că toate componentele tehnologiei întâlnirilor (cum ar fi prezentările, proiectoarele, dispozitivele vizuale etc.) funcționează corect și sunt gata de utilizare - dezordinea tehnică poate pierde timp prețios și perturba buna desfășurare a unei întâlniri.
Dacă utilizați o prezentare electronică (cum ar fi PowerPoint etc.), faceți-vă timp pentru a vă familiariza cu telecomanda sau clicker-ul care va fi utilizat în prezentare. Cu siguranță nu doriți să pierdeți timp bâjbâind cu aceste controlere în timp ce discutați probleme importante
Partea 2 din 3: Acționarea ca lider în timpul întâlnirilor
Pasul 1. Deschideți oficial întâlnirea
Când timpul programat a expirat și toți participanții (sau cel puțin toți participanții importanți) sunt prezenți, atrageți atenția tuturor celor din sală. Prezentați-vă ca lider și care este scopul întâlnirii. Setați un interval de timp precizând când se termină întâlnirea planificată - puteți avea o întâlnire lungă sau scurtă, dar precizarea unei limite de timp înainte de timp va ajuta la menținerea întâlnirii la timp. Dacă unii dintre participanți nu se cunosc, acordați timp să citiți pe scurt participanții și să prezentați participanții importanți.
Trebuie remarcat faptul că unele companii și organizații au proceduri stricte și regulate pentru deschiderea și desfășurarea ședințelor. De exemplu, există unele organizații care deschid întâlniri cu o lovitură de ciocan
Pasul 2. Furnizați rezumate relevante ale întâlnirilor anterioare
La începutul unei întâlniri care face parte dintr-un proiect îndelungat, trebuie să furnizați informații scurte despre proiect oferind un rezumat rapid al evenimentelor sau deciziilor întâlnirii anterioare. Nu toți participanții știu la fel de mult despre tine ca subiectul discuției, așa că acest pas poate fi util pentru a face întâlnirea eficientă și eficientă.
- În loc să rezumați singur rezultatele întâlnirilor anterioare, vă recomandăm să cereți secretarului sau oficialului de ședință care ține notițe să citească procesul-verbal al ședințelor anterioare pentru a oferi rezumatului un sentiment formal.
- De asemenea, ar trebui să luați în considerare citirea corespondenței importante sau a comunicărilor care au avut loc după întâlnirea anterioară.
- Trebuie remarcat faptul că, dacă le oferiți participanților copii ale proceselor-verbale / corespondenței, este posibil să nu fie necesară citirea acestora.
Pasul 3. Permiteți participanților importanți să raporteze situația generală
Apoi, invitați persoane cu cunoștințe relevante să vă informeze despre noile evoluții care au avut loc de la ultima întâlnire. Acest lucru poate fi orice - de exemplu, problemele noi cu care se confruntă afacerea sau organizația, schimbările de personal, dezvoltarea proiectelor și schimbările de strategie, care pot fi discutate aici. Participanții la întâlnire doresc, de asemenea, să audă despre rezultatele acțiunilor specifice întreprinse ca urmare a întâlnirilor anterioare.
Pasul 4. Terminați toate lucrurile neterminate
Dacă există probleme și decizii nerezolvate care nu au fost luate de la ultima ședință, încercați să le rezolvați înainte de a discuta noi probleme. Cu cât problema anterioară este suspendată, cu atât mai puțini participanți vor dori să își asume responsabilitatea, așa că încercați să definiți și să rezolvați orice problemă neterminată în timpul ședinței. De obicei, problemele neterminate sunt marcate în mod specific ca „indecise” sau „trimise pentru discuții suplimentare” în procesul-verbal al ședinței anterioare.
- În funcție de cultura și reglementările în care lucrați, afacerea sau organizația dvs. pot avea proceduri specifice pentru luarea deciziilor - de exemplu, participanții la întâlnire ar putea avea nevoie doar pentru a ajunge la un consens majoritar sau poate un grup de oameni de nivel superior are sarcina de a lua toate deciziile.decizie.
- Rețineți că unele lucruri sunt prea mari pentru a fi finalizate în timpul unei întâlniri. Nu trebuie să vă gândiți la progresul pe termen lung al proiectelor neterminate. Cu toate acestea, trebuie să ridicați o decizie sau un proiect care necesită acțiuni în acest moment.
Pasul 5. Discutați despre noua afacere
Apoi, veniți cu orice noi probleme, preocupări și probleme care trebuie discutate. Acestea sunt lucruri care provin în mod natural din evoluțiile care au avut loc între întâlnirile anterioare și actuale. Încercați să obțineți decizii concrete, definite de la participanți - cu cât lăsați mai multe lucruri fără răspuns, cu atât veți aduce mai multe probleme nerezolvate la următoarea dvs. întâlnire.
Pasul 6. Citiți concluzia întâlnirii
După ce ați elaborat toate problemele dvs. vechi și actuale, alocați timp pentru a citi concluzia întâlnirii pentru toți cei prezenți. Enumerați toate deciziile care au fost luate individual și, dacă este necesar, descrieți acțiunile specifice pe care participanții trebuie să le ia înainte de următoarea întâlnire.
Acest pas este crucial - este ultima ta șansă să te asiguri că toată lumea părăsește ședința știind exact unde se află proiectul și ce se așteaptă de la ei
Pasul 7. Încheiați prezentând elementele de bază pentru următoarea întâlnire
În cele din urmă, spuneți ce va fi discutat la următoarea întâlnire și, când ați început să planificați, spuneți când și unde va avea loc întâlnirea. Acest lucru îi ajută pe participanți să creeze un sentiment de continuitate de la un proiect sau decizie important la altul și le oferă un interval de timp pentru a continua sau a finaliza sarcina care le-a fost atribuită.
Este demn de remarcat faptul că nu trebuie să planificați o altă întâlnire dacă ați acoperit toate problemele vechi și noi la întâlnirea curentă. Cu toate acestea, dacă există suficiente probleme nerezolvate care necesită discuții suplimentare sau dacă doriți să vedeți progresul unui anumit proiect, o altă întâlnire ar putea fi o idee bună
Partea 3 din 3: Conducerea efectivă a întâlnirilor
Pasul 1. Ghidați discuția, dar nu o dominați
Unul dintre rolurile tale de lider al întâlnirii este acela de a menține discuția fără probleme. Rolul dvs. nu este să oferiți o opinie cu privire la toate problemele sau să vă asigurați că discuția se desfășoară într-un program fix. Trebuie să ai flexibilitate. Permiteți celorlalți participanți să vorbească liber și permiteți apariția unor noi subiecte de discuție, chiar dacă nu sunt pe ordinea de zi. Poate că va trebui să încheiați subiectul subtil sau să schimbați un anumit subiect de discuție pentru a menține discuția pe drumul cel bun, dar nu ar trebui să simțiți că trebuie să controlați toate aspectele întâlnirii. La urma urmei, întâlnirile sunt un proces de colaborare.
În timpul ședinței, fiți atenți la agenda dvs. Dacă o întâlnire nu este pe ordinea de zi, poate fi necesar să ignorați anumite subiecte de discuție sau să le amânați pentru mai târziu. Nu vă fie teamă să faceți acest lucru dacă subiectul discutat este foarte important
Pasul 2. Încurajați toți participanții să participe
În calitate de lider al ședinței, treaba ta este să asiguri o întâlnire deschisă și productivă. Dacă observați că anumiți participanți care au cunoștințe relevante pentru problema discutată nu sunt deschiși grupului, încurajați-i să vorbească. Nu trebuie să îi provocați sau să îi sunați direct - spuneți doar ceva de genul: „Cred că expertiza doamnei Mitha va fi utilă aici”, și aceasta este o modalitate excelentă de a implica membrii mai puțin activi în întâlnire.
Pasul 3. Asigurați-vă că toată lumea înțelege ce se discută
Este dificil să ne amintim că toți cei care participă la o întâlnire au aceeași experiență sau cunoștințe despre subiectul de discuție. Pentru a vă asigura că participanții își petrec timpul cu înțelepciune la întâlnire, vă recomandăm să profitați de ocazie pentru a simplifica pe scurt o problemă sau un subiect complex. Participanții care nu cunosc aceste informații vor aprecia cu siguranță.
Pasul 4. Nu ignorați întrebările dificile sau incomode
Dacă astfel de întrebări nu sunt controlate de un lider competent, ședința va fi neproductivă. Încercați să vă asigurați că toate problemele importante pe care doriți să le discutați sunt discutate în cadrul întâlnirii. Nu permiteți participanților să își schimbe vina sau să ofere scuze vagi pentru probleme nerezolvate. Încercați să clarificați și să obțineți răspunsuri la probleme despre care nimeni nu vrea să discute. Chiar dacă participanții nu doresc acest lucru, trebuie să răspundă la întrebări pentru ca întâlnirea să fie eficientă.
Asigurați-vă că toate deciziile importante sunt înregistrate (dacă aveți un oficial sau un notator, delegați această sarcină lor). Dacă trebuie să treci peste probleme de a pune o întrebare dificilă, vei dori să te asiguri că răspunsurile tale sunt bine documentate
Pasul 5. Urmăriți-vă timpul
Există un motiv pentru care întâlnirile au o reputație proastă - pentru majoritatea oamenilor, întâlnirile sunt o activitate care consumă mult timp. Pentru a evita o întâlnire care se desfășoară prea mult timp, folosește-ți puterea ca lider pentru a menține discuția în mișcare. Nu vă fie teamă să amânați anumite probleme sau conversații neimportante până la următoarea discuție, dacă întâlnirea pare că va dura mai mult decât v-ați așteptat. Trebuie să fiți pregătit și dispus să ajustați programul pentru a vă asigura că niciun participant nu este pierdut.
