Access este o interfață de gestionare a bazelor de date care permite utilizatorilor să importe una sau mai multe părți ale unei baze de date Excel în sistem, astfel încât să poată găsi potriviri între sau în câmpurile (câmpurile) lor. Deoarece un singur fișier Access poate conține mai multe foi de calcul Excel, acest program este, de asemenea, excelent pentru a strânge sau analiza cantități mari de informații ale foilor de calcul Excel în Access. Trebuie doar să faceți câțiva pași cheie.
Etapa
Partea 1 din 3: Pregătirea pentru importul Excel în Access
Pasul 1. Deschideți ambele programe pe computer
Va trebui să achiziționați și să descărcați un plan Microsoft Office care include Excel și Access. Puteți face acest lucru numai prin intermediul site-ului web Microsoft.
- După ce programul a terminat descărcarea, faceți clic pe „Start” în Windows și selectați „Toate programele”.
- Faceți clic pe „Microsoft Office” și selectați „Acces” (sau „Excel”) din meniul derulant. Poate că foaia de calcul Excel a fost trimisă prin e-mail sau descărcată de pe un site. Fișierul va deschide un program Office pe computer.
Pasul 2. Curățați foaia de calcul Excel înainte de a o importa în Access
Pentru a vă ușura lucrurile, vă recomandăm să faceți câțiva pași simpli înainte de a importa fișierul Excel în Access. Cheia este că datele dintre foile de calcul care trebuie importate trebuie să fie coerente.
- Este o idee bună să vă asigurați că primul rând al foii de calcul Excel conține titluri de coloane (sau nume de celule) și poate fi înțeles clar și ușor. De exemplu, pentru o coloană care conține numele oamenilor, vă recomandăm să dați titlului coloanei „Nume”. Oferiți titluri clare și precise pentru a face mai ușoară potrivirea titlurilor de coloană ale unei foi Excel cu alta.
- Accesul vă permite să legați două sau mai multe câmpuri între mai multe foi de lucru. Spuneți că aveți o foaie de lucru Excel care conține informații despre salarizare. Această foaie de calcul conține numele și prenumele persoanei, adresa și suma salariului. Spuneți că doriți să potriviți o foaie în Acces la o a doua foaie Excel care conține informații referitoare la o campanie de contribuție financiară. Această a doua foaie conține numele persoanei, adresa și donația. Accesul vă permite să potriviți un titlu de coloană cu altul. De exemplu, puteți lega Titluri de nume pentru a vedea persoanele cu același nume care apar în ambele baze de date.
- Scanați foaia Excel pentru a vă asigura că fiecare tip de date este tratat în același mod și curățați-l înainte de a-l importa în Access. Aceasta este ceea ce se numește „relațional” în Access. De exemplu, dacă foaia dvs. de calcul pentru salarizare conține numele inițial, ultimul și mijlocul dintr-o coloană, dar a doua foaie de calcul conține doar prenume în coloane separate, Access nu va afișa potriviri. Anteturile de coloană / câmp trebuie să se potrivească exact.
Pasul 3. Împărțiți informațiile în coloane în Excel
Pentru a rezolva această problemă, informațiile trebuie împărțite în coloane în Excel, astfel încât să nu rezulte „nici o potrivire” în Access.
- De exemplu, puteți împărți prenumele, inițiala de mijloc și numele de familie, astfel încât fiecare să aibă propria coloană. Dacă a doua foaie de lucru a fost structurată în același mod, atunci când conectați, să zicem, numele de familie cu numele de familie în Access, rezultatele potrivirii apar pentru aceleași nume.
- Pentru a împărți o coloană în Excel, evidențiați coloana care conține informațiile pe care doriți să le împărțiți. Faceți clic pe datele „date” de pe bara de instrumente din programul Excel. Faceți clic pe „text către coloane”. De obicei, veți alege opțiunea „delimitată”. Faceți clic pe următorul (următor).
Pasul 4. Continuați să utilizați expertul pentru a împărți coloanele convergente
Acum sunteți gata să executați procesul de împărțire a informațiilor care sunt concatenate într-o coloană în mai multe coloane.
- Alegeți cum să „delimitați” datele din coloană. Adică, fiecare informație dintr-o coloană este separată de ceva. De obicei, acest separator este un spațiu, virgulă sau punct și virgulă. Adesea aceste informații sunt pur și simplu separate de spațiu. De exemplu, în exemplul următor, spuneți că numele „Budi A. Dodo” apare într-o singură coloană. Prenumele (Budi) și inițialele A. sunt separate prin spații. Numele de familie și inițialele lui Dodo sunt, de asemenea, separate de spațiu. Deci, alegeți un spațiu în vrăjitorul delimitat.
- Faceți clic pe următor, apoi terminați (terminat). Programul îi va separa pe Budi, A. și Dodo în trei coloane. Apoi, puteți da acestor coloane noi titluri noi pentru a indica tipul de informații pe care le conțin (Nume, Prenume etc.) Este mai bine să creați mai întâi câteva coloane goale în partea dreaptă a datelor împărțite, astfel încât datele să fie împinse la o nouă coloană goală (în loc de -în locul suprascrierii coloanelor care conțin deja informații).
Partea 2 din 3: Importul Excel în Access
Pasul 1. Deschideți programul Access de pe computer
Accesați meniul programului computerului. accesați meniul Start, selectați Microsoft Office și faceți clic pe Microsoft Access. Trebuie să deschideți o nouă bază de date Access necompletată pentru a putea importa Excel.
- Selectați „baza de date desktop necompletată” pentru a crea o nouă bază de date în programul Access.
- Dă-i un nume nou dacă vrei. Faceți clic pe „creați” (creați).
Pasul 2. Importați foaia de calcul Excel în Access
Următorul pas este de a trage foaia de calcul Excel (una sau mai multe) în baza de date Access.
- Faceți clic pe „Date externe” în bara de instrumente o dată în Access database manager. Selectați „Excel”. În unele versiuni de Access, această funcție poate fi găsită făcând clic pe „fișier” în bara de instrumente și pe „Obțineți date externe”.
- Când apare „numele fișierului”, faceți clic pe „răsfoiți” pentru a găsi foaia Excel pe computer.
- Păstrați debifată caseta care spune „importați datele sursă într-un nou tabel din baza de date curentă”. Această setare este prestabilită în mod implicit.
- Când găsiți foaia de calcul pe care doriți să o importați pe computer, faceți clic pe ea. Faceți clic pe „OK”. Acest pas vă va duce la expertul pentru importul Excel în Access.
Partea 3 din 3: Utilizarea expertului pentru a finaliza procesul de import
Pasul 1. Parcurgeți pașii din expertul care apare în Access
Pentru a finaliza procesul de import al foilor de calcul, parcurgeți pașii din expert.
- Selectați foaia de lucru din foaia de calcul Excel pe care doriți să o importați. Cu toate acestea, uneori oamenii creează mai multe pagini într-o singură foaie de calcul Excel, care poate fi vizualizată făcând clic pe etichetele din partea de jos a foii de calcul. Dacă da, trebuie să spuneți asistentului Access foaia de lucru selectată. Faceți clic pe următor.
- Pagina următoare are o casetă care întreabă dacă primul rând al foii Excel are titluri de coloană. Aceasta înseamnă că rândurile din foaia de calcul care reprezintă datele din fiecare coloană (de exemplu, numele, adresa, salariul etc.) trebuie curățate mai întâi pentru a vă asigura că primul rând este antetul coloanei. Apoi, bifați „da că primul rând conține titluri de coloană” (da, primul rând conține titluri de coloană). Acesta este cel mai simplu mod. Faceți clic pe următor.
- Dacă primul rând nu conține titluri de coloană, pagina următoare vă va întreba dacă doriți să numiți ceea ce se numește „câmpuri” în Access (acestea sunt titluri de coloană). Dacă nu ați completat fiecare dintre aceste câmpuri cu nume clare și ușor de reținut înainte de import (recomandat), faceți acest lucru aici.
Pasul 2. Finalizați procesul de import
Au mai rămas câțiva pași în procesul de importare. Pagina următoare a expertului vă va întreba dacă doriți să identificați cheia principală.
- Acest pas nu este obligatoriu, dar poate fi realizat. Cheia principală înseamnă că programul de computer va atribui un număr unic fiecărei linii de informații. Acest pas poate fi util mai târziu la sortarea datelor. Faceți clic pe următor.
- Ecranul final din expert are un spațiu care conține numele inițial. Puteți redenumi foaia Excel importată (fișierul va deveni un „tabel” în Access din partea stângă a paginii când se termină importul).
- Faceți clic pe „import”, apoi faceți clic pe „închidere”. Veți vedea un tabel în partea stângă a ecranului. Foaia este acum importată în Access.
- Dacă doriți să conectați mai multe seturi de date, repetați acest proces cu una sau mai multe alte foi de calcul. Acum, sunteți gata să potriviți datele din foaia din Access.
Avertizare
- Dacă fișierul Excel provine dintr-o altă versiune de Office decât Access, procesul de import ar putea fi puțin dificil.
- Din nou subliniem că trebuie să curățați foaia de calcul înainte de a o importa. Unul dintre motive este analizarea existenței problemelor din date.
- Păstrați întotdeauna o copie a foii de calcul originale, astfel încât acest proces să nu fie repetat dacă faceți o greșeală.
- Nu puteți importa mai mult de 255 de celule / cutii în Access.
