Cine spune că scrierea e-mailului este cel mai simplu mod de a comunica? De fapt, scrierea e-mailurilor are și etică. Cu alte cuvinte, stilul limbajului în e-mailurile destinate colegilor de clasă și pentru profesori trebuie, desigur, să se distingă, mai ales că educația formală este poarta către potențiale cariere profesionale. De aceea, toate interacțiunile care apar în acesta trebuie făcute profesional, inclusiv la trimiterea e-mailurilor. De exemplu, e-mailurile trebuie trimise întotdeauna împreună cu adresa dvs. de e-mail academică și trebuie deschise întotdeauna cu un salut formal. Tratați interacțiunea ca pe o scrisoare formală de afaceri. Adică, puneți-vă punctul de vedere într-un mod clar, concis și clar și folosiți o gramatică bună!
Etapa
Partea 1 din 3: Crearea unei impresii pozitive
Pasul 1. Citiți programa cursului pentru a afla răspunsurile la întrebările dvs
În general, întrebările dvs. au primit răspuns în materialul furnizat de lector la începutul procesului de prelegere. Drept urmare, insistarea asupra întrebării profesorului vă va face doar să arătați ca un student neserios și poate, de asemenea, irita lectorul că conținutul e-mailului dvs. ocupă timp prețios.
- Programa cursului va conține, în general, informații cu privire la sarcini, termenele limită pentru trimiterea sarcinilor, politicile din clasă și formatele de sarcini.
- Dacă lectorul furnizează doar o listă de lectură, nu este nimic în neregulă cu trimiterea unui e-mail pentru a cere materiale care nu sunt explicate în programa prelegerii.
Pasul 2. Folosiți adresa de e-mail academică
Șansele sunt, profesorul dvs. va primi zeci până la zeci de e-mailuri în fiecare zi. De aceea ar trebui să utilizați o adresă de e-mail academică, astfel încât e-mailurile să nu ajungă automat în căsuța de spam. În plus, trimiterea unui e-mail cu o adresă de e-mail academică va arăta mult mai profesională și va ajuta lectorii să identifice în mod clar numele expeditorului, mai ales că adresele de e-mail academice vor include în general numele complet al studentului.
Pasul 3. Includeți un subiect reprezentativ
Cu alte cuvinte, asigurați-vă că conținutul e-mailului dvs. este cunoscut de lector, chiar dacă acesta citește doar subiectul. Cunoașterea intenției e-mailului dvs. de la început vă va ajuta lectorul să renunțe la momentul potrivit pentru a citi și a răspunde la acesta. Prin urmare, includeți întotdeauna un subiect de e-mail clar și concis!
De exemplu, ați putea scrie „Întrebări despre teme recente” sau „Eseuri finale”
Pasul 4. Porniți e-mailul menționând numele și titlul lectorului
Indiferent cât de importante sunt dorințele dvs., începeți întotdeauna e-mailul cu un salut formal, așa cum ați face atunci când scrieți o scrisoare formală similară. De exemplu, începeți e-mailul scriind „Dragă. Dr. Jones”, urmată de o virgulă. Nu uitați să folosiți o poreclă care să corespundă preferințelor lectorului, bine!
- Dacă nu sunteți sigur că lectorul în cauză a obținut un doctorat, adresați-vă pur și simplu ca „domnul Jones”.
- Dacă voi doi aveți interacțiuni personale frecvente, nu este nimic în neregulă cu utilizarea unui mesaj mai casual, cum ar fi „Bună ziua, domnule / dr. Jones ".
Partea 2 din 3: Compunerea conținutului de e-mail
Pasul 1. Identifică-te clar
Întrucât lectorul în cauză nu vă învață doar, este probabil ca el sau ea să fie amintită de identitatea dvs. Prin urmare, începeți întotdeauna e-mail-ul, precizându-vă numele, precum și numele cursului care v-a reunit și orele de curs, cum ar fi „Clasa de marketing după-amiaza”.
Pasul 2. Concentrează-te asupra punctului tău
Amintiți-vă, lectorii sunt oameni foarte ocupați. Prin urmare, asigurați-vă că conținutul e-mailului dvs. nu este complicat, astfel încât să nu ocupați prea mult timp în lucruri neimportante. Transmiteți punctul dvs. de vedere într-un mod concis, direct și clar și evitați detaliile neimportante sau irelevante.
De exemplu, dacă aveți o întrebare cu privire la o sarcină, spuneți-o clar: „Vreau să vă întreb ceva cu privire la sarcina pe care ați dat-o joi. Sarcina trebuie făcută de fapt în grup sau individual, nu, domnule / doamnă?”
Pasul 3. Scrieți în propoziții complete
Amintiți-vă, aceste e-mailuri nu sunt încărcări Facebook sau mesaje text către colegii dvs.! Adică, folosiți întotdeauna propoziții complete și formale pentru a vă arăta profesionalismul.
- De exemplu, nu scrieți: „Materialul din ultima clasă a fost foarte cool, domnule / doamnă!”
- În schimb, încercați să scrieți „Vă mulțumesc pentru ultimul material pe care l-ați predat care mi-a luminat înțelegerea”.
Pasul 4. Folosiți tonul corect de e-mail
Când contactați un profesor pentru prima dată, nu uitați să folosiți un ton profesional și o gramatică. Adică, nu utilizați emoticoane din niciun motiv! Dacă ați trimis mesaje lectorului de mai multe ori, ar trebui să vă scrieți e-mailul pe un ton mai dezinvolt, mai ales dacă lectorul este primul care acționează informal (cum ar fi trimiterea de emoticoane).
Pasul 5. Prezentați cererea dvs. politicos
De fapt, unui număr destul de mare de studenți le place să solicite lectorilor lor. Nu o faceți, pentru că nu vă va ajuta să obțineți nimic! În schimb, menționați intențiile dvs. sub forma unei cereri pe care profesorul dvs. poate sau nu să fie de acord.
De exemplu, dacă doriți să solicitați o prelungire a termenului pentru trimiterea sarcinilor, nu scrieți „Bunica mea a murit recent, așa că vă rog extindeți termenul pentru trimiterea sarcinilor, bine?” În schimb, scrieți o propoziție mai politicoasă ca „Îmi pare rău domnule / doamnă, săptămâna aceasta mi-a fost foarte greu pentru că bunica tocmai a murit. Dacă da, ați fi dispus să-mi acordați o prelungire a timpului cu privire la depunerea lucrărilor?”
Pasul 6. Folosiți punctuația corectă
Dacă e-mailul se adresează colegilor, desigur destinatarul e-mailului nu va avea nicio problemă cu plasarea incorectă a punctului sau a virgulei. Cu toate acestea, dacă e-mailul este destinat unui profesor, asigurați-vă că fiecare semn de punctuație este plasat la locul potrivit.
Pasul 7. Scrieți fiecare cuvânt cu ortografia corectă
În ciuda utilizării pe scară largă a limbajului text pe internet, nu îl folosiți niciodată într-un e-mail profesionist! Cu alte cuvinte, scrieți fiecare cuvânt în forma sa completă, cum ar fi „Domnul” în loc de „Domnul”. Folosiți ortografia corectă pentru a vă face e-mailurile să pară mai profesionale!
Nu uitați să verificați acuratețea conținutului e-mailului cu ajutorul unei aplicații sau a unui program de computer pentru a verifica ortografia
Pasul 8. Plasați corect majusculele
În special, cuvintele enumerate la începutul propozițiilor trebuie să fie cu majuscule, la fel ca unele tipuri de substantive (cum ar fi poreclele). Nu tratați e-mailurile ca conversații prin mesaje text și asigurați-vă că valorificați întotdeauna corect.
Partea 3 din 3: Încheierea e-mailului
Pasul 1. Precizați acțiunile pe care trebuie să le facă profesorul dumneavoastră
Cu alte cuvinte, asigurați-vă că dorința sau solicitarea dvs. este specificată clar la sfârșitul e-mailului. De exemplu, dacă doriți un răspuns de la el, nu uitați să spuneți acest lucru. Dacă simți nevoia să te întâlnești cu el, transmite și acest scop.
Pasul 2. Recitește gramatica utilizată în e-mail
Scanați e-mailul pentru a vă asigura că nu au fost comise erori gramaticale. Adesea, acest proces vă va ajuta să identificați una sau două erori minore care trebuie remediate.
Pasul 3. Recitește e-mailul din perspectiva profesorului tău
Asigurați-vă că e-mailul dvs. nu sună ca și cum ați solicita ceva. De asemenea, asigurați-vă că intențiile dvs. sunt transmise într-un mod direct, clar și nu colorat de informații personale mai puțin importante. În afară de a fi ineficient, acest comportament este și neprofesional.
Pasul 4. Încheiați e-mailul cu un salut formal de închidere
La fel ca atunci când începeți adresa de e-mail cu un salut profesional, faceți același lucru pentru a termina e-mailul. De exemplu, utilizați o felicitare formală de închidere, cum ar fi „Cu stimă” sau „Salutări”, urmată de o virgulă și care se termină cu numele dvs. complet.
Pasul 5. Trimiteți din nou un e-mail după o săptămână
Odată ce e-mailul a fost trimis, nu continuați să vă terorizați profesorul pentru un răspuns. Cu toate acestea, dacă e-mailul dvs. nu a primit răspuns de o săptămână sau mai mult, este o idee bună să încercați să trimiteți același e-mail înapoi, doar în cazul în care a ratat primul dvs. e-mail.
Pasul 6. Răspundeți la răspunsul prin e-mail pe care l-ați primit
După ce ați primit un răspuns prin e-mail de la lectorul în cauză, nu uitați să răspundeți pentru a arăta că ați primit corect e-mailul. De exemplu, puteți pur și simplu să trimiteți o scurtă notă de mulțumire sau, dacă este necesar, să trimiteți un răspuns mai lung cu aceleași reguli de scriere pentru a păstra sunetul profesional. Dacă problema sau întrebarea dvs. nu a primit răspuns prin e-mail, încercați să-i cereți să se întâlnească personal.
- De exemplu, ați putea scrie: „Vă mulțumim pentru răspuns, domnule / doamnă. Ne vedem la ore."
- Dacă simțiți nevoia să vă întâlniți cu lectorul ulterior, încercați să scrieți: „Apreciez foarte mult părerile dvs. cu privire la această chestiune. Dacă doriți, mă pot întâlni direct cu dvs. pentru a discuta mai în detaliu?”
