Scrisorile de confirmare pot fi făcute în diferite forme, fiecare dintre ele având un format diferit. O scrisoare de confirmare pentru a transmite detalii despre rezultatele unei întâlniri, activități sau alte evenimente este de obicei scurtă și simplă. O scrisoare de confirmare a acceptării angajaților este, în general, mai lungă, deoarece include termeni și condiții care trebuie îndeplinite. Dacă doriți să scrieți o scrisoare cuiva care va primi Taina Confirmării, pregătiți o scrisoare într-un stil mai personal.
Etapa
Metoda 1 din 3: Scrierea scrisorilor către candidați pentru confirmare
Pasul 1. Începeți scrisoarea afirmând importanța întăririi credinței
Taina Confirmării este confirmarea binecuvântării primite la botez pentru a întări relația dintre cel care a primit sacramentul și Biserica. Felicitați-l personal pe candidat la sacrament, deoarece el sau ea este dispusă și a decis că vor să primească Sacramentul Confirmării.
- De exemplu, spuneți într-o scrisoare: „În sprijinul dorinței dvs. de a primi Taina Confirmării, sunt onorat să am ocazia să vă slujesc în luarea acestei importante decizii de consolidare a relației personale cu Iisus Hristos și Biserică”.
- Folosiți cuvinte și fraze în Catehismul catolic pentru a sublinia importanța acestei decizii în călătoria de credință a candidatului.
Pasul 2. Discută despre relația ta cu el
Împărtășiți amintiri și evenimente pe care le-ați împărtășit pentru a-i motiva și întări intențiile. Susțineți-vă prezentarea cu un verset biblic sau un citat dintr-o altă sursă. Spuneți o poveste sau un incident din trecut care arată că îl iubiți și susțineți călătoria sa de credință.
- De exemplu, spuneți o poveste despre un moment în care a fost botezat. Lucrurile pe care el sau ea ți le-a întrebat despre învățăturile bisericii sau despre convingerile tale pot fi folosite ca material de reflecție interesant la începutul scrisorii.
- Nu este nevoie să scrieți o scrisoare lungă sau foarte detaliată. O scurtă scrisoare este încă utilă.
Sfaturi:
Înainte de a scrie o scrisoare, pregătiți o schiță și faceți mai multe schițe pentru a forma cel mai bun script de scrisoare.
Pasul 3. Enumerați un verset din Scriptură care motivează sau inspiră
Folosiți citatul pentru a explica semnificația Tainei Confirmării și a învățăturilor Bisericii. Folosiți un site web sau Concordanța biblică pentru a găsi versete inspirate din Scriptură.
- De exemplu, includeți versetul: „Numele Domnului este un turn puternic, spre care aleargă cel neprihănit și este mântuit”. (Proverbe 18:10).
- Un alt exemplu de verset de citat: „Căci știu ce planuri am pentru voi, declară DOMNUL, planuri de pace și nu planuri de dezastru, pentru a vă oferi un viitor plin de speranță”. (Ieremia 29:11).
- Includeți și versetul: „Pot face toate lucrurile prin Acela care îmi dă putere”. (Filipeni 4:13).
Pasul 4. Încercați să convingeți destinatarul că sunteți gata să oferiți asistență
Încheiați scrisoarea explicând că veți continua să sprijiniți și să vă rugați pentru el. Spune mulțumesc pentru că dragostea și prezența lui te fac recunoscător și te simți fericit.
De exemplu, scrieți o scrisoare: "Decizia dvs. mă face să mă simt foarte mândru și binecuvântat. Sunt onorat să fiu martor când primiți Taina Confirmării. Mă rog să continuați să creșteți în credință, speranță și iubire."
Ca variantă:
Dacă știți numele destinatarului scrisorii, scrieți o rugăciune hramului la sfârșitul scrisorii.
Pasul 5. Pregătiți o scrisoare scrisă de mână pentru ao face mai personală
Spre deosebire de scrisorile formale care sunt de obicei tastate, scrisorile de confirmare scrise de mână se simt mai personale și autentice ca și cum ar fi declarate direct din inimă, oferind astfel o notă foarte semnificativă.
Când scrieți o scrisoare de mână, nu vă grăbiți. Scrieți cât mai bine posibil și asigurați-vă că nu există greșeli. Pentru a ușura, tastați mai întâi și apoi copiați
Metoda 2 din 3: Trimiterea confirmării de angajare
Pasul 1. Scrieți o scrisoare formală pentru a face afaceri folosind antetul companiei
Scrisorile formale în scopuri comerciale tipărite pe hârtie cu antet ale companiei sunt utile pentru transmiterea eficientă a mesajelor și reprezentarea scrisorilor ca mijloc oficial de comunicare comercială. Scrieți o scrisoare cu fonturi și margini standard. Tastați litere utilizând formatul aliniat la stânga, spațiere între 1 linie și spațierea între 2 rânduri.
- Nu scurtați adresa atunci când scrieți o scrisoare formală de afaceri. De exemplu, în loc să tastați „Jl. Utama Raya 123”, tastați „Jalan Utama Raya 123”.
- Nu este necesar să introduceți adresa companiei dacă antetul include deja adresa companiei.
Sfaturi:
Antetul agențiilor guvernamentale și al companiilor poate fi descărcat de obicei de către personal autorizat și include toate aspectele legale care trebuie îndeplinite pentru a trimite confirmarea acceptării angajaților.
Pasul 2. Enumerați titlul postului, salariul și data de începere
Începeți scrisoarea cu un cuvânt de deschidere entuziast atunci când transmiteți felicitări pentru că v-ați alăturat ca nou angajat. Puteți trimite o scurtă descriere a postului, cu excepția cazului în care funcția a explicat acest lucru.
De exemplu, spuneți într-o scrisoare: „În numele conducerii PT XYZ, prin această scrisoare transmit că ați fost acceptat să lucrați ca secretar al consiliului de administrație cu un salariu de 10.000.000 Rp pe lună și începeți să lucrați la 1 martie 2019."
Pasul 3. Furnizați un rezumat al termenilor și condițiilor care trebuie îndeplinite
Indicați clar dacă există condiții care trebuie îndeplinite de către destinatarul scrisorii. La fel, dacă solicitați condiții, acest lucru trebuie transmis în scrisoare.
- De exemplu, destinatarul scrisorii trebuie să treacă o verificare a datelor sau să treacă un test fără medicamente.
- De asemenea, transmiteți în scrisoare dacă noul angajat trebuie să semneze un acord, cum ar fi un contract de muncă sau alt contract.
- Dacă trimiteți cerințe, furnizați un termen pentru ca destinatarul să le poată îndeplini înainte de termen. Dacă există documente pe care trebuie să le semneze, anunțați-l că acest lucru se poate face în prima zi de lucru.
Pasul 4. Descrieți în detaliu beneficiile oferite de companie
Dacă compania oferă beneficii de asigurări de sănătate, pensii, beneficii pentru educație, rambursarea concediului sau alte beneficii, includeți-le în scrisoare. Spuneți cerințele care trebuie îndeplinite și cum să obțineți mai multe informații despre acest lucru, astfel încât noii angajați să aibă dreptul la beneficii.
Unele companii oferă beneficii din momentul în care angajatul începe să lucreze, dar, în general, angajații au dreptul să primească beneficii după ce au lucrat timp de minimum 60 de zile
Sfaturi:
Scrisoarea de confirmare a acceptării angajaților poate fi mai mare de 1 pagină, dar nu mai mult de 2 pagini. Nu includeți informații detaliate care pot fi citite de către destinatarul scrisorii prin alte documente trimise împreună cu scrisoarea.
Pasul 5. Încheiați scrisoarea spunând mulțumesc
Spune-ți mulțumire pentru că vrea să lucreze pentru compania ta și îți place să lucrezi cu el. Exprimați-vă entuziasmul sau entuziasmul pentru noul angajat care se alătură echipei.
- De exemplu, spuneți într-o scrisoare: „Vă mulțumim pentru sprijinul dvs. în realizarea misiunii PT XYZ. Managementul salută prezența dvs. în echipă și așteaptă contribuția dvs. la progresul companiei.”
- Includeți un salut formal de închidere chiar deasupra semnăturii, cum ar fi „Cu stimă” sau „Salutări”.
Pasul 6. Scrie-ți titlul sub numele tău
Conform șablonului de scrisoare de afaceri, pregătiți 4 spații pentru semnătura de sub salutul de închidere. Sub locul semnăturii, includeți numele dvs. complet. Sub nume, enumeră titlul și numele companiei.
De exemplu, introduceți titlul și numele companiei: „Director de operațiuni al PT XYZ”
Pasul 7. Examinați cu atenție e-mailul
Asigurați-vă că scrisoarea este scrisă cu tastarea și gramatica corectă. Puneți pe cineva din departamentul de personal să citească scrisoarea pentru a vă asigura că editorialul este corect.
Prioritizați verificarea dublă a numerelor enumerate în scrisoare. Erorile numerice apar adesea neintenționat și acest lucru poate duce la neînțelegeri, uneori chiar consecințe juridice
Pasul 8. Imprimați scrisoarea și semnați-o înainte de a o trimite
Scrisorile tipărite folosind hârtie de calitate par mai profesionale. Chiar dacă trimiteți o scrisoare prin e-mail, trimiteți o scrisoare oficială semnată. Utilizați un stilou cu cerneală albastră sau neagră pentru a semna litere. Includeți un titlu, de exemplu „S. Kom”. sau „M. Si.” daca este nevoie.
Trimiteți scrisoarea cât mai curând posibil, astfel încât noii angajați să primească scrisoarea înainte de data programată ca prima zi de lucru
Sfaturi:
Adresa tastată pe plic face ca scrisoarea să pară mai profesională. Programele pentru tastarea literelor oferă șabloane care vă ajută să imprimați adresa în poziția corectă pe coperta scrisorii.
Metoda 3 din 3: Redactarea unei alte scrisori oficiale de confirmare
Pasul 1. Tastați litera în formatul unei scrisori oficiale de afaceri
Această scrisoare arată sinceritate și transmite mesajul cu cuvintele potrivite. Multe programe de tastare a scrisorilor oferă șabloane de scrisori de afaceri pentru crearea scrisorilor de confirmare. Utilizați un font standard, cum ar fi Times New Roman sau Arial.
- Legal, o scrisoare de confirmare poate fi utilizată ca înregistrare a unui acord oral. O scrisoare de afaceri este acceptată ca probă în instanță, deoarece folosește un format formal de scrisoare.
- Scrisorile de confirmare sunt de obicei foarte scurte și nu depășesc 1 pagină. Uneori, scrisoarea de confirmare conține doar 1 paragraf.
Pasul 2. Acordă un salut adecvat
În general, scrisorile de confirmare încep cu un salut, precum „Dragă”. urmat de „Tatăl” sau „Mama” și numele complet al destinatarului scrisorii. Dacă are un doctorat, includeți „Dr.” în fața numelui destinatarului. Puneți o virgulă după ce tastați numele destinatarului scrisorii.
- Dacă nu știți sexul destinatarului, introduceți numele complet.
- Nu utilizați abrevierea „Doamna” decât dacă puteți confirma că destinatarul este o femeie căsătorită.
Pasul 3. Confirmați în mod specific tranzacția
Scrisorile de confirmare nu trebuie să înceapă cu o introducere lungă sau cu amuzamente. Precizați clar activitatea sau acordul planificat pe care doriți să îl confirmați, cum ar fi data, ora și locația întâlnirii.
- De exemplu, începeți scrisoarea scriind „Ca o confirmare” sau „Îl confirm”, urmat de informațiile pe care doriți să le confirmați.
- Pentru a vă anunța că ați primit ceva, începeți scrisoarea scriind „Prin această scrisoare, am primit” urmat de numele articolului pe care l-ați primit.
Erori în aspectul formalității: o scrisoare pentru confirmarea unui acord personal cu cineva pe care o cunoști bine este în regulă într-un stil casual, dar asigură-te că scrisoarea ta sună formală și profesională.
Pasul 4. Furnizați alte informații importante
Includeți, de asemenea, informații detaliate, precum numele și titlul fiecărei persoane implicate, atribuțiile lor, programul activităților sau acordurile financiare. Subliniați termenii sau condițiile care fac parte din acord pentru a clarifica așteptările.
De exemplu, dacă scrieți o scrisoare prin care confirmați că destinatarul urmează să se ofere voluntar pentru o organizație nonprofit, includeți data, ora, locația evenimentului și sarcinile pe care el sau ea trebuie să le îndeplinească în calitate de voluntar
Pasul 5. Solicitați feedback dacă este necesar
Înainte de a închide scrisoarea, transmiteți că solicitați destinatarului scrisorii să vă contacteze și să vă furnizeze informațiile de care aveți nevoie. Dacă trimiteți o scrisoare pentru a face o cerere sau pentru a atribui o misiune, rugați-l să vă anunțe ca acord asupra condițiilor dvs.
Chiar dacă nu cereți destinatarului scrisorii să vă contacteze, este o idee bună să-l informați că vă poate contacta folosind anumite mijloace de comunicare dacă există lucruri pe care vrea să le întrebe. De exemplu, „Dacă aveți nevoie de mai multe informații, vă rugăm să mă contactați prin telefon (007) 123-4567.”
Pasul 6. Mulțumește destinatarului scrisorii
Faceți un nou paragraf pentru a spune mulțumesc, deoarece este dispus să se alăture activității sau să fie de acord cu termenii pe care i-ați propus conform scrisorii.
- De exemplu, pentru a confirma aprobarea cuiva care dorește să se ofere voluntar pentru o organizație nonprofit, scrieți într-o scrisoare „Vă mulțumesc foarte mult pentru angajamentul dvs. de a participa la misiunea acestei activități. Apreciez foarte mult sprijinul dvs.”.
- Exprimați entuziasmul când este necesar. De exemplu, dacă doriți să confirmați un program de interviu, spuneți într-o scrisoare „Apreciez oportunitatea dată lui _” sau „Aștept cu nerăbdare să discut cu dvs. în timpul interviului”.
Pasul 7. Verificați și corectați litera înainte de tipărire
Scrisorile de confirmare nu vor fi luate în serios dacă există greșeli de tipar sau erori gramaticale. Pe lângă verificare, asigurați-vă că scrieți o scrisoare clară și simplă.
- Citiți scrisoarea cu voce tare pentru a putea stabili ce propoziții trebuie reformulate sau scurtate în timp ce corectați orice greșeli.
- Evitați termenii de afaceri sau jargonul. Indicați lucrurile pe care doriți să le confirmați în mod clar și direct.
Pasul 8. Folosiți hârtie de înaltă calitate pentru a imprima literele
După ce litera este verificată și nu există erori, tipăriți-o folosind articole de papetărie premium. Cumpărați suficient articole de papetărie la un magazin de papetărie sau online.
- Dacă doriți să trimiteți o scrisoare în calitate de angajat sau reprezentant al unei companii sau organizații, utilizați antetul companiei sau al organizației. Cu toate acestea, dacă doriți să confirmați problemele personale, nu utilizați antetul companiei, chiar dacă sunteți proprietarul.
- Programele pentru tastarea literelor oferă șabloane pe care le puteți utiliza pentru a crea antet personalizat pentru a face scrisoarea să apară cât mai pregătită posibil.
Pasul 9. Semnați scrisoarea folosind cerneală albastră sau neagră
Odată ce litera este tipărită, semnează-o cu grijă în spațiul prevăzut deasupra numelui tău. Asigurați-vă că semnătura dvs. este profesională și valabilă, mai degrabă decât să încercați să sunați elegant.
Semnați scrisoarea scriind numele dvs. complet sau conform semnăturii dvs. pe cartea dvs. de identitate. În general, scrisorile de confirmare nu trebuie să utilizeze prenume, inițiale sau inițiale
Pasul 10. Trimiteți scrisoarea la adresa destinatarului cât mai curând posibil
După semnarea scrisorii, trimiteți-o imediat în aceeași zi. Nu creați o impresie bună dacă data bonului de livrare este la câteva zile după data scrisorii.
