Fie că sunteți un executiv corporativ, un manager sau un părinte care stă la domiciliu, posibilitatea de a delega responsabilități este o abilitate importantă pentru a vă face mai eficient. Cu toate acestea, delegarea poate fi dificilă - trebuie să fii ferm, având încredere în persoana căreia îi delegi responsabilitățile. Acest articol vă va ajuta să faceți față oricăror preocupări pe care le aveți cu privire la delegare, apoi vă va conduce prin procesul real de delegare a lucrării cu înțelepciune și respect.
Etapa
Partea 1 din 2: Intrați în mentalitatea corectă
Pasul 1. Lasă-ți ego-ul deoparte
Cel mai mare obstacol în calea delegării este expresia „Dacă vrei să se facă ceva bine, atunci trebuie să o faci singur”. De asemenea, nu ești singura persoană din lume care o poate înțelege. S-ar putea să fiți singura persoană care să o poată face bine în acest moment, dar dacă vă faceți timp pentru a pregăti pe cineva, ar putea la fel de bine să o facă bine. Cine știe - s-ar putea să o facă mai repede sau mai bine decât tine și acest lucru nu este doar ceva ce trebuie să accepți, ci chiar să ceri.
Gândiți logic și realist - puteți face această treabă singur? Trebuie să lucrezi până la moarte pentru a echilibra acest loc de muncă și responsabilitățile tale? Dacă da, ar trebui să fiți pregătit să delegați o parte din munca dvs. Nu vă simțiți rușinat sau inadecvat doar pentru că aveți nevoie de ajutor pentru ceva - deveniți de fapt un lucrător mai eficient prin obținerea ajutorului atunci când aveți nevoie de el
Pasul 2. Nu mai aștepta ca cineva să ofere ajutor
Dacă sunteți reticenți în delegarea muncii, este posibil să suferiți de sindrom de martir ușor - s-ar putea să fiți copleșiți și de multe ori vă întrebați de ce nimeni nu se oferă să vă ajute. Fii sincer cu tine însuți - când oamenii se oferă să te ajute, îi respingi, doar pentru a fi politicos? Întrebi în secret de ce nu insistă? Simți că, dacă pozițiile tale ar fi inversate, i-ai ajuta cu o inimă puternică? Dacă ai răspuns „da”, trebuie să exersezi „preluarea controlului” asupra circumstanțelor tale. obține ajutorul de care ai nevoie - nu aștepta să vină la tine, pentru că s-ar putea să nu se întâmple niciodată.
Mulți oameni uită prin ce trec alții și nu poți face nimic pentru ai schimba. Uitați de toate dezamăgirile posibile la persoanele care nu se oferă să ajute; vă rog să vă amintiți că este treaba dvs. să vorbiți despre ceea ce aveți nevoie
Pasul 3. Nu priviți cererile de ajutor într-un mod negativ
Mulți oameni se simt inconfortabili cerând ajutor. S-ar putea să te simți vinovat, ca și cum ai pune o povară pe altcineva sau te vei rușina, pentru că crezi (dintr-un motiv oarecare) că ar trebui să poți să te descurci singur. S-ar putea să vă simțiți mândru de luptă și să o vedeți ca o dovadă că sunteți o ființă umană nobilă (o altă manifestare a sindromului martiric). Dacă vedeți că cere ajutor ca o formă de slăbiciune, trebuie să uitați de el repede Pe de altă parte: încercarea de a face totul singur este un semn de slăbiciune în sensul că indică faptul că nu ai o viziune realistă asupra abilităților tale.
Pasul 4. Învață să ai încredere în alții
Dacă ți-e frică să delegi pentru că nu crezi că alte persoane pot face la fel de bine ca tine, ține cont de două lucruri: în primul rând, aproape oricine poate deveni bun la ceva cu suficientă practică și, în al doilea rând, s-ar putea să nu fii înzestrat cu orice. Când delegați munca, nu numai că vă eliberați timp pentru dvs. - dar îi oferiți și ajutorului dvs. posibilitatea de a practica o nouă abilitate sau de a îndeplini o nouă sarcină. Aveți răbdare - în timp, ajutorul dvs. va fi probabil capabil să facă munca delegată la fel de bine ca dvs. Cu excepția cazului în care munca pe care intenționați să o delegați este foarte importantă, poate fi bine pentru asistentul dvs. cum să o facă bine în timp. Dacă lucrarea este foarte importantă, gândiți-vă de două ori înainte de a o delega!
Chiar dacă sunteți cel mai bun în a face munca pe care intenționați să o delegați, realizați-vă că delegarea de muncă vă permite să faceți alte lucruri cu timpul dvs. Dacă sunteți cel mai bun angajat din birou care face o lucrare de asamblare a discului dur destul de monotonă, dar aveți o prezentare importantă de pregătit, atunci este bine să lăsați această sarcină unui partid intern. Este mai bine să acordați prioritate sarcinilor dificile - nu vă simțiți rău dacă delegați sarcini simple și repetitive atunci când aveți de făcut lucruri mai importante
Partea 2 din 2: Delegarea eficientă
Pasul 1. Executați sarcina
Primul pas este cel mai greu, dar cel mai important. Trebuie să ai curajul să ceri cuiva să te ajute (sau dacă ești șef, fă ca cineva să te ajute.) Nu te simți rău în această privință - atâta timp cât ești politicos, amabil și prietenos, tu Nu ești nepoliticos doar pentru că ai cerut ajutor altcuiva. Încearcă să fii prietenos și drăguț, păstrând în același timp cererea ta serioasă.
- Dacă nu sunteți sigur cum să determinați altcineva să facă ceva pentru dvs., încercați să păstrați lucrurile scurte și dulci. Spune ceva de genul: „Hei, pot să vorbesc cu tine un minut? Mă poți ajuta să asamblu imensul teanc de hard disk-uri care tocmai au sosit. Nu pot să fac asta eu însumi, pentru că am ieșit din birou azi. Poți ajută-mă? "presează persoana, dar asigură-te că este nevoie de ajutorul său.
- Întrebați și (probabil) veți primi. Nu vă fie teamă să delegați pentru că credeți că va suna grosolan sau impresionant. Uită-te la asta - cum te simți atunci când oamenii îți cer ajutor? Te simți rănit și jignit? Sau (de obicei) doriți să ajutați? Poate l-ai ales pe acesta din urmă!
Pasul 2. Nu lua personal respingerea
Uneori oamenii nu te pot ajuta - un lucru trist, dar adevărat. Acest lucru poate fi din mai multe motive - cel mai frecvent este că persoana căreia îi ceri ajutor este foarte ocupată cu munca. Nu-l lua prea personal - doar pentru că cineva nu poate (sau nu) face ceva pentru tine în acel moment nu înseamnă că te urăște. De obicei pentru că sunt ocupați sau leneși - nimic mai mult.
Dacă sunteți respins, luați în considerare opțiunile - de obicei, puteți insista politicos că aveți nevoie de ajutor de la acea persoană (de obicei funcționează dacă sunteți șeful sau cineva cu autoritate), puteți încerca să întrebați pe altcineva sau puteți face treaba în sine. Dacă aveți nevoie de ajutor, nu vă fie teamă să alegeți prima opțiune sau ambele
Pasul 3. Delegați obiective, nu proceduri
Aceasta este cheia pentru a nu deveni coșmarul unui micro-manager. Stabilește standarde clare pentru rezultatele pe care le dorești și arată-i persoanei cum, dar spune că o poate face așa cum dorește, atâta timp cât se face bine și se face la timp. Acordați-le suficient timp nu numai pentru a învăța, ci și pentru a experimenta și inova. Nu-i antrenați ca un robot; instruiți-i ca o ființă umană - cineva care se adaptează și se îmbunătățește.
Este, de asemenea, inteligent, deoarece vă va lua timp și va reduce anxietatea. Doriți să folosiți timpul liber pentru a face alte lucruri mai importante, nu vă faceți griji întotdeauna cu privire la progresul ajutorului dvs. Amintiți-vă, delegați munca pentru a reduce stresul - nu pentru a adăuga stres
Pasul 4. Pregătiți-vă să vă instruiți ajutorul
Ar trebui să alocați întotdeauna timp pentru a vă învăța asistentul cum să facă sarcina delegată, chiar dacă este un lucru ușor. Amintiți-vă că un proces care vi se pare simplu și simplu poate să nu fie la fel de simplu ca și pentru cineva care nu a mai făcut-o niciodată. Fiți pregătit nu numai să vă ajutați prin munca pe care ați delegat-o, ci și să aveți răbdare cu orice întrebări care ar putea apărea.
Luați în considerare timpul pe care îl petreceți formând salvatorii ca pe o investiție înțeleaptă pe termen lung. Lăsând deoparte timp pentru a-ți învăța corect ajutorul, vei avea timp liber în viitor, în loc să-ți petreci timpul corectându-i greșelile
Pasul 5. Alocați resurse suficiente pentru a finaliza sarcina
Este posibil să aveți la dispoziție resursele necesare pentru a finaliza sarcina, dar persoana atribuită sarcinii poate să nu le poată accesa. Lucruri precum date protejate prin parolă, instrumente speciale și anumite instrumente pot fi esențiale pentru a face treaba, așa că asigurați-vă că asistentul dvs. are tot ce este necesar pentru a reuși.
Pasul 6. Înțelegeți că ajutorul dvs. nu poate face decât un singur lucru odată
Când ajutorul tău te ajută, el nu își îndeplinește responsabilitățile normale. Nu uitați că, la fel ca dvs., ajutorul dvs. poate avea un program încărcat. Întrebați-vă - ce muncă ar lăsa deoparte sau delega pentru a face treaba de la dvs.? Asigurați-vă că știți răspunsul data viitoare când delegați o sarcină cuiva.
Pasul 7. Fii răbdător
Persoana pe care o delegați va face greșeli pe măsură ce învață să facă o nouă sarcină. Face parte din procesul de învățare. Planifică-l. Nu delegați sarcini, presupunând că persoana o va face perfect până când nu va avea o lucrare dovedită. Dacă o slujbă nu se desfășoară așa cum era de așteptat, deoarece colegul tău nu poate îndeplini sarcina perfect, atunci este vina ta, nu el. Fii o resursă pentru asistentul tău, iar munca delegată poate fi o experiență de învățare pentru el, mai degrabă decât să sperie oamenii.
Când antrenezi pe cineva să facă ceva, investești. La început te va încetini, dar pe termen lung, va crește productivitatea, pe baza abordării tale către un comportament pozitiv și realist
Pasul 8. Pregătește-te pentru probleme
Faceți un plan de rezervă și fiți pregătiți să acționați dacă ceva nu merge bine. Aflați ce se va întâmpla dacă o țintă sau un termen limită este ratat. Obstacolele și provocările neașteptate apar tot timpul, indiferent dacă sunteți la birou sau acasă - uneori tehnologia poate eșua. Lăsați-l pe asistent să creadă că, dacă apare ceva, îi veți înțelege și îi veți ajuta să respecte termenul limită - nu îi lăsați doar într-o poziție dificilă.
A face acest lucru este, de asemenea, inteligent într-un sens egoist - dacă ajutătorul tău se teme să nu fie învinuit, se va petrece mai mult timp pentru a compensa deficiențele sale decât pentru a-și face treaba
Pasul 9. Recompensează-ți ajutorul, dacă merită
Delegarea sarcinilor cuiva este importantă dacă aveți mai multe responsabilități. Dar este contraproductiv atunci când delegați o sarcină, lăsați-l pe asistent să lucreze din greu pentru aceasta și apoi să obțineți singur creditul. Apreciază și laudă eforturile celorlalți care lucrează în numele tău.
Asigurați-vă că de fiecare dată când primiți un compliment pentru munca dvs. care a fost ajutat de altcineva, menționați și numele persoanei care v-a ajutat
Pasul 10. Spune „Mulțumesc
„Când cineva face ceva pentru dvs., este important să mulțumiți acelei persoane, să recunoașteți importanța ajutorului său și să anunțați ajutorul că este apreciat. În caz contrar, veți părea nerecunoscător, chiar dacă nu t. Nu uitați că oamenii nu vă pot citi mintea. Oamenii vor fi mai mult decât fericiți să ofere ajutor dacă se simt apreciați.
