Abilitatea de a fi profesionist joacă un rol important în realizarea succesului în carieră. Aproape toți angajații trebuie să răspundă la apeluri telefonice, indiferent de poziția lor în companie. Pentru a-i face pe apelanți să se simtă confortabil, aflați cum să primiți apeluri bune pentru a face o impresie pozitivă și fiți pregătiți să răspundeți la întrebările adresate.
Etapa
Partea 1 din 2: Primirea apelurilor telefonice
Pasul 1. Ridicați telefonul cât mai curând posibil
Când sună telefonul biroului, nu este politicos să-l țineți pe apelant în așteptare. Înainte de al treilea sunet, ridicați imediat telefonul și salutați cel care sună.
Pasul 2. Țineți receptorul în fața feței
Poate doriți să vorbiți imediat, dar asigurați-vă mai întâi că receptorul de pe telefon este în fața dvs. Rostiți când receptorul se află în poziția corectă, astfel încât apelantul să primească informații complete.
Pasul 3. Respirați adânc înainte de a vorbi
După ce ați plasat telefonul în fața feței, respirați adânc pentru a vă calma și concentrați mintea înainte de a saluta. În acest fel, poți vorbi calm în timp ce te concentrezi.
Pasul 4. Indicați numele și numele companiei dvs
Această metodă îi spune apelantului că este deja conectat la compania pe care dorește să o sune. Deci, asigurați-vă că știe numele companiei și numele dvs. Indicați mai întâi numele companiei. Puteți scrie cuvintele pe care doriți să le spuneți atunci când primiți un apel telefonic, astfel încât să nu trebuie să vă gândiți la ce să spuneți când sună telefonul. Formularea poate fi adaptată la situația și condițiile în care lucrați.
- Dacă lucrați ca recepționer, furnizați informații complete despre companie, deoarece pentru apelant sunteți intrarea pentru a obține ceea ce are nevoie. De exemplu, întâmpinați apelantul spunând: "Bună dimineața / după-amiaza / seara. Sediul central al WikiHow este aici. Sunt Nikita aici pentru a vă ajuta". Prin aceste informații, apelantul știe numele companiei și numele dvs., astfel încât să se simtă mai confortabil să continue conversația. Dacă sunteți secretar privat, furnizați numele angajatorului dvs. (de exemplu, "Biroul domnului Miller este aici. Sunt Nikita.") Deoarece apelantul dorește să vă contacteze șeful.
- Dacă sunteți membru al unui anumit departament, informați-vă poziția, astfel încât acesta să poată pune întrebări relevante, de exemplu, „Bună dimineața. Sunt Yesika în departamentul de contabilitate”. În acest fel, apelantul știe dacă este conectat la departamentul și persoana de apelat sau trebuie să vorbească cu altcineva.
Pasul 5. Pregătiți articole de papetărie și notebook lângă telefon
În acest fel, puteți lua notițe imediat dacă apelantul dorește să lase un mesaj sau să ofere informații. Nu-l lăsa să aștepte pentru că va trebui să găsești hârtie și un pix pe care să scrii.
Partea 2 din 2: Vorbind la telefon
Pasul 1. Zâmbește când vorbești
Chiar dacă ești supărat, a face un zâmbet face ca vocea ta să sune mai plăcută pentru apelant. Deși forțată, această metodă poate îmbunătăți starea de spirit.
Pasul 2. Vorbește clar și profesional
Când lucrați într-un mediu profesional, asigurați-vă că dvs. și apelantul sunteți capabili să comunicați clar și direct. Vorbiți într-un ritm lent și spuneți fiecare cuvânt cu o articulație clară, astfel încât informațiile pe care le transmiteți să fie înțelese de către apelant.
- Nu spuneți cuvinte non-standard, cum ar fi „nu”, „sorb” sau „nah”. Spuneți fiecare cuvânt clar, cum ar fi „da” sau „nu”, astfel încât ambele părți să înțeleagă bine ceea ce se spune. Fii politicos spunând „Mulțumesc” și „Ești binevenit” după cum este necesar.
- Dacă trebuie să partajați numere sau litere, cum ar fi oferirea de nume sau numere de telefon, învățați alfabetul fonetic (pronunția sunetelor vorbirii). În acest fel, apelanții nu se confundă atunci când pronunți litere care sună la fel, cum ar fi literele B și P. Când scrieți numele lui Budi, pronunțați litera B explicând „B al cuvântului balinez”.
Pasul 3. Salută profesionist apelanții
În loc să salutați apelantul după prenume, asigurați-vă că spuneți „tată” sau „mamă” înainte de a le spune numele, cum ar fi „Domnul Jon”, mai ales dacă nu îl cunoașteți personal. Încercați să vă amintiți numele și spuneți-l pe tot parcursul conversației.
Notează numele apelantului imediat ce îți spune numele pentru a nu uita
Pasul 4. Conectați apelanții cu alte persoane, dacă este necesar
Cineva care apelează o companie sau un birou de obicei are nevoie de ajutor deoarece vrea să găsească informații sau se confruntă cu o problemă. Dacă nu puteți răspunde la o întrebare sau să veniți cu o soluție, întrebați dacă ar dori să vorbească cu cineva care vă poate ajuta. Acest pas arată că vă pasă de apelant și doriți să ajutați la rezolvarea rapidă a problemei.
- Telefoanele de birou folosesc de obicei sistemul pentru a transfera apeluri. Aflați dacă telefoanele din biroul dvs. sunt transferabile și aflați cum funcționează. Dacă nu, aflați numărul de telefon al persoanei pe care trebuie să o apelați și partajați-o cu apelantul.
- Întrebați apelantul politicos dacă îl puteți conecta la altcineva. De exemplu, „Ne pare rău, nu vă pot răspunde la întrebare. Ce zici de transferul liniei telefonice, astfel încât să puteți vorbi direct cu Pak Bambang? El poate oferi o soluție.” Asigurați-vă că apelantul este de acord înainte de a transfera linia telefonică.
- Dacă persoana care vă poate ajuta nu se află în birou, întrebați dacă apelantul ar dori să lase un mesaj. Nu uitați să transmiteți mesajul persoanelor competente.
Pasul 5. Încheiați conversația profesional
A spune „Mulțumesc” sau „Bună dimineața / după-amiaza / seara” este o modalitate de a anunța apelantul că conversația sa încheiat și că poate închide. Nu vă confundați dacă conversația continuă sau nu.
Așteptați ca apelantul să închidă telefonul. Dacă sunteți cel care primește apelul telefonic, lăsați apelantul să spună tot ce vrea să spună până când vor termina. Ați putea fi nepoliticos sau veți pierde informații dacă închideți când nu a terminat de vorbit
sfaturi
- Nu luați apeluri telefonice personale la locul de muncă. Sunteți în birou pentru muncă, nu pentru a discuta cu prietenii. Dacă doriți să conversați prin chat sau să trimiteți mesaje text unui prieten, amânați-l până când se termină pauza de prânz sau timpul de lucru.
- Evitați distragerile. Pentru a face apelantul să se simtă îngrijit, amânați lucrările în curs și concentrați-vă asupra apelantului. Nu vă distrageți atenția sau păreați prea ocupați pentru a răspunde la întrebări sau pentru a oferi asistență.
- Nu vorbiți în timp ce mâncați, beți sau mestecați gumă în timp ce sunteți la telefon, deoarece vorbirea dvs. va fi dificil de înțeles și va face apelantul să se simtă neapreciat.
- Chiar dacă apelantul face o plângere sau este nepoliticos, arată empatie, fii calm și dă un răspuns profesional.
