Poate că trebuie să scrieți un raport de eveniment pentru a evalua succesul unui eveniment, comparând rezultatele cu obiectivele sale. Acest raport este solicitat de companie sau de persoana care deține evenimentul pentru a determina dacă trebuie făcute modificări. Există mai multe moduri de a vă asigura că un raport de succes al evenimentului este bine scris. Veți avea nevoie de el dacă veți găzdui un alt eveniment!
Etapa
Partea 1 din 3: Compilarea rapoartelor de evenimente
Pasul 1. Determinați stilul și formatul de prezentare pentru fiecare public
Rapoartele despre evenimente pot fi capsate, capsate, sub formă de fișiere PDF, prezentări PowerPoint și așa mai departe.
- Asigurați-vă că raportul evenimentului este organizat în secțiuni clare. Trebuie să stabiliți cum să comparați rezultatele evenimentului cu obiectivele sale. Rezumați principalele rezultate ale evenimentelor desfășurate.
- Personalizați rapoartele evenimentelor în funcție de nevoile și interesele fiecărui sponsor și ale fiecărui public. Luați în considerare obiectivele sponsorilor. Într-o anumită măsură, sponsorii sunt publicul cheie pentru rapoartele de evenimente. Vor să evalueze eligibilitatea evenimentului sponsorizat. Așadar, asigurați-vă că știți ce vor și ce le interesează cel mai mult.
- Personalizați rapoartele de evenimente pentru a satisface, de asemenea, nevoi specifice cu privire la evenimente și sponsori unici. Nu scrieți un raport ca și cum ar fi destinat unui singur tip de public. Executivii și managerii financiari sunt, de asemenea, un alt public pentru raportul evenimentului dvs.
Pasul 2. Creați un proces pentru a monitoriza informațiile necesare pe tot parcursul evenimentului
Nu vă puteți baza doar pe memorie.
- Monitorizați informațiile cheie înainte, în timpul și după eveniment pentru a crea rapoarte mai specifice și mai ales mai eficiente. Această metodă vă permite, de asemenea, să compilați rapoarte în conformitate cu o cronologie.
- Luați în considerare efectuarea colectării continue de date cu ajutorul mai multor persoane, dacă este necesar (inclusiv stagiari). În esență, raportarea nu ar trebui să aștepte finalizarea evenimentului.
Pasul 3. Rezumați raportul la principalele puncte
Una dintre problemele cu rapoartele evenimentelor este că acestea tind să acopere puțin din agendă sau să se concentreze pe declarații dulci. Nu face asta. Este o idee bună să evidențiați punctele de bază în mod clar și analitic.
- Selectați câteva părți importante ale evenimentului pentru a fi discutate mai detaliat. Găsiți cele trei lucruri care s-au întâmplat cel mai cu succes și cele trei puncte care au surprins cel mai mult.
- Nu completați raportul cu detalii neimportante, cum ar fi meniul de prânz sau un rezumat detaliat al întregii prezentări principale. Trebuie să includeți lucrurile importante.
Partea 2 din 3: Introducerea conținutului potrivit în raport
Pasul 1. Scrieți un rezumat executiv
Raportul evenimentului trebuie să includă o prezentare generală care este o versiune succintă a raportului complet. Gândiți-vă la rezumatul executiv ca la o introducere în raportul evenimentului.
- Puteți crea două rapoarte, un rezumat executiv creat pentru persoanele interesate de rezultatul evenimentului și un raport mai detaliat pentru persoanele implicate în pregătirea, executarea și sponsorizarea evenimentului.
- În rezumatul executiv, ar trebui să discutați și să vă concentrați asupra obiectelor și rezultatelor cheie. Rezumatul executiv ar trebui să fie scurt, doar o pagină sau două. Raportul ar trebui să rezume elementele cheie ale evenimentului și să includă o scurtă interpretare a datelor
Pasul 2. Includeți ajutoare vizuale profunde în rapoarte
Adesea rapoartele sunt mai eficiente atunci când includ grafice care ilustrează tendințele statistice, mai degrabă decât raportarea simplă a unui număr de numere cititorului.
- Dacă evenimentul include un produs nou, vă recomandăm să includeți o fotografie cu acel produs. Fotografiile care arată momentul din timpul evenimentului pot ajuta cititorul raportului să-și facă o idee despre evenimentul organizat. Încercați să faceți fotografii care arată implicarea sponsorului la eveniment pentru a fi documentate în raport. Din nou, această sarcină nu poate aștepta finalizarea evenimentului.
- De asemenea, puteți include mostre, reproduceri și alte exemple care apar pe site. Raportați numărul de persoane care au primit cupoane sponsorizate etc. Documentați expunerea la fața locului și în afara site-ului generată de eveniment, în mass-media, publicului, pentru sponsori.
Pasul 3. Documentați toată publicitatea și expunerea media
Vă recomandăm să evaluați comparația mediilor rezultate cu obiectivele declarate ale evenimentului.
- Concentrați-vă pe reclamele tipărite și pe articolele care includ numele și anunțul sponsorului, pe lângă numărul de distribuții zilnice ale ziarelor și evaluările anunțurilor.
- Documentați reclame de televiziune, anunțuri publice, tarife și valori ale cărții de evaluare și acoperire de știri.
- Nu uitați de documentația radio, de anunțurile cu carduri, de notele pentru reclame și promoții, rapoartele auditate etc.
Pasul 4. Includeți o declarație a scopului evenimentului
Va trebui să raportați obiectivele evenimentului cu rezultatul, așa că asigurați-vă că includeți un memento al misiunii și obiectivelor inițiale ale evenimentului.
- Puteți include o listă de evenimente. De asemenea, ar trebui să discutați cine vor fi participanții cheie în timpul evenimentului. Cu toate acestea, țineți-l scurt.
- Asigurați-vă că petreceți mult timp înregistrând și discutând rezultatele cheie specifice evenimentului și potrivindu-le cu rezultatele înregistrate. Fii realist și nu îndulci lucrurile care nu funcționează așa cum ar trebui.
Pasul 5. Includeți informații financiare din raportul evenimentului
Ar trebui să furnizați o discuție detaliată a bugetului curent al evenimentului și a cheltuielilor efective. Asigurați-vă că includeți o comparație a bugetului cu cheltuielile efective, precum și evidențierea unor lucruri care au mers bine și domenii care trebuie îmbunătățite
- De asemenea, ar trebui să detaliați orice costuri, inclusiv costurile de marketing și activități promoționale, cheltuielile de personal și costurile de sponsorizare. Vă recomandăm să creați un buget detaliat. Managerii de finanțe și directorii superiori vor dori să vadă dovezi care să susțină concluziile dvs. privind cheltuielile.
- Includeți calculele veniturilor, de exemplu din bilete, sponsori și expoziții. Cu toate acestea, asigurați-vă că comparați venitul real cu previziunile.
Pasul 6. Includeți statistici relevante pentru cititor
Nu lăsați raportul dvs. să fie umplut cu informații dulci. Numărul de persoane care au participat la eveniment este unul dintre datele pe care trebuie să le includeți. Vă recomandăm să furnizați date măsurabile în rapoarte.
- Statistici și alte date conexe care pot fi incluse, cum ar fi numărul de vânzări și numărul de vizitatori la un anumit stand. Raportul evenimentului va fi mai credibil dacă datele furnizate sunt complete. Includeți informații despre participanți / vizitatori. Includeți datele demografice, numărul de vizitatori și rezultatele cercetării vizitatorilor (de exemplu, obiceiurile de cumpărare).
- Raportați numărul de persoane care au răspuns la campaniile sponsorizate, precum și donațiile către organizații nonprofit. Documentați impactul economic și participarea angajaților.
Pasul 7. Includeți elemente calitative care contextualizează datele
Raportul dvs. ar trebui să includă unele statistici, dar veți avea nevoie, de asemenea, de citări ale persoanelor pentru a oferi feedback contextual.
- Adunați feedback și feedback de la participanți și membrii echipei de eveniment, astfel încât evaluarea succesului evenimentului să nu vină doar de la redactorii de rapoarte de eveniment. Acest lucru face ca raportul dvs. să fie mai credibil.
- Luați în considerare, de asemenea, includerea cercetărilor de la terți. Punerea în valoare a expunerii media este un exemplu din ceea ce pot cerceta părțile terțe.
- Valoarea spațiului și pregătirea evenimentului. Ar trebui să vă alocați timp pentru a evalua eficacitatea site-ului și pregătirea din punctul de vedere al altei persoane. Discutați despre modul de utilizare a spațiului pentru conferințe, evenimente etc.
Partea 3 din 3: Completarea raportului evenimentului
Pasul 1. Faceți un raport de eveniment la timp
Încercați să scrieți și să publicați raportul cât mai curând posibil după eveniment. Asigurați-vă că programați acest lucru în calendarul dvs. pentru a vă asigura că este la timp. Unii oameni recomandă publicarea raportului la 30 de zile după eveniment, dar alții susțin că raportul ar trebui publicat la doar câteva zile după eveniment.
- Ori de câte ori este termenul limită, asigurați-vă că nu-l ratați. Poate că scrieți un raport de eveniment pentru o agenție solicitată de un anumit client. Acordați atenție tuturor cererilor.
- În esență, publicul dvs. se așteaptă la un raport detaliat și în timp util. Așadar, creați rapoarte care se ridică la înălțimea așteptărilor și nu așteptați prea mult pentru a deveni vechi.
Pasul 2. Examinați raportul evenimentului
Asigurați-vă că raportul evenimentului folosește o gramatică bună și nu conține greșeli de ortografie, punctuație și alte erori.
- Asigurați-vă că răspunsurile dvs. nu sunt superficiale. Ca regulă generală, ar trebui să utilizați tehnica de scriere „arată, nu spune”. Aceasta înseamnă că ar trebui să furnizați câteva exemple specifice pentru a susține punctele generale prezentate în raport.
- Nu uitați publicul și asigurați-vă că redactarea raportului pare formală și profesională. Rapoartele despre evenimente nu sunt documente informale; acest document este important pentru a determina fezabilitatea procurării evenimentului, deci trebuie să pară autoritar.
sfaturi
- Faceți mai multe fotografii decât aveți nevoie. Cu cât mai multe alegeri, cu atât mai bine.
- Când colectați citate de la lideri și planificatori, nu mergeți direct la ei. Sunt oameni care sunt încă în preajmă după încheierea evenimentului. Cel mai bine este să întrebați mai întâi persoanele din mulțime întrebarea dvs., deoarece vor fi primii care vor pleca. De asemenea, nu deranjați vorbitorul sau conducătorul evenimentului dacă acesta este ocupat. Aceștia vor putea fi interogați mai târziu.
- Când colectați citate, păstrați conversația normală și continuați să puneți întrebări în mod natural, până când cealaltă persoană este dispusă să-și spună părerea.
- Colectează mai multe citate decât ai nevoie. Cu cât mai mult, cu atât mai bine.
- O fotografie bună poate arăta cum a decurs evenimentul sau cum au reacționat oamenii la eveniment.
- Încercați să faceți fotografii care prezintă imaginea de ansamblu a evenimentului în ansamblu, inclusiv fotografii ale mulțimii și difuzoare într-o singură imagine pentru a arăta cititorilor amploarea evenimentului.
