Multe companii își solicită angajaților să facă rapoarte de realizare a muncii evaluându-se, astfel încât să poată raporta ceea ce au făcut într-o anumită perioadă. Dacă lucrați ca observator de întâlniri, vi se poate cere, de asemenea, să faceți raportul. Acest articol explică cum să pregătiți un raport de performanță bun, deoarece joacă un rol important în determinarea succesului sau a eșecului carierei dvs.
Etapa
Partea 1 din 3: Înțelegerea formatului raportului de realizare a muncii
Pasul 1. Începeți pregătirea raportului scriind un scurt rezumat al realizărilor dvs
În partea de sus a raportului, prezentați un rezumat al informațiilor pe care le-ați trimis pentru a oferi o imagine de ansamblu a performanței dvs. de lucru.
- De exemplu: lucrați pentru o organizație non-profit, iar șeful dvs. vă cere să faceți un raport de performanță. Raportați pe scurt într-un singur paragraf toate sarcinile finalizate, de exemplu: ați organizat activități care sunt benefice pentru proprietarul organizației, ați reușit să obțineți recunoaștere în industrie și ați construit relații cu partenerii de afaceri.
- Nu includeți lucruri specifice în rezumat, deoarece trebuie doar să prezentați informații importante pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra realizărilor muncii în general. Ca ghid, rapoartele trebuie prezentate în 2 pagini, cu excepția cazului în care angajatorul specifică un format diferit. Asigurați-vă mai întâi dacă trebuie să faceți un raport conform unui anumit format.
Pasul 2. Furnizați informații detaliate justificative
Pentru a susține fiecare informație din rezumatul prezentat la începutul raportului, scrieți detaliile conform următoarelor instrucțiuni:
- Utilizați un format de listă. Pregătiți rapoarte pentru fiecare activitate separat. Includeți activitatea ca titlu al raportului urmată de o descriere a activității sub titlu. De exemplu: activitatea pe care o faceți este „Pregătirea și executarea evenimentelor”.
- Sub titlu, faceți o listă folosind cifre sau litere pentru a descrie pe scurt și în mod specific evenimentul pe care îl organizați, inclusiv scopul și beneficiile acestuia în sprijinirea realizării misiunii organizației.
Pasul 3. Creați un raport într-un format standard pentru a face să pară profesional
Nu prezentați rapoarte aleatorii. În schimb, pregătiți un raport bine tastat în font profesional folosind hârtie de dimensiuni standard.
- Puneți titlul raportului în mijlocul lucrării cu litere aldine, astfel încât informațiile să fie bine organizate.
- În partea de sus a raportului, scrieți data la care raportul a fost finalizat. De asemenea, includeți numele, titlul și titlul persoanei care a pregătit raportul.
Pasul 4. Jurnalizați în perioada de raportare
Vă va fi mai ușor să compilați rapoarte dacă luați imediat notițe când activitățile se desfășoară.
- Pregătiți un caiet sau un dosar pentru a înregistra realizările de lucru pe o anumită perioadă. Acest lucru vă va face mai ușor să pregătiți rapoarte dacă șeful dvs. vă solicită acest lucru.
- Dacă acest lucru nu se realizează, realizările importante de la începutul perioadei de raportare pot fi uitate.
Partea 2 din 3: Furnizarea de conținut de calitate
Pasul 1. Descrieți ținta pe care doriți să o atingeți și așteptările de muncă pe care trebuie să le îndepliniți
Amintiți-vă cititorilor că, la începutul perioadei de raportare, există o țintă pe care doriți să o atingeți. Asigurați-vă că cunoașteți obiectivele organizației și contribuția la muncă așteptată de la dvs. Dacă nu știți încă, întrebați angajatorul despre aceste lucruri.
- Apoi, explicați că v-ați atins obiectivul oferind date reale. Realizați un raport care prezintă o comparație a datelor dintre țintă și realizarea acesteia.
- De exemplu: ați reușit să strângeți mai multe fonduri decât cele vizate și această realizare este un lucru pozitiv pentru investitori și angajatori. Cu toate acestea, rezultatele acestei lucrări nu pot fi considerate succes și este dificil să stabiliți cât de mare este succesul dvs. dacă nu există date de comparație.
Pasul 2. Includeți informații vizuale în raport
Atașați câteva tabele sau grafice care facilitează cititorilor vizualizarea datelor pe care le prezentați.
- Rețineți că, de obicei, cititorii ocupați nu prezintă decât rapoarte scrise. Uneori, mijloacele vizuale sunt capabile să transmită informații mai eficient.
- Cu toate acestea, nu prezentați prea multe elemente grafice. Alegeți 1-2 diagrame care pot explica informații importante.
Pasul 3. Concentrați-vă pe „CAR”
CAR reprezintă: Provocare (provocare), Acțiune (acțiune), Rezultate (rezultate). Puteți face un raport sistematic de realizare a muncii discutând aceste trei lucruri.
- Stabiliți provocările cu care vă confruntați. Descrieți acțiunile pe care le-ați făcut pentru a depăși provocările și care au fost rezultatele. De exemplu: în calitate de manager de restaurant, scrieți într-un raport: „Provocare: cozile se prelungesc în timpul orei de vârf la cină și clienții care se plâng cresc cu 10%. Acțiune: cereți unui chelner să înceapă să lucreze cu 1 oră mai devreme pentru a îmbunătăți calitatea serviciului în timpul orelor de vârf. Rezultat: clienții care s-au plâns au scăzut la 2 persoane sau au scăzut cu 80%”.
- Realizați un raport furnizând informații specifice. Realizări care nu sunt măsurabile, de exemplu: „Sunt capabil să lucrez bine într-o echipă” sunt inutile, deoarece toată lumea poate spune același lucru. Deci, trebuie să puteți arăta relația dintre rezultate și problemele care trebuie abordate și să raportați performanța oferind date și informații specifice.
Pasul 4. Descrieți metodologia pe care ați folosit-o
Dacă trebuie să colectați date ca bază pentru redactarea unui raport, descrieți pe scurt metodologia de colectare a datelor pe care o aplicați.
- Informați cititorul cu privire la motivele alegerii metodei sondajului, beneficiile și rezultatele acesteia. De asemenea, explicați de ce metoda este considerată credibilă. Continuând scenariul restaurantului din exemplul de mai sus, explicați de ce utilizați datele despre reclamațiile clienților ca metodă de sondaj.
- Includeți data sau perioada sondajului și ce ați dori să obțineți din sondaj.
Pasul 5. Concentrați-vă pe raportarea realizărilor muncii
Pentru a menține informațiile din raport axate pe realizările de muncă, gândiți-vă la ce v-ați mândru cel mai mult în perioada de raportare, de exemplu: puteți să calmați un invitat anxios sau să oferiți instruire unui subaltern. Nu oferiți informații prea detaliate cititorului.
- O altă modalitate este de a utiliza metoda „STAR”, care înseamnă: Situație (problemă), Sarcină (sarcină), Acțiune (acțiune), Rezultate (rezultat). Descrieți pe scurt situația în care vă aflați, sarcina pe care trebuia să o faceți, acțiunile pe care le-ați întreprins pentru a finaliza sarcina și rezultatele obținute. La fel ca metoda „CAR”, obiectivul este de a arăta relația dintre „problemă” și „rezultat” și de a explica cum să o realizăm.
- Concentrați-vă pe crearea de rapoarte capabile să arate următoarele: dificultate, privilegiu, prioritate, vizibilitate ridicată, termene, inovație, descrierea postului și impactul pe care munca dvs. îl are asupra organizației.
- De exemplu: menționați în raport că cifra de afaceri anuală a angajaților a fost de 35% când ați fost promovat în funcția de director de sucursală. După ce efectuați sondaje de satisfacție a angajaților, îndrumați angajații și țineți întâlniri săptămânale cu întregul personal, rotația angajaților scade la 15%. Acest exemplu arată că raportul de realizare nu trebuie să utilizeze propoziții lungi, atâta timp cât cititorul poate înțelege corect relația.
Pasul 6. Explicați meritele acțiunii voastre
Nu furnizați doar rezultatele. De asemenea, trebuie să explicați de ce realizarea este benefică pentru organizație.
- De exemplu: Aveți o întâlnire cu personalul. Explicați ce este urmărirea și beneficiile acesteia pentru organizație? Gândiți-vă bine la ceea ce doriți să raportați. Dacă nu este util, ar trebui să raportați alte lucrări.
- Dacă întâlnirea cu personalul poate crește motivația muncii, astfel încât absenteismul angajaților să se îmbunătățească și să economisească banii proprietarilor companiei. Acesta este rezultatul muncii considerate utile.
Pasul 7. Verificați raportul înainte de a-l trimite
Obiectivele de scriere a rapoartelor nu au fost atinse dacă trimiteți un raport care conține multe erori și formate de scriere neprofesionale.
- Verificați gramatica, punctuația și ortografia cuvintelor. Salvați raportul pentru o noapte și apoi citiți-l din nou dimineața. Nu faceți rapoarte de ultim moment.
- Imprimați raportul pe hârtie și verificați dacă mai există ceva care trebuie corectat. Uneori, ochii noștri sunt atât de obosiți să ne uităm prea mult timp la ecranul computerului, încât greșelile sunt ignorate.
Partea 3 din 3: Folosirea cuvintelor potrivite
Pasul 1. Spune lucruri negative într-un mod pozitiv
Dacă există o țintă care nu este atinsă, este mai bine să nu o raportați. În loc să țineți cititorul concentrat asupra acestui lucru, încercați să îl informați într-un alt mod.
- Descrieți rezultatele nesatisfăcătoare ale muncii folosind propoziții pozitive, de exemplu, concentrându-vă explicația pe pașii concreti pe care îi veți lua pentru a rezolva problema, în loc să dați vina pe alți oameni sau să faceți scuze.
- Nu da vina pe alți oameni. Concentrați-vă pe explicarea acțiunilor pe care le-ați făcut și pe demonstrarea faptului că sunteți o persoană pozitivă. Distribuiți lucruri pe care dvs. sau echipa dvs. le-ați făcut bine. Concentrați rapoartele asupra muncii de care să vă mândriți.
Pasul 2. Prezentați numerele și utilizați valori în rapoarte
Dacă puteți prezenta date foarte specifice, realizările dvs. de muncă vor fi mai credibile. Completați informațiile pe care le transmiteți cu ceva măsurabil ca dovadă justificativă.
- Cuvintele superlative care sunt folosite mult, de exemplu: „cel mai bun” sau „de încredere” sunt mai puțin utile. Toată lumea poate spune „Performanța mea la locul de muncă a fost foarte bună anul acesta”.
- Amintiți-vă această frază: „Dovediți-o, nu vorbiți doar!” În loc să le spuneți altor persoane că anul acesta ați reușit să faceți o treabă bună, arătați ce ați făcut bine în detaliu cu date și valori. Nu spuneți doar că puteți construi relații bune cu clienții. În schimb, citați rezultatele unui sondaj de satisfacție a clienților, atașați o scrisoare pe care ați primit-o de la un client și furnizați date despre reducerea numărului de clienți care se plâng.
- Prezentați numerele. A spune că sunteți capabil să conduceți mai mulți angajați este inutil dacă cititorii nu știu câți oameni aveți în personal. Prezentați datele sub formă numerică, astfel încât cititorii să știe câte persoane numiți „multe” și explicați o descriere a muncii pe care ați făcut-o.
Pasul 3. Spune adevărul în orice caz
Nu exagerați sau mințiți. Vei avea mari probleme dacă vei fi prins.
- Chiar dacă este total neintenționat, veți avea mari probleme dacă mințiți. Te vei simți nesigur și cariera ta va fi blocată.
- Faceți o autoevaluare onestă pentru a vă raporta punctele tari și punctele slabe așa cum sunt. Încercați să depășiți neajunsurile într-un mod pozitiv.
Pasul 4. Recunoașteți munca altora
Cursurile de redactare a rapoartelor de afaceri și inginerie vă sugerează să nu utilizați cuvântul „Eu”, dar poate fi utilizat în rapoarte de performanță în anumite cazuri.
- De exemplu: dacă raportați: „Am angajat 100 de angajați”, nu uitați să explicați că succesul dvs. este susținut de contribuțiile altor persoane sau ale echipei.
- Veți obține o valoare suplimentară dacă nu sunteți arogant. Aranjați diferite propoziții, astfel încât să nu înceapă întotdeauna cu cuvântul „eu”.
sfaturi
- Nu folosiți niciodată cuvinte care exprimă furia într-un raport de performanță. Veți face o impresie bună dacă sunteți întotdeauna pozitiv.
- Folosește cuvinte profesionale. Nu folosiți un stil de limbaj informal.
