O modalitate prin care companiile să rămână competitive este îmbunătățirea proceselor lor de afaceri, atât din punct de vedere operațional, cât și financiar. Pentru a face acest lucru este nevoie de o modalitate de a măsura progresul procesului specific. „Ce nu poate fi măsurat nu poate fi gestionat.” O companie nu poate gestiona un proces dacă nu are o metodă de măsurare adecvată. Prin urmare, valorile (detalii măsurabile ale procesului) sunt utilizate pentru a colecta date înainte și după implementarea modificărilor. Analiza acestor valori oferă date care comunică cantitatea de îmbunătățire care se datorează modificărilor procesului. Pentru a începe, va trebui mai întâi să selectați o valoare care să se potrivească procesului pe care îl măsurați.
Etapa
Partea 1 din 3: Configurarea sistemului de îmbunătățire a proceselor
Pasul 1. Determinați ce trebuie măsurat
Adică, ce vrei să spui prin „îmbunătățire”. Doriți un proces mai fiabil, mai rapid, mai eficient sau mai bun la altceva? Acest lucru vă va clarifica proiectul. Asigurați-vă că procesul dvs. produce rezultate măsurabile.
De exemplu, o companie care dorește să crească viteza de livrare a produsului va măsura timpul de livrare. Companiile de digitalizare a datelor ar putea dori să măsoare procentul de erori de caractere dintr-un lot sau rezultatul procesului
Pasul 2. Asigurați-vă că vocabularul proiectului dvs. este coerent
Utilizați termeni înțelese în mod obișnuit pentru a asigura precizia și consistența măsurătorilor. Acest lucru asigură fiabilitatea informațiilor partajate cu alte părți din diferite locații și facilități. Acest lucru va preveni neînțelegerile și va clarifica definițiile tuturor variabilelor măsurate.
De exemplu, compania măsoară timpul în zile. Alte sucursale ale aceleiași companii pot avea interpretări diferite ale cuvântului „într-o zi”. Poate că se gândesc la asta ca la o zi lucrătoare de 8 ore și nu 24 de ore. Lucruri de acest gen pot duce la neînțelegeri între sucursalele companiei
Pasul 3. Decideți cum vor fi colectate datele
Datele trebuie colectate în același mod în întreaga întreprindere. De exemplu, dacă un departament folosește un eșantion aleatoriu pentru a colecta date, toate departamentele ar trebui să urmeze exemplul. În caz contrar, datele nu vor fi comparabile. În plus, unitățile de măsură trebuie să fie, de asemenea, aceleași. Asigurați-vă că unitățile de măsură utilizate sunt la fel atunci când măsurați ieșirea.
De exemplu, viteza de livrare poate fi măsurată în minute sau ore. Conversia de la o unitate la alta este doar o pierdere de timp
Pasul 4. Determinați standardul de precizie de calcul
Aceasta înseamnă că un departament nu ar trebui să rotunjească numerele până când nu există virgule și un alt departament ar trebui să rotunjească până la două cifre după virgulă. Diferența dintre nivelul de detaliu al numerelor va încurca rezultatele. Nu uitați, unitățile mai mici tind să ofere rezultate mai precise.
De exemplu, toate departamentele trebuie să fie de acord cu privire la modul de rotunjire a numerelor
Partea 2 din 3: Determinarea valorilor adecvate pentru proiect
Pasul 1. Alegeți o valoare principală
Valori cheie definesc rezultatele sau obiectivele îmbunătățirii procesului. De exemplu, un producător de automobile ar putea măsura numărul de automobile produse pe oră. Înainte de îmbunătățirea procesului, se ia mai întâi baza de măsurare. La sfârșitul proiectului, procesul este re-măsurat. Apoi, se efectuează calculul numărului de îmbunătățiri în proces.
Pasul 2. Conectați valorile cheie cu valorile pentru afaceri
Metricile de afaceri măsoară modul în care îmbunătățirile procesului operațional ating unul dintre obiectivele companiei. De exemplu, dacă metrica primară este de a accelera producția de produse, metrica de afaceri poate crește profiturile sau reduce costurile fixe. Există o relație cauză-efect între valorile cheie și valorile de afaceri. Această discrepanță explică motivul pentru care îmbunătățirile valorilor cheie îmbunătățesc, de asemenea, performanța companiei.
Pasul 3. Luați în considerare posibilele rezultate neașteptate
În urma proiectelor de îmbunătățire a proceselor pot apărea încărcări neașteptate. În cazul în care metrica primară măsoară ceea ce ar trebui îmbunătățit, vor exista și alte măsurători consecvente pentru măsurarea a ceea ce nu ar trebui să se schimbe. Datele metrice consecvente ar trebui obținute înainte, în timpul și după proiect. Dintre numeroasele valori posibile ale unui proiect, doar câteva au un impact major asupra calității producției și ar trebui să fie luate în considerare.
De exemplu, o companie care dorește să crească viteza de livrare nu ar trebui să experimenteze costuri crescute din cauza manipulării slabe și a deteriorării produsului. În acest caz, proporția defectelor produsului este o valoare consecventă
Pasul 4. Definiți valori financiare
Economisirea banilor nu este neapărat valoarea principală a companiei. Cu toate acestea, companiile trebuie să monitorizeze rezultatele financiare ale îmbunătățirilor procesului. Acest lucru nu trebuie confundat cu costurile contabile ale proiectului. Măsurile financiare ar trebui să fie un instrument pentru a analiza beneficiile financiare ale proiectelor întreprinse. Multe companii continuă să monitorizeze valorile financiare până la un an după finalizarea proiectului.
De exemplu, o creștere a timpului de fabricație poate fi de așteptat să crească veniturile companiei. Compania va monitoriza veniturile, împreună cu alți factori, cum ar fi profitul, din momentul implementării modificării și va măsura modul în care va fi impactul schimbării procesului
Partea 3 din 3: Colectarea datelor
Pasul 1. Măsurați timpul
Timpul procesului măsoară durata pașilor din procesul de durare a unui produs sau serviciu. Alte valori de timp măsoară durata de timp pe care un proiect o adaugă valoare sau durata de timp necesară pentru a răspunde la o cerere a clientului. Calculul valorii poate fi un procent din timpul de livrare.
Strategiile de reducere a timpului procesului s-au dovedit a crește afacerea. Acest lucru poate crește producția și livrarea mai rapidă a produselor sau serviciilor. Dacă prețul și calitatea bunurilor sau serviciilor sunt aceleași cu cele ale concurenților, clienții vor alege să cumpere bunuri sau servicii care sunt acceptate mai rapid. Dacă timpul de procesare poate fi redus, șansele de a primi noi comenzi și afaceri vor fi mai mari
Pasul 2. Măsurați costurile
Valoarea costului evaluează costul total al procesului de producție. Această valoare măsoară, de asemenea, costurile de funcționare în raport cu nivelurile de producție. Costul pe tranzacție măsoară costul producerii unei unități. Economiile de costuri măsoară reducerea costurilor pe tranzacție. Economisirea forței de muncă măsoară reducerea orelor de muncă necesare pentru a produce bunuri sau servicii.
O strategie de reducere a costurilor devine importantă atunci când veniturile afacerii încep să scadă. De exemplu, Bank of America a înregistrat o scădere a veniturilor din credite și tranzacționare în 2011. Prin urmare, și-au redus forța de muncă pentru a continua să plătească acționarilor. Managerii și consultanții băncii au decis să folosească indicatorii de cost pentru a identifica locurile de muncă care ar putea fi anulate pentru a economisi bani fără a face rău companiei
Pasul 3. Măsurați calitatea
Valori de calitate măsoară satisfacția clienților. Datele privind satisfacția clienților pot fi obținute prin sondaje, reclamații ale clienților și alte feedback-uri. Măsurile de calitate evaluează, de asemenea, dacă un proces adaugă valoare clientului. Această valoare analizează, de asemenea, frecvența erorilor și a relucrării. Procentul de erori va fi văzut la nivelul defectelor produsului. Procentul de finalizare și nivelul de precizie măsoară frecvența proceselor fără defecte.
- Industria medicală se bazează în mare măsură pe valori de calitate. Îmbunătățirea calității trebuie să se bazeze pe date. Analiștii analizează datele financiare și clinice pentru a determina variațiile în furnizarea serviciilor medicale. Procesul de furnizare a serviciilor este defalcat și apoi căutat zone risipitoare sau redundante pentru a crea un proces care oferă rezultate de înaltă calitate. Reducerea costurilor nu adaugă valoare dacă nu poate îmbunătăți sau menține un anumit nivel de calitate.
- Cheia îmbunătățirii calității este creșterea eficienței fără a reduce eficacitatea. Eficiența se referă la cantitatea de resurse necesare pentru livrarea unui produs sau serviciu. Eficacitatea se referă la cât de bine sunt atinse obiectivele produsului sau serviciului.
Pasul 4. Măsurați ieșirea
Valori de ieșire măsoară cantitatea unui produs sau serviciu furnizat pe o perioadă de timp. Obiectivele de producție trebuie să fie aliniate la cerințele clienților. Valorile de ieșire analizează, de asemenea, restanța și excesul de inventar (suma ambelor ar trebui să fie minimă). În cele din urmă, lucrările în curs sunt măsurate pentru a determina numărul de produse sau servicii aflate în proces.
O strategie pentru creșterea producției în producție este munca standardizată. De exemplu, în industria auto, producătorii de autoturisme au metode standard pentru instalarea autovehiculelor. Producătorii pot stabili standarde ale procesului de producție pentru a crește producția. Valorile pot ajuta la analiza cât de bine un proces îmbunătățește rezultatul. Se spune că procesul are succes dacă produsul este realizat într-un anumit timp, cu un nou proces standardizat care crește în număr
Pasul 5. Măsurați complexitatea procesului
Această valoare măsoară numărul de pași din procesul de producție care trebuie parcurși. Această valoare indică, de asemenea, frecvența încetinirilor procesului datorate schimbărilor mâinilor sau cererilor de aprobare a supraveghetorului. Numărul de pași din proces este contorizat împreună cu pașii procesului de adăugare a valorii. Acești pași fac produsul sau serviciul mai valoros. Metrica măsoară, de asemenea, frecvența returnărilor produsului pentru repararea defectelor.
