Indiferent în ce tip de afacere vă aflați, mulțumirea clienților este o modalitate sigură de a consolida relațiile și de a-i face să revină. Fiecare scrisoare de mulțumire pe care o scrieți trebuie să fie unică, nu există exemple exacte, dar există îndrumări care vă pot ajuta să ajungeți la subiect. Dacă doriți să știți cum să scrieți o scrisoare de mulțumire ca expresie de apreciere pentru un client, continuați să citiți acest articol.
Etapa
Partea 1 din 3: Compunerea scrisorilor
Pasul 1. Scrieți corect numele clientului în secțiunea de deschidere
Multe studii arată că majoritatea mesajelor către clienți sunt ineficiente dacă numele clientului nu este scris corect. Asigurați-vă că scrieți numele clientului în partea de sus a scrisorii de mulțumire în conformitate cu ortografia scrisă de client pentru numele său.
Pasul 2. Stabiliți motivul pentru care faceți nota de mulțumire
Fă-o cât mai clară posibil. Este bine să spui ceva generic precum „mulțumesc pentru cumpărături”, dar este mai bine să menționezi ce a cumpărat clientul și cum a fost livrat. Acest lucru amintește clienților de relația lor unică cu magazinul dvs.
- Aceasta este șansa ta de a-ți mulțumi sincer. Adăugarea câtorva citate despre conversațiile dvs. cu clienții este în regulă.
- Încercați cât mai mult posibil să nu repetați același lucru în fiecare scrisoare sau va face să pară o mulțumire trimisă tuturor.
Pasul 3. Includeți întrebări de feedback
Scrisorile de mulțumire sunt o modalitate excelentă de a pune întrebări de feedback pentru a vă asigura că clienții simt că au fost bine serviți. O bună gestionare a monitorizării îi face adesea pe clienți să revină și acest lucru este bun pentru afacerea dvs. Nu trebuie să reacționați excesiv la acest lucru, dar acordarea atenției la nevoile clienților este o parte importantă a serviciului.
- Exprimați-vă așteptarea că clienții vor dori bunurile achiziționate și sunteți gata să le difuzați dacă au întrebări sau reclamații.
- Întrebați dacă puteți face ceva pentru a face clientul să se simtă mai mulțumit.
Pasul 4. Includeți marca produsului dvs
Cel mai bine este dacă numele companiei, sigla sau alte informații legate de marca dvs. sunt tipărite pe articole de papetărie. Acest lucru este util pentru a oferi o imagine bună a afacerii dvs.
- Dacă scrieți o notă de mulțumire pe un card, asigurați-vă că menționați numele magazinului dvs.
- Dacă utilizați articole de papetărie ale companiei cu sigla companiei imprimate clar, nu este necesar să menționați numele magazinului în scrisoare.
- Dacă mulțumirea este trimisă prin e-mail, numele și sigla companiei trebuie să fie incluse sub semnătura dvs.
Pasul 5. Alegeți dreptul de felicitare de închidere
Această secțiune ar trebui să se alinieze relației pe care o aveți cu clienții dvs. și impresia pe care doriți să o faceți pentru afacerea dvs. De exemplu, „sincer” este uneori prea formal pentru a fi înlocuit cu „salutări” sau alte expresii informale adecvate. Alte felicitări de închidere, care sunt personale în stil, dar sunt utilizate în mod obișnuit în lumea afacerilor, sunt, de asemenea, adesea folosite.
Pasul 6. Semnați scrisoarea cu mâna
Încercați întotdeauna să puneți o semnătură pe fiecare literă. Companiilor mari le este dificil să afișeze scrisori care par personale. Chiar și o semnătură generată de computer este încă mai bună decât un nume tastat, deoarece face să pară că scrisoarea a fost trimisă personal.
Partea 2 din 3: Folosirea stilului potrivit
Pasul 1. Nu vă lăsați tentați să vă evidențiați din nou produsul
Scrii pentru a mulțumi unui client pentru cumpărături cu tine, așa că nu mai este nevoie să promovezi. Să presupunem că ați reușit acest lucru. Faceți clienții să se simtă parte a companiei.
- Expresii precum „sperăm să faceți cumpărături din nou în viitorul apropiat” sunt prea frecvente; mai bine scapă de această expresie. Nu spune ceva ce nu ai spune prietenilor tăi.
- Nu menționați avantajele bunurilor, programelor promoționale sau alte lucruri care sunt precum reclamele.
Pasul 2. Trimiteți scrisoarea folosind o ștampilă poștală
Chiar dacă trimiteți sute de scrisori, este mai bine să nu folosiți ștampile de abonament. Acesta va informa clientul că ați trimis o mulțime de scrisori de mulțumire și îi va face să se simtă mai puțin speciali. Realitatea este că scrisoarea dvs. de mulțumire poate ajunge într-o grămadă de litere neobservate.
Pasul 3. Scrieți adresa cu mână ori de câte ori este posibil
Din nou, cu cât sunteți mai personal cu scrisoarea dvs. de mulțumire, cu atât va avea o impresie mai bună. Dacă nu o puteți scrie singur, cereți-i altcuiva să o scrie. Chiar dacă nu scrieți adresa, clienții vor fi impresionați de scrisul de mână.
Pasul 4. Includeți datele dvs. de contact și fiți deschiși la comunicare
Asigurați-vă că numărul dvs. de telefon și adresa sunt listate în e-mail și invitați clienții să sune dacă au întrebări. Dacă te sună, fii pregătit să le răspunzi imediat.
Partea 3 din 3: Utilizarea formatului corect
Pasul 1. Scrieți scrisoarea cu mâna
Imprimarea unei scrisori într-un format standard se simte ca trimiterea unei broșuri către un client. În loc să-i facă pe clienți să se simtă speciali și apreciați, face contrariul și îi face pe oameni să se simtă enervați. Luați în considerare crearea unei note de mulțumire personale, scrise de mână.
- Dacă aveți multe note de mulțumire de scris, rugați personalul să vă ajute. Acest lucru chiar ajută la economisirea timpului.
- Dacă nu puteți pregăti un salut scris de mână, va trebui să găsiți o modalitate de a face scrisoarea mai personală. Cel puțin numele clientului și semnătura dvs. reală trebuie să fie incluse în fiecare scrisoare.
- În unele cazuri este în regulă să trimiteți o notă de mulțumire prin e-mail în loc să trimiteți o scrisoare. Acest lucru se poate face dacă aveți o relație bună cu clientul. Cheia este să vă asigurați că e-mailul este scris personal și sincer. Dacă există șansa ca e-mailul dvs. să poată fi interpretat ca o reclamă, cel mai bine este să îl trimiteți manual.
Pasul 2. Alegeți o hârtie scrisă bună pentru a scrie o notă de mulțumire
Atât felicitări, cât și hârtie scrisoare pot fi folosite pentru a scrie note de mulțumire într-un cadru de afaceri. Dacă aveți puțin de scris, o felicitare excelentă disponibilă pe scară largă în magazinele de papetărie vă poate face clienții să se simtă speciali. În caz contrar, utilizați hârtie groasă și frumoasă cu sigla companiei dvs. pe antet.
- Evitați tipurile obișnuite de hârtie pentru a scrie note de mulțumire.
- Alegeți o felicitare potrivită pentru orice eveniment de afaceri. Dacă afacerea dvs. este unică și casual, este bine să folosiți carduri colorate care să reflecte sufletul companiei dvs. Nu alegeți carduri cu imagini sau mesaje prea personale.
Pasul 3. Luați în considerare trimiterea unui cadou
Dacă doriți să dați mai multă apreciere, puteți trimite un cadou cu un mic salut. Acest lucru nu trebuie întotdeauna făcut, dar poate fi oferit clienților speciali. Cadourile ar trebui să fie mici și utile. Furnizați un articol care reprezintă compania dvs. sau ceva complet fără legătură, dar adecvat.
- Cadouri mici, cum ar fi semne de carte, magneți, bomboane, tricouri sau certificate de cadou.
- Premiile variază de la 250.000 IDR la 500.000 IDR. Vă rugăm să rețineți că unele companii au acum o regulă de nerecomandare.
