Dacă dețineți o afacere, poate fi necesar să scrieți scrisori clienților. S-ar putea să scrieți ceva pentru a informa clienții despre evenimente noi sau oferte speciale sau puteți răspunde la reclamațiile clienților în numele companiei. Indiferent de motivul scrisorii, ar trebui să păstrați întotdeauna un stil profesional.
Etapa
Partea 1 din 2: Formatarea unei scrisori de afaceri
Pasul 1. Folosiți antet profesional
Scrisoarea de afaceri va fi o reprezentare a companiei dvs. Deci, trebuie să arate diferit și de înaltă calitate. Scrisoarea de afaceri ar trebui să conțină, de asemenea, sigla companiei sau marca.
Puteți crea hârtie cu antet utilizând eșantioane de culori ale hârtiei cu antecedente în Microsoft Word. Asigurați-vă că utilizați sigla sau marca care este pe antet
Pasul 2. Deschideți un program de procesare a textului
Ar trebui să tastați întotdeauna scrisori de afaceri pe computer.
- Creați un document nou și setați o margine de 2,5 cm pe document.
- Utilizați un tipar tip serif, cum ar fi Times New Roman, Georgia sau Ariel. Asigurați-vă că utilizați întotdeauna o dimensiune a fontului care nu este mai mare de 12 puncte și nu mai mică de 10 puncte. O scrisoare de afaceri ar trebui să fie ușor de citit datorită selectării fontului sau a dimensiunii fontului.
- Asigurați-vă că documentul este setat la un singur spațiu.
Pasul 3. Reglați forma blocurilor
Formularul bloc este cel mai comun format utilizat în scrisorile comerciale. Acest formular este, de asemenea, cel mai ușor de configurat și urmat. Fiecare titlu trebuie aliniat și trebuie să existe un spațiu între fiecare titlu. Începând cu partea de jos a documentului, scrisoarea dvs. de afaceri ar trebui să aibă următoarele titluri:
- Data de astăzi sau data la care ați trimis scrisoarea. Data este importantă, deoarece poate fi utilizată atât ca notă, cât și ca notă a destinatarului. În plus, datele pot avea și utilizări legale. Deci, asigurați-vă că data este corectă.
- Adresa expeditorului. Această secțiune conține adresa dvs. formatată în stilul de adresă standard. Dacă adresa dvs. este deja pe antet, puteți sări peste această secțiune.
- Adresa din interior. Această secțiune conține numele și adresa persoanei care a primit scrisoarea. Utilizarea cuvântului dl / dna este opțională. Deci, de exemplu, dacă ai scrie o scrisoare către Nina Marlina, ai putea să-i scrii doamnei. pe numele său dacă nu sunteți sigur care este starea sa civilă.
- Salutari. Salutările pot folosi cuvintele „Draga doamnă Marlina” sau „Draga Nina Marlina”. Dacă nu sunteți sigur cine va citi scrisoarea, utilizați cuvântul „Cu stimă”. Puteți utiliza și „Către părțile interesate”, dar numai în ultimă instanță dacă nu știți cine este publicul dvs.
- Corpul scrisorii. Vom discuta mai multe despre acest lucru în următoarea secțiune a articolului.
- Scrisoare de intentie, cu semnatura. Puteți folosi cuvintele „Cu stimă” sau „Salutări”.
Partea 2 din 2: Scrierea unei scrisori de afaceri
Pasul 1. Identifică-ți publicul
Stilul scrisorii trebuie să rămână întotdeauna profesional, indiferent de cine este publicul. Cu toate acestea, vă puteți ajusta limba sau cuvântul în funcție de persoana care vă va primi scrisoarea. Dacă scrieți pentru departamentul de resurse umane la o altă companie, poate fi necesar să utilizați un limbaj mai formal. Dar dacă scrieți pentru un anumit client, puteți folosi un limbaj mai informal sau mai informal.
- Identificarea publicului dvs. înseamnă, de asemenea, că veți preveni confuzia în public. Evitați să folosiți termeni pe care cititorii dvs. nu îi vor înțelege. Clienții probabil că nu vor cunoaște acronimele folosite pentru programul spațial al companiei dvs., de exemplu, deci evitați să le folosiți în litere.
- Regula numărul unu pentru a scrie o scrisoare de afaceri bună este că aceasta trebuie să fie clară, concisă și politicoasă.
Pasul 2. Explicați scopul scrisorii în prima linie
Luați în considerare scopul scrisorii. Este pentru a informa clienții despre noua dvs. locație într-o nouă parte a orașului? Este pentru a reaminti clienților facturile sau soldurile neplătite? Sau pentru a răspunde la reclamațiile clienților? Având în vedere acest obiectiv, scrieți o primă linie care îi permite cititorului să știe imediat despre ce este scrisoarea. Nu scrieți scopul scrisorii care nu este clar. Treci direct la subiect.
- Începeți prin a folosi „Eu” dacă vă exprimați opinia ca proprietar de afacere. Folosiți „noi” dacă scrieți în numele unei companii sau organizații.
- Concentrați-vă pe afirmații directe precum: „Cu această scrisoare vă informăm” sau „Cu această scrisoare vă cerem”. De asemenea, puteți utiliza o declarație „Eu” dacă scrieți o scrisoare în calitate de proprietar de afacere. De exemplu: „Te-am contactat pentru că” sau „Am auzit recent despre … și vreau să aflu mai multe despre …”
- De exemplu, dacă dvs. (proprietarul afacerii) i-ați scris Ninei Marlina despre o factură neplătită începând cu luna trecută, începeți scrisoarea cu: „V-am contactat deoarece aveți un sold neplătit în contul dvs. din martie 2015”.
- Sau, dacă sunteți angajat la o companie și scrieți pentru a răspunde la o reclamație a clienților cu privire la programul spațial al companiei, începeți scrisoarea cu: „Am primit reclamația dvs. cu privire la programul nostru spațial Marte”.
- Dacă scrieți o scrisoare pentru a informa cititorii că au câștigat un concurs sau că au un loc într-un program postuniversitar, începeți cu o frază de genul: „Mă bucur să vă spun că …” sau „Noi” Mi-ar plăcea să vă spun că … ".
- Dacă spui vești proaste, începe cu o frază de genul: „Cu inima grea îți spunem că …”. Sau „După o analiză atentă, am decis să nu …”.
Pasul 3. Folosește propoziții active, nu pasive
Folosim vocea pasivă tot timpul în vorbirea obișnuită. Dar vocea pasivă poate face ca scrisul dvs. să pară obscur sau confuz. Propozițiile active sunt mult mai eficiente în scrisorile comerciale, deoarece arată un stil de limbaj mai afirmativ.
- Un exemplu de propoziție pasivă este: „Ce reclamație pot rezolva pentru dvs.?” Subiectul propoziției, și anume clientul („dumneavoastră”), apare la sfârșitul propoziției, nu la începutul propoziției.
- Un exemplu de propoziție activă ar fi: „Ce pot face pentru a aborda reclamația dvs.?” Această versiune a propoziției, în vocea activă, este mult mai clară și mai ușor de înțeles pentru cititor.
- Utilizarea vocii pasive poate fi o modalitate bună de a vă transmite mesajul fără a atrage atenția asupra punctelor greșite sau neplăcute. Dar folosiți vocea pasivă numai în acest caz. În general, vocea activă este mult mai eficientă într-o scrisoare de afaceri.
Pasul 4. Consultați evenimentele anterioare sau comunicările anterioare cu cititorii, dacă există
Este posibil să fi contactat-o pe Nina Marlina mai devreme în ultima lună cu un avertisment cu privire la factura ei neplătită. Sau poate clienții și-au exprimat dezamăgirea față de programul spațial luna trecută la o conferință. Dacă ați mai avut contact cu cititorii, spuneți asta. Acest lucru va reaminti cititorului contactele dvs. anterioare și va face scrisoarea de afaceri mai urgentă și mai importantă.
Folosiți fraze precum: „Conform scrisorii mele anterioare despre factura dvs. neplătită …” sau „Vă mulțumim pentru plata dvs. din luna martie”. Sau „Auzirea despre problemele dvs. cu programul spațial la o conferință din luna mai a fost foarte utilă”
Pasul 5. Faceți o cerere sau o ofertă de ajutor
Arătați cititorului un stil pozitiv de limbaj făcând o cerere politică sau o ofertă de asistență sub forma unei relații de lucru.
- Să presupunem că sunteți proprietarul unei companii care încearcă să îi determine pe clienți să plătească facturile. Folosiți fraze precum: „Vă apreciez atenția promptă asupra facturii dvs. neplătite”.
- Să presupunem că scrieți în numele companiei dvs. Folosiți fraze de genul: „Am dori să organizăm o întâlnire față în față cu dvs. și cu șeful nostru de Resurse Umane”.
- De asemenea, ar trebui să vă oferiți să răspundeți la orice întrebări sau preocupări pe care cititorii le pot avea. Folosiți fraze precum: „Aș fi bucuros să răspund la orice întrebări sau nelămuriri pe care le-ați putea avea cu privire la facturare” Sau „Ați dori să vă oferim mai multe detalii despre acest program?”
Pasul 6. Rezumați scrisoarea
Adăugați un apel la acțiune, din partea dvs. sau din partea cititorului. Această cerere ar putea fi o cerere de plată până la o anumită dată sau o notă despre stabilirea unei întâlniri oficiale cu cititorul.
- Adăugați o propoziție pentru a contacta destinatarul scrisorii în viitor. „Aștept cu nerăbdare să ne vedem la ședința de buget săptămâna viitoare”. Sau „Aștept cu nerăbdare să discut mai departe cu dvs. în timpul vizitei la sediul nostru”.
- Înregistrați toate documentele pe care le-ați inclus cu scrisoarea dvs. Adăugați expresii precum „Facturi neplătite atașate” sau „Atașat o copie a programului nostru de extindere a spațiului”.
- Încheiați scrisoarea cu o frază de încheiere. Utilizați „Sincer” sau „Sincer” pentru un client sau client.
- Folosiți „Felicitări” pentru scrisori oficiale către persoane pe care nu le cunoașteți deloc.
- Folosiți „Salutări” sau „Cu sinceritate” dacă scrieți cuiva pe care îl cunoașteți bine sau aveți o relație de lucru.
Pasul 7. Corectați litera
Toate formatările și scrierea atentă se risipesc dacă scrisoarea este umplută cu greșeli de ortografie!
- Căutați fiecare propoziție care utilizează vocea pasivă și încercați să schimbați propoziția într-o propoziție activă.
- Acordați atenție oricăror propoziții prea lungi sau neclare și directe. În scrisorile comerciale, mai puțin este de obicei mai bun, deci reduceți lungimea pedepsei, dacă este posibil.
