Activitatea contului de verificare este mai ușor de înregistrat utilizând registrele de verificare create din Microsoft Excel. Puteți configura registre de cecuri pentru a clasifica cheltuielile, astfel încât să puteți urmări toate plățile în numerar. Puteți crea o formulă pentru a afla soldul banilor din cont. Pe lângă faptul că este util, prin crearea unui registru de verificare în Excel puteți cunoaște și elementele de bază ale Excel.
Etapa
Partea 1 din 5: Crearea coloanelor în Excel
Pasul 1. Cunoașteți Excel
Excel este un software de foaie de calcul folosit pentru gestionarea datelor și efectuarea calculelor cu formule. Foile de calcul Excel sunt organizate pe coloane și rânduri.
- Versiunea desktop a Excel poate fi instalată pe un PC sau Mac. Există, de asemenea, aplicații online gratuite pentru computer, tabletă sau telefon. Funcționalitatea fiecărei versiuni este ușor diferită.
- Excel există de multă vreme și există întotdeauna o nouă versiune în fiecare an. Modul în care funcționează fiecare versiune este ușor diferit.
- În Excel, rândurile sunt orizontale și sortate după număr. Coloanele sunt verticale și sunt sortate după literă. Pătratele în care se întâlnesc rândurile și coloanele se numesc celule. Celulele sunt numite după rânduri și coloane. Celula din al cincilea rând din coloana D se numește D5 (coloana D, rândul 5).
- Cunoașteți diferența dintre o foaie de lucru și un registru de lucru. O foaie de lucru este un fișier Excel care conține una sau mai multe foi de calcul. Fiecare foaie de calcul se află în file separate din registrul de lucru. Cărțile de lucru au în general trei file, dar pot fi adăugate dacă este necesar.
- Puteți utiliza pur și simplu o filă pentru a crea un registru de verificare de bază.
- Veți utiliza cele două file pentru a crea o funcție de categorie de încărcare în registrul de verificare.
Pasul 2. Deschideți o foaie de calcul goală
Cum să deschideți o foaie de calcul depinde de sistemul de operare și de tipul de computer pe care îl utilizați.
- Pentru computerele care rulează un sistem de operare sub Windows 7, faceți clic pe meniul Start din colțul din stânga jos al desktopului. Din meniul care apare, faceți clic pe Programe. Din meniul care apare în continuare, faceți clic pe Microsoft Office, apoi faceți clic pe Microsoft Office Excel. În acest moment apare o foaie de calcul goală pe desktop.
- Pentru computerele cu Windows 7 sau o versiune ulterioară, faceți clic pe pictograma Windows din colțul din stânga jos al ecranului, apoi faceți clic pe țiglă Microsoft Excel pentru a deschide Excel. Va fi o pagină care arată noile fișiere din stânga și noile opțiuni ale șablonului de document în dreapta. Faceți clic pe prima opțiune șablon, Blank Workbook pentru a deschide o nouă foaie de calcul.
- Pentru a deschide Excel pe Mac, faceți clic pe Excel în doc. Faceți clic pe „Fișier” în bara de meniu. Faceți clic pe „Deschidere”, apoi pe „Nou”. Veți fi direcționat către o nouă foaie de calcul goală.
Pasul 3. Creați etichete de coloană
Folosiți eticheta care se găsește de obicei în carnetul de cecuri al registrului. Creați coloane pentru dată, nu. cec, beneficiar și descriere sau notă. Apoi creați coloane pentru debite (adică plăți sau retrageri), credite (adică depozite) și solduri forward.
- Introduceți „DATE” în celula B1 (coloana B, rândul 1). Data tranzacției este introdusă aici.
- Mutați o celulă spre dreapta, celula C1 (coloana C, rândul 1). Tastați „ITEM #”. Numărul cecului sau tipul tranzacției este introdus aici, cum ar fi „bancomat” sau „depozit”.
- Mutați o celulă spre dreapta, celula D1 (coloana D, rândul 1). Tastați „PAYEE”. Acesta este numele destinatarului cecului sau al beneficiarului plății.
- Mutați o celulă spre dreapta, celula E1 (coloana E, rândul 1). Tastați „DESCRIERE”. Detalii despre tranzacție sunt introduse aici.
- Mutați o celulă spre dreapta, celula F1 (coloana F, rândul 1). Tastați „DEBIT”. Banii care ies din cont (ieșire) sunt înregistrați aici.
- Mutați o celulă spre dreapta, celula G1 (coloana G, rândul 1). Tastați „CATEGORIE DE CHELTUIELI”. Lasă mai întâi acest gol. Aceste opțiuni de coloană vor fi create într-un pas ulterior.
- Mutați o celulă spre dreapta, celula H1 (coloana H, rândul 1). Tastați „CREDIT”. Banii care intră în cont (intrare) sunt înregistrați aici.
- Mutați o celulă spre dreapta, celula J1 (coloana J, rândul 1). Tastați „CATEGORIA DE VENITURI”. Aceste opțiuni de coloană vor fi, de asemenea, create într-un pas ulterior.
- Mutați o celulă spre dreapta, celula K1 (coloana K, rândul 1). Tastați „BALANCE”. Aceasta este suma din cont după înregistrarea tuturor tranzacțiilor.
Pasul 4. Formatați etichetele coloanei
Adăugați formatarea coloanei etichetei cu caractere aldine și dați rândurilor de etichete ale registrului o culoare de fundal diferită pentru o citire ușoară. Mai întâi, selectați gama de celule pe care doriți să le formatați, apoi selectați o opțiune de formatare.
- Căutați opțiunile de format în fila „HOME” a panglicii barei de instrumente. Această filă „ACASĂ” este deja deschisă atunci când deschideți un nou registru de lucru.
- Selectați celula B1 (DATE) apoi trageți cursorul pe toate etichetele până la celula K1 (BALANCE).
- În colțul din stânga sus al barei de instrumente, dați clic pe „B” pentru a selecta un format aldin.
- Faceți clic pe pictograma galeata de vopsea pentru a vizualiza paleta de culori de fundal pentru a schimba culoarea de fundal.
Pasul 5. Redimensionați mai multe coloane
De obicei, dimensiunea coloanei este prea mică pentru a stoca datele introduse. De exemplu, coloanele „PAYEE” și „DESCRIPTION” pot conține nume lungi sau note lungi. Coloana A servește doar ca separator, astfel încât dimensiunea sa este foarte îngustă.
- Faceți clic pe antetul coloanei A pentru a selecta întreaga coloană. În colțul din dreapta sus al barei de instrumente de pe panglica „HOME”, faceți clic pe butonul „FORMAT”. Din meniul derulant, faceți clic pe „Lățime coloană”, introduceți 2, apoi faceți clic pe OK. Coloana A va fi foarte îngustă.
- Extindeți coloana D, „PLATIT”. Faceți clic pe secțiunea antet din coloana D pentru a selecta acea coloană. Plasați cursorul peste marginea coloanelor D și E. Cursorul se va transforma într-un cursor de redimensionare, cu o formă ca un semn plus cu o săgeată îndreptată. Odată ce acest cursor este vizibil, faceți clic stânga și trageți mouse-ul spre dreapta pentru a face coloana cât de lată doriți.
- Repetați aceeași procedură pentru a extinde coloana E, „DESCRIERE”.
Pasul 6. Centrați eticheta de înregistrare
Selectați întregul rând. Faceți clic stânga pe numărul unu din marginea din stânga a paginii. În partea stângă sus a barei de instrumente de pe panglica „HOME”, faceți clic pe butonul de aliniere centrală. Toate datele din celulele selectate vor fi centrate. Etichetele coloanelor din fiecare celulă sunt acum centrate.
Partea 2 din 5: Formatarea celulelor
Pasul 1. Introduceți câteva date
Pentru a vedea modificările de format efectuate, introduceți patru rânduri de date în celule. Începeți cu soldul inițial, apoi introduceți celelalte trei tranzacții.
- Adăugați data soldului de deschidere în celula B2, de exemplu 27.09.2015. În coloana „PAYEE” din celula D2, tastați „Sold de deschidere”. În coloana „BILANȚ” din celula K2, introduceți suma de bani în contul dvs. în funcție de data din celula B2.
- Adăugați încă trei tranzacții. Combinați tranzacțiile de debit (cum ar fi plățile cu cec sau retragerile bancomat) și tranzacțiile de credit (cum ar fi depozitele).
- Observați formatarea inconsecventă a fiecărui număr din celulă. Formatul coloanei de date s-ar putea schimba la „27/09/09” sau „27 septembrie”. Coloana cu suma în dolari poate afișa un număr greșit de zecimale. Formatați-l astfel încât totul să fie curat.
Pasul 2. Formatați data
Asigurați-vă că această coloană afișează date consistente. Există multe opțiuni pentru formatarea datelor în Excel. Alegeți pe care doriți.
- Faceți clic pe antetul din coloana B, care este „DATE”. Întreaga coloană va fi selectată.
- Faceți clic dreapta pe coloană și selectați Formatare celule. Va apărea fereastra Formatare celule.
- Selectați fila „Numere”. Selectați „Data” în „Categorie”. Selectați formatul de dată dorit și faceți clic pe OK în colțul din dreapta jos al ferestrei.
- În timp ce coloana este încă selectată, centrați datele din aceste celule făcând clic pe pictograma de aliniere centrală din colțul din stânga sus al barei de instrumente, în panglica „HOME”.
Pasul 3. Formatați coloana „ITEM #”
Datele din această coloană trebuie să fie centrate. Evidențiați întreaga coloană C făcând clic pe antetul coloanei. Faceți clic pe pictograma de aliniere centrală. Acordați atenție datelor introduse în această coloană. Scrierea trebuie centrată.
Verificați formatul coloanelor D și E, „PAYEE” și „DESCRIERE”. Excel formează de obicei celulele astfel încât datele să fie aliniate la stânga. Acest format va fi potrivit pentru această coloană. Verificați de două ori dimensiunea coloanei. Acum există unele date în aceste celule, așa că reglați lățimea coloanei pentru a face coloana mai lată sau mai îngustă, după cum este necesar
Pasul 4. Formatați moneda în coloanele F, H și K sau „DEBIT”, „CREDIT” și „BALANCE FORWARD”
Moneda utilizează zecimale din două cifre. Există o opțiune pentru a afișa un semn de dolar. Numărul de debit poate fi de asemenea făcut roșu, dacă doriți.
- Selectați coloana F. Faceți clic dreapta în coloana F și selectați Formatarea celulelor. Va apărea fereastra Formatare celule. În fila „Număr”, selectați „Contabilitate”. Selectați „2” în opțiunea „Locuri zecimale”. Selectați semnul dolar în „Simbol”.
- Repetați pașii de mai sus pentru coloanele H și K.
- Pentru a face numărul de debit să pară roșu, faceți clic pe antetul din coloana F pentru a selecta întreaga coloană. Faceți clic dreapta pe coloană și selectați Formatare celule. Selectați fila Font când apare fereastra Formatare celule. În această filă, faceți clic pe meniul derulant de lângă opțiunea Culoare. Din paletă, faceți clic pe culoarea roșie.
Partea 3 din 5: Crearea de formule
Pasul 1. Creați o formulă pentru a calcula soldul curent
Introduceți formula operației matematice pentru a calcula soldul curent în coloana K. Nu aveți nevoie de formulă în celula K2. Soldul dvs. inițial este introdus aici.
- Faceți clic pe celula K3. Faceți clic pe bara de formule din partea de sus a foii de calcul. Tastați formula pentru a efectua calculul. Enter = SUM (K2-F3 + H3). Această formulă spune foii de calcul să ia soldul de deschidere (celula K2), să scadă debitele dacă există (celula F3) și să adauge credite dacă există (celula H3).
- Dacă soldul de deschidere este de 200 USD, iar prima dvs. înregistrare este un cec de 35 USD, înregistrați 35 USD ca debit în celula F3. Formula pe care ați introdus-o în celula H3 preia soldul inițial și scade debitul astfel încât soldul să fie de 165 USD.
Pasul 2. Copiați formula
Selectați celula K3. Faceți clic dreapta și selectați Copiere. Selectați celulele K4 și K5, apoi faceți clic dreapta și selectați Lipire. Acum formula este copiată în aceste celule. Acum soldul curent a fost calculat în coloana K pentru toate rândurile de date care au fost introduse.
Pasul 3. Creați o formulă condițională pentru a șterge coloana de sold curent
Puteți copia formula de mai sus în celula K6. Cu toate acestea, deoarece nu ați introdus nicio dată, soldul curent din celula K5 va apărea și în celula K6. Pentru a clarifica acest lucru, creați o formulă condițională care va goli celula dacă nu sunt introduse tranzacții, dar va afișa soldul dacă există una.
În celula K6, introduceți formula = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6 + H6)). Aceasta va spune Excel că dacă celula B6 din coloana „DATE” este goală, celula H6 trebuie să fie necompletată, dar dacă celula B6 nu este goală, trebuie calculat soldul
Pasul 4. Extindeți formula cu Completare automată
Funcția de completare automată umple formula celulelor adiacente, astfel încât nu este nevoie să introduceți formula „BALANCE” în mod repetat.
- Căutați pârghia de completare automată în celula activă. Uită-te la micul dreptunghi întunecat din colțul din dreapta jos al celulei active. Plasați cursorul peste mouse până când se transformă într-un cursor de completare automată, care arată ca un plus subțire.
- Faceți clic pe celula K6. Plasați cursorul peste pârghia de completare automată și cursorul se va schimba la un semn subțire plus. Faceți clic stânga și țineți apăsat butonul de completare automată. Trageți cursorul în celula K100 (coloana K, rândul 100).
- Formula este acum copiată în toate celulele din coloana K până în rândul 100. Numerele rândurilor și coloanelor din fiecare celulă sunt ajustate automat, astfel încât formula să poată calcula corect.
Partea 4 din 5: Adăugarea categoriilor
Pasul 1. Creați o categorie de tranzacții
Categoriile de tranzacții sunt utile pentru urmărirea ieșirilor de numerar și a tipurilor de venituri. Categoriile se pot referi la impozitele pe venit, cum ar fi impozitele pe proprietate sau donațiile caritabile. Categoriile pot fi, de asemenea, utilizate pentru a crea diagrame care vizualizează cu ușurință activitatea financiară a unui cont.
Pasul 2. Creați fila „Categorii”
Această filă este utilizată pentru a stoca toate categoriile potențiale de verificări ale registrului de venituri și cheltuieli. Redenumiți una dintre filele din registrul de lucru „Categorii”. Faceți dublu clic pe un titlu de filă existent, astfel încât să evidențieze numele. Numele se va schimba în „Sheet2” sau „Sheet3”. Când numele foii este evidențiat, tastați un nume nou pentru filă, cum ar fi „Categorii”.
În celula B4, tastați „Categorii”. Formatați celulele pentru a fi aldine și centrați-le
Pasul 3. Creați categorii de venituri
Tastați „*** Venit ***” în celula B5. Toate categoriile de venituri pe care le aveți sau de care puteți beneficia în viitor sunt incluse aici. Introduceți toate categoriile de venit începând de la celula B6 și mergând în jos.
- Cea mai comună categorie de venituri este „Salarii” (salarii). Defalcați diferitele categorii de salarii dacă există mai multe locuri de muncă.
- Situația dvs. financiară este un factor determinant pentru alte categorii de venituri. Creați o categorie „Dividend” dacă dețineți acțiuni. De asemenea, creați categorii de ajutor pentru copii, dacă este cazul. Alte categorii precum „Venituri din dobânzi”, „Cadouri” și „Diverse”.
Pasul 4. Creați categorii de încărcare
Ștergeți celulele din ultima categorie de venituri. Mutați în jos o celulă și apoi tastați „*** Cheltuieli ***”. Toate categoriile de încărcare se află în această secțiune.
Numărul categoriilor de încărcare este adaptat circumstanțelor dvs., inclusiv „Ipotecă”, „Chirie”, „Asigurare”, „Plată cu mașina”, „Gaz”, „Electricitate”, „Telefon” sau „Divertisment”
Pasul 5. Dați un nume gamei de celule care conțin categoria
Selectați celula B5, apoi evidențiați din celula B5 la toate categoriile de venituri și cheltuieli. Căutați caseta cu numele celulei în colțul din stânga sus al ferestrei, care este în stânga casetei cu formulă. Numele primei celule din intervalul evidențiat va afișa „B5”. Faceți clic pe caseta cu numele celulei și tastați „Categorii”. Acesta este numele gamei de celule pe care o puteți utiliza în registrul de verificare.
Pasul 6. Folosiți categoriile de cheltuieli și venituri din registrul de verificare
Reveniți la fila pe care ați creat registrul de verificare. Acum coloanele „CATEGORIE DE CHELTUIELI” și „CATEGORIE DE VENITURI” vor fi adăugate la un meniu derulant.
- Selectați celula G2 în verificarea filei de înregistrare. Aceasta este prima celulă din coloana „CATEGORIE DE CHELTUIELI”.
- Selectați panglica „DATA” din bara de instrumente. Faceți clic pe butonul „Validare date”. Selectați „Validarea datelor” din meniul derulant. Se va deschide fereastra „Validare date”.
- În fila „Setări” din fereastra „Validare date”, găsiți caseta derulantă „Permiteți”. Faceți clic pe săgeata în jos și selectați „Listă”. Introduceți „= Categorii” sub „Sursă”. faceți clic pe OK.
- O săgeată mică va apărea lângă celula G2. Faceți clic pe această săgeată pentru a afișa o listă de categorii. Faceți clic pe categoria care corespunde tranzacției rând.
- Copiați formula din celula G2 în celula G100 utilizând Completare automată.
- Mergeți la celula J2 pentru a repeta procesul în coloana „CATEGORIE DE VENITURI”.
Partea 5 din 5: Protejarea registrului de verificare
Pasul 1. Blocați celulele formulei și protejați foaia de calcul
Protejarea foii de lucru înseamnă că nu puteți suprascrie datele din celulele blocate, astfel încât nu trebuie să vă faceți griji că viitoarele calcule ale soldului sunt greșite din cauza erorilor de formulă. De asemenea, puteți adăuga o parolă pentru ca registrul dvs. de cec să fie mai protejat de alți utilizatori. Asigurați-vă că parola este ușor de reținut sau scrieți-o într-un loc sigur. Foaia de lucru nu va fi accesibilă dacă vă uitați parola.
Pasul 2. Deblocați celula
Odată ce foaia de lucru este protejată, toate celulele vor fi blocate. Prin urmare, trebuie să deblocați celulele de date care trebuie introduse, chiar dacă foaia de lucru este protejată.
- Selectați celulele B2 până la J100. Acestea sunt toate celulele tuturor coloanelor registrului de verificare, cu excepția ultimei coloane, K, care este coloana „BALANCE”. Datele trebuie totuși introduse în aceste celule, chiar dacă foaia de lucru este protejată.
- În intervalul selectat de celule, faceți clic dreapta. Selectați Formatarea celulelor.
- În fereastra Formatare celule, selectați fila Protecție. Debifați caseta „Blocat”, apoi faceți clic pe OK.
Pasul 3. Activați protecția pe foaia de lucru
Aceasta înseamnă că toate celulele vor rămâne blocate, inclusiv celulele din coloana K („BALANCE”), deci nu pot fi suprascrise.
- Deschideți panglica „REVIEW” din bara de instrumente. Faceți clic pe „Protejați foaia” pentru a afișa fereastra „Protejați foaia”.
- Dacă doriți să protejați foaia de lucru, adăugați parola aici. Dacă nu, lăsați-l necompletat.
- faceți clic pe OK. Registrele de verificare sunt acum neprotejate.
Pasul 4. Deprotejați foaia de lucru pentru a schimba celulele blocate
Puteți inversa acest proces mai târziu dacă doriți să modificați formula într-o celulă blocată. Deschideți panglica „REVIEW” din bara de instrumente. Faceți clic pe „Unprotect Sheet” până când apare fereastra „Unprotect Sheet”. faceți clic pe OK.
