Tabelele pivot sunt tabele interactive care permit utilizatorilor să grupeze și să rezume cantități mari de date într-un format compact, tabelar, care să faciliteze raportarea și analiza. Aceste tabele pot sorta, calcula și adăuga date și sunt disponibile în diferite programe de calcul tabelar. Excel vă permite să creați cu ușurință tabele pivot prin tragerea și plasarea informațiilor relevante în casetele corespunzătoare. Apoi puteți filtra și sorta datele pentru a găsi modele și tendințe.
Etapa
Partea 1 din 3: Crearea unui tabel pivot
Pasul 1. Încărcați foaia de lucru care va sta la baza creării tabelului pivot
Tabelele pivot vă permit să creați rapoarte vizuale ale datelor dintr-o foaie de lucru. Puteți efectua calcule fără a fi nevoie să introduceți formule sau să copiați celule. Pentru a crea un tabel pivot tot ce aveți nevoie este o foaie de lucru cu mai multe intrări.
De asemenea, puteți crea un tabel pivot în Excel utilizând o sursă de date externă, cum ar fi Access. Puteți insera un tabel pivot într-o nouă foaie de lucru Excel
Pasul 2. Asigurați-vă că datele dvs. se potrivesc cu Tabelul pivot necesar
Este posibil ca tabelele pivot să nu fie întotdeauna răspunsul pe care îl căutați. Pentru a profita de caracteristicile Tabelului pivot, foaia dvs. de lucru trebuie să îndeplinească mai multe criterii de bază:
- Foaia dvs. de lucru trebuie să conțină cel puțin o coloană cu valori duplicat. Practic înseamnă doar că cel puțin o coloană are date repetate. În exemplul discutat în secțiunea următoare, coloana „Tipul produsului” are două intrări: „Tabel” sau „Scaun”.
- Foaia de lucru trebuie să conțină informații numerice. Aceste informații vor fi comparate și rezumate în tabel. În exemplul din secțiunea următoare, coloana „Vânzări” are date numerice.
Pasul 3. Rulați expertul Tabelului pivot
Faceți clic pe fila „Inserați” din partea de sus a ferestrei Excel. Faceți clic pe butonul „PivotTable” din partea stângă a panglicii Insert.
Dacă utilizați Excel 2003 sau o versiune anterioară, faceți clic pe meniul „„ Date”” și selectați „Raport tabel pivot și diagramă pivot …”
Pasul 4. Selectați datele pe care le veți utiliza
În mod implicit (implicit), Excel selectează toate datele din foaia de lucru activă. Puteți face clic și trageți pentru a selecta o anumită parte a foii de lucru sau introduceți manual o serie de celule.
Dacă utilizați o sursă externă pentru datele dvs., faceți clic pe opțiunea „Utilizați o sursă de date externă” și apoi faceți clic pe Alegeți conexiunea…. Căutați baza de date de conexiune stocată pe computerul dvs
Pasul 5. Alegeți o locație pentru tabelul pivot
După ce ați specificat intervalul, selectați opțiunea de locație din aceeași fereastră. În mod implicit, Excel va plasa tabelul pe o nouă foaie de lucru care vă permite să comutați înainte și înapoi făcând clic pe filele din partea de jos a ferestrei. De asemenea, puteți alege să plasați tabelul pivot pe aceeași foaie ca datele, astfel încât să puteți alege ce celule să plasați.
Când sunteți mulțumit de alegerile dvs., faceți clic pe OK. Tabelul pivot va fi plasat și interfața se va schimba
Partea 2 din 3: Configurarea tabelelor pivot
Pasul 1. Adăugați câmpuri rând
Când creați un tabel pivot, practic sortați datele pe rânduri și coloane. Ceea ce adăugați într-un anumit loc va determina structura tabelului. Trageți un câmp din Lista câmpurilor din dreapta în secțiunea Câmpuri rând din tabelul pivot pentru a insera informațiile sale.
- Să presupunem că firma dvs. vinde două produse: mese și scaune. Aveți o foaie de lucru cu numerele (vânzări) ale fiecărui produs (tip de produs) vândut în cele cinci magazine (magazin). Vrei să vezi cât de mult s-a vândut fiecare produs în fiecare magazin.
- Trageți câmpul Magazin din Lista câmpurilor în secțiunea Câmpuri rând din tabelul pivot. Va apărea o listă a magazinelor dvs., fiecare ca rândul său.
Pasul 2. Adăugați câmpuri de coloană
La fel ca rândurile, coloanele vă permit să sortați și să afișați date. În exemplul de mai sus, câmpul Magazin este adăugat la secțiunea Câmpuri rând. Pentru a vedea cât s-a vândut fiecare tip de produs, trageți câmpul Tip produs în secțiunea Câmpuri coloană.
Pasul 3. Adăugați un câmp valoric
Acum, după ce ați terminat stabilirea comenzii, puteți adăuga date pentru a fi afișate în tabel. Faceți clic și trageți câmpul Vânzări în secțiunea Câmpuri de valoare din tabelul pivot. Veți vedea tabelul cu informații despre vânzări pentru ambele produse în fiecare magazin, cu coloana Total din dreapta.
Pentru toți pașii de mai sus, puteți trage câmpurile în caseta corespunzătoare de sub Lista câmpurilor din partea dreaptă a ferestrei, în loc de în tabel
Pasul 4. Adăugați mai multe câmpuri într-o secțiune
Tabelele pivot vă permit să adăugați mai multe câmpuri la fiecare secțiune simultan, astfel încât să puteți controla mai detaliat modul în care sunt afișate datele. Folosind exemplul de mai sus, să presupunem că creați mai multe tipuri de mese și scaune. Foaia dvs. de lucru înregistrează dacă un articol este o masă sau un scaun (tip de produs), precum și exact ce model de masă sau scaun a fost vândut (model).
Trageți câmpul Model în secțiunea Câmpuri de coloană. Coloanele vor afișa acum o defalcare a vânzărilor pe model, precum și tipul general. Puteți modifica ordinea în care sunt afișate aceste etichete făcând clic pe butoanele săgeată de lângă câmpurile respective din casetele din colțul din dreapta jos al ferestrei. Selectați „Mutați în sus” sau „Mutați în jos” pentru a schimba comanda
Pasul 5. Modificați modul în care sunt afișate datele
Puteți modifica modul în care sunt afișate valorile făcând clic pe pictograma săgeată de lângă o valoare din caseta Valori. Selectați „Setări câmp valoric” pentru a modifica modul în care sunt calculate valorile. De exemplu, puteți afișa aceste valori ca un procent în loc de un total sau să le mediați în loc să le adăugați.
Puteți profita de această oportunitate adăugând același câmp în caseta Valoare de mai multe ori. În exemplul de mai sus, sunt afișate vânzările totale pentru fiecare magazin. Adăugând din nou câmpul Vânzări, puteți modifica acea setare a valorii pentru a afișa a doua vânzări ca procent din vânzările totale
Pasul 6. Aflați mai multe moduri de a manipula valorile
Când modificați modul în care sunt calculate valorile, aveți mai multe opțiuni, în funcție de nevoile dvs.
- Sum (sum) - Aceasta este valoarea implicită pentru câmpul de valoare. Excel va adăuga toate valorile din câmpul selectat.
- Număr - Acesta va număra numărul de celule care conțin date în câmpul selectat.
- Media - Aceasta va calcula media tuturor valorilor din câmpul selectat.
Pasul 7. Adăugați filtre
Zona „Filtru raport” conține câmpuri care vă permit să vizualizați o prezentare generală a datelor afișate în tabelul pivot prin filtrarea setului de date. Aceste câmpuri acționează ca filtre pentru raport. De exemplu, setând câmpul Magazin - nu Etichetă rând - ca filtru, puteți selecta magazine individuale pentru a vizualiza vânzările totale pe magazin sau vizualizarea mai multor magazine în același timp.
Partea 3 din 3: Utilizarea tabelelor pivot
Pasul 1. Sortați și filtrați rezultatele
Una dintre caracteristicile cheie ale tabelelor pivot este capacitatea sa de a sorta rezultatele și de a vizualiza rapoarte dinamice. Fiecare etichetă poate fi sortată și filtrată făcând clic pe butonul săgeată în jos de lângă antetul etichetei. Puteți apoi să sortați lista și să o filtrați pentru a afișa numai intrări specifice.
Pasul 2. Actualizați foaia de lucru
Tabelul pivot se va actualiza automat odată ce ați schimbat foaia de lucru de bază. Această capacitate este importantă pentru monitorizarea foilor de lucru și urmărirea modificărilor.
Pasul 3. Lăudați cu tabelul pivot
Tabelele pivot facilitează modificarea locației și ordinii câmpurilor. Încercați să trageți diferite câmpuri în locații diferite pentru a obține un tabel pivot care se potrivește exact nevoilor dvs.
De aici provine numele Pivot Table. Mutarea datelor în diferite locații este cunoscută sub numele de „pivotare”. Atunci când schimbați direcția, datele sunt afișate
Pasul 4. Creați o diagramă pivot
Puteți utiliza diagrame pivot pentru a afișa rapoarte vizuale dinamice. Diagrama dvs. pivot Pivotul finalizat, deci procesul de creare a diagramei este doar o clipă.
sfaturi
- Dacă utilizați comanda Import date din meniul Date, aveți mai multe opțiuni despre cum să importați o gamă de date din conexiunile Office Database, fișiere Excel, baze de date Access, fișiere text, ODBC DSN, pagini web, OLAP și XML / XSL. Puteți utiliza datele dvs. așa cum ați face o listă Excel.
- Dacă utilizați AutoFilter (sub „Date”, „Filtre”), dezactivați această caracteristică atunci când creați tabelul pivot. Îl puteți reactiva după crearea tabelului pivot.
