Acest wikiHow vă învață cum să creați o bază de date folosind date din foi de calcul Microsoft Excel, importând-o direct în Access, programul de gestionare a bazelor de date Microsoft. De asemenea, puteți exporta date Excel într-un format pe care programele de baze de date îl pot deschide. Microsoft Access este un program din suita de programe Microsoft Office și este disponibil numai pentru computerele Windows.
Etapa
Metoda 1 din 2: Utilizarea Microsoft Access
Pasul 1. Deschideți Microsoft Access
Acest program este marcat de o pictogramă roșie cu litera „ A După aceea, pagina șablonului de acces se va deschide.
Accesul este conceput pentru a funcționa cu Excel și este inclus cu Excel pe planurile Microsoft Office Professional și este disponibil numai pentru computerele Windows
Pasul 2. Faceți clic pe Baza de date necompletată
Se află în colțul din stânga sus al ferestrei programului.
Dacă doriți să utilizați un șablon diferit pentru baza de date Access, selectați șablonul dorit
Pasul 3. Faceți clic pe Creați când vi se solicită
Se află în colțul din dreapta jos al ferestrei pop-up. După aceea, baza de date Access va fi deschisă.
Pasul 4. Faceți clic pe fila Date externe
Această filă se află în bara de meniu din partea de sus a ferestrei de acces.
Pasul 5. Faceți clic pe Sursă de date nouă
Se află în partea stângă a barei de instrumente " Date externe " După aceea, va fi afișat un meniu derulant.
Pasul 6. Selectați Fișiere
Această opțiune se află în meniul derulant. După aceea, va fi afișat un meniu pop-out.
Pasul 7. Faceți clic pe Excel
Se află în meniul pop-out. După aceea, fereastra de import va fi deschisă.
Pasul 8. Faceți clic pe Răsfoire
Se află în colțul din dreapta sus al ferestrei.
Pasul 9. Selectați o foaie de calcul Excel
Accesați folderul de stocare a foilor de calcul Excel și faceți clic pe foaia de calcul pe care doriți să o deschideți.
Pasul 10. Faceți clic pe Deschidere
Se află în colțul din dreapta jos al ferestrei.
Pasul 11. Determinați metoda de transfer de date
Faceți clic pe butonul radio din stânga uneia dintre următoarele opțiuni:
- “ Importați datele sursă într-un nou tabel din baza de date curentă ”- Selectați această opțiune dacă creați o nouă bază de date fără tabele sau dacă doriți să adăugați o nouă tabelă la o bază de date existentă. Prin crearea unui nou tabel, puteți edita informațiile prin Access.
- “ Adăugați o copie a înregistrărilor la tabel ”- Selectați această opțiune dacă utilizați o bază de date existentă și doriți să adăugați date la unul dintre tabelele din baza de date. Prin adăugarea unui tabel existent, puteți edita informațiile prin Access.
- “ Conectați-vă la sursa de date prin crearea unui tabel conectat ”- Selectați această opțiune pentru a crea un link în baza de date care va deschide baza de date în Excel. Cu această opțiune, nu puteți edita informații prin Access.
Pasul 12. Faceți clic pe OK
Este în partea de jos a ferestrei.
Pasul 13. Selectați o foaie de lucru
În partea de sus a ferestrei, faceți clic pe numele foii de lucru pe care doriți să o importați din documentul Excel selectat.
- În mod implicit, Excel creează o foaie de lucru cu trei foi de lucru etichetate „Foaia 1”, „Foaia 2” și „Foaia 3”. Puteți trimite o singură foaie de lucru pentru un singur proces. Dacă stocați informații pe toate cele trei foi, va trebui să finalizați procesul de transfer al primei foi, apoi să reveniți la fila „Date externe” și să repetați toți pașii pentru celelalte foi.
- Puteți șterge, adăuga și edita numele foilor în Excel, iar orice modificări pe care le faceți sunt afișate în baza de date Access.
Pasul 14. Faceți clic pe Următorul
Se află în colțul din dreapta jos al ferestrei.
Pasul 15. Activați titlurile coloanei
Faceți clic pe caseta „Primul rând conține titluri de coloană” dacă foaia Excel are propriile titluri de coloană în rândul de sus (de ex. Rândul „ A ”).
Debifați caseta dacă doriți ca Access să creeze titluri de coloană
Pasul 16. Faceți clic pe Următorul
Pasul 17. Editați coloanele foii de calcul și celulele, dacă este necesar
Dacă doriți să importați toate celulele dintr-o foaie de calcul fără modificări, săriți peste acest pas:
- Pentru a edita celule, faceți clic pe titlurile coloanei pe care doriți să le modificați, apoi editați numele celulei, tipul de date și / sau dacă celula este indexată sau nu.
- Dacă nu doriți să importați celule, bifați caseta „Nu importați câmpul (săriți)”.
Pasul 18. Faceți clic pe butonul Următor
Pasul 19. Setați o cheie principală pentru baza de date
Pentru cele mai bune rezultate, lăsați setările implicite așa cum sunt (pentru ca Access să atribuie propriile chei).
Puteți seta singur cheia bifând caseta „Alege propria mea cheie primară” și introducând cheia în câmpul de lângă opțiune. Deși nu este recomandat, puteți alege și „Fără cheie primară”
Pasul 20. Faceți clic pe Următorul
Pasul 21. Adăugați un nume
Tastați numele foii de calcul în câmpul „Importați în tabel”.
Omiteți acest pas dacă doriți să afișați baza de date cu numele său implicit
Pasul 22. Faceți clic pe Finalizare
Se află în colțul din dreapta jos al ferestrei.
Pasul 23. Faceți clic pe Închidere
Se află în colțul din dreapta jos al ferestrei. După aceea, fereastra de import se va închide și baza de date va fi creată.
Puteți bifa mai întâi caseta „Salvați pașii de import” pentru a vă asigura că programul reține setările pentru această bază de date
Metoda 2 din 2: Utilizarea unui program de baze de date terță parte
Pasul 1. Deschideți documentul Excel
Faceți dublu clic pe documentul Excel pe care doriți să îl convertiți într-o bază de date.
Dacă nu ați creat un document, deschideți Excel, faceți clic pe „ Caiet de lucru gol ”Și creați un document înainte de a trece la pasul următor.
Pasul 2. Faceți clic pe Fișier
Se află în bara de meniu din partea de sus a ferestrei Excel (Windows) sau în partea de sus a ecranului (Mac).
Pasul 3. Faceți clic pe Salvare ca
Această opțiune se află în meniu Fişier ”.
Pasul 4. Faceți dublu clic pe acest computer
Este în mijlocul paginii.
Omiteți acest pas pentru utilizatorii de Mac
Pasul 5. Alegeți un format de fișier
Faceți clic pe caseta derulantă „Salvați ca tip” (Windows) sau „Format fișier” (Mac), apoi alegeți una dintre următoarele opțiuni:
- Dacă utilizați o aplicație de bază de date computerizată, faceți clic pe Formatare „ . CSV" (valori separate prin virgulă).
-
Dacă utilizați o aplicație de bază de date web, faceți clic pe Formatare „ . XML ”.
Dacă documentul Excel nu are date XML, nu puteți selecta formatul XML
Pasul 6. Faceți clic pe Salvare
Este în partea de jos a ferestrei. După aceea, documentul va fi salvat cu preferințele pe care le-ați setat.
Pasul 7. Creați o nouă bază de date pe programul de bază de date utilizat
Procesul va fi diferit, în funcție de programul utilizat. Cu toate acestea, de obicei trebuie să deschideți programul, faceți clic pe „ Nou "(sau" Fişier ” > “ Nou ”) Și urmați instrucțiunile afișate pe ecran.
Pasul 8. Căutați butonul Import …
Acest buton este de obicei afișat după ce faceți clic pe meniul „ Fişier ”, Dar programul de baze de date utilizat poate avea propriile diferențe.
Pasul 9. Selectați fișierul Excel
Găsiți și faceți dublu clic pe fișierul pe care l-ați exportat din Excel.
Pasul 10. Urmați instrucțiunile din aplicația bazei de date pentru a importa datele
Pasul 11. Salvați baza de date
De obicei, puteți deschide meniul „Salvați” apăsând Ctrl + S (Windows) sau Command + S (Mac).
