Procedura de operare standard (SOP) este un document care constă în informații despre pașii pentru realizarea unei sarcini. Un SOP existent poate fi necesar doar să fie modificat și actualizat sau puteți fi într-un scenariu în care trebuie să scrieți de la zero. Poate părea o mulțime de muncă, dar este doar o listă foarte, foarte, „foarte” exhaustivă. Consultați Pasul 1 pentru a începe.
Etapa
Partea 1 din 3: Crearea formatului dvs. SOP
Pasul 1. Alegeți formatul
Nu există niciun drept sau rău în scrierea SOP-urilor. Cu toate acestea, compania dvs. poate avea o serie de SOP-uri la care puteți face referire ca un ghid pentru formatare, subliniind modul preferat de realizare a unei sarcini. Dacă acesta este cazul dvs., utilizați un SOP existent ca șablon. Dacă nu este cazul, aveți mai multe opțiuni:
- Format de pași simpli. Aceasta este pentru o procedură de rutină care este scurtă, are mai multe rezultate posibile și este direct la obiect. În afară de documentația necesară și liniile directoare de siguranță, acest document este pur și simplu o listă de propoziții simple care conțin ordine de executare pentru cititor.
- Format pas cu pas. Acest lucru este, în general, pentru proceduri lungi - proceduri care sunt mai mult de zece etape, care implică luarea unor decizii, clarificare și terminologie. Această listă este în general pașii principali cu sub-pași într-o anumită ordine.
- Format diagramă. Dacă procedura seamănă mai mult cu o hartă cu rezultate infinite posibile, o diagramă poate fi cel mai bun pariu. Acesta este formatul pe care ar trebui să îl alegeți dacă rezultatele nu sunt întotdeauna previzibile.
Pasul 2. Luați în considerare cititorii dvs
Există trei factori principali care trebuie luați în considerare înainte de a vă scrie SOP:
- Cunoașterea prealabilă a cititorilor dvs. Sunt familiarizați cu organizația și procedurile sale? Știu ei terminologia? Limba dvs. trebuie să se potrivească cu cunoștințele și investițiile cititorului.
- Abilitățile lingvistice ale cititorului dvs. Există vreo șansă ca oamenii care nu vă înțeleg limba să vă „citească” SOP-ul? Dacă acest lucru este posibil, este o idee bună să includeți imagini și diagrame cu subtitrări.
- Cititorii tăi. Dacă mulți oameni vă citesc SOP-ul simultan (fiecare cu un rol diferit), trebuie să formatați documentul ca o conversație într-o piesă: utilizatorul 1 efectuează acțiunea, urmat de utilizatorul 2 și așa mai departe. În acest fel, fiecare cititor poate vedea cum devin o parte integrantă a unui motor de afaceri care funcționează fără probleme.
Pasul 3. Luați în considerare cunoștințele dvs
Concluzia este: Ești persoana potrivită pentru a scrie acest lucru? Știi ce implică acest proces? Există posibilitatea unei erori? Cum să-l protejezi? Dacă nu, s-ar putea să fiți mai bine să o dați altcuiva. SOP-urile scrise slab - sau chiar inexacte - nu numai că vor reduce productivitatea și pot duce la eșec organizațional, dar pot fi, de asemenea, nesigure și pot avea un impact negativ asupra tuturor, de la echipa dvs. la mediu. Pe scurt, acesta nu este un risc pe care ar trebui să-l asumi.
Dacă acesta este un proiect care ți-a fost dat și simți că trebuie (sau ești obligat) să-l finalizezi, nu te sfii să îi ceri ajutor celor care finalizează procedurile de zi cu zi. Realizarea interviurilor este o parte comună a procesului de creare a POS
Pasul 4. Decideți între SOP-uri scurte sau lungi
Dacă scrieți sau actualizați un SOP pentru un grup de persoane care sunt familiare cu protocoalele, terminologia etc. și care ar beneficia de un SOP scurt, concis, care este mai mult o listă de verificare, îl puteți scrie în formă prescurtată.
În afară de obiectivele de bază și informațiile relevante (data, autorul, numărul de identificare etc.), aceasta este doar o scurtă listă de pași. Dacă nu sunt necesare detalii sau clarificări, iată cum ar trebui să o faceți
Pasul 5. Amintiți-vă scopul SOP-ului dvs
Ceea ce este clar este că aveți proceduri în organizația dvs. care se repetă iar și iar. Dar există un motiv specific pentru care acest POS este util? Ar trebui să se pună accent pe siguranță? Măsuri de conformitate? Acest SOP este utilizat pentru antrenament sau în activități zilnice? Iată câteva motive pentru care SOP-urile dvs. sunt importante pentru succesul echipei dvs.:
- Pentru a se asigura că sunt respectate standardele de conformitate
- Pentru a maximiza cerințele de producție
- Pentru a vă asigura că procedura nu are o influență negativă asupra mediului
- Pentru a asigura siguranța
- Pentru a vă asigura că totul merge conform programului
- Pentru a preveni eșecul în fabricație
-
Pentru a fi folosit ca document de instruire
Dacă știți ce trebuie să sublinieze SOP-ul dvs., va fi mai ușor să vă construiți scrisul în jurul acestor puncte. De asemenea, va fi mai ușor să vedeți cât de importantă este SOP-ul dvs
Partea 2 din 3: Scrierea SOP
Pasul 1. Acoperiți materialul necesar
În general, SOP-urile tehnice constau din patru elemente care sunt „separate” de procedura în sine:
- Pagina titlu. Aceasta include 1) titlul procedurii, 2) numărul de identificare al POS, 3) data la care a fost emis sau revizuit, 4) numele agenției / diviziei / sucursalei unde a fost aplicat POS, și 5) semnătura celor care au pregătit și aprobat POS. Această secțiune poate utiliza orice format, atât timp cât informațiile transmise sunt clare.
- listă de conținut. Acest lucru este necesar numai dacă SOP-ul dvs. este suficient de lung, pentru o referință ușoară. Ceea ce veți găsi aici este un cadru standard simplu.
- Asigurarea calității / Controlul calității. O procedură nu este o procedură bună dacă nu poate fi examinată. Pregătiți materialele și detaliile necesare pentru ca cititorii să se asigure că obțin rezultatele dorite. Acest material poate include alte documente, cum ar fi probe de evaluare a performanței.
-
Referinţă. Asigurați-vă că notați toate referințele folosite sau importante. Dacă utilizați alte referințe SOP, asigurați-vă că atașați informațiile solicitate în anexă.
Este posibil ca organizația dvs. să aibă un protocol diferit de acest SOP. Dacă există un SOP anterior pe care îl puteți utiliza, ignorați această structură și urmați procedura care a fost făcută
Pasul 2. Pentru procedura în sine, asigurați-vă că includeți următoarele:
- Domeniu de aplicare și aplicare. Cu alte cuvinte, descrie scopul procesului, limitările sale și modul în care este utilizat procesul. Acoperă standarde, cerințe de reglementare, roluri și responsabilități, precum și intrări și ieșiri.
-
Metodologie și proceduri.
Esența problemei - enumerați pașii în detaliu care sunt importanți, inclusiv echipamentul necesar. Includeți proceduri secvențiale și factori de luare a deciziilor. Indicați „presupoziția” și posibilele considerente de interferență sau siguranță.
- Clarificarea terminologiei. Explicați acronimele, abrevierile și toate expresiile care nu sunt termeni obișnuiți.
- Avertisment de sănătate și siguranță. Să fie scris într-o secțiune separată și împreună cu pașii când apare o problemă. Nu treceți peste această secțiune.
-
Echipamente și consumabile.
Lista completă a lucrurilor necesare și când și unde să găsiți echipamente, standarde de echipament etc.
-
Avertismente și întreruperi. Practic, partea de depanare. Enumerați posibilele probleme care ar putea apărea, ce trebuie să aveți în vedere și ce ar putea afecta produsul final ideal.
- Oferiți fiecăruia dintre aceste subiecte propria secțiune (în general indicată prin numere sau litere), astfel încât SOP-ul dvs. să nu conțină propoziții lungi confuze și pentru referințe ușoare.
- Aceasta nu este o listă completă, ci doar o mică parte a etapelor procedurale. Organizația dvs. poate menționa alte aspecte care necesită atenție.
Pasul 3. Mențineți scrierea concisă și ușor de citit
Este posibil ca cititorii dvs. să nu fi ales să citească acest SOP pentru distracție. Veți dori să păstrați acest document scurt și clar - altfel atenția lor se va schimba și vor găsi documentul înfricoșător și dificil de înțeles. În general, păstrați-vă propozițiile cât mai scurte posibil.
- Iată un exemplu prost: Asigurați-vă că curățați tot praful de la orificiul de ieșire a aerului înainte de a începe să-l utilizați.
- Un exemplu bun este următorul: Îndepărtați tot praful de la ieșirea aerului înainte de utilizare.
- În general, nu folosiți cuvântul „dumneavoastră”. Acest cuvânt ar trebui să fie implicit. Vorbiți cu voce activă și începeți propozițiile cu verbe de comandă.
Pasul 4. Dacă este necesar, intervievați ofițerii implicați în procesul de finalizare a unei sarcini
Ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să scrieți un SOP complet inexact. Puneți în pericol siguranța echipei, eficacitatea, timpul lor și explicați procesul fără o atenție cuvenită - lucru pe care colegii dvs. de echipă îl pot găsi ofensator. Dacă este necesar, puneți întrebări! Desigur, veți dori să scrieți exact procedura.
Puteți întreba diverse surse dacă nu știți, pentru a acoperi toate rolurile și responsabilitățile. Un membru al echipei nu poate urma procedurile standard de operare sau un alt membru poate fi implicat doar într-o parte a procedurii
Pasul 5. Divizați textul lung în diagrame și diagrame
Dacă includeți un anumit pas sau doi care vă sperie, creați o diagramă sau o diagramă pentru a ușura cititorii. Acest lucru va face documentul mai ușor de citit și va oferi mintii o pauză după ce a încercat să înțeleagă totul. În plus, documentele dvs. vor fi mai complete și bine scrise.
Nu includeți diagrame sau diagrame doar pentru a vă consolida SOP; faceți acest lucru numai atunci când este necesar sau dacă încercați să eliminați bariera lingvistică
Pasul 6. Asigurați-vă că fiecare pagină are o notație a documentului de control
SOP-ul dvs. este cel mai probabil unul dintre multe - prin urmare, organizația dvs. are probabil un fel de bază de date mare care catalogează totul cu un sistem de referință specific. SOP-ul dvs. face parte din acest sistem de referință și, prin urmare, necesită găsirea unui anumit tip de cod. Aici veți găsi notația utilă.
Fiecare pagină ar trebui să aibă un titlu scurt sau un număr de identificare, un număr de revizuire, o dată și „pagina # din #” în colțul din dreapta sus (în majoritatea formatelor). Este posibil să aveți nevoie de o notă de subsol (sau să notați nota de mai sus într-o notă de subsol), în funcție de preferințele organizației dvs
Partea 3 din 3: Asigurarea succesului și preciziei
Pasul 1. Testați procedura
Dacă nu doriți să vă testați procedura, probabil că nu ați scris-o bine. Solicitați ca cineva cu cunoștințe limitate despre proces (sau un reprezentant general al cititorului) să vă utilizeze SOP pentru a-i îndruma. Ce probleme au întâmpinat? Dacă da, rezolvați problema și efectuați reparațiile necesare.
- Cel mai bine este ca mai mulți oameni să vă testeze SOP. Diferite persoane vor întâmpina diferite probleme, permițând diferite tipuri de răspunsuri (care sunt de așteptat să fie utile)
- Asigurați-vă că testați procedura pe cineva care nu a mai făcut procedura înainte. Toți cei care au cunoștințe anterioare se vor baza pe cunoștințele lor pentru a efectua pașii sarcinii și nu prin SOP-ul dvs., astfel încât obiectivul dvs. nu este atins.
Pasul 2. Solicitați SOP-ul dvs. de către persoanele care efectuează procedura
În cele din urmă, nu contează cu adevărat părerea șefului tău despre POS. Acest POS este important pentru cei care efectiv lucrează. Așadar, înainte de a trimite SOP-ul șefului, arătați lucrarea oamenilor care vor face (sau au făcut) munca aferentă. Ce cred ei?
Implicându-i și făcându-i să se simtă parte a procesului îi va face să aibă mai multe șanse să-ți accepte SOP-urile. Și s-ar putea chiar să aibă niște idei grozave
Pasul 3. Solicitați consilierului dvs. și echipei de asigurare a calității să verifice SOP
Odată ce echipa vă dă undă verde, trimiteți-o consilierului dvs. Intrarea pe care o oferă conținutului real poate fi mai mică, dar vă vor spune dacă SOP-ul dvs. îndeplinește cerințele de format, dacă ați ratat ceva, precum și protocolul pentru formalizarea SOP și introducerea acestuia în sistem.
- Direcționați SOP pentru aprobare utilizând un sistem de gestionare a documentelor pentru a asigura o pistă de audit a acestor aprobări. Acest proces poate diferi de la o organizație la alta. Practic, doriți ca lucrurile să respecte reguli și reguli.
- Sunt necesare semnături autorizate, deși acum majorității organizațiilor nu le deranjează să accepte semnături electronice.
Pasul 4. Odată aprobat, începeți să vă executați SOP
Aceasta poate fi o formare formală pentru angajatul în cauză (instruire la clasă, instruire pe calculator etc.) sau poate însemna că hârtia dvs. SOP stă în baie. Orice ar fi, răspândește-ți munca! Ai muncit din greu pentru a reuși. Este timpul să primești complimente!
Asigurați-vă că SOP-urile dvs. sunt la curent. Dacă acest SOP este depășit, actualizați-l, primiți actualizări reaprobate și documentate, apoi redistribuiți SOP după cum este necesar. Siguranța, productivitatea și succesul echipei dvs. depind de aceste SOP
sfaturi
- Nu uitați să implicați părțile interesate în orice moment, astfel încât procesul documentat să fie procesul real.
- Verificați claritatea. Asigurați-vă că nu există interpretări duble. Arătați procedura cuiva care nu este familiarizat cu procesul și cereți-i să spună ce părere are despre procedură; S-ar putea să fii surprins.
- Folosiți organigramele și reprezentările imaginilor, astfel încât cititorii să poată vedea clar procesul.
- Utilizați indonezianul simplu pentru a explica pașii.
- Rugați oamenii să vă examineze documentul înainte de a obține aprobarea.
- Asigurați-vă că istoricul documentelor este înregistrat pentru fiecare modificare de versiune.
