Scrierea e-mailurilor amintitoare prietenoase poate fi dificilă. Nu doriți să păreați agitat sau nerăbdător, dar mesajul dvs. trebuie să treacă. Utilizați un ton prietenos în e-mailuri cu salutări și expresii blânde. Includeți motivul pentru care trimiteți e-mailul cu memento, astfel încât destinatarii să știe ce doriți. Asigurați-vă că nu există greșeli în e-mail, astfel încât nu numai să păreați prietenos, ci și profesionist.
Etapa
Partea 1 din 3: Folosirea unui ton prietenos
Pasul 1. Salută destinatarul
Într-o situație de afaceri, puteți „ar trebui” să folosiți un salut formal, cum ar fi „Dragă”. Cu toate acestea, e-mailul personalizat este utilizat din ce în ce mai des. Unele felicitări prin e-mail care pot ajuta la crearea unui ton prietenos includ:
- Salut!
- Buna prietene
- Nu ne-am văzut de mult
- Hei!
Pasul 2. Faceți aluzie la relația dvs. cu destinatarul
Dacă vă concentrați doar pe memento, mesajul dvs. va apărea rece. Faceți aluzie la o relație personală cu destinatarul prin includerea de fraze care reflectă prietenii și experiențe împărtășite. Aceasta include:
- Cum este școala?
- Buna prietene, ce faci?
- Weekendul trecut a fost atât de distractiv.
- Când a fost ultima dată când am vorbit, acum o lună?
- Ultima noastră călătorie a fost cu adevărat distractivă! Trebuie să o facem din nou.
Pasul 3. Rafinează-ți expresia
Acest lucru este important în special pentru secțiunea de reamintire a e-mailului. Dacă nu ați luat legătura cu destinatarul de mult timp, cel mai bine este să vă cereți scuze sau să oferiți o scuză pentru a-i apela doar pentru a le reaminti. Câteva exemple de expresii subtile includ:
- Știu că nu am vorbit de mult, dar am vrut să vă reamintesc de …
- Sosirea unui nou copil m-a ținut ocupat, mi-am amintit doar să vă reamintesc …
- Știu că ești ocupat, așa că nu vreau să te deranjez, dar am vrut să trimit un memento …
Pasul 4. Fii politicos
Dacă reamintirea este importantă, s-ar putea să vă dați seama de presiune. Amintiți-vă că destinatarul este ocupat cu viața sa. Spuneți întotdeauna „vă rog” și „mulțumesc” cu expresii adecvate. Poate doriți să includeți fraze politicoase precum:
- Îmi pare rău că te deranjez, dar am vrut să mă asigur …
- Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail cât mai curând posibil …
- Vă mulțumim că ați acordat timp pentru a citi și a răspunde la acest e-mail de reamintire. Chiar apreciez.
- Astept raspunsul tau.
Partea 2 din 3: Cerințe privind listarea
Pasul 1. Folosiți titluri de coloană
Nu trebuie să scrieți o coloană de antet inteligent. Titlurile de coloană care sunt clare și fără echivoc vor fi mai utile. În acest fel, destinatarul poate cunoaște scopul e-mailului dintr-o privire. Câteva opțiuni obișnuite pentru e-mailurile de reamintire prietenoase includ:
- Verifica
- Memento rapid despre …
- Următoarele călătorii / evenimente.
- Numărarea participanților la călătorii / evenimente.
Pasul 2. Nu uitați să includeți un memento
Când încercați atât de mult să fiți politicos și prietenos, puteți uita ceva important, cum ar fi un memento. Scrieți un memento de pachet la începutul e-mailului, după salut și o propoziție de relație personală. De exemplu:
- "Buna prietene, Nu am mai vorbit de mult, Ben. Cum sunt soția și copiii tăi? Soția și copilul m-au ținut ocupat, dar am vrut să te întreb despre …”
-
Salut!
Bunico, vreau să trimit acest mesaj de mult timp. Îmi pare rău că sunt prea ocupat. Vreau să-i amintesc bunicii despre prânzul nostru …”
Pasul 3. Folosiți un limbaj concis
Este adevărat că limbajul politicos necesită propoziții mai lungi. De exemplu, expresia „Lucrează mai mult” ar fi mai politicoasă dacă ai scrie „Ar fi mai bine dacă ai lucra mai mult.” În timp ce propozițiile politicoase și lungi pot face ca e-mailul să nu fie clar.
Folosiți o structură mai simplă pentru e-mailurile dvs. Poate ceva de genul acesta: Salut (deschidere) → Relații personale → Memento → Închidere salut (închidere)
Pasul 4. Editați informațiile inutile
Pentru fiecare propoziție și parte a propoziției, întrebați-vă „Este necesar?” În unele cazuri, „necesar” poate avea un înțeles larg, cum ar fi „Acest lucru este necesar pentru ca e-mailul meu să nu pară rece”. Eliminați părțile inutile din e-mail.
În general, adverbele (precum „foarte”, „foarte”, „într-adevăr”, „o dată” și „bineînțeles”) pot fi eliminate pentru a face e-mailul dvs. mai concis
Pasul 5. Încheiați e-mailul cu un salut final
„Binecuvântări” înseamnă a spune „la revedere”. Salutul de încheiere include expresii precum „Salutări”, „Cu stimă”, „Cu sinceritate” și „Salutări”. Semnătura dvs. ar trebui să fie scrisă după salutul de încheiere. O felicitare de încheiere generală ca aceasta ar putea părea formală. Poate doriți să încercați ceva de genul:
- prietenul tău
- prietenul tău
- trimite salutari pentru succes
- O zi plăcută
- randul tau
- Aștept cu nerăbdare să ne auzim
Partea 3 din 3: Asigurarea că nu există erori în e-mail
Pasul 1. Verificați din nou adresa de e-mail
Chiar și eliminarea unui e-mail o dată sau de două ori va reduce orice erori de bază care pot apărea pe măsură ce le scrieți. După ce vă compuneți e-mailul, verificați din nou ortografia și gramatica din e-mail.
- Mulți furnizori de e-mail au funcții de verificare ortografică și gramaticală. Calitatea funcției depinde de furnizorul de e-mail. În unele cazuri, este posibil ca această caracteristică să nu fie foarte precisă.
- Nu uitați să verificați câmpurile pentru titlu, salut și închidere (închidere). Probabil că veți uita de acest lucru și vă veți concentra doar asupra conținutului e-mailului.
Pasul 2. Citiți e-mailul cu voce tare
Dacă scrieți un e-mail important sau doriți să vă arătați politicos și prietenos cu cineva, citiți-vă e-mailul de la început până la sfârșit cu voce tare. Sună ca o conversație? Dacă da, e-mailul dvs. este gata să fie trimis.
Rescrie propoziții sau pasaje care sună ciudat. Folosiți-vă cea mai bună judecată atunci când evaluați acest lucru. Fiecare persoană va avea o viziune diferită în funcție de modul în care vorbiți
Pasul 3. Solicitați altcuiva să vă citească e-mailul
Pentru comunicări importante, cum ar fi scopuri comerciale, vă recomandăm să solicitați altcuiva să verifice e-mailul de reamintire înainte de al trimite. Dacă e-mailul dvs. este concis, de obicei durează doar puțin timp și este ușor să identificați chiar și cea mai mică eroare.
- Verificați serviciile de mesagerie online. Trimiteți un e-mail prietenilor online și puneți întrebări precum „Bună ziua, puteți citi e-mailul scurt pe care trebuie să-l trimit? Nu va dura mult ".
- Nu uitați să mulțumiți întotdeauna tuturor celor care vă citesc e-mailul. La urma urmei, ei te ajută.
