E-mailul este una dintre cele mai comune forme de comunicare în lumea modernă. A ști cum să te prezinți altora prin e-mail îți poate îmbunătăți cariera și rețeaua. Scrierea unui e-mail de introducere concis și clar va crește șansele ca e-mailul să fie citit și cititorul să se angajeze cu dvs. Evitați unele dintre cele mai frecvente greșeli pentru a vă asigura că e-mailul dvs. se distinge de restul.
Etapa
Metoda 1 din 3: pornirea puternică a e-mailului
Pasul 1. Asigurați-vă că subiectul e-mailului este clar
Destinatarii trebuie să cunoască schița e-mailului înainte de a-l deschide. Asigurați-vă că este scurt; pentru că lucrurile lungi se pot complica. Pentru un e-mail introductiv, puteți scrie „Introducere - Numele dvs.”.
- Asigurați-vă că scrieți mai întâi subiectul! Greșeala care se întâmplă adesea este să uiți să scrii despre e-mail.
- Dispozitivele mobile de obicei afișează aproximativ 25-30 de caractere în subiect, așa că asigurați-vă că este scurt.
Pasul 2. Deschideți cu un mesaj de afaceri
Nu începeți cu „Bună ziua” sau „Bună ziua”. Salutări de acest fel numai dacă știi deja persoana respectivă. Începeți cu felicitări de afaceri corecte. Evitați să folosiți prenumele destinatarului.
- „Pentru domnișoară / domn / doamnă” - Dacă nu sunteți deloc sigură de starea civilă a destinatarului femeii, folosiți întotdeauna domnișoara pentru a fi mai politicos.
- „Pentru părțile interesate” - Această felicitare trebuie utilizată numai dacă nu sunteți sigur cine va primi mesajul.
Pasul 3. Prezintă-te
Prima teză ar trebui să vă prezinte destinatarului. Acest lucru le permite să asocieze numele cu restul mesajului de e-mail.
- "Pe mine …"
- Dă titlu dacă este disponibil. Dacă aveți mai multe grade, selectați-l pe cel mai important sau relevant.
Metoda 2 din 3: Menținerea concisă a e-mailurilor
Pasul 1. Explicați cum puteți obține adresa de e-mail a destinatarului
Spuneți destinatarilor cum le-ați găsit informațiile de contact. Acest lucru vă ajută să arătați că urmați calea corectă pentru a ajunge la ei.
- "Managerul dvs. de birou mi-a dat această adresă de e-mail"
- „Am găsit această adresă de e-mail pe site-ul dvs.”
- „Așa și așa a spus că ar trebui să te sun”
Pasul 2. Vorbiți despre ultima dată când v-ați văzut (dacă există)
Trezirea memoriei cuiva va crea mai mult angajament.
- „Am vorbit scurt la conferință săptămâna trecută”
- "Am vorbit la telefon ieri"
- "Am văzut prezentarea ta pe …"
Pasul 3. Împărtășește interese comune
Acest lucru vă ajută să luați legătura cu destinatarii dvs. și face ca e-mailul companiei dvs. să fie mai puțin stătut. Pentru a determina interesele comune, puteți face o mică cercetare asupra destinatarului e-mailului. De asemenea, uitați-vă la Facebook, Twitter și LinkedIn.
- Asigurați-vă că spuneți unde ați găsit acest interes comun, altfel ați putea fi văzut ca un stalker.
- Dacă este posibil, păstrați conținutul e-mailului legat de o afacere care are legătură cu un interes comun, cum ar fi ceva din domeniul dvs. sau o pasiune profesională comună pe care doriți să o împărtășiți.
Pasul 4. Indicați motivele pentru care doriți să vă conectați
Nu așteptați prea mult pentru a ajunge la centrul e-mailului. Nimeni nu va citi un e-mail câteva paragrafe mai departe înainte de a ajunge la punctul de e-mail. Explicați clar și concis ce doriți și de ce contactați persoana respectivă. Dacă solicitați sfaturi sau faceți o altă solicitare, asigurați-vă că solicitarea este bine gestionată, mai ales dacă acesta este primul dvs. contact.
- „Sunt interesat să aflu mai multe despre …”
- "Aș vrea să mă întâlnesc cu voi pentru a discuta …"
- "Vreau părerea ta despre …"
Pasul 5. Asigurați-vă că e-mailul dvs. este concentrat pe un subiect
Un e-mail strâmb va face destinatarul să-și piardă interesul sau să uite de ce ați trimis e-mailul. Păstrați e-mailul introductiv simplu și adresați-i destinatarului un singur lucru.
Metoda 3 din 3: Încheierea e-mailului
Pasul 1. Mulțumiți destinatarului pentru timpul acordat
Citirea unui e-mail întreg necesită o anumită seriozitate, așa că asigurați-vă că mulțumiți destinatarului că a luat timp pentru a-l citi. Această simplă curtoazie va îmbunătăți drastic starea de spirit a destinatarului și vă va crește șansele de a primi un răspuns.
- „Apreciez că v-ați făcut timp să citiți acest e-mail.”
- „Vă mulțumim că ați scos timp din programul dvs. pentru a citi acest lucru.”
Pasul 2. Pregătiți un îndemn la acțiune
Solicitați destinatarului să răspundă la un e-mail, să sune, să se gândească la propunerea dvs. sau la orice altceva pentru a-l implica. O altă modalitate de a crește legătura este de a pune întrebări.
- „Sună-mă când ai timp liber”
- „Să ne întâlnim la prânz în curând”
- "Ce crezi despre…?"
- "Astept cu nerabdare raspunsul dumneavoastra"
Pasul 3. Încheiați e-mailul
Când încheiați un e-mail profesional, asigurați-vă că spuneți mulțumiri într-un mod concis. O simplă felicitare finală va păstra e-mailul profesionist, dar vă va exprima recunoștința.
- "Salutari",
- "Mulțumesc",
- "Salutări calde",
- Evitați să spuneți „Salutări și salutări”, „Cu stimă”, „Noroc!”, „Salutări de pace”, „Vă mulțumim pentru considerație”.
Pasul 4. Includeți semnătura
Dacă nu v-ați configurat serviciul de e-mail pentru a include o semnătură, asigurați-vă că încheiați e-mailul cu numele, titlul și informațiile de contact. Nu copleșiți această secțiune cu cinci numere de telefon, două adrese de e-mail și trei site-uri web. Păstrați-l simplu, astfel încât destinatarul să știe cel mai bun mod de a vă reconecta. Evitați să includeți ghilimele în semnătura dvs.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Pasul 5. Verificați ortografia e-mailului
Înainte de a face clic pe butonul „Trimiteți”, luați un moment pentru a vă citi e-mailul de câteva ori și pentru a corecta erorile pe care le găsiți. Acest e-mail va fi probabil primul dvs. contact cu destinatarul, deci asigurați-vă că lăsați cea mai bună impresie. Greșelile de ortografie și gramaticale vor face instantaneu că e-mailurile dvs. par mult mai puțin profesionale.
