Înțelegerea modului de a scrie o scrisoare bună este una dintre abilitățile de bază care pot fi aplicate în diferite domenii, atât în domeniul afacerilor, al cadrelor universitare și al relațiilor personale. După cum știți deja, scrisorile sunt o metodă comună de comunicare folosită pentru a transmite informații, bunăvoință sau pur și simplu afecțiunea expeditorului pentru destinatarul scrisorii. Pentru a afla cum să scrieți o scrisoare bună și corectă, încercați să citiți acest articol!
Etapa
Metoda 1 din 2: Scrierea unei scrisori formale
Pasul 1. Înțelegeți momentul potrivit pentru a scrie o scrisoare cu ton formal sau o scrisoare formală
În general, scrisorile oficiale se adresează persoanelor cu care aveți doar relații profesionale, cum ar fi asociații de afaceri sau anumite departamente guvernamentale, mai degrabă decât persoanelor cu care aveți relații personale.
- Apoi, scrisoarea oficială poate fi tastată folosind software de procesare a textului, cum ar fi Microsoft Word, OpenOffice sau Text Edit, și apoi imprimată înainte de trimitere. Dacă scrisoarea trebuie primită imediat sau dacă destinatarul preferă să primească e-mailul, vă recomandăm să trimiteți scrisoarea prin e-mail.
- Dacă destinatarul este șeful sau colegul dvs. de muncă actual, vă recomandăm să utilizați un format mai puțin rigid. În general, astfel de scrisori pot fi trimise prin e-mail și nu trebuie să fie însoțite de o adresă în partea de sus a scrisorii.
Pasul 2. Scrieți adresa și data în care a fost scrisă scrisoarea în partea de sus a acesteia
În special, includeți numele și adresa dvs. în colțul din stânga al scrisorii. Dacă este o scrisoare oficială de afaceri, includeți numele și adresa companiei sau pur și simplu lipiți antetul companiei în același loc. După aceea, acordați un spațiu de două rânduri înainte de a scrie data scrierii scrisorii.
- Includeți data completă în formatul corect, cum ar fi 19 septembrie 2021. Cel mai bine este să evitați un format mai puțin formal, cum ar fi 19 septembrie 2021 sau 19/9/21.
- Nu este nevoie să includeți data pe scrisoarea trimisă prin e-mail.
Pasul 3. Introduceți numele și adresa destinatarului scrisorii
Dacă scrisoarea nu a fost trimisă prin e-mail, lăsați o pauză de două rânduri și includeți informațiile de contact ale destinatarului în spațiul gol. În special, enumerați fiecare dintre aceste informații pe o linie separată:
- Numele complet și titlul destinatarului scrisorii
- Numele organizației și al companiei, dacă este cazul
- Adresa completă a destinatarului scrisorii (adăugați două sau mai multe rânduri suplimentare, după cum este necesar)
Pasul 4. Includeți o felicitare
Întrerupeți un rând, apoi includeți o felicitare precum „Dragă”, urmată de numele dvs. ca destinatar al scrisorii. Dacă doriți, puteți include numele dvs. complet, prenumele sau doar prenumele. Dacă este necesar, includeți și adresa oficială sau titlul persoanei.
- Dacă știți doar poziția persoanei în birou, dar nu știți numele acesteia, nu ezitați să scrieți „Dragă, manager de sănătate:” sau o expresie similară. Cu toate acestea, în general, numele persoanei care a ocupat postul poate fi căutat online, astfel încât să îl puteți încerca.
- Dacă într-adevăr nu cunoașteți destinatarul scrisorii și nici nu știți poziția sa, pur și simplu scrieți „Stimate Domn / Doamnă:” sau pur și simplu „Stimate:”. și trebuie evitat, dacă este posibil.
Pasul 5. Scrieți-vă scrisoarea
Scrisorile formale ar trebui să se deschidă cu o declarație clară de scop (SOP). În special, evitați abrevierile și utilizați întrebări formale, cum ar fi „Ești interesat de …” în loc de „Ești interesat de …?” Apoi, recitiți corpul scrisorii, cu sau fără ajutorul altei persoane, pentru a vă asigura că nu există erori de ortografie sau gramaticale.
Dacă scrieți o scrisoare formală de afaceri, asigurați-vă că corpul scrisorii este întotdeauna scurt și la obiect. Între timp, dacă scrisoarea se adresează unei rude sau unui prieten apropiat din motive de schimb de știri, vă rugăm să folosiți o propoziție mai relaxată și / sau mai fluentă. Cu toate acestea, este o idee bună să vă asigurați că scrisoarea dvs. nu depășește o pagină
Pasul 6. Includeți o felicitare de închidere
În general, este inclus un salut final pentru a încheia scrisoarea într-un mod pozitiv și pentru a construi o legătură mai profundă cu destinatarul scrisorii. Prin urmare, după ce ați scris ultimul paragraf, includeți un salut final care se potrivește tipului de scrisoare. Pentru o scrisoare formală, încercați să includeți o felicitare de încheiere, cum ar fi „Cu stimă”, „Salutări” sau „Noroc”. Apoi puneți numele complet sub ea, așa cum este subliniat în următoarele linii directoare:
- Pentru literele tastate formal, lăsați aproximativ patru spații între salutarea de încheiere și numele complet. Apoi, tipăriți scrisoarea și fixați-vă semnătura cu cerneală albastră sau neagră pe spațiul gol.
- În e-mailurile oficiale, includeți numele dvs. complet chiar sub mesajul de încheiere.
- Dacă doriți, puteți include salutul în fața numelui dvs., mai ales într-o scrisoare formală. De exemplu, dacă sunteți căsătorit, vă rugăm să includeți numele „Bu Amanda Surya” sub felicitare de închidere.
Pasul 7. Pliați litera (opțional)
Dacă scrisoarea este în e-mail, încercați să o pliați în treimi. Trucul este să pliați jumătatea de jos până la mijloc până când acoperă 2/3 din zona literei, apoi pliați jumătatea superioară spre mijloc până când nu mai există o zonă de litere deschisă. În acest fel, dimensiunea scrisorii se va potrivi cu majoritatea plicurilor disponibile pe piață.
Pasul 8. Scrieți adresa destinatarului pe partea din față a plicului (opțional)
Găsiți centrul plicului, apoi scrieți adresa completă a destinatarului acolo, astfel:
- Domnule Joko Susilo
- Jl. ABC nr. 123
- Jakarta, 12345
Pasul 9. Scrieți adresa de expediere pe partea din spate a plicului (opțional)
Folosind această metodă, oficiul poștal poate returna la orice adresa de e-mail pe care nu o poate trimite, indiferent de motiv, la adresa dvs., fără costuri suplimentare. Utilizați aceeași metodă ca atunci când ați scris adresa destinatarului scrisorii, dar includeți doar o poreclă în locul numelui dvs. complet acolo.
Metoda 2 din 2: Scrierea scrisorilor informale
Pasul 1. Identificați nivelul oficial al scrisorii
Practic, tonul scrisorii va depinde de nivelul de apropiere a relației dvs. cu destinatarul scrisorii. Pentru a identifica formalitatea scrisorii dvs., încercați să urmați aceste instrucțiuni:
- Dacă scrisoarea se adresează unei rude îndepărtate, unei rude în vârstă sau unui partener social, încercați să utilizați un ton semi-formal. Dacă persoana respectivă v-a trimis deja un e-mail, vă rugăm să îi trimiteți un e-mail. Dacă nu, scrierea manuală a scrisorilor este cea mai sigură opțiune de făcut.
- Dacă scrisoarea este adresată unui prieten apropiat sau rudă, vă rugăm să o scrieți manual sau să o trimiteți prin e-mail.
Pasul 2. Începeți scrisoarea cu un salut
Salutul folosit depinde foarte mult de relația strânsă dintre dvs. și destinatarul scrisorii, precum și de nivelul de formalitate al scrisorii. Câteva posibilități pe care le puteți lua în considerare:
- Dacă scrisoarea este semi-formală, nu ezitați să utilizați o felicitare precum „Bună ziua”. Apoi, urmați salutul cu porecla destinatarului dacă voi doi nu sunteți prea distanți ca vârstă sau numele destinatarului începând cu o felicitare precum „Domnul” sau „Doamna” dacă destinatarul este mult mai în vârstă decât dvs.
- Dacă scrisoarea este informală, puteți utiliza, de asemenea, un mesaj de felicitare, cum ar fi „Bună ziua”, sau un mesaj mai informal, cum ar fi „Bună” sau „Hei”. Urmăriți salutarea cu numele destinatarului.
Pasul 3. Începeți să scrieți corpul scrisorii
Treceți la rândul următor și începeți să scrieți. Dacă scrisoarea este destinată unui mediu de comunicare personal, încercați începând prin confirmarea informațiilor destinatarului. De exemplu, puteți folosi propoziții formale precum „Sper că vă merge bine” sau propoziții informale precum „Cum ești?” În special, folosește cuvintele pe care le-ai spune dacă destinatarul scrisorii ar fi în fața tu.
Pasul 4. Enumerați lucrurile care trebuie comunicate
Deoarece rolul principal al scrisorii este ca mijloc de comunicare, vă rugăm să includeți lucruri pe care credeți că destinatarul scrisorii trebuie să le cunoască, cum ar fi detaliile evenimentelor care au avut loc în viața dumneavoastră. De exemplu, dacă scrisoarea este adresată bunicii tale, nu scrie doar „Mulțumim pentru cadou!” În schimb, arată cât de mult înseamnă cadoul pentru tine, cum ar fi să spui: „Noaptea trecută, eu și prietenii mei nu am putut dormi pentru că am jucat jocul trimis de bunica. Mulțumesc! Oricare ar fi subiectul scrisorii, accentul principal ar trebui să fie pe dorința de a împărtăși informații.
Înțelegeți informațiile care nu ar trebui incluse. Practic, nu ar trebui trimisă o scrisoare scrisă ca expresie a mâniei sau o încercare de a implora milă. Dacă ați scris deja o astfel de scrisoare, dar nu sunteți sigur dacă o trimiteți, lăsați-o să stea câteva zile. Poate că acele câteva zile îți pot schimba decizia
Pasul 5. Încheiați scrisoarea
Pentru a încheia o scrisoare informală, utilizați un salut final care reflectă apropierea relației dvs. cu destinatarul. Dacă scrisoarea se adresează unui soț, unui prieten sau unei rude apropiate, vă rugăm să folosiți un salut final, precum „Salutări”, „Salutări de dragoste” sau pur și simplu „Dragă”. Între timp, pentru o scrisoare semi-formală, nu ezitați să utilizați o felicitare de închidere caldă, dar totuși destul de formală, cum ar fi „Salutări” sau „Salutări”.
- Ai auzit vreodată de termenul „valediction”? De fapt, valediction este o expresie formală în limba engleză care a fost folosită în mod obișnuit în cele mai vechi timpuri ca felicitare de încheiere a scrisorii. Dacă scrieți o scrisoare în limba engleză unui prieten și doriți să o închideți în stil prost, nu ezitați să utilizați această metodă. De exemplu, puneți un salut de încheiere sub forma unei valedicții precum „Rămân, ca întotdeauna, slujitorul vostru dedicat”, care se termină cu numele vostru.
- Dacă doriți să adăugați informații după ce scrisoarea a fost scrisă, utilizați legenda P. S, care în engleză înseamnă Postscript („după scriere”).
Pasul 6. Trimiteți scrisoarea
Puneți scrisoarea într-un plic, puneți o ștampilă, includeți adresa destinatarului, apoi trimiteți-o imediat prin poștă.
sfaturi
- Încercați să concentrați corpul scrisorii pe un subiect care îl va interesa pe destinatar.
- În general, salutările sunt întotdeauna urmate de o virgulă. Cu toate acestea, în literele formale, punctuația utilizată este de obicei un punct în loc de virgulă.
- Folosiți întotdeauna un limbaj politicos și argumente solide atunci când scrieți o scrisoare de plângere. Dacă faceți acest lucru, veți crește șansele de a obține un răspuns pozitiv.
- Dacă doriți să imprimați o scrisoare foarte formală, vă recomandăm să folosiți hârtie puțin mai grea decât hârtia de copiat standard.
- Dacă doriți să trimiteți un e-mail formal sau semi-formal, utilizați întotdeauna o adresă de e-mail cu sunet profesional. E-mailurile trimise de „sweetstar189” cu siguranță nu vor fi luate la fel de în serios ca e-mailurile trimise de „jeni.sandra”, nu?
- Scrieți întotdeauna litere folosind un stilou albastru sau negru.
- Asigurați-vă că adresa listată este corectă.
- Începeți întotdeauna un paragraf cu o propoziție scrisă sau tastată cu liniuță.
- Verificați din nou conținutul scrisorii dvs., cel puțin de două ori.
- Dacă scrisoarea este scrisă manual, asigurați-vă că utilizați întotdeauna un stilou care nu scurge cerneală.
