Scrisorile introductive sunt cel mai frecvent utilizate în comunicările de afaceri, pentru a stabili contactul, pentru a solicita informații sau pentru a crea o imagine de ansamblu asupra unui produs sau serviciu nou. În general, scrieți o scrisoare introductivă către cineva pe care nu îl cunoașteți personal, ceea ce o face puțin dificilă din punct de vedere al simțirii sau al stilului. Cu toate acestea, puteți afla câteva sfaturi rapide pentru a vă face scrisoarea la fel de concisă, lizibilă și eficientă ca introducerea dorită.
Etapa
Partea 1 din 3: Scrierea Preambulului
Pasul 1. Adresați-vă scrisoarea unei anumite persoane, ori de câte ori este posibil
O scrisoare introductivă trebuie adresată cât mai bine cuiva care o va citi. Dacă trimiteți către un cont general sau o companie de angajare și nu sunteți sigur, atunci este în regulă să trimiteți scrisoarea către „Toți cei interesați” sau managerului de angajare sau titularului de titlu specific.
Începeți-vă scrisoarea menționându-vă poziția, titlul sau rolul și motivul pentru care ați scris scrisoarea. De obicei, nu trebuie să includeți numele dvs. în scrisoare, deoarece numele dvs. va fi pe semnătură
Pasul 2. Precizați clar obiectivele dvs
Trebuie să transmiteți motivul pentru care scrieți scrisoarea cât mai curând posibil. Ce vrei? De ce ai scris scrisoarea? Dacă acest tip de întrebări apar vreodată în mintea unui șef sau companie, este probabil ca scrisoarea dvs. să ajungă la coșul de gunoi în loc să primească un interviu.
Opriți vânătoarea: „Scriu pentru a întreba despre un nou post vacant de supraveghetor financiar” sau „Scriu pentru a descrie o nouă caracteristică de produs pe care compania mea a lansat-o recent” sunt declarații cu adevărat eficiente pentru a fi una dintre primele propoziții. scrisoare
Pasul 3. Creați o senzație sau un stil adecvat pentru scrisoare
Atunci când scrieți o scrisoare introductivă, cel mai bine este să aveți un stil consistent și competent, care să pară ciudat sau să sune prea stilt sau tehnic. Pentru o scrisoare introductivă, scrisoarea dvs. ar trebui să fie profesională, dar nu rece sau rigidă. Este necesar să se includă un element de căldură umană în scrisoare, păstrând în același timp conținutul general profesional.
- O greșeală obișnuită pe care o fac scriitorii fără experiență este aceea de a încerca cu disperare să evite abrevierile care duc la impresia că scrisoarea este o traducere, nu o scrisoare scrisă. Utilizați abrevieri / contracții, lăsați-l să pară fluid ca conversația, dar totuși profesional. Lasă litera să te reprezinte.
- Nu încercați să sunați inteligent înlocuind cuvintele utilizate în mod obișnuit cu cele din tezaur / dicționar. Aceasta nu este o lucrare de masterat, ci o scrisoare de introducere. Folosiți cuvinte precise și concise.
Pasul 4. Creați o conexiune personală
Explicați cum ați aflat despre locul de muncă, postul vacant sau compania pe care o căutați și creați o conexiune. Atunci când citește o scrisoare de introducere, angajatorul sau coordonatorul angajării ar trebui să aibă o imagine clară despre cine ești, de ce vrei slujba și dacă ești potrivit sau nu pentru locul de muncă. Dacă această conexiune este suficient de puternică, veți fi chemat pentru un interviu și acest lucru vă oferă posibilitatea de a obține locul de muncă.
Dacă aveți legături cu oricine lucrează pentru companie sau chiar vi s-a cerut să aplicați sau chiar dacă cunoașteți pe cineva care a beneficiat de asistență din partea agenției dvs. în activitatea lor, este o idee bună să vă prezentați din scrisoare. Acest lucru poate stârni memoria cuiva („O, despre asta vorbea Joko!”) Sau îi poate face să-și amintească de la început
Partea 2 din 3: Scrierea conținutului unei scrisori
Pasul 1. Conectați-vă calificările la poziția solicitată
Dacă încercați să vă descrieți calificările, competențele sau abilitatea de a gestiona un loc de muncă sau un proiect, este o idee bună să faceți o legătură clară în câteva propoziții și să explicați modul în care experiența dvs. se referă la abilitatea dvs. de a face acest lucru, indiferent dacă este o nouă poziție, un transfer sau un loc de muncă nou. complet nou.
- Descrieți experiența dvs. în domeniu sau industrie așa cum este indicat în referința din scrisoare. Dacă ați direcționat scrisoarea de introducere așa cum am menționat anterior, aceasta se va concentra pe un fel de domeniu profesional sau industrial. Este o idee bună să includeți abilități și experiență specifice pentru a face scrisoarea mai eficientă.
- A-ți dori un loc de muncă nu este același lucru cu a avea calificările pentru locul de muncă. Dacă în introducere explicați că doriți să primiți un apel pentru un interviu de angajare pentru că vă simțiți cu adevărat în formă, nu trebuie să îl repetați de cincizeci de ori. Scrierea că „într-adevăr ai nevoie de acest loc de muncă” nu te face un candidat care atrage atenția.
Pasul 2. Fiți cât mai specific posibil
Stabiliți o oră pe care o puteți întâlni personal sau exprimați ceea ce sperați să vedeți mai târziu în răspunsul la scrisoarea dvs. Dacă doriți să vorbiți mai multe despre calificările dvs. într-un interviu, spuneți-le. Dacă doriți cu adevărat slujba, spuneți-o. Aflați totul despre procesul de angajare sau despre procesul de aplicare pe care l-ați scris, apoi întrebați despre următoarea etapă a procesului.
Concentrați-vă scrisoarea de intenție către un anumit nivel de job. Tipul postului sau funcției nu trebuie să fie specificat în mod explicit, dar rețineți ce fel de rezultate căutați pentru a menține scrisoarea relevantă
Pasul 3. Nu includeți informații deja în CV
Este o idee proastă să puneți titluri, onoruri și nume celebre într-o scrisoare. Repetarea informațiilor ușor vizibile într-un CV este risipirea spațiului în scrisoare. Nu scrieți informații care pot fi colectate rapid și ușor în altă parte. Scrii pentru a te vinde și a crea oportunități.
Pasul 4. Scrieți cu scopul de a primi un apel de interviu
Poate că nu veți obține un loc de muncă sau altceva doar din puterea unei scrisori. Scrierea unei scrisori te va duce la pragul tău, o oportunitate de a te dovedi și abilitățile tale de a fi persoana sau angajatul de care are nevoie cititorul de scrisori. Din acest motiv, este o idee bună să ajungeți direct la subiect, să vă concentrați pe calificările dvs., precum și pe conexiunea dvs. cu funcția și să vă îndreptați spre următoarea etapă a procesului, fie că este vorba de interviu sau altă etapă de angajare.
Repetați cele mai importante informații în secțiunea de închidere. Înainte de a închide scrisoarea cu un salut, este o idee bună să repetați scurt ceea ce doriți direct
Partea 3 din 3: Revizuirea și rafinarea scrisorilor
Pasul 1. Revizuiește și corectează scrisoarea
După ce ați scris o schiță de scrisoare, este necesar să revizitați scrisoarea dvs. și să o îmbunătățiți din structura propoziției și așa mai departe. Toți scriitorii buni știu că o operă nu poate fi numită terminată până nu a fost revizuită. După ce ați terminat de scris scrisoarea, cea mai dificilă parte s-a încheiat, dar mai este timp să o rafinați și să o rafinați.
- Revizuirea înseamnă mai mult decât ștergerea greșelilor de ortografie sau corectarea greșelilor de ortografie. Uită-te din nou peste scrisoarea ta și asigură-te că există o potrivire între subiect și verb, sensul este clar și scrisoarea ta își atinge scopul dorit.
- Odată ce credeți că scrierea dvs. este terminată, puteți începe să verificați și să căutați „ultimele lucruri importante”, lucrurile din ultimul minut care includ corectarea greșelilor de ortografie, greșelile de ortografie și formatarea scrisorii.
Pasul 2. Faceți o scrisoare simplă și concisă
În general, o scrisoare de introducere nu trebuie să fie mai lungă decât partea din față a paginii sau între 300 și 400 de cuvinte. Oricare ar fi motivul, există șanse mari să îi scrieți cuiva care are de a face cu o mulțime de hârtie într-o anumită zi și nu vrea să vadă o scrisoare de prezentare lungă și redundantă. Este păcat că munca ta asiduă ajunge la coșul de gunoi, așa că păstrează-l scurt. Concentrați-vă doar pe încercarea de a transmite cele mai importante informații din scrisoarea dvs.
Pasul 3. Formatați litera așa cum ar trebui
Scrisorile ar trebui să fie orientate corespunzător pe pagină, cu o introducere specifică, un paragraf de corp și o închidere concisă. Dacă scrieți un scurt paragraf fără informații de contact sau salutări, nu veți primi slujba sau nu veți ajunge la introducere.
- Includeți un CV sau un CV adecvat, ca atașament la scrisoarea de introducere. Scrisoarea de introducere ar trebui să fie prima din pachetul de cerere.
- Includeți informații de contact bune. Efectuați modificările finale ale scrisorii de introducere, asigurându-vă că ați inclus informații importante de contact, de obicei plasate în colțul din dreapta sus al antetului. Includeți o adresă de e-mail, un număr de telefon și alte informații de contact de bază.
Pasul 4. Luați în considerare includerea notelor
Unii profesori scriu scrisori de afaceri și experții în comunicare sugerează adăugarea celor mai relevante sau urgente informații într-o notă sau o notă din scrisoare. Motivul este că acest lucru funcționează adesea bine în ceea ce privește modul în care oamenii procesează comunicarea sub forma unei scrisori. În loc să puneți informații importante la final, o notă sau o notă importantă poate fi mai eficientă. Deși acest lucru poate părea informal pentru unii, poate fi o modalitate eficientă de a sublinia informațiile importante și de a face scrisoarea dvs. să iasă în evidență.
