Decizia cu privire la formatul corect al scrisorii depinde în principal de tipul de scrisoare pe care doriți să o scrieți și de către cine vă adresați scrisorii. Formatul scrisorii pe care îl puteți utiliza atunci când scrieți unui prieten va fi foarte diferit de formatul utilizat pentru a scrie scrisori formale. Mai mult, formatul tradițional de scrisoare trimis prin poștă este diferit de formatul utilizat pentru e-mail. Continuați să citiți pentru a afla mai multe despre cum să formatați corect o scrisoare pe care o puteți folosi pentru a scrie următoarea scrisoare.
Etapa
Metoda 1 din 4: Formatarea unei afaceri sau a unei scrisori formale
Pasul 1. Scrieți-vă numele și adresa în partea de sus a scrisorii
Includeți adrese stradale, orașe, provincii și coduri poștale în blocuri, aliniate la stânga și spațiate într-o singură distanță.
- Orașul, provincia și codul poștal sunt scrise pe o linie, în timp ce adresele stradale sunt scrise pe o linie separată.
- Dacă trimiteți o scrisoare folosind antet care include deja aceste informații, săriți peste acest pas. Nu includeți adresa de returnare de două ori.
Pasul 2. Scrieți data chiar sub adresa dvs
Scrieți data la care scrisoarea a fost scrisă sau data la care scrisoarea a fost completată, depinde de dvs.
- Data este scrisă în stânga, la fel ca și scrierea adresei aflate chiar deasupra ei.
- Scrieți data în format „lună-zi-an”. Scrieți luna cu litere, dar folosiți cifre pentru a scrie ziua și anul. De exemplu: 9 februarie 2013.
Pasul 3. Lăsați o linie goală între dată și următoarea parte a scrisorii
Aceasta va separa adresa de secțiunea următoare, facilitând citirea.
Pasul 4. Notați linia de referință, dacă este necesar
Dacă scrisoarea este scrisă cu o referință la un anumit punct, poate ajuta cititorul să scrie o linie de referință care începe cu „Re:”
- Liniile de referință sunt scrise aliniate la stânga și încearcă să fie formate dintr-o singură linie.
- Notați linia de referință atunci când răspundeți la scrisori, locuri de muncă sau când solicitați informații.
- Dacă scrieți o linie de referințe, lăsați o linie goală după aceasta pentru a separa linia de referință de restul scrisorii.
Pasul 5. Notați adresa destinatarului
Notați numele și titlul destinatarului, precum și numele companiei, adresa, orașul, statul și codul poștal.
- Toate aceste informații sunt aliniate la stânga și la o distanță simplă. Numele destinatarului este scris pe o linie separată, împreună cu titlul destinatarului, numele companiei și adresa străzii. Orașul, provincia și codul poștal sunt scrise pe un singur rând.
- Dacă trimiteți o scrisoare către o altă țară, scrieți numele țării cu majuscule pe o linie separată sub adresa destinatarului.
- Adresați scrisoarea unei anumite persoane, dacă este posibil, și scrieți numele persoanei cu un titlu adecvat, cum ar fi „Domnul” sau „Mama”. Dacă nu știți sexul destinatarului, nu este necesar să notați titlul.
- Lăsați o linie goală sub adresa completă a destinatarului.
Pasul 6. Începeți corpul scrisorii dvs. cu un salut politicos
Un salut comun începe de obicei cu „Stimate domn”, urmat de titlul și prenumele destinatarului. Puneți o virgulă după numele destinatarului.
- Salutările sunt scrise aliniate la stânga.
- Dacă nu cunoașteți sexul destinatarului, îi puteți adresa destinatarului după numele său complet sau puteți scrie titlul postului destinatarului urmat de numele său de familie.
- Lăsați o linie goală după salut.
Pasul 7. Scrieți o linie de subiect, dacă doriți
Scrieți subiectul cu litere mari sub felicitare, aliniat la stânga.
- Păstrați subiectul scurt, dar descriptiv. Încercați să constați dintr-o singură linie.
- Trebuie remarcat faptul că acest lucru este neconvențional și nu trebuie utilizat frecvent.
- Nu includeți o linie de subiect dacă ați inclus deja o linie de referință.
- Lăsați o linie goală după linia subiectului dacă includeți o linie subiect.
Pasul 8. Începeți corpul scrisorii cu o scurtă introducere care explică scopul scrisorii dvs
Paragrafele scrisorii sunt scrise aliniate la stânga, dar începutul fiecărui paragraf este scris indentat.
Pasul 9. Urmați introducerea scrisorii cu corpul mai lung al scrisorii
Această secțiune ar trebui să explice scopul scrisorii și să includă, de asemenea, o concluzie care să rezume tot ceea ce este scris în scrisoare.
Scrieți pe scurt corpul scrisorii. Fiecare paragraf este spațiat într-o singură distanță, dar lăsați o linie goală între fiecare paragraf și după ultimul paragraf
Pasul 10. Încheiați scrisoarea cu un salut de închidere politicos
Exemple de felicitări politice de închidere includ „Cu stimă”, „Salutări” sau „Mulțumesc”. Nu uitați să scrieți salutarea de închidere aliniată la stânga și urmată de o virgulă.
Numai prima literă din primul cuvânt al salutului de încheiere este cu majusculă
Pasul 11. Urmați mesajul de încheiere cu numele dvs
Cu toate acestea, lăsați trei linii goale sub mesajul de încheiere înainte de a vă scrie numele complet, urmat de titlul postului pe linia de mai jos.
Pasul 12. Enumerați atașamentele chiar la sfârșitul scrisorii dvs
Dacă atașați un atașament, scrieți „Încărcături” / „Atașament” cu o linie sub numele și titlul dvs. și notați orice atașament inclus în scrisoare.
- Rețineți că acest lucru nu este obligatoriu dacă nu includeți atașamente.
- Atașamentele sunt aliniate la stânga și la o distanță simplă.
Pasul 13. Introduceți inițialele dactilografului, dacă doriți
Dacă altcineva tastează litera și dictați, listați numele și prenumele dactilografului chiar în partea de jos a scrisorii dvs., cu o linie sub atașament.
Pasul 14. Semnați scrisoarea după tipărire
Semnați scrisoarea cu un stilou între mesajul de încheiere și numele dvs. Semnarea unei scrisori cu un stilou arată destinatarului că vă petreceți timpul pentru a le trimite această scrisoare și că acest lucru este important.
Metoda 2 din 4: Formatarea unei scrisori către un prieten apropiat sau rudă (scrisoare personală)
Pasul 1. Notați data
Includeți data la care scrisoarea a fost scrisă sau data la care scrisoarea a fost completată în colțul din dreapta sus al scrisorii.
- Scrieți data în format „lună-zi-an”. Scrierea lunii în litere este de obicei formatul standard, dar pentru acest tip de scrisoare puteți scrie întreaga dată în cifre.
- Data este scrisă aliniată la dreapta.
Pasul 2. Scrieți un salut prietenos
Salutul „Drag” este în continuare cel mai des utilizat mesaj de salut, dar, în funcție de relația dvs. cu destinatarul, este posibil să puteți scrie numele destinatarului fără nicio formalitate.
- Salutările sunt scrise aliniate la stânga și urmate de o virgulă.
- Când scrieți unui prieten sau coleg, de obicei puteți scrie doar prenumele acestora. De exemplu: „Draga Jane”.
- Pentru o scrisoare și mai personală, vă recomandăm să înlocuiți „Dragă” cu o felicitare obișnuită, cum ar fi „Bună ziua”, „Bună” sau „Hei”.
- Dacă scrieți unui părinte sau cuiva pe care trebuie să-l respectați, includeți titlul personal și numele de familie al destinatarului. De exemplu: „Dragă doamnă Roberts”
- Lăsați o linie goală între felicitare și textul principal al scrisorii.
Pasul 3. Scrieți introducerea, corpul / corpul și concluzia textului principal al scrisorii dvs
Introducerea și concluzia ar trebui să fie doar un paragraf scurt fiecare, dar corpul scrisorii este de obicei mult mai lung.
- Textul principal al literei este aliniat la stânga, dar primul rând al fiecărui paragraf este indentat.
- Întregul text principal al scrisorii este într-o singură distanță. De obicei, nu lăsați paragrafe între paragrafe într-o scrisoare personală, dar puteți, dacă vă ușurează citirea scrisorii.
- Lăsați o linie goală după ultima propoziție a textului principal pentru a separa textul principal de salutul de închidere.
Pasul 4. Închideți cu un salut de închidere adecvat
„Sincer” este încă destul de frecvent utilizat, chiar și pentru scrisorile personale. Cu toate acestea, dacă scrisoarea este destul de dezinvoltă, puteți include un mesaj de închidere mai puțin convențional. Încercați ceva de genul „Ne vedem mai târziu!” sau „Ne vedem mai târziu!” dacă îi scrii unui prieten apropiat.
- Puneți o virgulă după salutul de închidere, dar nu introduceți numele după acesta.
- Salutul de închidere este scris paralel cu capul scrisorii.
Pasul 5. Semnați-vă scrisoarea
Semnați-vă scrisoarea sub salutul final. De obicei, numele dvs. este scris manual, mai degrabă decât tipărit pe o imprimantă.
Dacă de obicei vă numiți reciproc prenumele împreună cu destinatarul scrisorii, puteți doar să vă scrieți prenumele și să terminați cu acesta. Cu toate acestea, dacă destinatarul nu știe cine sunteți de pe prenumele dvs., asigurați-vă că includeți și numele de familie
Metoda 3 din 4: Formatarea unui e-mail oficial sau de afaceri
Pasul 1. Începeți prin a scrie o descriere scurtă, dar exactă, a scopului e-mailului dvs
Această descriere se află în subiectul e-mailului dvs., nu în corpul e-mailului.
Dacă e-mailul dvs. a fost așteptat de destinatarul e-mailului, această descriere poate fi doar o referință la subiectul discutat. Dacă acest e-mail nu este așteptat, scrierea unei descrieri poate fi puțin dificilă. Scopul scrierii unei descrieri este astfel încât cititorii să poată ghici despre ce este e-mailul dvs. atunci când vă deschid și vă citesc e-mailul. Aceasta înseamnă că descrierea trebuie să-și motiveze cititorii să deschidă și să citească e-mailul
Pasul 2. Începeți să scrieți e-mailul cu un salut formal
De obicei începe cu „Dragă” și este urmat de titlul oficial al destinatarului e-mailului sau al companiei pe care o trimiteți prin e-mail.
- Dacă este posibil, adresați-vă scrisorii unui anumit destinatar. Evitați să trimiteți scrisori către destinatari anonimi. Folosiți „Cui îi poate interesa” numai dacă nu există altă opțiune.
- De fapt, cea mai potrivită punctuație pe care să o folosești după un salut este încă un punct. Cu toate acestea, în zilele noastre, majoritatea oamenilor folosesc o virgulă după salut în scris e-mailuri oficiale.
- Dacă nu sunteți sigur dacă salutați destinatarul cu „Mamă” sau „Tată”, scrieți doar numele complet al destinatarului.
- Lăsați o linie goală după salutul formal.
Pasul 3. Scrieți textul principal al scrisorii, menținându-l scurt, dar informativ
Ca orice tip de scrisoare, textul principal ar trebui să includă o introducere, un corp și o concluzie. Păstrați toate părțile, inclusiv părțile corpului, cât mai scurte și precise posibil.
- Textul principal este aliniat la stânga.
- Începutul fiecărui paragraf nu trebuie să fie indentat.
- Textul principal este spațiat într-o singură distanță, dar lăsați o linie goală între fiecare paragraf și după ultimul paragraf.
Pasul 4. Folosiți un salut de închidere politicos
Tastați „Cu stimă” sau un alt salut de închidere la fel de politicos, după textul principal al scrisorii dvs. și urmați-l cu o virgulă.
- Nu uitați să scrieți salutarea de încheiere aliniată la stânga și numai prima literă din primul cuvânt al salutului este cu majuscule.
- Alte salutări oficiale de închidere care pot fi utilizate includ „Mulțumesc”, „Salutări” și „Salutări”.
Pasul 5. Tastați-vă numele chiar sub mesajul de încheiere
Spre deosebire de scrisorile scrise / tipărite pe hârtie, nu veți putea să vă semnați e-mailurile cu pixul.
Numele tău este aliniat la stânga
Pasul 6. Scrieți informațiile dvs. de contact în partea de jos
Lăsați o linie goală după numele dvs., apoi introduceți adresa fizică, numărul de telefon, adresa de e-mail și site-ul sau blogul dvs., dacă aveți unul.
Toate informațiile sunt scrise aliniate la stânga și la o distanță simplă. Fiecare informație de contact este tastată pe o linie separată
Metoda 4 din 4: Formatarea e-mailurilor pentru prieteni
Pasul 1. Începeți prin scrierea unei descrieri scurte dar precise a subiectului e-mailului dvs. în secțiunea subiectul e-mailului
Această descriere permite destinatarilor să știe dintr-o privire subiectul e-mailului dvs. înainte de a-l deschide și le oferă suficiente informații, astfel încât să poată ghici despre ce este vorba.
Pasul 2. Începeți prin a scrie un salut politicos sau un salut în secțiunea text a e-mailului
Puteți scrie orice fel de salut politicos doriți, cum ar fi „Dragă”. Urmați acest lucru cu numele destinatarului.
- Salutările sunt scrise aliniate la stânga.
- Dacă îi scrieți unui prieten apropiat, puteți lăsa salutul complet în afara drumului și pur și simplu începeți cu prenumele lor urmat de o virgulă.
- Lăsați o linie goală între felicitare și corpul e-mailului.
Pasul 3. Introduceți corpul e-mailului
La fel ca toate tipurile de scrisori, corpul e-mailului dvs. ar trebui să includă o introducere, un corp și o concluzie. Cu toate acestea, dacă scrieți un e-mail unui prieten apropiat, este posibil ca acest tip de format să nu fie necesar.
Pasul 4. Încheiați-vă e-mailul cu un salut final
Când închideți un e-mail pentru un prieten, salutarea de închidere nu trebuie să fie formală, dar ar trebui să fie un semn că e-mailul dvs. se termină.
Dacă îi scrieți unui prieten foarte apropiat, uneori este în regulă să vă terminați adresa de e-mail cu numele dvs., în loc să scrieți un salut final
sfaturi
- Trebuie remarcat faptul că există mici diferențe între scrisorile oficiale din Statele Unite și scrisorile oficiale din Regatul Unit (Marea Britanie). În Marea Britanie, adresa de returnare și data sunt aliniate dreapta, iar linia subiectului, dacă există, este centrată. În plus, data este scrisă în format „zi-lună-an”, iar după felicitare se scrie o virgulă, nu două puncte.
- Dacă nu vă place formatul descris aici, care este uneori denumit formatul blocului, puteți utiliza și formatul blocului modificat și formatul semi-bloc. Aceste formate conțin practic aceleași informații și numai locațiile sunt diferite.
