Rezumatul este cea mai importantă parte a unui document de afaceri. Este primul (uneori chiar și singurul) lucru pe care îl vor citi oamenii și ultimul lucru pe care ar trebui să-l scrieți. Acest rezumat este un scurt rezumat al unui document, furnizat astfel încât directorii ocupați care vă vor citi documentul să știe exact cât de mult să citească și ce măsuri să ia.
Etapa
Metoda 1 din 2: Noțiunile de bază
Pasul 1. Înțelegeți că un rezumat executiv este un scurt rezumat al unui document comercial
În acest caz, cuvintele cheie „scurt” și „rezumat”. Rezumatul nu este nicidecum cuprinzător și nici nu înlocuiește originalul. Rezumatul nu trebuie să depășească 10% din original. Scopul este de a putea scrie între 5-10 la sută.
Un rezumat executiv este diferit de un rezumat. Rezumatul oferă cititorului o privire și o orientare, în timp ce rezumatul executiv oferă cititorului o imagine de ansamblu. Rezumatele sunt mai frecvent scrise în mediul academic, în timp ce rezumatele sunt utilizate mai mult în scopuri comerciale
Pasul 2. Asigurați-vă că acest rezumat respectă anumite orientări structurale și stilistice
Cele mai autorizate surse care au scris rezumate sunt de acord că ar trebui aplicate anumite orientări structurale și stilistice. Acest ghid include:
- Paragrafele trebuie să fie scurte și concise.
- Rezumatul executiv ar trebui să aibă sens chiar dacă nu ați citit raportul original.
- Rezumatul trebuie redactat într-o limbă adecvată publicului țintă.
Pasul 3. Definiți problema
Rezumatul executiv trebuie să definească în mod clar problema, fie că este vorba despre gestionarea lanțului de aprovizionare sau despre o campanie de marketing în străinătate. Rezumatul executiv, în special, necesită o definiție clară a problemei, deoarece documentul pe care se bazează, Cereri de propuneri (RFP), este adesea scris de oameni tehnici care nu înțeleg bine problemele conceptuale. Asigurați-vă că problema este definită în termeni clari și ușor de înțeles.
Pasul 4. Oferiți o soluție
O problemă are întotdeauna nevoie de o soluție. Pentru a prezenta o declarație de scop a revendicării (și motivele pentru finanțarea proiectului), trebuie să veniți cu o soluție care să poată aborda în mod eficient problema. Dacă problema dvs. nu este scrisă clar, soluția dvs. nu va avea sens.
Pasul 5. Folosiți grafică, indicatoare și titluri dacă documentul este mai ușor de citit dintr-o privire în acest fel
Un rezumat executiv nu este un eseu care necesită blocuri lungi de text. Dacă puteți îmbunătățiți înțelegerea sau faceți un rezumat mai lizibil dintr-o privire, este ok să folosești:
- Diagramă. O diagramă bine plasată care ilustrează cu acuratețe caracteristicile problemei clientului poate sublinia o parte importantă a rezumatului. Stimularea simțurilor lor vizuale este adesea la fel de eficientă ca și stimularea simțurilor lor analitice.
- Detalii despre puncte. Listele lungi de informații pot fi împărțite în detalii mai digerabile.
- Titlu. Elaborați o temă rezumativă, dacă este necesar, folosind un titlu. Acest lucru va ajuta la orientarea cititorului pe măsură ce se scufundă în rezumat.
Pasul 6. Păstrați scrisul proaspăt și jargonul liber
Jargonul este dușmanul înțelegerii. De altfel, jargonul este foarte popular în lumea afacerilor. Cuvintele precum „interfață”, „pârghie”, „competență de bază” și „platformă critică” sunt cuvinte pe care ar trebui să le încercați să le evitați. Aceste cuvinte ascund adevăratul lor sens și pot face ca rezumatul dvs. să pară vag și inutil.
Metoda 2 din 2: Detalii specifice
Pasul 1. Începeți cu documentul original
Deoarece rezumatul executiv este un rezumat al unui alt document, va trebui să vă familiarizați cu originalul pentru a-l putea condensa într-o versiune informativă și practică. Fie că este vorba de un raport, un plan de afaceri, o propunere, un manual sau alt document, consultați originalul și căutați ideile principale.
Pasul 2. Scrieți un scurt rezumat
Care este scopul companiei care sponsorizează documentul sau documentul original în sine? Care este acoperirea?
Exemplu: „Women WorldWide este o organizație non-profit care conectează femeile din întreaga lume cu soluții eficiente la violența în familie, oferind în același timp o rețea de sprijin pentru cei care sunt victime ale violenței în familie. Deși operează de la sediul său din Alberta, Canada, primind recomandări de la femei din 170 de țări din întreaga lume."
Pasul 3. Faceți ca „nucleul” să iasă în evidență
Această secțiune este probabil cea mai importantă parte a întregului rezumat executiv. În două-trei propoziții, vă așteptați să spuneți cititorului de ce afacerea dvs. este specială. De ce merită verificată afacerea, obținerea unei oferte de afaceri sau cooperarea de la persoana care citește rezumatul?
- Poate îl aveți pe Michael Jordan ca client și acesta v-a promovat gratuit produsul pe Twitter. Poate că tocmai ați semnat un parteneriat cu Google. De asemenea, este posibil să vi se acorde un brevet sau să fi făcut prima dvs. mare vânzare.
- Uneori, un simplu citat sau o mărturie va fi suficientă. Cheia este să atragi atenția cititorului, să faci reputația afacerii să arate cât mai bine posibil și să-l atragi pe cititor să citească până la sfârșitul documentului.
Pasul 4. Definiți marea problemă
Primul ingredient tangibil al rezumatului executiv este o discuție a problemei, deci descrieți problema adreselor produsului / serviciului dvs. Asigurați-vă că problema este definită cât mai clar posibil. Problemele care nu sunt descrise în detaliu nu vor suna convingătoare și nu vor face soluția dvs. la fel de semnificativă pe cât ați dori să fie.
Exemplu: "Los Angeles este afectat de blocajele de trafic. În afară de zona de metrou DC, Los Angeles are cele mai grave blocaje din țară. Nu numai că smogul și poluarea cauzate de blocajele de trafic reduc productivitatea muncii, crește rata astmului și încet creează probleme grave de sănătate. În LA există mai multe mașini decât oameni cu vârsta suficientă pentru a conduce”
Pasul 5. Prezentați soluția dvs. unică
Marea problemă este partea ușoară. Acum trebuie să-ți convingi cititorii că ai o soluție unică la această mare problemă. Dacă puteți livra aceste două materiale, aveți materialul pentru a veni cu o idee grozavă.
Exemplu: „Innotech a creat un sistem inovator de control al traficului care poate reduce timpul de deplasare prin instalarea„ rețelelor inteligente”brevetate pe indicatoarele de oprire care pot citi numărul de mașini pe o bandă dată și traficul direct în funcție de condiții. Șoferii americani nu. va trebui să aștepte din nou la lumina roșie câteva minute când lumina verde clipește indicând că nu există mașini în direcția opusă."
Pasul 6. Vorbește despre potențialul pieței
Descrieți marea problemă oferind statistici pentru industria dvs. Aveți grijă să nu vă prefaceți că controlați o piață mai mare decât sunteți cu adevărat! Faptul că industria dispozitivelor medicale valorează 100 de miliarde de dolari pe an nu înseamnă nimic, deoarece noul dispozitiv medical va deservi doar un anumit segment al industriei. Limitați la un potențial realist de piață.
Pasul 7. Introduceți propunerea dvs. de vânzare unică
Acesta este momentul în care descrieți soluția dvs. unică. Ce anume oferă produsului sau serviciului dvs. un avantaj asupra concurenței dvs.? Poate că serviciul dvs. de îngrijire la domiciliu trimite de fapt medici la case în loc de asistenți medicali sau poate garantați vizite în aceeași zi, astfel încât să nu trebuie să vă programați în avans. Arată de ce afacerea ta este specială.
Exemplu: "Intellilight are avantajul suplimentar de a putea detecta când nimeni nu este în casă. Dacă o lumină este lăsată aprinsă într-o cameră goală, aceasta se stinge și se aprinde automat atunci când detectează mișcarea în cameră. Consumatorii plătesc facturile lor de energie electrică și risipesc mai puțină energie"
Pasul 8. Vorbiți despre modelul dvs. de afaceri, dacă este necesar
Unele rezumate executive nu necesită un model de afaceri. (Este posibil ca organizațiile non-profit, non-comerciale și ONG-urile să nu aibă nevoie de un plan de afaceri.) Dar dacă afacerea dvs. are unul, modelul dvs. de afaceri trebuie să fie clar și ușor de urmat. În esență, răspundeți la întrebarea „Cum îi faceți pe oameni să scoată bani din portofele și să vi le dea?” Păstrați modelul simplu, mai ales în rezumatul executiv. Un scurt rezumat este mai mult decât suficient.
Pasul 9. Discutați cu echipa de management, dacă este necesar
În funcție de industria dvs., aceasta poate fi una dintre cele mai importante părți din rezumatul dvs. executiv. Investitorul sau bancherul tău are încredere în echipa ta, nu în ideea pe care ai prezentat-o. Ideile sunt ușor de propus, dar pentru ca acestea să se întâmple necesită o echipă puternică. Indicați pe scurt de ce echipa dvs. are experiența și cunoștințele necesare pentru a vă executa bine planul de afaceri.
Pasul 10. Oferiți proiecții financiare pentru a vă susține declarația
Pe baza pieței, a modelului de afaceri și a performanței istorice, va trebui să dezvoltați o prognoză financiară ascendentă. Scopul proiecției dvs. este pur și simplu să vă demonstrați competența și capacitatea de a construi proiecții financiare pe baza unui set convingător de ipoteze.
Dacă planul dvs. este pentru un grup de investitori, nu petreceți prea mult timp în această secțiune, deoarece știu că nu aveți idee câți bani ați putea câștiga. În general, investitorii nu vor lua o decizie da sau nu pe baza previziunilor dvs. financiare. Practic, își vor face propriile proiecții financiare
Pasul 11. Neteziți calea către solicitarea dvs
Acum este momentul să depuneți o cerere de investiții sau de împrumut, în funcție de obiectivele din rezumatul dvs. executiv. Trebuie să reiterați de ce compania dvs. oferă o anumită valoare. Reamintiți cititorilor o problemă majoră pe care o rezolvați cu produsul / serviciul dvs., precum și cu piața potențială. La final, subliniați din nou echipa și capacitatea lor de a face treaba. Solicitați suma de bani necesară pentru a vă atinge următoarea etapă importantă pentru afaceri mari. Nu dezvăluiți cât de mult sunteți dispus să renunțați sau rata dobânzii pe care sunteți dispus să o plătiți. Acest lucru ar trebui făcut mai târziu prin negocieri față în față.
Pasul 12. Recitește rezumatul
Dacă ați scris elementele de bază, recitiți-le cu atenție. Trebuie să citiți corect rezumatul. Când recitiți, luați în considerare și cititorul documentului. Asigurați-vă că noile referințe sunt bine explicate și că limbajul este clar pentru persoanele care nu știu subiectul. Rescrieți dacă este necesar.
- Rugați-i pe alții cu mintea proaspătă să vă citească rezumatul, acordând atenție:
- Claritate. Cuvintele folosite sunt clare, ideile clare, iar rezumatul nu folosește jargon?
- Eroare. Pot apărea erori de gramatică, de punctuație și de ortografie. De asemenea, este o idee bună să cereți altcuiva să verifice numerele și statisticile.
- constrângere. Ideile din rezumat sună ca o promovare excesivă? Unde este lipsa de promovare, dacă există?
- Coerenţă. Ce părți nu se potrivesc? Care este partea potrivită?
sfaturi
- Cu cât executivul este mai ocupat, cu atât va citi mai puțin. Scrie suficient.
- Încercați șabloanele de documente care vin cu majoritatea software-ului de procesare a textului pentru a începe.
- Documentele rezumative pot varia în lungime, dar ar trebui să fie scurte. Scopul dvs. este să transmiteți cât mai multe informații posibil într-o cantitate mică până la moderată de citire. Dacă includeți detalii în rezumat, includeți mai întâi cele mai importante puncte, cum ar fi concluziile și recomandările.
- Aceleași patru domenii pot fi utilizate pentru rezumate executive pentru diverse afaceri.
