Atunci când planificați o întâlnire, trebuie să comunicați în mod clar și concis toate informațiile relevante. Trebuie să furnizați o descriere a timpului, locului și subiectului discuției. Poate fi necesar să luați notițe dacă sunt necesare pregătiri sau materiale pentru întâlnire. Indiferent de mediul pe care îl utilizați, de e-mail sau de aplicația Outlook, asigurați-vă că informațiile importante sunt transmise, astfel încât toți invitații să le știe și să poată prezice cu ce se confruntă.
Etapa
Metoda 1 din 3: Scrierea subiectelor puternice
Pasul 1. Scrieți un subiect scurt, relevant, cu data și subiectul întâlnirii
Scrierea acestor lucruri în caseta subiect permite invitaților să înțeleagă ora și subiectul întâlnirii fără a fi nevoie să deschideți e-mailul. De exemplu, ați putea scrie „Reuniunea 01/03: noi linii directoare de raportare”.
Avertizare:
Dacă nu scrieți un subiect de întâlnire, oamenii pot răspunde pentru a întreba dacă întâlnirea este relevantă pentru departamentul lor sau dacă ar trebui să participe. Deci, asigurați-vă că scrieți subiectul întâlnirii!
Pasul 2. Solicitați confirmarea participării în rubrica subiect
Dacă trebuie să știți cine vine, cereți confirmarea în căsuța subiectului. În acest fel, cititorii vor ști că trebuie să răspundă cât mai repede posibil, chiar dacă nu au deschis e-mailul. Puteți scrie „Vineri 10/06 întâlnire HR, vă rugăm să confirmați în curând”.
De asemenea, puteți scrie „Vă rugăm să răspundeți: întâlnire HR 10/06”
Pasul 3. Dacă întâlnirea este urgentă, scrieți-o în caseta subiect
Dacă subiectul întâlnirii este urgent sau necesită o decizie rapidă, astfel încât întâlnirea trebuie să aibă loc imediat, puneți un semn de urgență în caseta subiect. De exemplu, ați putea scrie „Întâlnire de urgență luni 31/02: securitate cibernetică”.
Este foarte important să explicați subiectul întâlnirii, astfel încât cititorul să poată ghici ce va fi discutat
Pasul 4. Notați dacă întâlnirea este obligatorie sau doar o sugestie
Dacă lucrați pentru o companie mare, este posibil ca prezența anumitor persoane să nu fie întotdeauna necesară. Scrieți departamentele relevante în caseta subiect sau anunțați-le dacă trebuie să participe. De exemplu, ați putea scrie „Întâlnire de marketing obligatorie 6/10”.
Dacă cititorul nu este obligat să participe, puteți scrie „Este recomandat să participați la întâlnirea 10/6 cu privire la tactici eficiente de marketing”
Pasul 5. Folosiți cuvinte complete în caseta subiect pentru a evita confuzia
Abrevierile pot părea eficiente, dar sunt de fapt mai puțin specifice decât cuvintele complete și pot duce la confuzie. De exemplu, „KK” poate însemna „Card de familie” sau „Card de credit”, în funcție de cine înțelege sau nu înțelege limba dvs. personală.
Cu toate acestea, puteți utiliza abrevieri uzuale, cum ar fi „RSVP”, „HR” și „KTP”
Metoda 2 din 3: Scrierea conținutului prin e-mail
Pasul 1. Scrieți o introducere scurtă și prietenoasă și scurte note
Să vă prezentați este necesar dacă lucrați pentru o companie mare sau dacă nu cunoașteți pe toată lumea. În această scurtă introducere, trebuie să transmiteți dacă există documente sau materiale care trebuie completate / aduse la ședință.
Creați o introducere prietenoasă sau relevantă pentru locuri de muncă. De exemplu, „Bună, Tim! Abia aștept să se lanseze noul program săptămâna viitoare!”
Bacsis:
Amintiți-le cititorilor dacă trebuie să îndeplinească o anumită sarcină sau să aducă ceva la o întâlnire. De exemplu, „Nu uitați să aduceți 4 copii pe lista de contacte a furnizorului dvs.”
Pasul 2. Scrieți data și ora pe o linie separată, astfel încât să iasă în evidență
Acestea sunt informații importante pentru invitați. Deci, clarificați-vă și ieșiți din celelalte propoziții din jurul său. Spaționați două rânduri deasupra și dedesubt sau scrieți-le cu caractere aldine.
- Exemplu: „6 octombrie 2020, 10.30 - 11.45 WIB”
- Dacă întâlnirea are loc online, furnizați informații despre fusul orar, astfel încât oamenii din diferite fusuri orare să nu rămână în urmă din cauza comunicării greșite. De exemplu, puteți scrie: „6 octombrie 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT + 8)”
Pasul 3. Scrieți locația după dată și oră
Asigurați-vă că locația este, de asemenea, scrisă în mod vizibil, cum ar fi data și ora, mai ales dacă întâlnirea are loc într-o locație nouă, greu de găsit sau dacă știți că unii dintre invitați nu sunt familiarizați cu locația. Pentru întâlniri virtuale (prin forumuri live sau chat video), furnizați un link direct pentru invitați să acceseze cu ușurință forumul sau linkul video.
Când dați indicații, fiți cât mai detaliat posibil. Exemplu: „Vă rugăm să veniți în sala de ședințe 592 din clădirea Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto nr. 10). Camera 592 se află la etajul 2 al clădirii. Deci, trebuie să luați liftul de la parter, să vă opriți la etajul 12 și să folosiți liftul din partea de sud a clădirii (în stânga dvs.) pentru a urca la etajul 59.”
Pasul 4. Împărtășește scopul întâlnirii
Anunțați invitatul cu privire la scopul întâlnirii. Spunerea unei agende scurte îi va ajuta pe invitați să înțeleagă ce sarcini trebuie să îndeplinească în prealabil. Puteți denumi subiectul (cum ar fi „Actualizarea securității cibernetice”) sau puteți programa:
- 10.30 - 10.45 Furnizați cele mai recente informații despre starea proiectului
- 10.45 - 11.10 Comparați și alegeți oferte decente
- 11.10 - 11.30 Brainstorm și lansarea țintelor
Pasul 5. Verificați din nou e-mailul pentru erori gramaticale sau informaționale
Cel mai important lucru de verificat este data, ora și locația întâlnirii. Asigurați-vă că aceste trei lucruri sunt corecte! De asemenea, puteți reciti introducerea, agenda sau orice alte note pe care le-ați adăugat pentru a vă asigura că ați furnizat toate informațiile necesare.
Citiți cu voce tare pentru a vă asigura că scrisul dvs. este clar și concis înainte de a trimite un e-mail
Metoda 3 din 3: Utilizarea Outlook sau a aplicației Calendar integrat
Pasul 1. Faceți clic pe „Întâlnire nouă” din meniul principal din Outlook
Dacă compania dvs. utilizează o bază de date de comunicații cu un calendar integrat, cum ar fi Outlook, utilizați-o pentru a planifica întâlniri. Acest mediu este în general canalul de comunicare ales de oamenii cu care lucrați.
Dacă compania dvs. nu folosește Outlook sau un serviciu similar, utilizați e-mailul furnizat de agenția dvs. pentru a trimite invitații
Pasul 2. Selectați ora și data din fereastra „Asistent de programare”
După crearea unei întâlniri noi, va apărea o fereastră de calendar. Faceți clic pe „Asistent de programare” și evidențiați ora și data disponibile pentru întâlnire.
Asigurați-vă că alegeți momentul potrivit pentru ca invitații să participe. În funcție de aplicația companiei, poate fi necesar să vă modificați setările de afișare, astfel încât programul tuturor (și al dvs.) să apară pe ecran
Pasul 3. Adăugați invitații tastându-le numele sau folosind agenda
Faceți clic pe caseta de text pentru a introduce manual numele sau derulați prin agendă și selectați un nume de invitat din listă. Utilizați funcția „Asistent de programare” pentru a verifica disponibilitatea timpului de invitație.
Dacă invitații nu au timp liber, numele lor vor fi evidențiate. Asistentul planificatorului va oferi chiar orele recomandate pentru a se potrivi programului dvs. și altor invitați
Pasul 4. Setați ora de început și de sfârșit a întâlnirii
Asigurați-vă că data se potrivește cu cea setată mai devreme. Faceți clic pe butonul calendar dacă trebuie să îl modificați. Folosiți săgeata în jos din dreapta listei de ore pentru a selecta o oră de întâlnire adecvată.
Notarea timpului de încheiere a întâlnirii este modul dvs. de a respecta timpul celuilalt, astfel încât să poată prevedea ce se va întâmpla și să-și planifice călătoriile sau munca pentru o zi
Pasul 5. Faceți clic pe „Programare” sub „Întâlnire” din partea de sus a ecranului
Veți reveni la ecranul de programare și puteți vedea întâlnirea dvs. a fost programată. După aceea, puteți adăuga un subiect, o locație și note.
Dacă nu vedeți intrarea întâlnirii în ecranul de programare, reveniți la pașii anteriori și repetați până când apare programul de întâlnire
Pasul 6. Notați subiectul, locația și notele specifice
Informați subiectul întâlnirii în câteva cuvinte scurte (Exemplu: „Test de produs nou”). Spuneți locația specifică. Notați instrucțiunile de localizare dacă locul nu este utilizat în mod obișnuit pentru întâlniri sau este dificil de accesat. Oferiți note suplimentare (cum ar fi pregătirile pe care trebuie să le facă) relevante pentru întâlnire.
- Dați adresa locației, chiar dacă este probabil ca invitatul să o știe deja.
- Faceți clic pe „trimiteți” când ați terminat.
Bacsis:
Nu utilizați un subiect prea larg, cum ar fi „brainstorming”, deoarece aceste tipuri de cuvinte nu oferă informații clare despre scopul întâlnirii. Puteți să-l înlocuiți cu „creierul mintii despre un furnizor pentru un produs nou”.
sfaturi
- Când recitiți un e-mail sau o invitație, asigurați-vă că este scurt și nepăsător.
- Folosiți un ton prietenos și profesional.
- Verificați din nou lista destinatarilor pentru a vă asigura că toate țintele au fost invitate.
- Introduceți adresa de e-mail în caseta „bcc” dacă doriți să ascundeți adresa de e-mail de la destinatari.
Avertizare
- Nu scrieți invitații sau e-mailuri fără dată, oră și locație. Invitații vor fi confuzi și veți primi zeci de răspunsuri care vă vor întreba despre aceste lucruri.
- Nu scrieți cu majuscule, deoarece va fi interpretat ca strigând și este foarte neprofesionist.
