Arhivarea și Arhivarea automată sunt caracteristici ale Office 2007 care vă permit să mutați fișiere vechi într-o locație de arhivă într-o perioadă de timp specificată. În general, Outlook 2007 arhivează fișiere automat la fiecare 14 zile, dar puteți arhiva fișiere manual sau setați Arhivare automată pentru a arhiva fișiere într-un program.
Etapa
Metoda 1 din 2: Arhivarea manuală
Pasul 1. Faceți clic pe Fișier în partea de sus a ferestrei Outlook 2007, apoi selectați Arhivă
Va apărea o casetă de dialog arhivare.
Pasul 2. Selectați butonul Arhivați acest folder și toate subfolderele.
Pasul 3. Faceți clic pe meniul de lângă Arhivare elemente mai vechi de, apoi selectați data dorită
Pasul 4. Faceți clic pe Răsfoire, apoi selectați o locație pentru a salva fișierul arhivă
Pasul 5. Faceți clic pe OK
Toate fișierele din Outlook care sunt mai vechi decât data selectată vor fi arhivate.
Metoda 2 din 2: Personalizarea arhivării automate
Pasul 1. Faceți clic pe Instrumente în partea de sus a ferestrei Outlook 2007, apoi selectați Opțiuni
Va apărea caseta de dialog Opțiuni.
Pasul 2. Faceți clic pe fila Altele, apoi faceți clic pe Arhivare automată.
Pasul 3. Bifați caseta de selectare Executare arhivare automată fiecare, apoi selectați frecvența de scanare din meniul disponibil
În general, Outlook 2007 va scana fișiere vechi la fiecare 14 zile.
Pasul 4. Verificați una sau mai multe dintre opțiunile de mai jos, după cum este necesar:
- Solicitați înainte ca AutoArchive să ruleze: Această caracteristică va afișa un mesaj de reamintire înainte de procesul de arhivare, astfel încât să puteți anula sesiunea AutoArchive dacă doriți.
- Ștergeți elementele expirate: Această caracteristică permite Outlook să șteargă fișiere odată ce acestea sunt suficient de vechi.
- Arhivați sau ștergeți elemente vechi: această caracteristică vă permite să arhivați sau să ștergeți anumite fișiere odată ce acestea sunt suficient de vechi.
- Afișați folderul de arhivă în lista de foldere: Când această caracteristică este activată, directorul Arhivă va apărea în panoul de navigare Outlook, astfel încât să puteți răsfoi cu ușurință fișierele arhivate.
- Ștergeți elementele mai vechi de: Această setare vă permite să specificați vârsta fișierelor care trebuie arhivate, de la 1 zi la 60 de luni.
- Mutați elementele vechi în: Această caracteristică vă permite să alegeți unde să salvați fișierele arhivate.
- Ștergeți definitiv elementele: această caracteristică permite Outlook să șteargă direct fișierele vechi fără a le arhiva mai întâi.
Pasul 5. Faceți clic pe OK. Setările dvs. AutoArchive vor fi salvate și active.
