Arhivarea alfabetică este un mod de organizare a documentelor care sunt importante atât în viața personală, cât și în cea profesională. Arhivarea alfabetică vă permite să găsiți și să restaurați rapid fișiere individuale. Astfel, toate documentele sunt protejate și întotdeauna la îndemână. Există multe reguli pentru depunerea alfabetică în indoneziană pentru a menține un sistem de depunere rezonabil.
Etapa
Partea 1 din 2: Arhivarea alfabetică
Pasul 1. Decideți ce sistem alfabetic să utilizați
Deși poate părea simplu, sistemul de înregistrare alfabetic are mai multe opțiuni din care să aleagă. Trebuie să alegeți un sistem și să îl aplicați în mod consecvent.
- Înregistrarea scrisoare cu literă se bazează pe fiecare literă din fiecare cuvânt în ordinea în care apare și ignoră spațiile dintre cuvinte.
- Arhivarea cuvânt cu cuvânt se face prin sortarea fiecărui fișier pe baza primei litere a fiecărui cuvânt la rând.
- Înregistrarea unitate cu unitate ia în considerare fiecare cuvânt, abreviere și inițială și le sortează. Acesta este sistemul care se recomandă de obicei să fie implementat.
Pasul 2. Grupați fișierele
După ce aveți toate fișierele pe care trebuie să le arhivați, decideți cum să le grupați pe toate. Puteți utiliza un format de dicționar, unde totul este sortat alfabetic, indiferent de tipul de fișier sau fișierele din acesta. De asemenea, puteți utiliza formatul enciclopediei, unde grupați fișierele după tip sau subiect, apoi le sortați alfabetic.
Dacă aveți diferite tipuri de fișiere de arhivat (chitanțe, fișe fiscale, scrisori etc.), vă recomandăm să utilizați formatul enciclopediei. Grupați mai întâi fișierele după tip, apoi sortați-le alfabetic. Utilizați un chenar sau un cod color pentru a separa documentele
Pasul 3. Indexați fișierele arhivate
Indexarea grupează fiecare secțiune din titlul fișierului în unități adecvate. Pentru a indexa fișierele înainte de a fi arhivate, trebuie să împărțiți elementele fiecărui nume de fișier și să creați un nume nou, ajustat alfabetic și diferit de numele implicit. Ca exemplu:
- Spuneți că trebuie să indexați și să arhivați următoarele fișiere: un articol despre anoa intitulat „Anoa Eating Behavior”, o biografie a principalului expert în anoa, Jasmin A. Dahlia și o broșură promoțională pentru o expoziție anoa la Zoo Jakarta.
- Biografia lui Jasmin A. Dahlia este indexată ca „Dahlia, Jasmin A.", deoarece în depunere, numele de familie trebuie să fie primul. Astfel, fișierele sunt arhivate în grupul de litere „D”.
- Dacă alegeți o metodă de clasificare, cum ar fi un dicționar, articolul „Anoa Eating Behavior” ar trebui indexat în consecință. În consecință, arhivați-l în grupul de litere „P” (pentru „Comportament”).
- În caz contrar, puteți indexa „Anoa Eating Behavior” ca „Anoa, Eating Behavior” dacă utilizați o grupare formatată de enciclopedie, în loc să arhivați pur și simplu fișiere legate de anoa. Acest fișier este apoi arhivat în grupul de litere „A”.
- O broșură promoțională ar putea fi indexată ca „Anoa, expoziție (Jakarta Zoo)" dacă prevedeți că va exista mult material la expoziția anoa. De exemplu, ați putea indexa un alt fișier ca „Anoa, expoziție (Zoo Bandung).
- În caz contrar, broșura promoțională poate fi indexată ca „Zoo Jakarta, (Expoziția Anoa)” dacă vă așteptați să primiți mai multe fișiere legate de grădina zoologică Jakarta sau dacă doriți să utilizați gruparea formatului enciclopediei pe fișiere în funcție de locația geografică.
Pasul 4. Sortați fișierele alfabetic în funcție de numele indexului
Regula generală a depunerii în ordine alfabetică este de a aranja fișierele de la A (primul) la Z (ultimul). Utilizați informațiile speciale pentru a defini distincția și ordinea, astfel încât să puteți separa fișierele. Ca exemplu:
- Ordinea indexată în pasul anterior ar putea fi ceva de genul acesta (în funcție de sistemul utilizat): „Dahlia, Jasmin A.”, „Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)” și „Anoa Eating Behavior” SAU „Anoa, expoziție (Jakarta Zoo))”,„ Anoa, Eating Behavior”și„ Dahlia, Jasmin A.”.
- Fișierele pentru „Kangaroo” sunt sortate după fișierele pentru „Elephant”. Fișierele pentru „Girafa” vor fi între ele, iar fișierele pentru „Anoa” sunt comandate înainte de „Urs” și „Oi”. Astfel, ordinea este: „Anoa”, „Urs”, „Ovină”, „Elefant”, „Girafă”, „Cangur”.
- Dacă mai târziu adăugați fișierele „Armadillo”, acestea vor fi după „Anoa”. Deoarece ambii încep cu litera „A”, va trebui să vă uitați la litera după A („N” pentru anoa și „R” pentru „armadillo”) pentru a determina ordinea. Astfel, noua comandă este: „Anoa”, „Armadillo”, „Urs”, „Ovină”, „Elefant”, „Girafă”, „Cangur”.
Pasul 5. Etichetați folderul fișierului
Pentru a fi ușor de găsit, etichetați fiecare folder de arhivă cu numele indexului corespunzător fișierului din acesta. Această metodă facilitează și arhivarea fișierelor noi în ordine.
- Puneți arhiva în dosarul său.
- Ar fi mai ușor dacă ați codifica în culori folderul pentru a-i crește gradul de utilizare. De exemplu, dacă utilizați gruparea formatului enciclopediei, fiecărui grup i se atribuie propria culoare și fiecare fișier din fiecare grup este etichetat în funcție de culoarea sa.
Pasul 6. Documentați sistemul de indexare și înregistrare
Sistemul dvs. de indexare și înregistrare trebuie să fie implementat în mod consecvent. Asigurați-vă că toți cei care au acces la fișier știu sistemul pe care rulează. De exemplu, puteți crea sau partaja un document care conține detalii despre regulile sistemului dvs. de înregistrare. Acest lucru îi va ajuta pe toți să poată utiliza sistemul de înregistrare în mod eficient.
Pasul 7. Arhivează noul fișier în mod corespunzător
Plasați fișierele în dulap după numele indexului și ordinea alfabetică, în funcție de sistemul dvs. Dacă este necesar, mutați fișierul curent pentru a include noul fișier în locul corect.
Partea 2 din 2: Tratarea cazurilor speciale
Pasul 1. Arhivează fișierele în conformitate cu termeni semnificativi
Uneori este mai ușor să arhivați fișierele după cuvinte cheie, mai degrabă decât titlul sau numele enumerate acolo. Acest lucru asigură că fișierele pot fi indexate și căutate utilizând termenii cei mai logici. Ca exemplu:
„Prima bancă din Jakarta” poate fi indexată și arhivată ca „Jakarta, prima bancă”. „Jakarta” este termenul cheie din această intrare, în loc de „Prima” sau „Bancă”, mai ales dacă aveți alte fișiere cu un nume similar, cum ar fi „Prima bancă din Bandung” sau „Prima bancă din Medan”
Pasul 2. Sortați numele după numele de familie
Arhiva standard recomandă ca numele de familie ale persoanelor să fie indexate mai întâi, deoarece acestea sunt considerate termeni semnificativi.
- Prin urmare, „Jasmin A. Dahlia” este indexat și arhivat ca „Dahlia, Jasmin A.”.
- Includeți titlul (Dr., Ir etc.) la final. De exemplu, „Dr. Jasmin A. Dahlia”este indexat și arhivat ca„ Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- De obicei, numele sunt sortate în funcție de ortografie literă cu literă. De exemplu, „MacDonald” va fi înaintea „McDonald”. Prin urmare, „D '”, „L'”, „Le”, „de” etc. considerat ca parte a numelui și nu ca o unitate separată. Acest lucru se aplică de obicei numelor străine. De exemplu, fișierele „Heinlein”, „Le Guin” „L'Engle” și „Wolfe”, au fost sortate corect (NU „L'Engle,„ Le Guin”,„ Heinlein”,„ Wolfe”).
- O excepție de la această regulă se aplică de obicei atunci când numele unei persoane face parte din numele unei companii sau organizații. În acest caz, tratați numele persoanei ca pe o unitate în numele companiei. De exemplu, „Jasmin A. Dahlia Pest Control Services” este înregistrat sub grupul de litere „J” și NU este indexat ca „Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services”.
Pasul 3. Ignorați articolele, conjuncțiile și prepozițiile
Articole (de ex. „A”, „an” și „the” în engleză), conjuncții (de ex. „Și”, „dar” și „sau”) și prepoziții (de ex. „Cu”, „de la” și „ la”) este omis de obicei în indexare și arhivare alfabetică deoarece nu este considerat un termen semnificativ. Acest lucru este adevărat chiar dacă articolele, conjuncțiile sau prepozițiile alcătuiesc numele fișierului. Ca exemplu:
- Fișierul intitulat „An Investigation of Emu Feeding Practices” este arhivat în grupul litera „E”, pentru „Emu” (un cuvânt semnificativ din titlul dosarului), în loc de litera „A” din „an” deoarece acesta este un Articol englezesc.
- „Dahlia and Soetono, Pest Control Services” sunt listate după „Dahlia, Jasmin A.” Numele indexurilor încep ambele cu literele „Dahlia”, astfel încât determinarea comenzii este mutată la următorul termen semnificativ (în acest caz, „Soetono” și „Jasmin”) pentru a determina ordinea de depunere. Ignorați cuvântul „și” deoarece nu este semnificativ.
Pasul 4. Manipulați abrevierile ca și când ar fi fost pronunțate
La depunere, puteți întâlni abrevieri precum „Tbk”. (prescurtare pentru „Deschis”). De obicei, indexați și arhivați fișiere ca un cuvânt, mai degrabă decât un șir de litere.
De exemplu, „Jasmin A. Dahlia Mining Company” este arhivată după „Jasmin A. Dahlia Tbk.”
Pasul 5. Înregistrați numerele ca de obicei
Când arhivați fișiere alfabetic, veți vedea fișiere care au numere. De obicei, aceste fișiere sunt arhivate ca de obicei, mai degrabă decât ca și cum ar fi explicate. Numerele sunt, de asemenea, arhivate înainte de litere.
- De exemplu, „3 Days Forever” va fi arhivat înainte de „100 de sfaturi pentru afaceri” (deoarece „3” vine înainte de „100”).
- „Sfaturi de tranzacționare” și „Sfaturi de joc de acțiuni” vor fi arhivate după „100 de sfaturi de afaceri”, deoarece numerele sunt comandate înainte de litere.
- Numerele ortografiate sunt tratate ca cuvinte în loc de numere. De exemplu, fișierele „100 de mari lideri în lumea afacerilor”, „Două sute de sfaturi puternice pentru a face afaceri” și „Sfaturi pentru a face afaceri” sunt în ordine.
- Cu toate acestea, dacă vă facilitează depunerea, nu ezitați să faceți o excepție și să sortați întotdeauna numerele ca și cum ar fi scrise.
Pasul 6. Manipulați caractere speciale
Trebuie luate în considerare toate caracterele non-alfabetice sau non-numerice întâlnite în timpul indexării. Cu toate acestea, gestionarea caracterelor înrudite depinde de tipul:
- Semnele de punctuație (cum ar fi apostrofele, punctele și virgulele) sunt de obicei ignorate. De exemplu, fișierele „Washington’s Best Coffee” și „Washington State Fair” sunt arhivate în ordine.
- De obicei, diacriticele sunt ignorate și considerate ca litere conexe. De exemplu, „clair” este arhivat ca „Eclair” și „ber” ca „Uber”. Cu toate acestea, metoda nu se aplică dacă arhivați fișierul alfabetic într-o limbă care folosește diacritice, astfel încât să fie respectată ordinea alfabetică normală a acelei limbi.
Pasul 7. Folosiți regula „nimic înainte de ceva”, dacă este necesar
De obicei, spațiile (inclusiv punctuația și alte elemente care sunt omise) sunt ignorate atunci când se arhivează alfabetic. Cu toate acestea, dacă întâlniți fișiere care încep într-un mod similar, utilizați un spațiu sau regula „nimic înainte de ceva” pentru a specifica ordinea în arhivă.
- De exemplu, fișierele „Bank Jakarta”, „Bank Bandung” și „Bank Medan” sunt arhivate în această ordine.
- Astfel, fișierul „Dahlia, Jasmin A.” a fost înainte de „Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
Pasul 8. Distingeți fișierul cu informații mai detaliate, dacă este necesar
În cazuri rare, informațiile alfabetice nu sunt suficiente pentru a determina ordinea fișierelor. Dacă da. Folosiți mai multe informații pentru indexarea și arhivarea fișierelor. Marcați informații suplimentare pe fiecare fișier, astfel încât să poată fi distinse. Ca exemplu:
- Dacă aveți fișiere pentru două persoane numite Jasmin A. Dahlia, sortați-le după data nașterii. Dosarul „Dahlia, Jasmin A. (n. 1853)” vine înaintea „Dahlia, Jasmin A. (n. 1967).
- De asemenea, puteți sorta fișierele după locația geografică. Dacă aveți fișiere de la trei bănci diferite din trei locații diferite și fiecare bancă are numele „Bank Mandiri”, sortați-l ca în următorul exemplu: „Bank Mandiri (Bandung)”, „Bank Mandiri (Jakarta)” și „Bank Mandiri (Medan) ".
- Prin urmare, dacă aveți două fișiere despre urși sau tipuri de urși, diferențiați-le în funcție de specie, locație geografică și așa mai departe. De exemplu, fișierele pentru „Urs, ciocolată” și „Urs, Polar” (în ordine) sau fișierele pentru „Urs (Europa)” și „Urs (America de Nord)” (în ordine).
Pasul 9. Notificați toate excepțiile și regulile speciale
Asigurați-vă că toți cei care utilizează fișierele dvs. sunt la curent cu orice excepții de la liniile directoare standard privind sistemul de fișier. Acest lucru vă va asigura că toată lumea folosește corect și eficient sistemul de depunere.
