Trebuie să scrieți o scrisoare profesională bună, impecabilă? Majoritatea scrisorilor de afaceri urmează un format fix, ușor de învățat, pe care îl puteți aplica pentru orice tip de conținut. Scrisorile comerciale trebuie să conțină întotdeauna data, informațiile despre expeditor și destinatar, precum și câteva paragrafe ale corpului. Urmați pașii de mai jos și efectuați modificări conform standardelor companiei dvs.
Etapa
Partea 1 din 4: Începerea unei scrisori
Pasul 1. Cunoașteți formatul
Indiferent de conținutul scrisorii dvs., trebuie prezentate câteva prezentări standard de scrisori de afaceri. Scrisorile de afaceri ar trebui să fie tastate și redactate într-un font comun, cum ar fi Arial sau Times New Roman. Utilizați paragrafe bloc. Adică, începeți un nou paragraf apăsând Enter de două ori. În paragrafele bloc, nu faceți liniuța de pe prima linie.
- Utilizați o margine de 2,54 cm pe toate părțile.
- Scrisorile comerciale trimise prin e-mail ar trebui, de asemenea, să fie introduse într-un font comun. Nu utilizați scripturi sau alte culori decât alb-negru în e-mailurile de afaceri.
Pasul 2. Alegeți tipul de hârtie potrivit
Scrisorile trebuie imprimate pe hârtie A4 de 21 x 29,7 cm sau A4 de 21,5 x 29,7 cm. Mai multe scrisori lungi sau contracte pot fi tipărite pe hârtie F4 sau 21 x 33 cm Folio.
Dacă scrisoarea va fi trimisă prin poștă, luați în considerare tipărirea ei pe hârtia cu antet a companiei. Utilizarea antetului va întări o impresie profesională și va oferi sigla companiei și informații de contact
Pasul 3. Includeți informații despre compania dvs
Tastați numele și adresa companiei și utilizați o nouă linie pentru a marca fiecare parte a adresei. Dacă sunteți lucrător independent sau un contractant independent, puneți-vă numele în locul numelui companiei sau deasupra numelui companiei
- Dacă compania dvs. are deja hârtie cu antet, o puteți folosi în loc să introduceți numele și adresa companiei.
- Dacă adresa trebuie să fie tastată, aceasta trebuie aliniată la dreapta sau la stânga din partea de sus a paginii, în funcție de preferința dvs. și de cea a companiei.
- Dacă scrisoarea este trimisă în străinătate, tastați numele țării dvs. cu majuscule.
Pasul 4. Introduceți data
Notarea datei complete este cea mai profesională opțiune. De exemplu, scrieți „1 aprilie 2012”. Data trebuie aliniată la stânga, cu câteva rânduri deasupra informațiilor destinatarului.
Dacă scrieți scrisoarea pe parcursul mai multor zile, utilizați data la care ați completat-o
Pasul 5. Adăugați informații despre destinatar
Scrieți informațiile destinatarului în următoarea ordine: numele complet, titlul (dacă există), numele companiei și adresa. Folosiți o nouă linie pentru fiecare informație. Dacă este necesar, includeți un număr de referință. Informațiile destinatarului trebuie aliniate la stânga, cu câteva rânduri sub dată.
Vă recomandăm să adresați scrisoarea unei anumite persoane. În acest fel, persoana în cauză va putea răspunde la scrisoarea dvs. Dacă nu știi numele persoanei la care te adresezi, cercetează puțin. Apelați numărul de telefon al companiei destinatare pentru numele și titlul acestora
Pasul 6. Alegeți o felicitare
Un salut este un indicator important al respectului, iar salutul pe care îl folosiți va depinde de cine îl primește, dacă îl cunoașteți bine pe destinatar și, de asemenea, cât de formală este relația dvs. cu ei. Luați în considerare următoarele opțiuni:
- Folosiți „Cui îi poate interesa”, numai dacă nu știți exact cui vă adresați.
- Dacă nu cunoașteți destinatarul, „Stimate Domn / Doamnă” este o opțiune sigură.
- De asemenea, puteți utiliza numele complet și titlul destinatarului, de exemplu, „Draga dr. Dewi Sari”.
- Dacă cunoașteți bine destinatarul și aveți o relație informală cu destinatarul, ați putea lua în considerare utilizarea unui prenume, de exemplu, „Dragă Susan”.
- Dacă nu sunteți sigur care este genul destinatarului, pur și simplu scrieți numele complet, de exemplu, „Dragă Kris Damanik”
- Nu uitați să puneți o virgulă după felicitare sau un punct și virgulă dacă utilizați „Cui îi poate privi”.
Partea 2 din 4: Compunerea corpului scrisorii
Pasul 1. Folosiți stilul corect de scriere
Conform proverbului, timpul înseamnă bani, iar majorității oamenilor de afaceri nu le place să piardă timpul. Prin urmare, stilul dvs. de scrisori trebuie să fie concis și profesional. Aranjați-vă scrisoarea astfel încât să poată fi citită rapid, direct la obiect și să includă doar comentarii personale scurte în primul paragraf. De exemplu, puteți începe cu „În ceea ce privește …” și puteți continua de acolo.
- Nu vă gândiți prea mult la tranziții frumoase, cuvinte dificile sau propoziții lungi, sinuoase. Scopul scrisorii dvs. este de a comunica ceea ce trebuie spus cât mai repede și mai clar posibil.
- Folosiți un ton persuasiv. Cel mai probabil, scopul scrisorii dvs. este de a convinge cititorul să facă ceva, cum ar fi să se răzgândească, să rezolve o problemă, să trimită bani sau să ia măsuri. Deci, transmiteți cererea și motivele pe tonul potrivit.
Pasul 2. Folosește pronumele personale
Folosirea pronumelor „Eu”, „noi” și „dumneavoastră” în scrisorile de afaceri este perfect acceptabilă. Exprimă-te ca „eu” și cititorul ca „tu”.
Aveți grijă dacă scrieți o scrisoare în numele unei organizații. Dacă încercați să transmiteți opiniile companiei, ar trebui să utilizați „noi”, astfel încât cititorii să știe că compania se află în spatele declarației dvs. Dacă exprimați o opinie personală, utilizați „eu”
Pasul 3. Scrie clar și concis
Asigurați-vă că cititorul înțelege cu adevărat ceea ce scrieți. Cititorii vor răspunde rapid numai dacă intenția scrisorii dvs. este clară. În special, dacă există un rezultat sau o acțiune pe care ați dori ca cititorul să o ia la primirea scrisorii, clarificați-o. Descrieți-vă poziția în cât mai puține cuvinte.
Pasul 4. Folosește propoziții active
Când descrieți o situație sau faceți o cerere, asigurați-vă că alegeți vocea activă, nu vocea pasivă. Vocea pasivă va face ca scrierea dvs. să fie ambiguă sau generală. În plus, propozițiile active sunt mai eficiente și direct în centrul problemei. De exemplu:
- Pasiv: Ochelarii de soare nu sunt proiectați sau fabricați având în vedere durabilitatea.
- Activ: Compania dvs. proiectează și produce ochelari de soare, indiferent de durabilitatea acestora,
Pasul 5. Folosiți limbajul conversațional dacă vi se pare potrivit
Scrisorile sunt scrise de și pentru oameni. Evitați copierea literelor ori de câte ori este posibil. Nu puteți construi relații prin copierea literelor standard. Cu toate acestea, nu utilizați limbaj sau argou non-standard, cum ar fi „știți”, „Adică” sau „doriți”. Aplicați stilul de a scrie o scrisoare de afaceri, dar scrieți cuvinte prietenoase și politicoase.
- Dacă cunoașteți bine destinatarul, puteți adăuga un mesaj unic.
- Folosește-ți intuiția pentru a judeca câtă personalitate va scoate scrisoarea. Uneori, un pic de umor poate ajuta la nivel de afaceri, dar gândiți-vă cu atenție înainte de a-l utiliza.
Pasul 6. Rămâi politicos
Chiar dacă trimiteți o scrisoare de plângere sau plângere, puteți fi totuși politicos. Luați în considerare poziția destinatarului și oferiți cât mai mult ajutor pentru a acomoda situația.
Un exemplu de reclamație nepoliticoasă: „Cred că ochelarii de soare te aspir și nu îți voi mai cumpăra niciodată produsul”. Un exemplu de plângere politicoasă ar fi: „Sunt dezamăgit de construcția ochelarilor dvs. de soare, în viitor intenționez să cumpăr o altă marcă de ochelari de soare”
Pasul 7. Folosiți un „al doilea” antet pentru pagini suplimentare
Majoritatea scrisorilor de afaceri sunt suficient de concise pentru a se potrivi pe o singură pagină. Cu toate acestea, dacă trebuie să scrieți o scrisoare mai lungă, cum ar fi un contract sau o decizie legală, ar putea fi necesare pagini suplimentare. Utilizați un „al doilea” antet, care conține de obicei o adresă scurtă și este format din același tip de hârtie ca antetul principal.
Includeți numărul paginii în a doua pagină și în paginile următoare, în partea de sus a paginii. De asemenea, va trebui să includeți numele și data destinatarului
Pasul 8. Încheiați scrisoarea
În ultimul paragraf, rezumați-vă punctele și subliniați acțiunea pe care o veți întreprinde sau ce așteptați de la destinatar. Rețineți că destinatarul vă poate contacta pentru întrebări sau nelămuriri cu privire la scrisoare, apoi le mulțumiți pentru atenția acordată scrisorii pe care ați trimis-o.
Partea 3 din 4: Închiderea scrisorii
Pasul 1. Alegeți o felicitare de încheiere
Un salut final, ca un salut de deschidere, este un indicator de respect și formalitate. „Sincer” sau „Sincer” sunt cele mai sigure salutări de închidere. De asemenea, ați putea lua în considerare „Salutări” sau „Salutări”. Felicitările care nu sunt prea formale, dar care au totuși un ton profesional sunt „Felicitări ale succesului”, „Felicitări” și „Mulțumesc”. Folosiți o virgulă după salutarea de închidere.
Pasul 2. Puneți-vă semnătura
Lăsați patru rânduri goale pentru semnătura dvs. Semnați după imprimarea scrisorii sau, dacă ați trimis-o prin e-mail, scanați imaginea semnăturii dvs. și lipiți-o în secțiunea de semnături. Alegerea cernelii pentru semnătură este albastră sau neagră.
Dacă semnezi o scrisoare în numele cuiva, scrie „pp:” înainte de semnătura ta. „pp” înseamnă per procurationem, care înseamnă „reprezentant” sau „în numele”
Pasul 3. Introduceți numele și informațiile de contact tastând
Sub semnătura dvs., includeți informațiile, inclusiv numele, titlul, numărul de telefon, adresa de e-mail și alte mijloace de contact adecvate. Folosiți o linie nouă pentru fiecare tip de informație.
Pasul 4. Adăugați inițialele dactilografului
Dacă persoana care tastează scrisoarea și autorul sunt alte persoane, trebuie să adăugați inițialele dactilografului sub blocul de semnături. Uneori, sunt incluse și inițialele autorului scrisorii. Astfel, cine a lucrat la scrisoare va fi clar.
- Dacă includeți doar inițialele dactilografului, scrieți-le cu litere mici, de exemplu, mj.
- Dacă includeți și inițialele autorului, scrieți-le cu majuscule cu inițialele dactilografului cu litere mici, de exemplu, RW: mj. Alte stiluri adaugă o bară între inițiale, cum ar fi, RW / mj.
Pasul 5. Includeți informații despre atașament
Dacă atașați documente suplimentare pentru examinarea destinatarului, notați câteva rânduri sub informațiile de contact, precizând numărul și tipul documentelor atașate. De exemplu, scrieți: „Anexa (2): CV, broșură”. Sau, în stil tradițional, scrieți descrierea atașamentului în partea de sus a scrisorii, sub dată.
De asemenea, puteți abrevia „Atașament” cu „Lampă”
Pasul 6. Includeți o copie a informațiilor
Dacă trimiteți o copie a scrisorii către altcineva, trebuie să o includeți în scrisoare. Acest lucru se afirmă prin tastarea „cc:” sau „Copiere” sub linia „Atașament”, împreună cu numele și titlul destinatarului copiei („cc” înseamnă copie de curtoazie, dar în trecut aceasta însemna copie carbon când literele erau încă tastate pe o mașină de scris și copiate cu hârtie carbon).
- De exemplu, scrieți: „cc: Mari Santi, director adjunct de marketing”
- Dacă adăugați mai multe nume, aliniați al doilea nume sub primul, dar fără „cc:”
Partea 4 din 4: Completarea scrisorilor
Pasul 1. Efectuați modificări
Prezentarea este un element cheie al profesionalismului. Asigurați-vă că destinatarul vă poate vedea cu ușurință ca o persoană capabilă și responsabilă, editând scrisoarea dvs. și verificând erori. Utilizați verificatorul ortografic în procesorul de text, dar nu uitați să-l citiți cu atenție înainte de a trimite.
- Întrebați-vă, este scrisoarea clară și concisă? Există paragrafe mai lungi de 3-4 propoziții? Dacă da, determinați dacă puteți elimina afirmațiile inutile.
- Dacă scrisoarea este foarte importantă, este posibil să fie necesar să o citiți un prieten sau un coleg de serviciu. Uneori, alte persoane pot ajuta la identificarea erorilor de limbă sau a stingherii de care este posibil să nu fiți conștienți.
Pasul 2. Nu țineți paginile împreună cu un capsator
În cazul în care scrisoarea dvs. constă din mai multe pagini, nu trebuie utilizată o capsator. Dacă doriți să vă asigurați că paginile sunt în ordine, fixați-le împreună cu o agrafă în colțul din stânga sus.
Pasul 3. Trimiteți
Dacă trimiteți scrisoarea prin poștă, utilizați un plic pentru afaceri. Dacă este disponibil, utilizați un plic cu sigla companiei. Scrieți adresa de returnare și adresa destinatarului cu atenție. Îndoiți litera în treimi, astfel încât destinatarul să desfășoare primul partea de sus înainte de a deschide partea de jos. Asigurați-vă că lipiți suficient timbre, apoi trimiteți-le.
- Dacă credeți că scrierea de mână nu este grozavă și nu se potrivește cu personalitatea dvs. profesională, tastați adresa în procesorul de text și imprimați-o pe plic.
- Dacă scrisoarea este urgentă și / sau grabită, vă recomandăm să o trimiteți prin curier.
- Dacă doriți să îl trimiteți prin e-mail, convertiți-l mai întâi în HTML sau salvați-l ca PDF, astfel încât formatul să nu se schimbe. Totuși, ar fi frumos dacă scrisoarea ar fi trimisă fizic.
sfaturi
- Folosiți un stilou de calitate pentru a semna litere.
- Răspundeți rapid la scrisori. Dacă nu puteți răspunde în decurs de o săptămână, transmiteți-l destinatarului și spuneți-i când poate aștepta răspunsul dvs.
- Subliniați partea pozitivă. Vorbește despre ce poți face, nu despre ce nu poți. De exemplu, dacă un produs nu este în stoc, nu spuneți clientului că nu le puteți îndeplini comanda. În schimb, spuneți că produsul este foarte popular și s-a epuizat. Atunci spune-le când le poți îndeplini comanda.
-
Dacă scrieți o scrisoare complexă, scrieți mai întâi schița.
- Notați orice subiect pe care doriți să îl acoperiți, nu este nevoie să vă gândiți la comandă.
- Pentru fiecare subiect, faceți o listă de cuvinte cheie, exemple, argumente și fapte.
- Rețineți relevanța fiecărui subiect din listă pentru scopul și destinatarul scrisorii.
- Aruncați piesele care nu sunt necesare.
- Sortați informațiile în ordinea cea mai bună pentru cititor.
Avertizare
- Nu folosiți un limbaj măgulitor. Laudele sincere sunt acceptabile, dar prea multe laude înseamnă că, la locul de muncă, depindeți de laudă, nu de competență.
- Nu folosiți un limbaj contondent sau insistent. Amintiți-vă, încercați să reparați sau să începeți o relație de afaceri prin această scrisoare.
