Rapoartele de afaceri sunt unul dintre cele mai eficiente mijloace de comunicare din lumea afacerilor de astăzi. Avantajele rapoartelor de afaceri sunt multe. Companiile sau persoanele fizice pot utiliza rapoarte de afaceri pentru a lua decizii importante. Dacă doriți să scrieți un raport de afaceri bun, aflați cum și înțelegeți scopul redactării unui raport.
Etapa
Partea 1 din 2: decideți ce tip de raport de afaceri doriți să scrieți
Pasul 1. Folosiți rapoartele de afaceri pentru a transmite idei
Acest raport se numește „raport de justificare / recomandare”. Puteți utiliza acest raport pentru a partaja idei cu managerul sau directorul dvs. De obicei, va trebui să pregătiți un rezumat și corpul raportului. Rezumatul este un mijloc de transmitere a ideilor. Organismul conține informații despre beneficii, costuri, riscuri și alte informații legate de ideea ta.
De exemplu, doriți să cumpărați o imprimantă pentru divizia dvs. Pentru a convinge managerul că imprimanta este într-adevăr necesară, pregătiți un raport de justificare / recomandare pentru trimiterea formală a unei cereri de cumpărare a imprimantei către conducere
Pasul 2. Prezentați riscurile care însoțesc oportunitatea de afaceri
„Rapoartele de investigație” îi ajută pe factorii de decizie să ia în considerare riscurile pe care trebuie să le facă față atunci când doresc să întreprindă anumite acțiuni, astfel încât conducerea să poată anticipa impacturile nedorite. Acest raport constă dintr-o introducere, un corp și o concluzie. Prefața conține informații importante despre problema investigată. Corpul conține o explicație a faptelor și a rezultatelor anchetei. Concluzia conține un rezumat al raportului.
De exemplu, compania farmaceutică X vrea să colaboreze cu compania farmaceutică Y care se confruntă cu o problemă. Compania X nu vrea să colaboreze cu companii care au în prezent sau au întâmpinat probleme financiare. Prin urmare, compania X caută informații complete despre compania Y și apoi pregătește un raport de investigație pentru a discuta datele financiare ale companiei Y cu directorul financiar
Pasul 3. Prezentați informațiile de conformitate agențiilor guvernamentale
Acest raport, denumit în mod obișnuit „raport de conformitate”, este util pentru a demonstra responsabilitatea corporativă, dovedind agențiilor guvernamentale (oraș, provincie, centru etc.) că conducerea funcționează în conformitate cu legile / reglementările aplicabile și gestionează finanțele în conformitate cu procedurile.. Acest raport constă dintr-o introducere, un corp și o concluzie. Cuvântul înainte conține o explicație a principalelor subiecte tratate în raport. Trunchiul conține date, fapte și alte informații pe care agențiile guvernamentale trebuie să le cunoască. Concluzia conține un rezumat al raportului.
De exemplu, consiliul de administrație al unei companii de asigurări guvernamentale trebuie să prezinte ministrului finanțelor că managementul companiei se desfășoară în conformitate cu legile și reglementările în vigoare în 2019. Pentru aceasta, consiliul de administrație pregătește un raport anual raport de conformitate pentru a prezenta activitățile companiei în cursul anului 2019
Pasul 4. Prezentați fezabilitatea ideii sau proiectului propus
Un raport care conține o explicație pentru a determina dacă o idee este acceptată sau respinsă se numește „raport de fezabilitate”. Acest raport constă dintr-un rezumat și un corp. Rezumatul conține idei, în timp ce organismul prezintă beneficiile, posibilele probleme, costuri și alte probleme legate de ideea propusă. Conducerea poate utiliza raportul de fezabilitate pentru a răspunde la următoarele întrebări:
- Acest proiect poate fi finalizat în limita bugetului financiar?
- Este profitabil acest proiect?
- Acest proiect poate fi finalizat conform unui program prestabilit?
Pasul 5. Prezentați rezultatele cercetării obținute prin studiu
Un „raport de cercetare” prezintă rezultatele unui studiu detaliat al unei probleme sau probleme foarte specifice. Acest raport constă dintr-un rezumat (rezumat), prefață, metodele utilizate, rezultatele cercetării, concluzii și sugestii. Atunci când faceți un raport, trebuie să informați rezultatele studiilor care sunt utilizate ca referințe.
De exemplu, conducerea dorește să efectueze un studiu care implică tot personalul pentru a decide dacă este sau nu necesar să interzică angajaților să fumeze în cantina companiei. Persoana care conduce studiul va scrie un raport asupra rezultatelor cercetării
Pasul 6. Ajutați compania să-și îmbunătățească politicile, produsele sau procedurile printr-o supraveghere consecventă
Apoi, pregătiți un „raport periodic” care este scris la fiecare anumit interval de timp, de exemplu săptămânal, lunar, trimestrial etc. Acest raport prezintă nivelul de eficiență al companiei, profitul / pierderea și alte date pentru o anumită perioadă.
De exemplu, un proprietar de farmacie îi va cere agentului său de vânzări să prezinte un raport lunar de vânzări la fiecare 3 din luna următoare
Pasul 7. Furnizați un raport în cazul anumitor situații
Spre deosebire de rapoartele periodice, „rapoartele situaționale” sunt scrise pentru nevoi specifice, cum ar fi furnizarea simplă a informațiilor în cadrul reuniunilor sau raportarea eforturilor de a face față dezastrelor naturale. Acest raport constă dintr-o introducere, un corp și o concluzie. Introducerea conține o explicație a evenimentelor raportate și oferă o scurtă prezentare generală a problemelor discutate în corpul raportului. În concluzie, explicați soluțiile care au fost și vor fi realizate.
De exemplu, guvernatorul îi cere primarului să furnizeze un raport de situație după ce un uragan apare în zona aflată sub responsabilitatea sa
Pasul 8. Prezentați câteva soluții pentru rezolvarea problemei
„Raportul de referință” prezintă mai multe opțiuni de soluție pentru luarea deciziilor. Conform scopului său, autorul recomandă mai multe acțiuni care trebuie întreprinse. Acest raport constă dintr-o introducere, un corp și o concluzie. Prefața explică scopul redactării raportului. Trunchiul exprimă situația sau problema la îndemână împreună cu mai multe opțiuni de soluție. Concluzia oferă cea mai bună soluție.
De exemplu, o companie auto vrea să construiască o fabrică în Asia. Când scrieți raportul de referință, enumerați maximum 3 țări în funcție de nevoile companiei și propuneți cea mai bună locație în concluzie
Partea 2 din 2: Redactarea unui raport de afaceri
Pasul 1. Determinați scopul redactării și formatați raportul
Întrebați-vă de ce doriți să scrieți un raport de afaceri. Alegeți tipul de raport din lista de mai sus în funcție de obiectivele care trebuie atinse.
- Indiferent de motiv, asigurați-vă că vă stabiliți obiective scurte și clare. Cititorii de rapoarte devin confuzi dacă formularea obiectivelor este lungă, astfel încât credibilitatea raportului este pusă la îndoială.
- De exemplu, departamentul dvs. are nevoie de fonduri promoționale suplimentare. Atunci când scrieți raportul, concentrați-vă pe bugetul promoțional disponibil în prezent și prezentați un plan de lucru eficient pentru a profita la maximum de fondurile suplimentare.
Pasul 2. Luați în considerare publicul care va citi raportul
Cititorii de rapoarte pot proveni din afara companiei (nu angajați) sau din interiorul companiei. Atunci când scrieți un raport, luați în considerare cât de bine înțelege cititorul sau deține informații despre problema discutată. De asemenea, gândiți-vă cât de utile vor fi informațiile prezentate în raport cititorului.
- Oricine va citi raportul, aspectul financiar este întotdeauna principala prioritate pentru conducere sau clienți.
- De exemplu, doriți să implementați un program de partajare a locurilor de muncă în divizia dvs. Pentru aceasta, va trebui să scrieți un raport de afaceri care va fi citit de directorul personalului, directorul operațiunilor și directorul executiv. Luați în considerare posibilitatea ca aceștia să știe deja despre program, astfel încât să puteți furniza informații relevante în raport. Dacă conducerea nu a discutat niciodată despre un program de partajare a locurilor de muncă, raportul dvs. este informativ și util. Dacă compania a planificat deja acest program, raportul dvs. va fi ineficient și mai puțin convingător.
Pasul 3. Determinați ce trebuie învățat
Cel mai dificil pas atunci când pregătești un raport de afaceri nu este scrisul. Tragerea de concluzii și colectarea de date de sprijin este cea mai dificilă. Va trebui să aveți o gamă largă de abilități, de exemplu colectarea de date și analiza pieței. Ce trebuie să știți dvs. și conducerea pentru a putea lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la subiectele tratate în raportul dvs.?
Pasul 4. Colectați datele relevante pentru a scrie un raport
Asigurați-vă că datele de susținere pe care le furnizați sunt rezultatul cercetării. În caz contrar, ați putea pierde credibilitatea. Colectarea datelor este, de asemenea, determinată de tipul de raport care trebuie redactat. Asigurați-vă că utilizați date corecte și relevante pentru scopul redactării raportului.
- Datele din surse interne sunt de obicei mai rapide de colectat. De exemplu, datele privind vânzările de produse pot fi solicitate de la departamentul de vânzări prin telefon. Astfel, datele sunt primite imediat și incluse în raport.
- Datele externe pot fi obținute de la companie. Dacă alte departamente au colectat și analizat datele consumatorilor, solicitați-le, astfel încât să nu trebuie să faceți propriile cercetări. Datele necesare trebuie să fie adaptate la domeniul afacerilor, însă, de regulă, scriitorii de rapoarte de afaceri nu trebuie să facă mai întâi cercetări.
- De exemplu, dacă doriți să scrieți un raport de justificare / recomandare, faceți câteva cercetări pentru a afla avantajele ideilor prezentate și apoi includeți rezultatele cercetării în raport.
Pasul 5. Decideți cum să structurați raportul înainte de a scrie
Această decizie este influențată de scopul redactării raportului. De exemplu, modul de pregătire a unui raport de conformitate și a unui raport de fezabilitate sunt diferite. Începeți să scrieți când puteți afla cum să compilați raportul.
- Sortați datele de sprijin în mai multe grupuri. Rapoartele de afaceri conțin de obicei o mulțime de date și informații. Împărțirea datelor în grupuri este cheia pentru a scrie cu succes un raport de afaceri bun. De exemplu, prezentați datele de vânzare separat de datele clienților și includeți un titlu pentru fiecare recapitulare a datelor.
- Compilați rapoarte sortând datele de recapitulare în funcție de titlu pentru a le ușura citirea și înțelegerea. Astfel, datele prezentate pot susține scopul principal al redactării raportului.
- Uneori, trebuie să așteptați ca altcineva să analizeze sau să introducă date. În așteptare, puteți procesa setul complet de date.
Pasul 6. Trageți concluzii și dați sugestii specifice
Asigurați-vă că trageți concluzii logice folosind datele conținute în raport. Explicați acțiunile care trebuie întreprinse pe baza acestor concluzii.
Fiecare soluție pe care o propuneți trebuie să fie urmată de acțiuni specifice, măsurabile. Descrieți toate modificările aduse fișei postului, programului sau alocării fondurilor necesare pentru implementarea noului plan de lucru. Asigurați-vă că sugestiile dvs. sunt susținute de date care demonstrează că managementul este capabil să atingă obiectivele prin implementarea soluțiilor prezentate în raport
Pasul 7. Pregătiți un rezumat executiv
Acest rezumat va fi prima pagină a raportului de afaceri, dar este scris chiar la final. Rezumatul este un mijloc de prezentare a rezultatelor studiului și a concluziilor pentru a oferi o privire asupra conținutului raportului dacă cineva nu are timp să îl citească până la capăt. Ca ilustrare, un rezumat executiv este ca un trailer de film sau un rezumat al tezei.
Acest raport se numește rezumat executiv, deoarece directorii ocupați pot citi doar acest rezumat. Transmiteți informații importante superiorilor în 200-300 de cuvinte sub forma unui rezumat executiv. Putea citi mai departe dacă dorea să afle detaliile
Pasul 8. Folosiți infografice pentru a transmite date specifice
Uneori, trebuie să furnizați date cantitative utilizând grafice sau diagrame. Prezentați date cu diferite culori pentru a le face mai atractive și mai ușor de înțeles. Utilizați marcatori, numere secvențiale sau tabele pentru a ușura citirea datelor. Acest pas face ca prezentarea datelor să pară diferită pentru a-și arăta semnificația.
- De obicei, imaginile fac ca rapoartele de afaceri să pară mai atractive. Rapoartele par monotone dacă conțin doar text și numere. Prezentați infografii relevante și utile, dar nu exagerați.
- Scrieți informațiile în căsuțe pe o pagină care este aproape în întregime text, fără tabele sau numere. Paginile cu text integral tind să fie plictisitoare. Un rezumat al informațiilor importante poate fi prezentat într-o cutie.
Pasul 9. Enumerați sursele de informații
În funcție de tipul de cercetare pe care îl faceți, este posibil să fie necesar să enumerați furnizorul de informații. Într-un raport de afaceri, o bibliografie sau o pagină sursă își propune să ofere informații cititorului dacă dorește să verifice sau să caute alte date.
Utilizați formatul corect atunci când includeți citate în rapoarte în funcție de tipul de afacere
Pasul 10. Verificați raportul de 2 ori
Nu pareți serios când raportați erori de ortografie sau gramaticale. Aceste erori pun în discuție credibilitatea studiului dvs. În plus, prezentați informații clare și fără ambiguități.
- De exemplu, nu utilizați cuvinte greu de înțeles sau propoziții prea lungi.
- Evitați varietatea de conversații.
- Dacă cititorul de rapoarte se află în aceeași activitate, puteți utiliza jargon sau termeni tehnici, dar nu exagerați.
- De obicei, rapoartele de afaceri sunt scrise utilizând vocea pasivă. Acest raport este un exemplu care arată că scrierea folosind propoziții pasive este mai bună decât propozițiile active.
- Când verificați rapoartele, erorile pot fi trecute cu vederea deoarece v-ați tastat. Solicitați unui coleg de sprijin să vă citească raportul și apoi cereți feedback. Este mult mai bine să cunoașteți greșelile de la colegi, decât de la superiori. Profitați de contribuția colegilor pentru a îmbunătăți rapoartele, ținând cont de sugestii.
Pasul 11. Creați un cuprins
Scrieți un raport de afaceri conform formatului oficial prin crearea unui cuprins care este util ca referință atunci când căutați o anumită pagină. Includeți numerele de pagină ale fiecărei secțiuni a raportului în cuprins, în special rezumatul și concluzia.
Pasul 12. Este timpul să legați raportul
Cea mai bună modalitate de a îmbunătăți un raport care oferă o analiză completă utilă este de a-l lega cât mai bine posibil, de exemplu folosind sârmă spiralată, lianți sau huse din carton. Astfel, raportul pare îngrijit și atrăgător, astfel încât alții vor dori să-l citească până la capăt.
