Rapoartele săptămânale sunt utilizate în mod obișnuit în multe companii și în medii de vânzare cu amănuntul sau în proiecte de cercetare și stagii. Scrieți rapoarte săptămânale scurte și concise, astfel încât șeful dvs. să aibă o imagine clară a progreselor pe care le-ați făcut.
Etapa
Partea 1 din 3: Organizarea informațiilor
Pasul 1. Identificați scopul raportului
Deși trebuie să trimiteți rapoarte săptămânale ca parte a sarcinii, scopul raportului în sine nu este să păstrați locul de muncă. Cunoașterea motivelor pentru care șeful dvs. solicită un raport săptămânal vă va ajuta să determinați exact ce informații ar trebui incluse în raport și ce este cel mai important.
- De obicei, rapoartele sunt scrise pentru a ține managerii la curent cu starea proiectului la care lucrați sau pentru a-i ajuta să ia decizii.
- De exemplu, dacă sunteți manager de magazin cu amănuntul, vi se poate cere să trimiteți un raport săptămânal care să rezume vânzările săptămânii. Angajatorii folosesc aceste rapoarte pentru a evalua performanța magazinului, nivelurile de preț și comenzile primite.
- Dacă trimiteți un raport săptămânal pentru un stagiu sau un proiect de cercetare, scopul raportului este de a-i arăta șefului sau instructorului cât de mult progresați și de a împărtăși orice descoperiri majore și descoperiri.
Pasul 2. Decideți cine va citi raportul
Cunoașterea publicului dvs. este esențială pentru planificarea unui raport. Dacă nu știți cine va citi raportul (și de ce), nu aveți de unde să știți ce informații sunt cele mai importante.
- Identificarea publicului vă va ajuta, de asemenea, să înțelegeți cum ar trebui să fie structurat raportul dvs. și ce limbă să utilizați. De exemplu, ați putea scrie un raport adevărat dacă publicul este un grup de copii de cinci ani decât dacă l-ați scrie pentru directorii unei mari corporații.
- Veți obține, de asemenea, o imagine mai clară a ceea ce știe deja publicul dvs. și a ceea ce trebuie să explicați mai detaliat sau să furnizați surse suplimentare de referință. De exemplu, dacă scrieți un raport săptămânal despre o problemă juridică și va fi citit de un grup de avocați, nu este necesar să furnizați un rezumat detaliat al legii. Cu toate acestea, un astfel de rezumat poate fi necesar dacă scrieți un raport cu privire la această problemă pentru directori sau administratori care nu au cunoștințe juridice.
- Dacă raportul este necesar pentru un stagiu, un proiect de cercetare sau altă activitate academică, rețineți că publicul nu este lectorul sau instructorul dvs., deși raportul le va fi transmis. Pentru a găsi un public în acest context, concentrați-vă asupra naturii proiectului dvs. și a disciplinei dvs. în ansamblu.
Pasul 3. Acordați prioritate punctelor principale ale raportului
Deși ar trebui să încercați să vă păstrați raportul cât mai concis posibil, este posibil ca publicul dvs. să nu citească totul. Pentru a răspunde la aceasta, ar trebui să plasați cele mai importante informații sau rezultatul final la începutul raportului.
- De exemplu, dacă raportul își propune să compare și să contrasteze trei mărci diferite de echipamente și să îl recomande pe cel pe care îl considerați cel mai potrivit pentru nevoile companiei, concluzia ar trebui scrisă la început. Apoi, puteți oferi o explicație a motivului.
- În general, prima pagină a raportului ar trebui să conțină un rezumat al rezultatelor, recomandărilor sau concluziilor. Utilizați restul raportului pentru a săpa mai adânc, iar cititorii vor citi mai departe dacă simt nevoia sau doresc să își lărgească înțelegerea concluziilor.
Pasul 4. Fiți conștienți de „destinul” pe care îl experimentează de obicei un raport
În majoritatea cazurilor, rapoartele săptămânale sunt generate pentru cerințele de păstrare a datelor și vor fi înregistrate în arhivele corespunzătoare. Rapoartele săptămânale sunt rareori citite integral în majoritatea contextelor și nu ar trebui să vă așteptați altfel.
- Cu toate acestea, nu utilizați acest fapt ca o scuză pentru a falsifica rapoartele sau pentru a lucra la ele, astfel încât acestea să fie de calitate scăzută. Rapoartele trebuie să te reflecte pe tine și pe etica ta de lucru. Este probabil ca un raport elaborat în mod neglijent să spună și să spui „Știam că nu îl vei citi” nu este o scuză pentru producerea unui produs de lucru sub-standard.
- Deși raportul în ansamblu ar trebui să fie de înaltă calitate și bine scris, concentrați-vă pe părțile raportului pe care publicul este cel mai probabil să le citească. Această secțiune este de obicei un rezumat sau o recomandare. Ar trebui să-l scrieți fără cea mai mică eroare.
- Rețineți că superiorii nu citesc întregul conținut al raportului, nu pentru că nu sunt interesați sau pentru că nu sunt importanți. Oamenii din funcții de conducere sau de conducere sunt foarte ocupați și sunt calificați în colectarea informațiilor necesare pentru luarea eficientă a deciziilor. Nu vor citi întregul raport decât dacă este absolut necesar, dar îl vor salva doar în cazul în care vor să îl citească din nou mai târziu.
Partea 2 din 3: Formatarea rapoartelor
Pasul 1. Solicitați un eșantion
Multe companii au un format standard pentru rapoarte săptămânale, iar managerii sau directorii pot fi obișnuiți să primească informații în acest fel. Utilizarea diferitelor formate poate duce la frustrare și confuzie.
- Acest lucru este foarte important în pregătirea rapoartelor de vânzări. Managerii sunt obișnuiți să privească rapoartele dintr-o privire și să știe unde pe pagină vor găsi anumite numere sau informații. Utilizarea diferitelor formate devine o măsură ineficientă, deoarece sunt obligați să citească întregul raport pentru a găsi informațiile de care au nevoie.
- Consultați asistentul administrativ pentru a vedea dacă există un șablon pe care îl puteți utiliza pentru a scrie un raport. În acest fel, nu trebuie să-l creați de la zero cu o aplicație de procesare de text. Multe companii au șabloane de documente cu setările corecte, inclusiv margini, tabele, stiluri de paragraf și fonturi.
Pasul 2. Luați în considerare metodele de expediere
Dacă trimiteți raportul ca document tipărit sau ca atașament de e-mail, formatul va fi diferit decât dacă l-ați scris ca parte a textului e-mailului.
- De exemplu, dacă trimiteți raportul ca atașament de e-mail, trebuie să includeți un rezumat executiv în textul e-mailului. În acest fel, cititorii nu trebuie să deschidă apendicele pentru a înțelege principalele aspecte ale raportului dvs.
- Dacă trimiteți raportul ca document fizic, cel mai probabil va trebui să includeți o scrisoare de intentie sau o pagină de titlu, astfel încât raportul să poată fi identificat și depus în mod corespunzător.
- Indiferent de modul în care trimiteți raportul, asigurați-vă că numele dvs. este inclus pe toate paginile și că toate paginile sunt numerotate în formatul „X al lui Y” (citiți: pagina X din totalul Y). Foile de rapoarte pot fi ușor împrăștiate și, cu o privire rapidă, ar trebui să puteți afla dacă raportul este complet și cine a făcut-o.
- Puteți include cu ușurință informațiile solicitate ca antet (antet) pe fiecare pagină. De exemplu, antetul putea citi după cum urmează „Raportul de vânzări Sarita Hakim, duminică 23, p. 3 din 7 ".
Pasul 3. Includeți un rezumat executiv
Rezumatul executiv este un scurt rezumat al întregului raport, de obicei doar un paragraf sau doi, cu câteva propoziții pentru fiecare secțiune a raportului. Ideea generală este că un executiv poate citi acest rezumat și, atâta timp cât acesta se aliniază la așteptările sale inițiale cu privire la problema în cauză, el poate lua măsuri fără să citească mai departe.
- Atunci când creați un rezumat executiv, este foarte important să utilizați un limbaj clar și concis, astfel încât să fie ușor de înțeles. Evitați jargonul sau termenii specifici care necesită explicații, chiar dacă știți că publicul dvs. este foarte familiarizat cu acești termeni.
- Scrieți rezumatul la final, după ce ați finalizat toate celelalte secțiuni ale raportului. La urma urmei, nu puteți rezuma ceva care nu a fost încă scris. Chiar dacă aveți deja o schiță detaliată a ceea ce trebuie să scrieți în raport, lucrurile se pot schimba în timpul procesului de scriere.
Pasul 4. Creați o structură pentru paragrafele și secțiunile raportului
După ce ați înțeles formatul care va fi utilizat pentru a scrie raportul, creați o schiță pentru secțiunile raportului care se vor potrivi scopului raportului.
- Verificați schița pentru a vă asigura că totul curge logic de la o secțiune la alta și asigurați-vă că schița este concepută pentru a se potrivi publicului care a fost identificat pentru raport.
- În general, raportul va include un rezumat executiv, introducere, concluzii și recomandări, constatări și discuții și o listă de referințe. Puteți include atașamente care conțin date relevante, precum și un cuprins pentru rapoarte mai lungi. Cu toate acestea, rapoartele săptămânale nu sunt de obicei atât de lungi.
- Fiecare secțiune a raportului abordează un subiect specific. În secțiunea respectivă, fiecare paragraf abordează o idee. De exemplu, dacă o secțiune din raport are titlul „Branduri populare pentru copii”, puteți scrie un paragraf separat pentru fiecare marcă. Dacă faceți o distincție între îmbrăcămintea pentru băieți și pentru fete, creați o subsecțiune (cu subtitrări corespunzătoare) pentru fiecare marcă, apoi un paragraf care discută despre îmbrăcămintea pentru băieți pe care marca o oferă și un alt paragraf pentru îmbrăcămintea pentru fete.
Pasul 5. Creați o pagină de titlu sau o scrisoare de intenție, dacă este necesar
Este posibil ca rapoartele mai scurte să nu necesite o pagină de titlu separată, dar rapoartele mai lungi ar trebui să includă o pagină dedicată care să vă identifice drept autor al raportului și să explice pe scurt scopul raportului.
- Pagina de titlu este diferită de rezumatul executiv și include în esență informațiile necesare pentru îndeplinirea scopurilor administrative, astfel încât raportul să poată fi depus corect.
- Angajatorii pot avea o pagină introductivă specială necesară pentru rapoartele săptămânale. Dacă da, asigurați-vă că utilizați formatul potrivit.
- Cel puțin, pagina de titlu ar trebui să includă titlul sau descrierea raportului (de exemplu, „Raportul săptămânal de vânzări”), numele dvs. și numele altor contributori care au contribuit, numele companiei și data la care ați completat sau trimis raportul.
Partea 3 din 3: Folosirea unui limbaj puternic
Pasul 1. Creați titluri și subtitrări eficiente
Titlurile și subpozițiile permit cititorilor să găsească rapid secțiuni specifice ale raportului care îi interesează sau ce vor să citească pentru a obține mai multe informații de susținere despre concluziile sau recomandările dvs.
- Asigurați-vă că titlul și subtitlul descriu conținutul din secțiune sau subsecțiune în mod direct și precis.
- De exemplu, atunci când redactați un raport săptămânal de vânzări, puteți include secțiuni care discută „Tendințe de îmbrăcăminte pentru femei”, „Tendințe de modă pentru bărbați” și „Mărci populare pentru copii”. În cadrul acestor secțiuni, puteți plasa subtitrări pentru a evidenția anumite tendințe sau mărci populare.
- Utilizați aceeași construcție gramaticală pentru toate titlurile, astfel încât rapoartele să pară logice și coerente. De exemplu, dacă primul titlu citește „Construirea unui punct de sprijin în îmbrăcămintea bărbaților”, al doilea titlu ar trebui să fie „Conducerea tendinței îmbrăcămintei pentru femei” nu ceva de genul „Cifre de vânzare a îmbrăcămintei pentru femei”.
Pasul 2. Scrieți un raport folosind propoziții clare și simple
Scrierea concisă cu propoziții structurate într-o ordine standard „subiect-verb-obiect” oferă claritate de gândire și conferă credibilitate recomandărilor și concluziilor dumneavoastră.
- După ce ați scris prima versiune a raportului, citiți-l cu atenție și eliminați orice limbaj inutil. Găsiți acțiunea pentru fiecare propoziție și plasați cine a efectuat acțiunea lângă verb. Gândiți-vă la fiecare propoziție ca și când ar spune „cine a făcut ce”.
- Eliminați propozițiile inutile și utilizați fraze de pauză precum „în afară de”, „cu un scop” sau „în ordine”.
- S-ar putea să credeți că acest stil de scriere este plictisitor, dar scopul scrierii rapoartelor săptămânale nu este acela de a distra. Acest stil este cel mai eficient pentru a vă transmite punctul de vedere și pentru a transmite informații cititorului.
Pasul 3. Asigurați-vă că scrisul dvs. este obiectiv și imparțial
Recomandările dvs. ar trebui să se bazeze pe dovezi concrete, nu pe opinii sau sentimente. Convingeți cititorul cu fapte puternice, scrise clar.
- Evitați adjectivele și alte cuvinte inutile și frazele care au conotații negative sau pozitive. În schimb, concentrați-vă pe scrierea argumentelor bazate pe fapte.
- De exemplu, să presupunem că recomandăm o promoție pentru unul dintre agenții de vânzări din raportul săptămânal. Susțineți recomandarea cu fapte care arată că angajatul este demn, mai degrabă decât să scrieți detalii subiective sau emoționale. Expresia „Sari are în mod constant vânzări mari în magazinul nostru, chiar dacă lucrează doar 15 ore pe săptămână” ar fi mai bună decât „Sari este cel mai prietenos angajat al meu și încearcă întotdeauna tot ce poate, chiar dacă trebuie să-și limiteze orele pentru a avea grijă de ea mamă bolnavă”.
Pasul 4. Folosește cuvinte puternice
Când scrieți cu vocea activă, utilizați singurul cuvânt care îi spune cititorului ce acțiune are loc în propoziție, și anume verbul. Folosiți verbe scurte, puternice, care descriu clar acțiunea care are loc.
- Alegeți verbe simple. De exemplu, „folosiți” este mai bun decât „utilizați”.
- Verbele care descriu procese, cum ar fi gândirea, cunoașterea, înțelegerea și credința, sunt uneori necesare, dar sunt în general mai puțin puternice decât verbele care descriu acțiunea. Poate că va trebui să săpați mai adânc într-o afirmație și să o transformați în acțiune. De exemplu, ați putea scrie „Cred că vânzările noastre vor crește în următoarele câteva luni”. Modificați declarația și aflați de ce o credeți. Apoi, puteți scrie o propoziție care să conducă la acțiuni precum: „Din punct de vedere istoric, vânzările cresc în sezonul de vacanță. Văd că vânzările vor crește în noiembrie și decembrie.”
- Pentru a menține scrierea orientată spre acțiune, verificați raportul și încercați să eliminați prepozițiile și să le înlocuiți cu verbe mai puternice. De exemplu, „consensul general” poate fi simplificat la „consens”, iar dacă cineva „oferă protecție”, impresia se face și mai puternică spunând că „protejează”.
Pasul 5. Evitați vocea pasivă
Când scrieți cu vocea pasivă, puneți mai puțin stres pe persoana care o face și puneți mai mult accent pe obiectul acțiunii. Deși în unele cazuri este necesar din motive politice sau diplomatice, utilizarea vocii pasive duce adesea la scrierea neclară și confuză.
- Vocea activă recompensează persoana care a făcut acțiunea și arată cititorului raportului cine este responsabil pentru acțiune. Pentru a înțelege de ce este important acest lucru, imaginați-vă că ați citit un articol despre un incendiu care spune: „Din fericire, toți copiii au fost mântuiți”. Identitatea persoanei (sau persoanelor) care a salvat copiii este importantă. Dacă în propoziție scrie „Preotul local, părintele Johan, a mers înainte și înapoi prin focul care a înconjurat orfelinatul și a salvat toți copiii”, acum știi cine merită meritul pentru că a fost un erou în acea situație.
- Propozițiile active sunt, de asemenea, importante pentru asumarea responsabilității pentru acțiunile care pot avea consecințe negative. Dacă scrieți „A apărut o eroare” în raportul dvs., șeful dvs. va dori să știe cine a făcut greșeala, astfel încât el sau ea să poată pedepsi corespunzător. Dacă faceți o greșeală, atunci admiterea și asumarea responsabilității pentru act vă vor ajuta cu adevărat.
- Pentru a găsi și a elimina propozițiile pasive în scris, căutați verbe care încep cu „di-”. Când o găsiți, identificați acțiunea din propoziție, aflați cine a făcut-o și mutați-o la începutul și mijlocul propoziției.
Pasul 6. Transmite informații folosind elemente vizuale
Tabelele și graficele sunt mult mai ușor de citit și de urmărit decât paragrafele care furnizează aceleași informații, mai ales dacă informațiile care trebuie transmise constau din mai multe numere.
- Alegeți elementele vizuale potrivite pentru a transmite informații cititorilor într-un mod care le este util și care reflectă scopul raportului.
- De exemplu, puteți alege un grafic liniar pentru a arăta tendința creșterii vânzărilor de jachete de lână. Acest mod de prezentare a informațiilor va fi mai eficient la afișarea creșterii decât un tabel cu numărul de jachete de lână vândute în fiecare lună, deoarece tabelul cere cititorului să se uite la toate numerele, să le compare și să recunoască că există o creștere. Toate acestea pot fi realizate prin simpla afișare a unui grafic liniar simplu.
- Rețineți că ochiul este atras de elementele vizuale. Asigurați-vă că aceste elemente arată îngrijite și organizate și sunt plasate în poziția corectă în partea de sus a paginii. Pur și simplu prezentați elementele vizuale care sunt importante pentru recomandarea sau concluzia dvs.
Pasul 7. Elimină jargonul
Fiecare industrie sau disciplină academică are anumiți termeni inevitabili, precum și cuvinte cheie care câștigă popularitate din cărți sau articole cunoscute. Deși uneori utile, aceste cuvinte de obicei nu adaugă valoare sau nu reușesc să transmită mesajul în mod eficient.
- Scrierea unei liste de cuvinte cheie obișnuite din industrie, astfel încât să nu le folosiți în exces în rapoartele dvs., poate fi utilă. Când raportul este complet, puteți căuta aceste cuvinte în document și le puteți înlocui, dacă este necesar.
- Rețineți că, pentru cititor, utilizarea excesivă a cuvintelor cheie la modă nu înseamnă că sunteți „bine informat” în domeniu, ci creează mai degrabă impresia opusă. În general, directorii și managerii sunt mai în vârstă și au văzut sute de astfel de cuvinte venind și plecând. Dacă îl folosești prea mult, ei vor crede că ești leneș și nu știu despre ce vorbești sau doar încearcă să-i impresioneze.
- De asemenea, ar trebui să evitați utilizarea termenilor prea complexi. De exemplu, dacă scrieți un raport care să rezume o problemă juridică, asta nu înseamnă că trebuie să-l aruncați cu mult jargon legal.
Pasul 8. Efectuați o verificare atentă a caracterelor
Rapoartele pline de erori tipografice și gramaticale pot fi incomode pentru cititori și reflectă o imagine negativă despre dvs. Elaborați raportul cu mult înainte de termen, astfel încât să aveți suficient timp pentru a face o verificare corectă a caracterelor.
- Rulați un program de verificare gramaticală și ortografică pe aplicația de procesare de text pe care o utilizați. Acest program va sări peste o mulțime de erori, în special greșeli de scriere care duc la erori homofonice (de exemplu, tastarea „încărcat”, atunci când doriți să scrieți „condiție”).
- Efectuarea verificării atente a caracterelor în sens invers (înapoi în față) este o modalitate bună de a vă asigura că nu ratați greșelile. Mai mult, dacă sunteți familiarizați cu ceea ce doriți să scrieți, veți trece erori precum cuvintele lipsă, deoarece creierul le completează automat. Acest lucru nu se va întâmpla dacă îl verificați din spate în față.
- Citirea rapoartelor cu voce tare este un alt mod eficient de a detecta erorile și de a edita stilul de scriere. Dacă vă este greu să citiți o anumită propoziție sau paragraf, este posibil ca acea parte să fie dificil de înțeles, deoarece cititorii vor avea, de asemenea, aceeași dificultate. Corectați părțile dificile, astfel încât acestea să poată curge mai bine.
