O factură de plată, sau adesea denumită și factură, este un document care conține detalii despre serviciile furnizate, precum și o cerere de plată, care este înaintată persoanei care a efectuat achiziția. De exemplu, dacă sunteți grădinar și ați adăugat plante la pagina de pornire a unui client, includeți detalii despre serviciile dvs. în factură pentru a obține plata.
Etapa
Partea 1 din 3: Alegerea unui format
Pasul 1. Creați o factură profesională
Dacă scrieți facturi frecvent, este o idee bună să creați un șablon de factură pe care îl puteți modifica de fiecare dată când trimiteți o nouă factură unui client. Acest șablon este util mai ales contractanților sau altor persoane care furnizează servicii în mod continuu. Puteți crea șabloane de facturi folosind programul dvs. preferat de procesare a textului sau puteți căuta pe internet pentru acestea.
- O factură include, de obicei, un titlu cu numele dvs. sau compania dvs., adresa și numărul de telefon, precum și o siglă a companiei, împreună cu detalii despre serviciile furnizate, suma de plătit și instrucțiunile de plată.
- Facturile sunt de obicei create electronic, numerotate și salvate pe un computer. În acest fel, aveți întotdeauna o copie a facturii și nu trebuie să vă faceți griji cu privire la pierderea hârtiei dvs. de facturare. Cu toate acestea, asigurați-vă că faceți întotdeauna o copie de rezervă a fișierului dvs. de factură utilizând un serviciu de stocare a fișierelor online, cum ar fi Google Drive sau Dropbox. În acest fel, dacă unitatea de disc a computerului nu funcționează, veți avea în continuare o copie a facturilor.
- Alegeți un sistem de numerotare care vă facilitează organizarea documentelor. O opțiune este utilizarea datei de creare. Deci, „FTR311216” este o factură creată la 31 decembrie 2016. Dacă creați mai multe facturi într-o zi, introduceți inițialele furnizorului.
Pasul 2. Selectați carnetul de facturi
Cărțile cu facturi pot fi achiziționate de la librării sau magazinele staționare. Această carte a inclus spații pentru a enumera serviciile oferite și diverse informații de plată. De fiecare dată când scrieți o factură de plată, trebuie doar să completați spațiul gol furnizat.
- Cărțile cu facturi sunt utile pentru persoanele care scriu facturi pentru bunurile pe care le vând. De exemplu, dacă vindeți prăjituri de casă, ar putea fi mai ușor să scrieți o factură de plată în loc să creați o factură pe computerul dvs. de fiecare dată când faceți o vânzare.
- Alegeți o carte de facturi care are un strat de hârtie idem în spatele fiecărei facturi goale, astfel încât dvs. și clientul dvs. să puteți obține fiecare câte un exemplar.
- Cu toate acestea, aveți nevoie în continuare de o zonă de stocare sigură. Asigurați-vă că păstrați o copie a facturii într-un seif anti-incendiu.
Pasul 3. Folosiți un sistem de plată online
PayPal sau Square vă permit să trimiteți facturi. Cu toate acestea, serviciul este taxabil (2,9% + 30 de cenți SUA pe factură începând cu ianuarie 2017), dar comoditatea plății electronice face ca această metodă să fie mai fiabilă.
- Din contul dvs. PayPal, selectați opțiunea din meniul „Trimiteți și solicitați” din partea de sus. Apoi, selectați „Creați și gestionați facturi” (creați și gestionați facturi). În cele din urmă, faceți clic pe butonul „Creați” pentru a crea o nouă factură.
- Va trebui să cunoașteți adresa de e-mail a clientului pentru a completa secțiunea „Factura către:” a facturii. PayPal sau Square vor factura contul cu acea adresă de e-mail.
Pasul 4. Obțineți o aplicație de facturare personalizată
Aplicațiile de facturare precum Invoice2go vă permit să trimiteți și să urmăriți facturile de pe telefon și să setați mementouri de plată automate. Clienții pot plăti online folosind un card de credit sau de debit.
Pasul 5. Creați facturi cu software de contabilitate
Dacă utilizați software de contabilitate pentru a vă gestiona afacerea, ar trebui să fie inclus un sistem de facturare. De exemplu, QuickBooks are un buton „Factură” ușor de utilizat pe tabloul de bord, care vă ghidează prin proces. Clienții dvs. nu vor avea opțiuni de plată instantanee, dar puteți monitoriza starea de facturare împreună cu alte înregistrări comerciale.
Partea 2 din 3: Includerea informațiilor de bază
Pasul 1. Includeți informații despre companie
Indiferent dacă facturați pe computer sau utilizați o carte de facturi, scrieți numele companiei în partea de sus. Includeți următoarele informații chiar sub numele companiei dvs.:
- Adresa completă a companiei
- Numărul de telefon al companiei
- Adresa de e-mail sau orice informație de contact
Pasul 2. Notați data
Tu și clientul trebuie să cunoașteți data facturii. Acest lucru se datorează faptului că data scadenței plății se bazează de obicei pe data creării facturii.
Pasul 3. Numărul facturii, dacă este necesar
Veți avea nevoie de numere de factură secvențial în funcție de numărul de tranzacții efectuate cu clientul. De exemplu, dacă ați vândut un tort aceluiași client în 3 evenimente diferite, factura pentru a treia vânzare ar fi numerotată # 3.
- Dacă utilizați o fișă de factură cumpărată de un magazin fix, factura ar trebui să fie deja numerotată.
- Dacă utilizați software de contabilitate sau PayPal, factura va fi, de asemenea, numerotată automat.
Pasul 4. Notați informațiile despre client
Includeți numele clientului sau clientului sau companiei. Dacă furnizați servicii contractorilor clienților, ar trebui să includeți și adresa companiei și numărul de telefon.
Partea 3 din 3: Scrierea unor lucruri specifice
Pasul 1. Scrieți o descriere a serviciilor furnizate
Includeți orice lucru, servicii sau produse furnizate de client. Dacă furnizați mai multe servicii, enumerați-le pe fiecare pe o listă. Includeți următoarele informații privind serviciul sau produsul în lista aferentă:
- Servicii sau produse furnizate. De exemplu, „1 tort de ziua de naștere cu decorațiuni Thomas”.
- Data livrării serviciului
- Taxa de serviciu
- După ce fiecare produs sau serviciu a fost listat, calculați totalul și includeți suma finală facturată.
Pasul 2. Specificați termenii specifici de plată
Dacă doriți ca factura să fie plătită înainte de o anumită dată, includeți aceste informații. Introduceți detalii cu privire la tipul de plată acceptat, fie că este vorba de numerar, cec sau card de credit.
De asemenea, calculați impozitul care va fi adăugat la cost. Căutați ratele de impozitare aplicabile în țara dvs., astfel încât să puteți stabili cu exactitate suma facturată
Pasul 3. Furnizați informații suplimentare
În partea de jos a facturii, scrieți o descriere a politicii de returnare. De asemenea, puteți profita de această ocazie pentru a mulțumi clientului și a enumera alte produse sau servicii pe care le oferiți și dvs.
