O factură este o listă a prețurilor pentru bunurile vândute sau serviciile prestate. Microsoft Word vă permite să creați facturi cu șabloane existente sau cu propriul design. Pașii de mai jos vă ghidează să creați facturi în Word 2003, 2007 și 2010.
Etapa
Metoda 1 din 1: descărcarea șabloanelor gata preparate
Pasul 1. Creați un document nou
Chiar dacă un șablon gata făcut nu este un document nou, începeți să facturați ca și cum ați fi creat un document nou.
- În Word 2003, selectați „Nou” din meniul Fișier.
- În Word 2007, faceți clic pe butonul Office din colțul din stânga sus al ferestrei, apoi selectați „Nou” din meniul Fișier.
- În Word 2010, faceți clic pe fila Fișier, apoi selectați opțiunea Nou din lista de opțiuni din stânga ferestrei.
- Nu faceți clic pe bara de instrumente nouă din Word 2003 sau pe butonul Nou din bara de instrumente de acces rapid din Word 2007/2010. Butonul vă permite să creați un document nou numai cu șablonul Normal.dot sau Normal.dotx. Utilizați această metodă dacă doriți să creați o factură dintr-un document necompletat.
Pasul 2. Găsiți șablonul dorit
- În Word 2003 și 2007, selectați Facturi din opțiunea „Șabloane Office disponibile” din partea stângă a panoului de sarcini Document nou. Selectați un tip de șablon din lista din fereastra din mijloc, apoi selectați unul dintre șabloanele de facturare care apar.
- În Word 2010, selectați Facturi din secțiunea Șabloane Office disponibile din Șabloane Office.com. Faceți dublu clic pe folderul șablon pe care doriți să îl creați, apoi selectați unul dintre șabloanele de facturare care apar.
Pasul 3. Descărcați șablonul făcând clic pe butonul „Descărcați” din mijlocul ecranului
Apoi, puteți aduce modificări facturii, cu informațiile disponibile în partea de jos a acestui articol. După efectuarea modificărilor, salvați taxa.
De asemenea, puteți accesa șabloanele de facturare pentru Word și Excel direct de pe site-ul web Microsoft, la https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Asigurați-vă că selectați opțiunea potrivită factură. cu versiunea dvs. de Word
Pasul 4. A doua cale:
Crearea facturilor din documente goale
Pasul 5. Creați capul facturii
Scrieți numele companiei dvs. și includeți descrierea corespunzătoare „Facturare”. De exemplu, puteți lista „Oferte” dacă documentul servește doar ca o ofertă, nu ca o factură.
- Puteți include antetul în partea de sus a paginii sau puteți utiliza funcția de antet Word. Dacă utilizați funcția de antet Word și prevedeți că factura va depăși o foaie, puteți utiliza opțiunea First First Page pentru a afișa anteturile complete pe prima pagină și titlurile rezumate pe paginile următoare.
- Numele companiei trebuie să fie în același tip ca și celelalte materiale ale companiei dvs.
- Declarația de facturare trebuie să fie scrisă într-o dimensiune suficient de mare, astfel încât destinatarul documentului să îl poată identifica.
Pasul 6. Scrieți data facturării în partea de sus a documentului, în dreapta extrasului de facturare
Cu toate acestea, nu trebuie să includeți o dată la fel de mare ca descrierea.
Word are o funcție de dată automată care poate introduce data de astăzi pentru dvs. Deși destul de util, nu utilizați această caracteristică pentru facturile trimise electronic, deoarece data va continua să se schimbe la deschiderea documentului. Deși data păstrării nu se va modifica, facturarea va analiza data de pe factură pentru a vedea când ați fost plătit
Pasul 7. Numărați factura
Acest număr ar trebui să apară și în partea de sus a facturii. Numerotarea facturilor vă va facilita urmărirea facturilor dacă aveți mai multe facturi deschise. Puteți numerota factura în următoarele două moduri:
- Numerotare globală care nu are legătură cu clientul. Astfel, puteți stoca toate documentele de facturare într-un singur dosar.
- Numerotare specială pentru fiecare client. Utilizați această numerotare dacă doriți să creați un folder separat pentru fiecare client. Poate doriți să includeți o parte din numele clientului în numărul de facturare, cum ar fi „Swithin1”.
Pasul 8. Afișați adresa expeditorului și destinatarului
Includeți adresa și numele dvs., precum și adresa clientului pe factură.
Informațiile dvs. de contact ar trebui să includă numele companiei, numele beneficiarului, adresa clientului și adresa de telefon, fax și e-mail, dacă este necesar
Pasul 9. Notați informațiile de facturare
Funcția de tabel din Microsoft Word vă permite să creați cu ușurință rânduri și coloane pentru informații de facturare, cum ar fi cantitatea articolului, descrierea articolului / serviciului, prețul unitar / taxa pentru servicii și prețul total pentru articolul achiziționat.
Funcția de tabel din Word vă permite, de asemenea, să efectuați calcule. În loc să calculați manual prețul total al unui articol achiziționat, puteți înmulți pur și simplu cantitatea cu prețul. După aceea, puteți calcula toate subtotalurile pentru a găsi factura totală
Pasul 10. Scrieți factura totală în partea dreaptă a facturii, chiar sub prețul pe articol
Puteți factura total îndrăzneț pentru o vizualizare mai ușoară.
Dacă percepi impozitul pe vânzări, arată un subtotal al tuturor bunurilor / serviciilor, apoi notează impozitul facturat și include procentul de impozitare la stânga valorii impozitului. După aceea, scrieți factura totală sub ea
Pasul 11. Includeți reguli de plată
Puteți afișa reguli de plată în partea de sus sau de jos a informațiilor de facturare. O regulă de plată utilizată în mod obișnuit este „plătiți când factura ajunge”. „scadent în 14 zile”, „scadent în 30 de zile” sau „scadent în 60 de zile”.
Poate doriți să includeți o notă în partea de jos a facturii care să explice cum să plătiți, informații generale sau un client de mulțumire pentru utilizarea serviciului dvs
Pasul 12. Salvați factura cu un nume ușor de înțeles și care descrie tipul de factură
De asemenea, puteți include numele companiei, numărul de facturare și numele clientului.
sfaturi
- După salvarea documentului de factură, puteți utiliza documentul ca șablon pentru a crea o altă factură utilizând funcția „Nou din existent” atunci când creați o nouă factură. De asemenea, puteți salva facturile într-un format de șablon.dot sau.dotx pentru utilizare ulterioară.
- O altă modalitate de a vizualiza facturile și alte informații este de a crea un registru de lucru Microsoft Excel și de a lipi un link către fișierul din factură în format Word. Când actualizați registrul de lucru, faceți clic dreapta pe foaia de lucru lipită și selectați „Actualizare legătură” pentru a vedea modificările.
