Puteți scrie o scrisoare de cerere dacă aveți nevoie de un sponsor care să vă susțină activitățile planificate sau alte nevoi. Scrieți o scrisoare de cerere care poate convinge sponsorul că planul dvs. merită susținut. În plus, explicați, de asemenea, în linii generale, ce beneficii va primi. Învățând cum să scrieți o scrisoare bună, puteți vedea diferența dintre o cerere aprobată și o cerere respinsă.
Etapa
Partea 1 din 3: Pregătirea scrisorii de cerere
Pasul 1. Definiți obiectivele
Ce anume doriți să câștigați în mod specific prin căutarea de sponsori? Ce să faci dacă ești dispus să devii sponsor? Ce faci și de ce ai nevoie de sponsori? Ar trebui să puteți răspunde la toate aceste întrebări înainte de a scrie o scrisoare de cerere.
- Scrisoarea de cerere trebuie scrisă în mod specific și are un scop specific. Nu are rost să scrii o scrisoare în care nu este clar sau nu știi ce vrei și de ce.
- Găsiți răspunsuri la motivele pentru care trebuie să vă planificați. Cererile de sponsorizare trimise deoarece doresc să atingă anumite obiective sau visele sunt de obicei mai ușor de reușit. Încercați să insuflați credința în motivul pentru care cineva trebuie să vă susțină cauza oferind timp sau bani, explicând modul în care ajutorul său va ajuta o persoană sau o comunitate.
Pasul 2. Faceți o listă a companiilor
Cine va fi mutat să vă susțină planul? Proprietarii unei companii au motive personale pentru a vă sprijini planul? Sau există o organizație non-profit care vrea să fie sponsor pentru că are aceeași misiune. Cine a sponsorizat aceeași activitate? Încercați să găsiți mai multe informații.
- Notează numele companiilor sau persoanelor pe care le cunoști personal, inclusiv persoanelor cu care lucrezi. Nu neglija niciodată relațiile personale.
- Nu subestimați companiile mici sau antreprenorii care nu au puncte de desfacere. Poate vor și ei să dea. Rețineți că puteți explora și companii locale. Companiile din mediul imediat vor vedea de obicei relația care a fost stabilită cu comunitatea ca fiind ceva util.
- Dacă lucrați într-o echipă, împărțiți compania pe care ați listat-o în grupuri, apoi solicitați fiecărui membru să contacteze compania, astfel încât fiecare să își facă propriile lucruri.
Pasul 3. Stabiliți ce căutați
Există multe forme de scrisori de cerere de sponsorizare. Decideți ce solicitați înainte de a scrie o scrisoare de cerere.
- Donațiile pot fi sub formă de bani sau bunuri. A da obiecte ca donație înseamnă a oferi materiale sau produse care pot fi folosite în timpul evenimentului, în loc să dai doar bani. Uneori, donațiile sunt date sub formă de servicii și nu sub formă de bunuri.
- Poate ai nevoie de voluntari, nu de produse. Oricum ar fi, fiți specific cu privire la ceea ce aveți nevoie.
Pasul 4. Decideți opțiunile pe care doriți să le oferiți
Într-o scrisoare de cerere de sponsorizare, puteți oferi mai multe forme diferite de sprijin din care să alegeți. Procedând astfel, oferiți opțiuni atât companiilor mici, cât și celor mari, pentru a oferi sprijin în limita posibilităților lor.
- Determinați valoarea sprijinului și a beneficiilor. Trebuie să explicați ce beneficii vor primi în funcție de valoarea sprijinului acordat. Oamenii care dau mai mult ar trebui să obțină mai multe beneficii.
- Puteți oferi publicitate, anunțuri publice despre compania dvs. sau sponsorizare și sigle pe site-uri web sau în materiale / programe promoționale.
Pasul 5. Determinați numele persoanei care va primi scrisoarea
Nu trimiteți niciodată o scrisoare adresată în general, scriind „celor interesați”, deoarece pare mai puțin personală.
- De obicei, această scrisoare trebuie adresată persoanei responsabile a departamentului de personal sau directorului general. Încercați să sunați la companie sau să căutați pe site-ul web cine este responsabil cu sponsorizarea. Nu ghiciți în această privință. Pentru a avea succes, o scrisoare de cerere de sponsorizare trebuie adresată persoanei potrivite. Scrieți numele și titlul cu ortografia corectă.
- Aflați, de asemenea, dacă această companie / organizație are o politică de donații, astfel încât să nu pierdeți timpul și puteți face o cerere în conformitate cu politica companiei.
Partea 2 din 3: Înțelegerea formatelor scrisorilor
Pasul 1. Studiați eșantioanele de scrisori ale cererii sponsorului
Puteți vedea exemple de această scrisoare pe internet, unele sunt plătite, dar unele sunt gratuite. Citiți aceste exemple pentru a înțelege formatul și conținutul.
- Cu toate acestea, nu copiați întreaga probă de scrisoare. Încearcă să aranjezi singur cuvintele, astfel încât scrisoarea ta să pară personală și ușor de citit.
- De exemplu, dacă știi că directorul companiei are un background legat de planurile tale, scrie-i o scrisoare personală. Încercați să aflați fundalul persoanei sau companiei către care scrieți și structurați conținutul pentru a face să pară mai personal.
Pasul 2. Alegeți stilul de limbă potrivit în funcție de public
Cu toate acestea, ar trebui să scrieți o scrisoare de cerere profesională și să nu utilizați cuvinte care sunt folosite în conversația de zi cu zi.
- Scrieți o scrisoare pe hârtie cu antet care să conțină sigla dvs. și numele organizației dvs. Acest lucru va face ca aplicația dvs. să pară mai profesională. Dacă solicitați pentru dvs. sponsorizare, creați un antet cu numele dvs. în fontul adecvat pentru a face ca acesta să pară profesional.
- Dacă scrieți o scrisoare pentru o companie sau organizație, cu cât este mai formală, cu atât mai bine. Dacă se adresează unui membru al familiei sau unui prieten, scrieți o scrisoare care nu este prea formală, dar nu prea casuală încât să pară nepoliticoasă. Cererile de sponsorizare trimise prin adrese de e-mail informale au de obicei mai puțin succes.
Pasul 3. Folosiți formatul standard de scrisoare de afaceri
Scrisoarea cererii de sponsorizare trebuie să utilizeze formatul scrisorii de afaceri. Folosiți literele corespunzătoare pentru a face să pară profesional.
- Începeți să scrieți scrisoarea, incluzând data, numele sponsorului și adresa.
- Săriți o linie goală, apoi scrieți: Dragă (nume) și terminați cu o virgulă.
- Scrie o scurtă scrisoare. Este suficient să scrieți o scrisoare de cerere de sponsor pentru o pagină, astfel încât să nu ocupe prea mult din timpul cititorului. Oamenii mișcați vă vor oferi un minut pentru a vă citi scrisoarea. Prin urmare, scrieți o scrisoare scurtă și clară pe o singură pagină.
- Trimiteți scrisoarea prin poștă sau curier deoarece cererea trimisă prin e-mail pare lipsită de importanță.
Pasul 4. Încheiați scrisoarea cu o notă de mulțumire
La sfârșitul scrisorii, mulțumiți-le pentru atenție. Săriți un rând la sfârșitul paragrafului și lăsați un spațiu gol pentru semnătura dvs.
- Încheiați scrisoarea oferindu-vă un salut profesionist și respectuos, de exemplu: Cu sinceritate a voastră / a mea. Scrieți-vă numele și titlul, apoi semnați-le.
- Atașați alte materiale. De asemenea, trimiteți pliante împreună cu scrisoarea pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra activităților sau companiei dvs. Acest lucru vă poate crește credibilitatea și îl poate face pe destinatar să se simtă mai confortabil susținându-vă.
- Dacă organizația dvs. a fost acoperită, includeți și articole sau știri despre ceea ce ați făcut.
Partea 3 din 3: Rafinarea conținutului scrisorii
Pasul 1. Scrieți o introducere bună
În primul paragraf al scrisorii, ar trebui să vă prezentați, numele companiei și să vă descrieți în mod specific planurile. Nu scrieți lucruri care nu sunt necesare, astfel încât cititorul să se simtă imediat interesat de conținutul scrisorii dvs.
- Nu presupuneți că oamenii știu deja cine sunteți sau ce face organizația dvs. Oferiți o explicație despre companie (dacă se adresează unei companii) sau despre dvs. (dacă se adresează cuiva). De exemplu: _ este o organizație non-profit angajată să reabiliteze _ etc.
- Subliniați succesele pe care le-ați avut pentru a arăta că nu există niciun risc în a fi sponsor. De asemenea, explicați modul în care veți folosi în mod specific banii de la sponsor.
- În al doilea sau primul paragraf, trebuie să aplicați imediat și să explicați de ce întrebați.
Pasul 2. Notați avantajele de a fi sponsor
Pentru a deveni sponsor, trebuie să puteți convinge compania sau persoana de beneficiile pe care le vor primi prin sponsorizare. Prin urmare, explicați în mijlocul scrisorii care vor fi beneficiile pentru ei, nu pentru dvs.
- Exemplu: explicați că beneficiul de a fi sponsor este obținerea unei publicități bune. Fiți mai specific: această activitate va fi acoperită de televizor? Câți oameni vor veni? Există invitați VIP? Dacă există alte companii mari sau concurenți care le sponsorizează, vor fi listate și ele?
- Dați o alegere. Companiile sau persoanele care doresc să devină sponsori preferă de obicei dacă există o opțiune care se potrivește nevoilor sau bugetului lor.
Pasul 3. Furnizați dovezi de susținere convingătoare
Includeți câteva numere, cum ar fi numărul de segmente de public sau datele demografice la care pot ajunge.
- De asemenea, nu uitați să vorbiți despre impactul emoțional al sponsorizării. De exemplu: o poveste scurtă despre cineva care va fi ajutat poate fi foarte influentă.
- Explicați cum recunoașteți sponsorizarea. Poate că sponsorul va primi un stand gratuit în timpul evenimentului în schimbul sponsorizării.
- Oferiți-le informațiile importante de care au nevoie pentru a lua o decizie cu privire la această sponsorizare. Nu uitați să includeți informațiile dvs. de contact și data primirii răspunsului dorit. Atașați, de asemenea, un plic gol ștampilat, cu adresa dvs. scrisă pentru a facilita trimiterea răspunsurilor pentru sponsori.
- Întrebați sponsorii ce recunoaștere doresc. De exemplu, cum vor să arate numele lor și vor să fie recunoscut? Întrebați, oferiți oportunități și nu vă asumați.
Pasul 4. Explicați fundalul acestei activități
Trebuie să descrieți în detaliu activitățile concrete pentru a sprijini organizația și activitățile pe care doriți să le întreprindeți.
- De exemplu, dacă doriți să scrieți o scrisoare prin care solicitați sponsorizarea unei organizații caritabile, explicați fundalul pentru strângerea de fonduri, cum ar fi momentul în care a fost fondată organizația dvs., cine este responsabil, cine a primit fondurile și orice premii sau realizări au fost realizate.
- Arată, nu vorbi doar. Nu vorbiți doar despre grupuri sau activități care sunt bune sau care merită susținute. Furnizați dovezi de susținere detaliate care pot convinge că acest grup sau activitate este foarte bun și merită să fie susținut. Dovezile sunt de obicei mai convingătoare decât superlativele.
Pasul 5. Urmăriți personal
Trimiterea scrisorilor nu este cel mai bun mod de a construi o relație personală. Deși este o idee bună să trimiteți o scrisoare de cerere de sponsorizare, trebuie să urmăriți personal această scrisoare.
- Încercați să sunați sau să veniți personal, dacă nu ați primit un răspuns în decurs de 10 zile. Cu toate acestea, rețineți că mulți regizori sunt foarte ocupați și le va fi enervant. Vă recomandăm să faceți o programare sau să sunați înainte.
- Arătați că sunteți foarte mulțumit de acest plan de activitate. Evitați discuțiile negative. Nu lăsați impresia că implorați sau provocați vinovăție pentru a-i determina să doneze.
- Dacă răspunsul este „poate”, nu ezitați să urmăriți. Doar nu vă grăbiți și nu exagerați, pentru că se pot distrage.
- Nu te astepta prea mult. Nu presupuneți că vă vor invita la o întâlnire sau vor să fie sponsor. Le mulțumesc pentru atenție.
- Trimiteți un card de mulțumire dacă solicitarea dvs. este acceptată.
Pasul 6. Verificați-vă e-mailul
Oportunitățile de a obține sponsori se vor pierde dacă nu verificați scrisoarea pe care urmează să o trimiteți. O scrisoare cu multe greșeli de ortografie sau erori gramaticale nu este o scrisoare profesională. De ce ați include numele unei persoane / companie într-o activitate care nu a fost pregătită profesional?
- Verificați punctuația. Mulți oameni nu știu cum să folosească corect virgulele sau alte semne de punctuație. Lucruri de genul acesta sunt foarte importante aici.
- Imprimați scrisoarea, lăsați-o în pace, apoi citiți-o câteva ore mai târziu. Uneori ochii noștri sunt atât de încrezători în a scrie pe ecranul unui computer încât este ușor să treceți cu vederea greșelile de scriere.
- Trimiteți scrisoarea într-un plic cu aspect profesional, cu poștă suficientă sau folosiți un serviciu de curierat bun.
Pasul 7. Exemplu de scrisoare:
Antet (dacă există) Data: _
Abordare: _
_
_
Dragă. Doamnelor și domnilor _
Recent, am fost invitat să particip la concursul mondial al reginei frumuseții care va avea loc în Statele Unite în 2016. În prezent, am fost selectat ca Puteri Indonezia și vreau să particip la un concurs internațional anul viitor.
Prin această scrisoare, permiteți-mi să aplic pentru sponsorizare, astfel încât să pot participa la concurs cu peste 100 de concurenți din diferite țări. Evenimentul va fi televizat la nivel internațional și se așteaptă să atragă 300.000 de oameni. Numele sponsorilor vor fi afișate în acest concurs și pe site-ul organizatorului concursului.
Sprijinul pentru finanțare poate fi oferit în funcție de următoarele opțiuni:
Rp_ - Numele, descrierea și sigla
Rp_ - Numele și descrierea
Rp_ - Numele și sigla
Rp_ - Nume
Dacă sunteți dispus să deveniți sponsor, aștept știri nu mai târziu de _.
Vă mulțumim pentru atenția acordată acestei aplicații.
Cu stimă, semnătură
Numele complet
sfaturi
- Faceți cereri politicos, nu cereți.
- Căutați informații cine factor de decizie pe cine poți suna, în locul unei secretare sau a unei a treia persoane.
- Tastați-vă scrisoarea, cu excepția cazului în care scrierea de mână este foarte frumoasă, pentru a o face să pară mai profesională.
- Imprimați litere pe hârtie de înaltă calitate pentru rezultate mai bune.
- Companiilor li se cere aproape întotdeauna să fie sponsori. Prin urmare, explicați de ce o anumită companie este cea potrivită pentru a vă sprijini activitățile.
- Atașați un formular de sponsorizare, astfel încât cineva din compania pe care o trimiteți să poată completa.
Articol asociat
- Cum se scrie o scrisoare
- Scrie scrisoarea cititorului
