Un ton scris care stârnește interes pentru organizația dvs. va face ca e-mailul de solicitare a donației să fie eficient. Utilizarea e-mailului ca mijloc de strângere de fonduri câștigă popularitate, deoarece este relativ mai ieftină decât poșta fizică și telefonul. Poșta electronică face ca comunicarea să aibă loc mai repede. Există câțiva pași pe care îi puteți face pentru a crea un e-mail convingător la care cititorii răspund și veți obține o sumă mare de donații.
Etapa
Partea 1 din 3: Configurarea unei structuri de e-mail
Pasul 1. Creați un titlu puternic
Titlul este prima linie dintr-un e-mail care servește drept titlu. Dintre toate e-mailurile trimise, doar 15% din e-mailuri au fost deschise. Un titlu atrăgător va atrage atenția celor 15% dintre oameni și îi va încuraja să continue să citească. Pe majoritatea conturilor de e-mail, puteți citi prima linie (titlul) e-mailului de lângă linia subiectului. Aceste titluri încurajează oamenii să-ți deschidă e-mailurile și să-i țină pe oameni să citească
- Folosiți verbe și substantive active pentru a atrage atenția. Folosiți, de asemenea, funcțiile de caractere aldine, centrate și mai mari.
- Păstrați titlul scurt, astfel încât să clarifice scopul e-mailului de la început. Încurajați cititorii să creadă că citirea acestui e-mail va fi utilă, adecvată și relevantă.
- Răspundeți la întrebarea cititorului: Ce voi primi?
- Subiectele pot invita cititorii să facă diverse lucruri, cum ar fi să răspundă la adresa dvs. de e-mail, să solicite participarea lor la un anumit eveniment sau să împărtășească un loc sau eveniment comunitar local.
- Un exemplu de titlu bun este „Riau împotriva legii gazelor naturale în instanță”
Pasul 2. Spuneți întreaga poveste în primul paragraf
Indicați-vă obiectivele de la început. Nu faceți destinatarul să vă citească jumătate din e-mail fără a înțelege ce înseamnă. Este posibil să vă renunțe la e-mail fără a face o donație. Scrieți clar în acest paragraf care este solicitarea dvs. și de ce trimiteți e-mailul.
- Solicitați donații în primul paragraf. Dacă vorbiți direct, ar trebui să întrebați cu atenție. Cu toate acestea, dacă utilizați e-mailul, cereți-l în primul rând. Faceți această solicitare ușor de citit scriind-o cu caractere aldine sau cu caractere mai mari.
- În cererea dvs., spuneți cititorului ce veți face cu banii lor. Dacă o mică donație vă permite să faceți ceva, spuneți-o. De exemplu, dacă 5000 de dolari pot hrăni 100 de copii, spuneți acest lucru. Notând-o veți obține mai multe răspunsuri decât scrierea de care aveți nevoie de 15.000.000 Rp pentru a construi o colibă.
- Spuneți cititorilor că au dreptul să refuze. Statisticile arată că oamenii sunt mai predispuși să dea atunci când se simt liberi să aleagă decât atunci când se simt obligați.
- Explicați și descrieți misiunea dvs. în primul paragraf, astfel încât cititorul să știe imediat pentru ce vor fi folosiți banii. Arată că nu colectezi doar bani.
Pasul 3. Folosiți microcontenutul cu înțelepciune
Microcontenutul este expresiile scurte și subtitrările care împodobesc e-mailurile. Utilizați microcontenutul pentru a vă evidenția principalele puncte, astfel încât cititorilor obișnuiți să le dezgroape le va fi interesant să vă citească textul.
- Microcontenutul include titluri, subtitrări, linii de subiect, linkuri și butoane.
- Folosiți verbe active, adverbe descriptive și substantive. Scopul tău este ca aceștia să citească întregul text.
- Un exemplu de titlu bun arată: „Donați 500.000 IDR pentru a salva delfinii”
- Faceți textul mai îndrăzneț sau mai mare, astfel încât să iasă în evidență. Acest subtitlu apare înainte de un paragraf sau când începeți o nouă secțiune.
- Scrieți un subtitlu simplu. Puteți utiliza sau nu subtitrările, dar acestea sunt utile atunci când titlul dvs. este prea scurt. Folosiți aceleași principii - scurt, acționabil, îndrăzneț.
Pasul 4. Scrie o poveste
Scrierea unei povești într-un e-mail va atrage atenția cititorilor. Scrieți povestea în corpul e-mailului. Amintiți-vă că poveștile au început, mijloc și sfârșit. Puteți folosi povești emoționale pentru a încuraja cititorii să doneze. Scrie o poveste adevărată despre rezultatele activităților tale.
Pasul 5. Scrieți un paragraf scurt
Scrieți-vă e-mailul folosind paragrafe scurte și clare. Cititorii vor fi obosiți să primească o mulțime de e-mailuri. Limitarea lungimii e-mailului vă va face să ieșiți în evidență.
- Faceți unul sau două puncte principale.
- Păstrați e-mailul concis chiar dacă trebuie să editați și să revizuiți de multe ori
- Nu includeți un istoric al motivelor pentru care solicitați o donație. Propoziția din paragraful de început și povestea ta din paragraful corpului sunt suficiente pentru a explica raționamentul tău.
Pasul 6. Furnizați linkuri și butoane - dar nu vă abateți de la mesaj
Poate doriți să includeți sute de link-uri, dar acest lucru poate distrage cititorii de la mesajul dvs. principal, care solicită donații. O modalitate ușoară de a furniza informații fără a vă distrage atenția este de a include toate informațiile de pe site-ul dvs. și de a include un singur link în e-mail, linkul către site-ul dvs. web. De exemplu, dacă există un studiu care susține declarația dvs., nu includeți un link către un studiu lung și complex în e-mail. Plasați linkul de cercetare pe site-ul dvs. web (și asigurați-vă că opțiunea de a face o donație iese în evidență).
Pasul 7. Adăugați imaginea cu atenție
Poate doriți să adăugați o imagine sau două pentru a sublinia punctul dvs., dar acest lucru nu este necesar. De fapt, culorile și imaginile pot face ca e-mailurile dvs. să pară spam. Dacă includeți o imagine, plasați-o în partea de sus sau de jos a e-mailului și utilizați-o numai atunci când este absolut necesar pentru a vă comunica punctul sau pentru a genera simpatie.
- Un exemplu de imagine utilă ar fi ținta dvs. de strângere de fonduri care primește donații, cum ar fi o fotografie a unui copil care primește haine noi pentru prima dată.
- Ca excepție, vă puteți insera logo-ul într-un loc discret, cum ar fi colțul de jos al unui e-mail. Această siglă poate face cititorii să vă recunoască organizația.
Pasul 8. Scrieți informații de urmărire / pașii următori
Sfârșitul e-mailului conține informații despre cum să urmăriți. Faceți aceste informații proeminente, astfel încât cititorii să le poată vedea înainte de a citi motivele pentru care ar trebui să doneze. Aceste informații îi spun cititorului de ce ați trimis e-mailul. Scrieți clar despre cum să faceți o donație.
- Dacă un cititor nu înțelege conținutul e-mailului dvs., este probabil să îl arunce.
- Asigurați-vă că această „solicitare” finală iese în evidență și spuneți clar ce solicitați. Dedicați un paragraf la aceasta, folosind caractere aldine sau mai mari sau un alt tip de caractere. Scrieți un link sau creați un buton cu altă culoare.
- Dacă cititorul trebuie să apese un anumit buton sau link sau dacă cititorul trebuie să răspundă la un e-mail pentru instrucțiuni suplimentare, spuneți-le clar: „Faceți clic pe acest buton pentru a salva o maimuță chiar acum!” sau „Apăsați butonul de răspuns și tastați„ informații despre donații”în corpul e-mailului.”
- Va fi mai ușor dacă cititorul poate apăsa butonul imediat. De asemenea, veți primi mai multe donații în acest fel. Deci, furnizați un link sau un buton către organizația dvs.
- Creați un site web sau o pagină de donații online, astfel încât cititorii să poată dona online. La urma urmei, acest lucru este ceva ce cititorii așteaptă de la un e-mail de donație.
Pasul 9. Păstrați-l scurt
Dacă e-mailul dvs. este lung, cititorilor le va fi dificil să îl citească. Scrierea de paragrafe scurte și titluri va face ca e-mailul dvs. să fie ușor de citit dintr-o privire înainte ca cititorii să decidă să continue să citească.
Partea 2 din 3: Luarea în considerare a cititorilor
Pasul 1. Faceți tonul scrisului mai casual decât o scrisoare
O scrisoare trimisă de o organizație unei persoane sună adesea formală și impersonală din cauza mediului de comunicare utilizat. Cu toate acestea, e-mailul, ca și blogurile, are un ton mai casual.
- Folosiți pronumele persoanei a doua pentru cititor.
- Folosiți expresii de zi cu zi pentru a face cititorul să se simtă aproape de dvs., cum ar fi „El lucrează din greu” sau „Nu stați în brațe”.
- Folosiți un limbaj clar, onest și deschis atunci când vorbiți cu cititorii, astfel încât aceștia să se simtă aproape de voi și să creadă că cererea dvs. este sinceră.
Pasul 2. Faceți cuvintele ușor de citit
Utilizați un tipar simplu și un aspect vizual. Nu utilizați cursiv - utilizați fonturi Serif și nu utilizați alt tip de caractere pentru titluri și text. Variați boldul sau dimensiunea fontului pentru accentuare.
E-mailul dvs. ar trebui să fie ușor de înțeles din punct de vedere lingvistic - cel mai bine este să folosiți un limbaj pe care elevii de gimnaziu îl pot înțelege. Nu creați un e-mail prea complex. Scrierea dvs. ar trebui să fie clară, fără erori (structură lingvistică sau ortografie) și ușor de citit
Pasul 3. Folosiți serviciul unui furnizor de e-mail
Dacă doriți să vă asigurați că e-mailurile dvs. sunt deschise sau să determinați ce fel de persoane vă citesc e-mailurile, nu trebuie să așteptați pentru a obține aceste informații împreună cu răspunsuri sau donații. Dacă utilizați un serviciu precum MailChimp, puteți utiliza datele de măsurare generate de acest serviciu pentru a crea e-mailuri care rezonează cu publicul dvs. țintă.
- Puteți vizualiza date despre valori, cum ar fi numărul de clicuri, numărul de e-mailuri deschise și numărul de e-mailuri citite.
- Numărul datelor de e-mailuri deschise ajută la determinarea titlurilor de subiect populare și la creșterea numărului de persoane care vă citesc e-mailurile.
- Un alt motiv pentru a utiliza serviciile unui furnizor de e-mail este că evitați să fiți suspectat că sunteți un spammer. De asemenea, veți petrece mult timp creând o listă de adrese de e-mail, descompunându-le pentru a atinge numărul maxim de adrese (majoritatea e-mailurilor au o limită maximă de 50 de destinatari pe e-mail), răspunzând la un e-mail la un moment dat și gestionând e-mailuri care au respins deoarece adresa nu mai era activă.
Pasul 4. Asigurați-vă că persoanelor din lista de e-mail le pasă de misiunea dvs
Verificați periodic lista de e-mailuri pentru a vă asigura că persoanele de pe ea vă vor citi e-mailurile, în special persoanele care își exprimă în mod explicit interesul. Rezultatele datelor dvs. metrice vor fi mai bune și vă veți folosi timpul mai eficient.
Pasul 5. Creați un e-mail personalizat pe segmente
Utilizați tonuri diferite în funcție de grupul de donatori. De exemplu, dacă aveți un grup de persoane care răspund la e-mailurile dvs. în mod regulat, trimiteți-le pe un ton personal. Faceți o altă listă cu numele persoanelor care nu vă deschid de obicei e-mailurile. Trimiteți e-mailul pe un ton mai puțin casual. De asemenea, creați e-mailuri cu ton „explicativ” pentru persoanele care vă primesc e-mailul pentru prima dată.
Un furnizor de servicii de e-mail vă va ajuta să vă personalizați e-mailul, incluzând numele cititorului, cum ar fi „Stimate domn Henry”
Pasul 6. Introduceți datele care acceptă strângerea de fonduri
Pentru a vă face cititorii să se simtă implicați, furnizați date despre modul în care sunt utilizate sau vor fi utilizate fondurile dvs. Aceste informații pot fi plasate în paragraful de deschidere sau în secțiunea în care solicitați urmărirea cititorului sau în ambele secțiuni. Oamenii sunt mai predispuși să dea atunci când știu că fondurile lor au fost folosite pentru o cauză bună.
Pasul 7. Spuneți mulțumiri după ce ați primit donația
Nu uitați să trimiteți o notă personală de mulțumire după ce ați primit donația. Acest tip de act simplu poate garanta donații repetate în viitor. Ar trebui să trimiteți acest salut cât mai curând posibil; gândiți-vă la acest salut ca la o chitanță de bani.
Dacă primiți o donație mare în fiecare lună, creați un șablon pe care îl puteți copia, astfel încât să îl puteți lipi în proiectul de e-mail și să îl personalizați rapid
Partea 3 din 3: Construirea unei liste de adrese de e-mail
Pasul 1. Nu cumpărați o listă de adrese de e-mail
Vânzarea și cumpărarea unei liste de adrese de e-mail ale potențialilor donatori este o activitate ilegală în conformitate cu Regulamentul Guvernului Republicii Indonezia Numărul 82 din 2012 privind implementarea sistemelor și tranzacțiilor electronice. Există companii care vă vor permite să „închiriați” liste de e-mail pentru o singură utilizare, dar sunt foarte scumpe. Mii de adrese de e-mail obțin de obicei rezultate mici. Mai bine cheltuiți banii pe altceva și găsiți o modalitate mai bună de a construi o listă de adrese de e-mail.
Pasul 2. Colectează nume și adrese la evenimentele tale
Ori de câte ori organizația dvs. nonprofit este implicată într-un eveniment, asigurați-vă că oferiți o modalitate prin care oamenii să își poată pune adresa de e-mail pe lista dvs. de e-mailuri. Asigurați-vă că documentul de înregistrare indică în mod clar că sunt dispuși să fie adăugați la lista de adrese de e-mail.
Încercați să organizați o tombolă sau un concurs pentru a obține mai multe nume. La un eveniment, desfășurați o loterie sau un concurs pentru persoanele care își înregistrează adresele de e-mail
Pasul 3. Folosește rețelele sociale
Asigurați-vă că organizația dvs. nonprofit are un profil puternic pe social media - de la Twitter la Facebook la Instagram. Este ușor să ajungeți la oameni prin intermediul rețelelor sociale și, dacă aveți materiale interesante, este posibil ca oamenii să vă împărtășească scrisul sau să vă ajute să cereți donații. Solicitați rețelei dvs. de pe rețelele sociale să își înregistreze adresele de e-mail, astfel încât să nu rateze anunțurile importante.
Pasul 4. Faceți mai ușoară înregistrarea
Site-ul dvs. web ar trebui să spună vizitatorilor cum să-și înregistreze adresa de e-mail. Site-ul nu trebuie să fie strălucitor, dar ar trebui să fie ușor de găsit și utilizat.
sfaturi
- Citiți scrisori vechi (pe hârtie și electronice) utilizate pentru strângerea de fonduri. Folosiți fraze similare dacă credeți că literele sunt eficiente. Multe organizații folosesc litere vechi ca exemple pentru a crea litere noi.
- Utilizați sigla pentru a recunoaște instantaneu e-mailurile. Cititorii asociază deseori organizații sau companii cu logo-urile lor.
- Utilizați serviciile unui furnizor de e-mail pentru a crea e-mailuri mai atractive și pentru a genera valori care vor îmbunătăți performanța e-mailurilor dvs. în viitor. MailChimp este o alegere bună.
- Asigurați-vă că e-mailul dvs. are etichetă albă înainte de a-l trimite. Dacă utilizați o platformă de strângere de fonduri online, cum ar fi Fundraise.com, această platformă o va face automat.
