Conferințele sunt locul potrivit pentru oamenii care au aceleași interese să se întâlnească și să schimbe cele mai noi idei în domeniile lor respective. De obicei, conferințele sunt ținute în mod regulat de instituții de învățământ, companii, grupuri de marketing pe niveluri, comunități religioase și altele. Dacă doriți să țineți o conferință, începeți prin pregătirea unui plan de lucru amănunțit împreună cu o serie de activități care trebuie desfășurate, de exemplu determinarea locației conferinței, întocmirea unei liste de participanți, compilarea materialelor, pregătirea echipamentului pentru prezentări, asigurarea meselor și diverse alte nevoi care trebuie gândite și planificate cât mai bine posibil. Dacă întâmpinați probleme în timp ce vă puneți în aplicare planurile, calmați-vă și aveți încredere că vă puteți permite conferința. Un aspect important care determină succesul organizării unei conferințe este implementarea activităților una câte una, în timp ce se face o listă a sarcinilor care au fost finalizate și a celor care mai trebuie făcute.
Etapa
Partea 1 din 4: Planificarea conferinței: Etapa timpurie
Pasul 1. Faceți pregătirile din timp
Planificarea conferinței ar trebui să înceapă cu cel puțin opt luni înainte, chiar mai devreme dacă conferința va fi mare sau mare.
- Rețineți că multe săli de conferințe și unități de catering trebuie rezervate cu câteva luni în avans. În plus, participanții care locuiesc în afara orașului trebuie să aranjeze programul de călătorie, astfel încât să poată participa la conferință.
- În plus, sponsorii și marile corporații trebuie să-și planifice bugetul anual cu câteva luni înainte. Așadar, sprijinul financiar și nefinanciar din partea acestora pentru evenimentul dvs. ar trebui negociat în prealabil.
Pasul 2. Formați un comitet
Multe probleme importante trebuie luate în considerare atunci când vă pregătiți pentru o conferință. Prin formarea unui comitet, veți primi contribuții de la mai multe persoane înainte de a lua o decizie. De asemenea, vă vor ajuta să vă gândiți la detalii.
- Angajați coordonatori, adică personal cheie care va lua decizii importante și va dedica mult timp coordonării. Dacă aveți fonduri suficiente, angajați un coordonator pentru ca acesta să vă poată ajuta să vă planificați și să vă împărtășiți sarcinile.
- Aflați dacă au existat conferințe pe același subiect. Dacă da, invitați coordonatorul care a ținut conferința să se alăture comitetului. Dacă nu poate participa, întrebați dacă puteți solicita material care a fost deja acoperit pentru a facilita pregătirea conferinței.
Pasul 3. Stabiliți obiective și creați o agendă de lucru
Notați pentru ce țineți conferința, care va sta la baza fiecărei decizii. Știind ce vrei să dai și cui cui înainte de a te pregăti pentru conferință, îți va fi mai ușor să îți pui în aplicare planurile.
Dacă nu ați ținut niciodată o conferință, începeți prin planificarea unei conferințe mici și scurte. Luați în considerare organizarea unei conferințe de 1-2 zile cu o capacitate de 250-300 de participanți
Pasul 4. Determinați locația și data conferinței
Deși noi date și locații pot fi stabilite după ce ați făcut un plan detaliat, va trebui să estimați cât timp veți avea la dispoziție pentru pregătire.
- Înainte de a stabili o dată, căutați informații în avans cu privire la luna și ziua la care se ține de obicei conferința, astfel încât implementarea să nu fie împiedicată. De exemplu, în Europa, conferințele au loc de obicei între martie și iunie sau septembrie și noiembrie, luni-marți sau joi-vineri, deoarece participanții sunt mai puțin interesați să participe la conferințe în alte momente. Aflați programul exact în locația dvs. înainte de a decide cu privire la data conferinței.
- Durata conferinței depinde de numărul estimat de participanți și de toate necesitățile care trebuie furnizate în timpul conferinței. Pentru 250-300 de persoane, programați o conferință care va dura 2 zile întregi.
- Luați în considerare posibilitatea organizării unei conferințe în oraș, dar asigurați-vă că există acces la cel mai apropiat aeroport, cazare și facilități adecvate. Vă recomandăm să țineți o conferință într-un oraș mare sau într-o destinație turistică pentru a atrage mai mulți oameni care doresc să se alăture conferinței.
Pasul 5. Determinați titlul conferinței
După determinarea titlului, puteți publica și face planuri, deoarece există deja certitudinea materialului ca bază pentru diseminarea informațiilor prin intermediul rețelelor sociale.
Alegeți un titlu care implică scopul și / sau fundalul participanților la conferință. Căutați inspirație folosind titlurile conferințelor care au avut loc, dar asigurați-vă că decideți pe cont propriu
Partea 2 din 4: Pregătirea conferinței
Pasul 1. Faceți un buget financiar
Nicio activitate nu poate fi desfășurată fără a calcula în detaliu suma fondurilor care trebuie cheltuite, de exemplu pentru închirierea unei clădiri, pregătirea materialelor și plata taxelor pentru difuzori. Toate cheltuielile trebuie să se refere la bugetul financiar. Dacă delegați responsabilități, asigurați-vă că asistentul dvs. respectă limita de buget stabilită.
Valoarea bugetului este influențată de prezența sau absența sponsorilor. Puteți cere sponsorului să furnizeze fonduri pentru finanțarea conferinței. Cu toate acestea, sponsorul are și dreptul de a stabili anumite lucruri la conferință. De exemplu: stabilirea persoanei care va susține o prezentare sau propunerea unui vorbitor ca unul dintre membrii panelului, de exemplu: un om de afaceri de succes într-o companie sponsoră și introducerea unui brand prin plasarea unei sigle pe toate materialele conferinței. Avantajul, sponsorul va oferi fonduri în avans, astfel încât să îl puteți utiliza imediat pentru a realiza planul
Pasul 2. Determinați prețul și metoda de vânzare a biletelor
Unele conferințe sunt gratuite, altele sunt foarte scumpe. Înainte de a determina prețurile biletelor și cum să le vindeți, luați în considerare următoarele aspecte:
- Care sunt costurile implicate în pregătirea conferinței? Dacă doriți să organizați o conferință la scară mică, care nu costă mulți bani, vă recomandăm să nu percepeți participanți. Alternativ, participanții trebuie să plătească bilete pentru a acoperi costurile de pregătire a conferinței.
- Stabiliți taxa de înregistrare dacă doriți să țineți o conferință timp de câteva zile sau să oferiți mese. Taxele de înregistrare a conferințelor în marile orașe din Indonezia variază de la câteva sute de mii la milioane de rupii.
- Multe conferințe percep taxe pe niveluri în funcție de poziția sau statutul participantului. De exemplu: conferințele academice percep de obicei elevii mai puțin decât profesorii. Angajații sponsorilor sunt, de asemenea, taxați mai puțin decât participanții obișnuiți.
Pasul 3. Decideți locația unei conferințe
Atunci când alegeți o locație, luați în considerare numărul de participanți, ușurința de a ajunge la locație, disponibilitatea locului de parcare, distanța de la și de la mijloacele de transport public, aeroporturi și hoteluri. Pe lângă găsirea unui loc potrivit pentru conferință, asigurați-vă că toți participanții pot ajunge cu ușurință la ea.
Căutați informații despre clădiri sau hoteluri care oferă săli de conferințe în oraș. Pentru conferințe mici, închiriați o cameră într-o biserică sau într-o altă casă de ședințe
Pasul 4. Profitați de asistența personalului care lucrează ca personal de gestionare a sălilor de ședințe
Dacă resursele sunt disponibile în clădirea pe care o alegeți pentru conferință, profitați la maximum de acestea. Personalul este familiarizat cu sarcinile de zi cu zi și este pregătit să răspundă la întrebări, să rezolve probleme sau să ofere sfaturi atunci când este necesar.
Puteți utiliza serviciile personalului care se ocupă de gestionarea activităților în sala de ședințe, de exemplu pentru a gestiona aranjamentele detaliate ale conferinței. Deși există o taxă, nu trebuie să faceți toate aceste activități singur, deoarece va dura mult timp în câteva săptămâni
Pasul 5. Determinați meniul de consum
Rețineți că participanții trebuie să găsească alimente în timpul conferinței și este posibil ca mulți participanți să nu știe ce alimente sunt disponibile în jurul locului conferinței. Luați în considerare dacă trebuie să utilizați un serviciu de catering pentru a oferi micul dejun, prânzul și gustările sau aflați dacă managerul sălii de conferințe poate pregăti mese pentru toți participanții.
Atunci când alegeți un meniu, rețineți că mulți oameni nu ar trebui să mănânce anumite alimente din cauza alergiilor sau preferințelor. Antreprenorii cu experiență în serviciile de catering pot oferi mai multe opțiuni, de exemplu: meniu vegetarian, fără nuci, fără gluten, mâncare halal sau alte opțiuni de meniu
Pasul 6. Faceți-vă timp pentru a face o verificare a site-ului
După ce ați avut grijă de toate lucrurile care trebuie pregătite, faceți timp pentru a vizita locul conferinței cu o zi în avans. Nu așteptați până când noua dvs. zi Z va veni cu participanții care se vor alătura conferinței.
Cu o zi înainte, veniți la locul conferinței și țineți o întâlnire cu tot personalul implicat pentru a vă asigura că totul este bine pregătit până la cele mai mici detalii
Partea 3 din 4: Realizarea programului conferinței
Pasul 1. Programați conferința
După ce ați obținut o imagine de ansamblu a subiectelor care vor fi discutate și ați stabilit titlul conferinței, pregătiți un program începând de la deschiderea conferinței până la închidere. Conferințele pot fi ținute în diferite moduri în funcție de domeniul de afaceri discutat. Pentru a face programarea mai ușoară, conferințele au loc de obicei în următoarea ordine:
- Începeți conferința cu o introducere sau un discurs de deschidere, care este de obicei susținut de o persoană cunoscută într-un anumit domeniu de afaceri și care a devenit un vorbitor cunoscut. Puteți organiza evenimentul seara și apoi puteți încheia cu cina sau ca prima sesiune dimineața pentru a începe conferința.
- Împărțiți restul programului în sesiuni mai scurte. Dacă conferința se ține la cererea participanților în conformitate cu propunerile lor, ajustați materialul la nevoile participanților. Cu toate acestea, puteți include, de asemenea, programele atelierelor, videoclipuri sau alte materiale în programul conferinței. În funcție de numărul de participanți prezenți, stabiliți dacă la fiecare sesiune pot participa toți participanții (numit „plenum”) sau participanții trebuie să fie împărțiți în mai multe grupuri și fiecare grup va participa la sesiuni diferite în paralel în funcție de alegerea lor (numite „grupuri””).
- Închideți conferința invitând vorbitori să prezinte materiale care îi motivează sau îi provoacă pe participanți.
Pasul 2. Decideți cum să desfășurați sesiunea
Puteți alege cum să desfășurați sesiunea în funcție de nevoile companiei, de exemplu, predând, discutând cazuri, organizând seminarii, prezentând cele mai recente politici sau rezultate ale cercetării, punând întrebări sau prezentând utilizând diapozitive.
- Alegerea modului de livrare a materialului va afecta strategia de publicare. Deci, pregătiți cât mai curând posibil material care este foarte util pentru participanți.
- Durata fiecărei sesiuni poate începe de la 45 de minute la 3 ore, în funcție de numărul de prezentări și conținutul livrat.
Pasul 3. Luați în considerare dacă doriți să includeți alte activități
Gândiți-vă la activități utile care ar putea fi incluse în program și să joace un rol important în susținerea succesului conferinței, de exemplu:
- Programați activități în beneficiul organizației participante la conferință, cum ar fi o întâlnire de afaceri sau o prezentare a premiilor.
- Oferiți mâncare dacă participanților li se percepe o taxă de înregistrare. Dacă nu există nicio taxă, cereți participanților să aducă prânzul (ca ultimă opțiune). Participanții se așteaptă de obicei să mănânce cel puțin o masă. Dacă locația conferinței este în oraș, oferiți o pauză, astfel încât participanții să poată lua masa la un restaurant din apropiere.
- Întrebați dacă participanții ar dori să programeze un eveniment de divertisment, de exemplu: să faceți un tur al orașului, să urmăriți un spectacol de comedie noaptea, să vizionați un film sau să vizionați un spectacol la teatru. Evenimentul poate fi mai potrivit pentru o conferință ținută într-un oraș mare sau pentru o companie, dar nu întotdeauna.
Partea 4 din 4: Editare
Pasul 1. Stabiliți participanții care vor participa
Conferințele sunt foarte diverse, de exemplu conferințe care sunt academice, religioase și de afaceri cu participanți diferiți. Înainte de planificare, asigurați-vă că sunt suficienți participanți interesați să participe la conferință.
Nu trebuie să faceți multă publicitate dacă doriți să țineți conferințe pentru grupuri mici, cum ar fi angajații companiei sau comunitățile bisericești. Puteți informa planurile conferinței trimițând un e-mail, anunțând în buletinul informativ al companiei și / sau notificând la o întâlnire administrativă
Pasul 2. Rugați liderii companiei să participe
Pentru a convinge oamenii din compania dvs., trebuie să veniți cu un titlu atrăgător sau să invitați un vorbitor excelent.
După primirea confirmării de la vorbitori cunoscuți, includeți informațiile în materialele conferinței și informați potențialii participanți
Pasul 3. Creați un site web
Astăzi, mass-media digitală este un instrument foarte important pentru succesul conferinței. Creați un nume de site web cu linkuri ușor de găsit dacă căutați cuvântul cheie pentru titlul conferinței sau alte cuvinte legate de conferință. Scrieți informații detaliate despre conferință pe site-ul web și includeți un link pe toate materialele tipărite și publicitare legate de conferință.
- Includeți data, ora și adresa locației conferinței pe site, inclusiv numele vorbitorilor celebri. De asemenea, informați transportul, cazarea, locațiile interesante și programele conferințelor, dacă există.
- Includeți un link către site dacă participanții se pot înregistra.
Pasul 4. Plasați un anunț
Începeți să faceți publicitate cu mult timp în avans (cu un an înainte), astfel încât vorbitorii să poată prezenta propuneri care conțin materiale care urmează să fie prezentate la conferință. Alegeți modul corect de publicare în funcție de dimensiunea conferinței și de fundalul participanților. Luați în considerare de unde își obțin informațiile potențialii participanți, poate de la:
- Rețelele sociale, de exemplu, din conturile Facebook și Twitter ale organizației sponsor
- Lista contactelor de pe listă și adresele de e-mail
- Blog, revistă, ziar sau jurnal de afaceri
- Afișe, pliante sau alte notificări trimise grupurilor, organizațiilor sau companiilor relevante
Pasul 5. Solicitați propuneri
Când pregătiți o schiță de anunț, indicați că sunteți deschis la înregistrare sau așteptați trimiterea de propuneri individuale sau de grup sub formă de lucrări, propuneri de panel sau materiale de atelier.
Puteți determina durata propunerii în funcție de linia de activitate. În domeniul educației, conferințele la scară mică necesită de obicei rezumate de câteva sute de cuvinte, în timp ce conferințele la scară largă necesită manuscrise complete
Pasul 6. Începeți să acceptați înregistrări
Pregătiți facilități astfel încât participanții să se poată înregistra înainte de conferință, chiar dacă sunt încă câteva luni înainte. În acest fel, puteți estima numărul de participanți care vor participa.
- Creați un site web care conectează site-ul web al conferinței pentru înregistrare. Dacă nu aveți abilitățile tehnice pentru a crea un site web, utilizați un serviciu existent. De exemplu, utilizați serviciile plătite ale RegOnline, care este o companie care se ocupă de înregistrarea online pentru diverse evenimente, procesează datele și vi le trimite facilitând accesul utilizatorilor la acestea.
- Participanții se pot înregistra, de asemenea, prin telefon sau fax, dacă aveți posibilitatea de a procesa chitanțele de plată utilizând un card de credit.
- Dacă nu acceptați înregistrarea prin internet sau prin telefon, vă rugăm să creați un formular de cerere PDF și să îl încărcați pe site. Informați participanții că pot imprima formularul, îl pot completa și trimite cu un cec sau o dovadă a transferului la adresa de e-mail a companiei dvs.
- Pentru ca participanții să se înregistreze devreme, oferiți reduceri pentru participanții care efectuează plăți cu cel puțin o lună în avans. Prețurile biletelor sunt puțin mai scumpe dacă participanții plătesc la locul conferinței.
sfaturi
- Întrebați-l pe vorbitor dacă are nevoie de echipamente suplimentare pentru prezentare, cum ar fi o scenă, televizor, ecran mare sau computer.
- Când alegeți un meniu alimentar, asigurați-vă că există participanți care trebuie să facă o dietă cu anumite produse alimentare.
- Când comparați costurile de închiriere, solicitați prețuri pentru alimente, apă, băuturi răcoritoare etc. deoarece poate fi foarte scump.
- Când alegeți o cameră, luați în considerare scopul conferinței și decideți dacă doriți să utilizați auditoriul sau scaunele și mesele pentru a lua notițe.
