Este necesară organizarea unei întâlniri eficiente pentru a sprijini buna desfășurare a activităților companiei sau organizației. Întâlnirile reprezintă o oportunitate de a coordona munca, de a partaja informații, de a îmbunătăți munca în echipă și de a atinge obiectivele în mod eficient. Reuniunile eficiente necesită o bună pregătire, conducere și delegare a sarcinilor. În timpul întâlnirii, încercați să creșteți motivația participanților și să implicați întreaga echipă.
Etapa
Partea 1 din 3: Ținerea ședințelor
Pasul 1. Pregătiți-vă cât mai bine pentru întâlnire
În primul rând, întocmește o agendă a ședinței care conține programul și subiectele care vor fi discutate și determină lucrurile importante care trebuie reafirmate înainte de încheierea ședinței.
- Vino la sala de ședințe la timp, deoarece locul în care lucrezi va afecta modul în care te percep alte persoane. Așteptarea în sala de ședințe cu 15 minute mai devreme îi face pe ceilalți să creadă că sunteți mai puțin productivi sau doriți să părăsiți un alt loc de muncă cu scuza de a merge la o întâlnire.
- Pregătiți o fotocopie a agendei. Deși puteți crea o agendă digitală, pregătiți și o fotocopie a agendei pentru a fi mai ușor de utilizat.
Pasul 2. Conduceți întâlnirea
Când conduceți o întâlnire, asigurați-vă că acoperiți toate subiectele de pe agendă și ascultați ce au de spus toți participanții în următoarele moduri:
- Circulați lista de prezență. Întâlnirea este un mijloc de diseminare a informațiilor în cadrul echipei și devine o oportunitate de discuție, astfel încât toată lumea să-și cunoască responsabilitățile respective, astfel încât să poată asigura performanța de lucru așteptată. Prin difuzarea listei de prezență, știți cine nu a sosit, astfel încât să poată fi contactați și să se alăture întâlnirii. De asemenea, arată că informațiile pe care le veți împărtăși în cadrul întâlnirii sunt importante.
- Utilizați agenda ca ghid pentru a facilita concentrarea fiecărui participant la întâlnire și știu ce trebuie să facă. Participanții la întâlnire pot veni pe rând. Așadar, pregătirea agendei înainte de întâlnire vă face să vă concentrați mai mult atunci când conduceți întâlnirea.
Pasul 3. Elaborați un plan de lucru
Planul de lucru este rezumatul final care confirmă lucrările care trebuie efectuate după întâlnire și este un plan continuu care are impact asupra tuturor participanților la întâlnire. Realizați un plan de lucru conform următoarelor instrucțiuni:
- Desemnați pe cineva ca responsabil pentru o anumită țintă. Persoana desemnată nu trebuie să atingă obiectivul personal, deoarece va fi managerul de proiect responsabil de conectarea membrilor echipei care trebuie să fie implicați și pregătirea resurselor necesare.
- Solicitați rapoarte de progres în mod formal și informal, astfel încât personalul desemnat să raporteze lucrările realizate într-un anumit interval de timp.
Pasul 4. Concentrați-vă pe subiect în conformitate cu agenda ședinței
După ce ați discutat un subiect pe ordinea de zi și ați purtat discuțiile necesare, prezentați un rezumat al rezultatelor discuției, oferiți ocazia de a pune întrebări, apoi continuați întâlnirea discutând următorul subiect.
Pasul 5. Stabiliți programul întâlnirii viitoare
Anunțați programul următoarei întâlniri atunci când toată lumea este adunată pentru a le facilita programarea. În acest fel, ați informat programul întâlnirilor din timp pentru a preveni coliziunea programelor.
Rugați membrii echipei să sugereze prin e-mail ce subiecte trebuie să fie pe agendă. După încheierea întâlnirii, anunțați-le că veți utiliza aceeași agendă pentru următoarea întâlnire și rugați participanții la întâlnire să trimită sugestii de subiect care să susțină atingerea obiectivelor companiei / organizației
Partea 2 din 3: Pregătirea întâlnirii
Pasul 1. Decideți cine va conduce ședința
Acest rol este de obicei atribuit unui manager, dar le puteți oferi membrilor echipei posibilitatea de a conduce ședințe departamentale, astfel încât aceștia să poată conduce ședințele ulterioare la un nivel superior.
Pasul 2. Invită vorbitori
Un vorbitor este o persoană care este invitată să participe la o întâlnire dintr-un motiv specific, deoarece are experiență în gestionarea resurselor umane și a altor resurse, astfel încât membrii echipei să poată obține cele mai bune performanțe, inclusiv explicând procesele de lucru și rezultatele în mod eficient. În plus, el este, de asemenea, în măsură să ofere sfaturi pentru anticiparea circumstanțelor neprevăzute și creșterea resurselor după cum este necesar.
Pasul 3. Stabiliți programul potrivit pentru întâlniri
Când stabiliți un program, luați în considerare disponibilitatea timpului și limitările participanților. De exemplu: toți participanții pot participa la ședința de vineri după-amiază, dar nu este momentul potrivit pentru a discuta probleme mari.
- Pentru ca toți membrii echipei să poată participa la viitoarea întâlnire, mai întâi întrebați persoana responsabilă de proiect și apoi solicitați tuturor participanților să își aranjeze programele respective în conformitate cu planul.
- Stabiliți cine va lua procesul-verbal și asigurați-vă că informațiile despre rezultatele întâlnirii sunt trimise și participanților absenți.
Pasul 4. Pregătiți agenda întâlnirii
Agenda întâlnirii ar trebui să conțină cel puțin o listă de subiecte care urmează să fie discutate, delegarea sarcinilor de prezentare și alocarea timpului pentru discutarea fiecărui subiect. Puteți aranja agenda întâlnirii conform următoarelor sugestii:
- Solicitați informații de la toți participanții la întâlnire prin e-mail cu cel puțin 2 zile înainte de întâlnire. E-mailul este cel mai bun instrument pentru aceasta, deoarece veți primi solicitări în scris.
- Realizați o agendă de întâlnire la masă pentru a înregistra toate subiectele care vor fi discutate, vorbitorii și alocarea timpului. Dacă există o cerere pentru un subiect care se abate de la tema generală, contactați persoana în cauză și rugați-o să facă o cerere specifică pentru a fi discutată la următoarea întâlnire.
- Faceți un program realist. Explicațiile și discuțiile care durează 30 de minute nu trebuie forțate să termine în 15 minute. Realizați un program după cum este necesar și încheiați întâlnirea devreme când toate subiectele au fost discutate.
Pasul 5. Propune reguli de întâlnire
Nu este nevoie să faceți reguli formale sau să impuneți sancțiuni, dar punerea în aplicare a regulilor face ca întâlnirea să se desfășoare fără probleme și toată lumea își poate exprima bine părerea.
Precizați regulile la deschiderea ședinței spunând: „Pentru a economisi timp, participanții pot pune întrebări și pot răspunde după ce vorbitorul a terminat prezentarea. Dacă aveți în continuare feedback după expirarea timpului de discuție, vă rog să-mi trimiteți un e-mail pentru a putea discuta mai departe.”
Pasul 6. Determinați împărțirea timpului
Stabiliți agenda întâlnirii stabilind cât timp va avea nevoie fiecare vorbitor și discutați fiecare subiect.
- Informați împărțirea timpului înainte de începerea întâlnirii, astfel încât toți participanții să știe când pot contribui și să prevină discuțiile aleatorii sau distorsionate.
- Ca un ghid, acordați un minim de 10 minute pentru a discuta după ce anumite subiecte au fost discutate.
Pasul 7. Trimiteți agenda ședinței
Cu o zi înainte de întâlnire, trimiteți agenda întâlnirii tuturor participanților, astfel încât toată lumea să aibă o fotocopie a programului și să cunoască scopul întâlnirii. În plus, vă pot informa, de asemenea, dacă există informații incorecte pe ordinea de zi.
Pasul 8. Trimiteți un memento
Înainte de a începe o întâlnire pentru prima dată sau neobișnuită, trimiteți un memento cu o oră în avans, astfel încât toți participanții să fie la timp.
Partea 3 din 3: Devenirea unui lider de întâlnire eficient
Pasul 1. Fii un bun lider de întâlnire
Încercați să comunicați cu toți participanții în timpul întâlnirii, astfel încât obiectivele întâlnirii să fie atinse. Delegați răspunderea pentru prezidarea ședințelor vorbitorilor invitați pentru a discuta subiecte specifice. Tu însuți trebuie să participi activ în timpul discuției.
Pasul 2. Informați obiectivele de lucru care au fost și care nu au fost atinse
Dacă scopul întâlnirii este de a discuta mai multe obiective, informați despre progresele realizate și cine este responsabil pentru realizare.
- Dacă există un plan de lucru care nu a progresat de la ultima întâlnire, întrebați de ce.
- Dacă acest lucru se datorează lipsei de timp sau a altor resurse, discutați soluția cu persoana desemnată să se ocupe de proiect sau discutați problema în detaliu în afara ședinței.
Pasul 3. Reconcentrați-vă dacă discuția se abate de la subiect
Uneori, discuția își pierde din cauza entuziasmului sau dezamăgirii participanților. Concentrați atenția și redirecționați discuțiile rătăcite făcând următoarele moduri:
- Gândiți-vă la întâlnire ca la o misiune de adunare a faptelor. Oferiți fiecărui participant șansa de a vorbi, astfel încât să puteți aduna cât mai multe informații posibil. Această metodă îi face pe participanții la întâlnire să vorbească pe rând, inclusiv pe cei cărora le place să domine întâlnirea.
- Utilizați Cyberstorming, un program de comunicare electronică pentru a împărtăși idei în grupuri și poate fi folosit pentru întâlniri informale. Această metodă împiedică concurența dintre membrii echipei pentru dorința de a fi auziți, deoarece toată lumea din grup poate vedea contribuția celorlalți membri.
- Fii neutru dacă cineva din ședință discută un subiect de pe ordinea de zi, de exemplu spunând: „Ideea interesantă, Bob! Putem vorbi despre asta mai târziu”. Mulți oameni nu își dau seama că discută lucruri care se abat de la agenda ședinței, dar vor veni la tine pentru discuții dacă problema este cu adevărat importantă.
- Controlează direcția discuției. În plus față de participanții care vorbesc prea mult, pot apărea probleme la întâlnire deoarece cineva continuă să discute subiecte care nu sunt pe ordinea de zi. Pentru a depăși acest lucru, ascultați mai întâi ceea ce are de spus și apoi sugerați ca problema să fie discutată în continuare în următoarea întâlnire. Subliniați că reuniunea va continua să discute subiectele enumerate pe ordinea de zi.
- Purtează o conversație privată cu persoana care domină întâlnirea și întreabă de ce. Arată îngrijorare, în loc să te enerveze. Concentrați-vă pe ceea ce ați observat în timpul întâlnirii și permiteți-i să-și explice comportamentul. Oferiți-l pentru a-l ajuta să nu mai domine întâlnirea.
Pasul 4. Treceți la următorul subiect conform programului
Practicați gestionarea timpului fiind asertiv, nu fiți nepoliticos. Stabilirea corectă a timpului face ca fiecare participant să știe că întâlnirea este încă în curs și că discuțiile care nu au legătură cu întâlnirea pot fi continuate după încheierea întâlnirii.
Nu te grăbi. Chiar dacă trebuie să preia controlul asupra situației, întâlnirea va fi mai puțin utilă dacă discuția este scurtată. Înainte de reluarea întâlnirii, oferiți participanților posibilitatea de a pune întrebări sau de a furniza informații. Asigurați-vă că toți membrii echipei se simt incluși, mai degrabă decât să vă simțiți neglijați
Pasul 5. Accentuează subiectul important
Accentuați principalele ținte care trebuie atinse și relația lor cu alte ținte care susțin atingerea principalelor ținte.
Explicați participanților la întâlnire astfel încât să înțeleagă scopul proiectului la care lucrează și rolurile lor respective ca parte importantă a unei unități
Pasul 6. Dacă este necesar, ajutați la luarea notelor
Înainte de începerea ședinței, decideți cine va lua procesul-verbal. Dacă este copleșit, dă o mână de ajutor sau ia-ți însemnări.
Pasul 7. Clarificați în caz de neînțelegere
După ce toate subiectele au fost discutate, liderul ședinței va face un rezumat, astfel încât participanții să știe rezultatele ședinței și să pună întrebări dacă mai există lucruri care nu sunt clare.
În calitate de lider al întâlnirii, oferiți explicații detaliate, astfel încât toți participanții să înțeleagă rezultatele întâlnirii
Pasul 8. Înainte de a închide întâlnirea, furnizați un rezumat detaliat
Liderii care sunt fermi în luarea deciziilor vor preveni stagnarea și indecizia, vor face angajații să lucreze cu sârguință și motivați, să fie receptivi la schimbări și la noi informații. Acest lucru poate fi văzut din următoarele caracteristici:
- Aveți obiective clare pentru a vă asigura că există alinierea între decizii cu obiectivele companiei / organizaționale și etică.
- Aveți grijă, arătând exemplar în viața vieții și respectând etica muncii ca bază pentru luarea de decizii eficientă și eficientă.
- Demonstrați transparență, și anume altruismul, dovedind că deciziile benefice pentru companie oferă tuturor oportunitatea de a se dezvolta.
- Vederea eșecului ca o oportunitate de învățare care va fi o piatră de temelie pentru a putea lua decizii mai bune. Când ceva nu merge bine, un lider decisiv este capabil să înțeleagă situația.
- Comunicarea deschisă și eficientă în conformitate cu cultura corporativă / organizațională pentru a preveni neconcordanțe sau contradicții atunci când comunicăm cu subordonați sau superiori.
