Astăzi, e-mailul este unul dintre cele mai utilizate mijloace de comunicare, în afară de aplicațiile SMS, telefonice și de mesagerie instantanee. Trimiterea e-mailului a devenit o activitate foarte obișnuită, așa că mulți oameni uită cum să scrie un e-mail bun. Un e-mail bun arată profesionalism și onestitate în mesajul pe care îl transmite, prin urmare, ar trebui să știți cum să formatați un mesaj de e-mail.
Etapa
Pasul 1. Scrieți subiectul e-mailului
Subiectul mesajului de e-mail servește ca un scurt rezumat al conținutului mesajului. Subiectul e-mailului dvs. ar trebui să se afle exact în țintă, astfel încât să poată oferi destinatarului o idee despre conținutul e-mailului în doar câteva cuvinte.
- De exemplu, dacă trimiteți un e-mail de afaceri, nu faceți din acesta un subiect lung, cu prea multe detalii, cum ar fi „Îmi place mașina ta. Este un albastru frumos, și cauciucuri frumoase”.
- Explicați la ce vă referiți prin trimiterea unui e-mail către un subiect, cum ar fi „Interesat de cumpărarea unui sedan albastru”.
Pasul 2. Folosește felicitări adecvate
Nu porniți imediat e-mailul cu ceea ce doriți să spuneți. Folosiți felicitări generale precum „Bună dimineața / după-amiaza” sau „Salutări”. Cu siguranță nu vrei să fii bombardat cu întrebări de oameni pe care nu îi cunoști, nu-i așa? Ei bine, aceeași etichetă se aplică și e-mailurilor.
Pentru a face salutarea mai personală, includeți numele destinatarului în felicitare
Pasul 3. Scrieți corpul mesajului
În funcție de tipul și destinatarul mesajului, puteți scrie mesajul după cum doriți.
- Dacă scrieți un e-mail către cineva pe care îl cunoașteți îndeaproape, puteți scrie e-mailul pe un ton personal. Cu toate acestea, dacă scrieți un e-mail de afaceri, încercați să utilizați cel mai profesionist limbaj posibil.
- De asemenea, ar trebui să acordați atenție formatului mesajului. Nu utilizați un tip, dimensiune și formatare greu de citit și evitați majusculele. În spațiul cibernetic, majusculele semnifică furie.
Pasul 4. Includeți o felicitare de închidere - nu terminați doar e-mailul
Se poate folosi un salut de închidere precum „Salutări” sau un alt salut adecvat.
Ar trebui să alegeți o felicitare de închidere care să se potrivească cu adresa dvs. de e-mail. Cu siguranță nu doriți să scrieți „Salutări” la sfârșitul unui e-mail de afaceri, deoarece ar fi nepoliticos, nu?
Pasul 5. Adăugați o semnătură
Chiar dacă adresa dvs. de e-mail include numele dvs. în fiecare e-mail pe care îl trimiteți, vă recomandăm să utilizați o semnătură pe orice e-mail pe care îl trimiteți. Puteți utiliza text simplu sau imagini (cum ar fi sigle, mărci etc.) în semnătura dvs.
Utilizați opțiunea „Semnătură” de pe clientul de e-mail web sau furnizorul de servicii pe care l-ați utilizat pentru a crea semnătura
sfaturi
- În afară de formatarea e-mailului dvs., ar trebui să utilizați și o adresă de e-mail adecvată. Trimiterea unui e-mail prietenului tău din copilărie prin „[email protected]” poate fi în continuare în regulă, dar nu ar trebui să folosești acel e-mail pentru a trimite e-mailuri de afaceri șefului tău.
- Folosiți o etichetă bună pe internet atunci când scrieți e-mailuri. Nu trimiteți e-mailuri spam sau mesaje către persoane necunoscute.
- Verificați din nou e-mailul înainte de a trimite pentru a preveni trimiterea mai multor mesaje către același destinatar. Dacă trimiteți mai multe e-mailuri, mesajele dvs. pot fi marcate ca spam.
