Cum se face o chitanță: 9 pași

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-16 11:34

Chitanța este o declarație scrisă făcută ca dovadă a primirii numerarului sau a plății prin alte mijloace. Atunci când efectuează tranzacții comerciale sau vânzări, vânzătorii și cumpărătorii fac de obicei chitanțe pentru interesele celuilalt, de exemplu pentru contabilitate sau documentare. Chitanța este un document care dovedește existența unui acord reciproc între vânzător și cumpărător ca bază pentru înregistrarea tranzacției de primire sau decontare a banilor.

Etapa

Partea 1 din 2: Crearea chitanțelor

Pasul 1. Pregătiți un formular de chitanță care oferă o copie de carbon

Dacă doriți să generați chitanțe manual, pregătiți un formular de chitanță carbonizat. În acest fel, trebuie să scrieți o singură dată și să obțineți instantaneu două chitanțe, una pentru dvs. și una pentru partea care efectuează plata.

Chitanțele de carbon sunt tipărite de obicei într-un anumit format ca dovadă a vânzărilor și a primirii de bani, de exemplu: o foaie sub forma unui formular care are tipărit numele companiei și se imprimă câteva cuvinte sau doar câteva rânduri pentru a fi completate cu informații corecte și clare

Pasul 2. Folosiți un stilou negru

Scrierea chitanțelor cu cerneală neagră este necesară pentru a asigura validitatea chitanțelor. Nu scrieți chitanțe cu creioane sau cerneală deschisă, deoarece chitanțele servesc drept dovadă a evidenței contabile pe termen lung.

Chitanțele generate manual trebuie să fie completate în scris mare și clar, astfel încât să fie ușor de citit. Dacă utilizați o chitanță carbonizată, va trebui să apăsați pe măsură ce scrieți, astfel încât să apară pe a doua sau a treia foaie ca o copie

Pasul 3. Folosiți o ștampilă a companiei sau o chitanță tipărită care are numele companiei pe ea

Pentru a face o chitanță validă legal, trebuie să aplicați ștampila companiei pe partea de sus sau de jos a chitanței, în conformitate cu legile aplicabile. În plus, puteți utiliza chitanțe tipărite care au deja numele companiei și sigla. Acest lucru dovedește cumpărătorului că produsul comercializat provine de la afacerea sau compania dvs. și acest document va fi o referință la o dată ulterioară, dacă este necesar.

Pasul 4. Includeți toate informațiile necesare în chitanță

Când generați chitanțe manual sau utilizați formulare care pot fi descărcate de pe un program de computer, trebuie să includeți următoarele:

Date detaliate despre vânzător.
Date detaliate despre cumpărător.
Data tranzacției.
Date detaliate despre produs.
Sumă de bani.
Modalitate de plată.
Semnătura vânzătorului și a cumpărătorului.

Pasul 5. Includeți toate informațiile necesare atunci când creați o chitanță de închiriere

Chitanțele chiriei sunt solicitate de chiriașii care plătesc în numerar sau folosesc cecuri pentru a înregistra plățile în numerar. Chitanțele sunt, de asemenea, solicitate de locator ca dovadă că taxa de închiriere a fost primită și respectă legea care impune locatorului să furnizeze o chitanță locatarului. Chitanțele făcute ca dovadă a primirii plăților de închiriere trebuie să includă următoarele:

Suma chiriei plătite.
Data de plată.
Numele complet al chiriașului.
Numele complet al locatorului.
Adresa completă a proprietății de închiriat.
Perioada de închiriere plătită.
Mod de plată a chiriei (numerar, cec etc.)
Semnăturile locatorului și locatarului.

Pasul 6. Descărcați gratuit formularul de primire online (online)

Dacă doriți să utilizați chitanțe tipărite pentru afacerea sau compania dvs., profitați de formularele de chitanță care pot fi descărcate gratuit prin internet. După tipărirea formularului de chitanță, puneți ștampila companiei pe ea, astfel încât să fie gata de utilizare pentru tranzacțiile zilnice.

Partea 2 din 2: Cunoașterea scopului și motivele încasărilor

Pasul 1. Cunoașteți scopul primirii

Încasările sunt un document important pentru înregistrarea veniturilor și sunt necesare la raportarea impozitelor. Păstrați toate chitanțele de plată, deoarece aceste documente trebuie de obicei atașate ca dovadă a cheltuielilor în raportul fiscal. În calitate de om de afaceri, sunteți obligat să furnizați o chitanță cumpărătorului atunci când primiți plata. După ce cumpărătorul efectuează o plată, vânzătorul furnizează de obicei o chitanță pentru plată.

După plata pentru bunuri sau servicii care sunt relativ scumpe, efectuarea unei chitanțe este considerată o obligație atât pentru cumpărător, cât și pentru vânzător. Acest document trebuie pregătit în așteptarea unei încălcări a legii în timpul tranzacției de vânzare cumpărare, deoarece ambele părți pot folosi chitanța ca probă în instanță

Pasul 2. Aflați cele patru tipuri de chitanțe care sunt utilizate în mod obișnuit

Teoretic, se pot face chitanțe pentru toate tranzacțiile de plată, de exemplu: plăți de chirie, servicii de coafură sau taxe de amenajare a grădinii. În general, chitanțele sunt împărțite în patru grupuri și unul dintre ele îl puteți vedea atunci când efectuați o tranzacție de cumpărare sau vânzare.

Bon de cumparaturi. După plată, vânzătorul va crea o chitanță de plată, incluzând numărul chitanței, data tranzacției și suma de bani primită. Dacă plata se face în numerar, pe chitanță trebuie să existe cuvântul „numerar”. Dacă plata se face prin cec sau gir, chitanța trebuie să includă un număr de cec sau un număr de depozit la cerere. Dacă plata se face cu cardul de credit, acesta trebuie să includă numele companiei emitente a cardului de credit (exemplu: Mastercard, Visa, American Express) și ultimele patru cifre ale numărului cardului de credit.
Chitanța tratamentului. Acest document este emis pentru plata serviciilor de sănătate, de exemplu pentru serviciile medicilor, achiziționarea de medicamente sau utilizarea instrumentelor chirurgicale. Chitanța trebuie să includă numele pacientului, codul de diagnostic, numele medicului, numele medicamentului sau dispozitivului medical plătit, data tratamentului, orele de consultație și suma plății.
Notă de vânzare. În majoritatea cazurilor, veți primi o chitanță de vânzare atunci când faceți cumpărături. În calitate de antreprenor, trebuie să furnizați o chitanță de vânzare după introducerea datelor privind articolele vândute. Acest document este dovada vânzării și trebuie să includă suma plății, data vânzării, numele și prețul bunurilor, numele persoanei care a procesat tranzacția de vânzare și a primit plata.
Chitanță de plată a chiriei. Această chitanță este emisă de proprietarul proprietății închiriate ca dovadă a primirii plății de la chiriaș. Chitanța de plată trebuie să includă numele locatorului, numele chiriașului, adresa imobilului închiriat, perioada de facturare, valoarea taxei de închiriere, data de începere și de încheiere a contractului de închiriere.
Autorii de tranzacții de cumpărare sau vânzare prin internet vor primi sau furniza chitanțe electronice. Informațiile conținute în chitanța electronică sunt aceleași cu informațiile din alte chitanțe de plată și servesc drept dovadă a cumpărării în rețea (online).

Pasul 3. Cunoașteți lucrurile importante despre cumpărători și vânzători care trebuie incluse în chitanță

Acest articol se concentrează pe crearea de chitanțe de plată între cumpărători și vânzători. Partea care vinde bunurile sau serviciile trebuie să includă următoarele informații pe chitanță:

Date detaliate despre vânzător. Includeți numele persoanei sau companiei care a efectuat vânzarea, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail în partea de sus a chitanței. Includeți și numele managerului magazinului sau al proprietarului companiei.
Date detaliate despre cumpărător. Includeți numele complet al cumpărătorului sau al părții care a efectuat tranzacția de cumpărare.
Data tranzacției. Includeți data, luna și anul tranzacției, deoarece aceste informații sunt necesare pentru raportarea impozitelor.
Date detaliate despre produs. Scrieți o scurtă descriere pentru a explica bunurile sau serviciile vândute, de exemplu: numele produsului, cantitatea, numărul produsului și alte informații pentru a identifica produsul. Aceste date vor fi utile dacă trebuie să găsiți informații despre produsele care au fost vândute.
Prețurile bunurilor / serviciilor. Includeți în detaliu prețul bunurilor / serviciilor începând de la prețul de vânzare, taxele, costurile de ambalare sau de expediere, reducerile sau reducerile în contextul programelor promoționale. Tranzacțiile de vânzare vor fi mai valide și mai specifice dacă prețurile articolelor sunt scrise în detaliu.
Modalitate de plată. Includeți modul în care cumpărătorul a efectuat plata, de exemplu: în numerar, prin cec, card de credit sau card de debit.
Semnătura vânzătorului și a cumpărătorului. După ce chitanța a fost făcută sau tipărită și cumpărătorul efectuează plata, puneți ștampila „Plătită” (dacă a fost achitată) în partea de jos a chitanței și apoi semnată de vânzător. Puteți semna o chitanță pentru cumpărător ca documentație.