Prin natura lor, e-mailul nu este la fel de formal ca o scrisoare scrisă. Cu toate acestea, există momente în care trebuie să folosiți un ton mai formal atunci când scrieți e-mailuri. Luați în considerare cine este destinatarul, apoi alegeți salutul potrivit. După aceea, vă puteți gândi la un format de salut și puteți scrie o propoziție de deschidere.
Etapa
Partea 1 din 3: Luând în considerare destinatarii
Pasul 1. Decideți cât de formal trebuie să fiți
Chiar dacă scrieți un e-mail „formal”, nivelul de formalitate depinde de persoana care îl primește. De exemplu, nivelul de formalitate al unui e-mail către un lector nu este același cu un e-mail pentru o cerere de locuri de muncă.
La primul contact, pentru a fi în siguranță, folosiți un ton mai formal
Pasul 2. Găsiți numele destinatarului
Faceți câteva cercetări pentru a găsi destinatari pe care nu îi cunoașteți. Cunoașterea numelui va face salutarea mai personală chiar dacă utilizați o tehnică formală.
Pasul 3. Urmați exemplul destinatarului
Dacă destinatarul vă trimite mai întâi un e-mail, puteți copia mesajul pe care îl folosește. De exemplu, dacă folosește „Bună” și prenumele dvs., puteți răspunde în același stil, folosind „Bună” și prenumele său.
Partea 2 din 3: Alegerea salutărilor
Pasul 1. Folosiți „Dragă”
Salutări „Dragă”. (urmat de numele destinatarului) este foarte frecvent utilizat din anumite motive. Această felicitare este formală fără a fi preponderentă și atât de familiară încât nu primește prea multă atenție și este în regulă. Nu doriți un salut care să iasă în evidență pentru că este deplasat.
Pasul 2. Încercați „Cu stimă” dacă nu știți numele destinatarului
Această felicitare este relativ formală utilizată în e-mailurile de afaceri, mai ales dacă nu știți numele destinatarului. Cu toate acestea, este o idee bună să căutați mai întâi numele, dacă este posibil.
De asemenea, puteți utiliza „Cui îi poate interesa” dacă e-mailul este foarte formal și nu știți numele destinatarului. Cu toate acestea, acest salut îi face uneori pe oameni jigniți pentru că nu este personal
Pasul 3. Luați în considerare „Bună” sau „Bună ziua” într-un e-mail mai puțin formal
E-mailurile tind să pară mai puțin formale decât scrisorile în general. Deci, puteți utiliza o felicitare de genul „Bună” într-un e-mail destul de formal. De exemplu, dacă scrieți un e-mail unui lector, în special unul cu care sunteți familiarizați, este totuși potrivit să salutați.
Pasul 4. Nu utilizați „Hei”
În timp ce „Bună” este acceptabil în e-mailurile semi-formale, „Hei” este o poveste diferită. Acest salut este foarte casual, chiar și în discursul direct. Deci ar trebui să o evitați. Chiar dacă îți cunoști bine șeful, evită să folosești „Hei” în e-mailurile adresate lui sau ei.
Pasul 5. Folosiți titlul în locul numelui, dacă este necesar
Uneori, când scrieți un e-mail cuiva, știți doar poziția acestuia în companie sau organizație. În acest caz, utilizați doar titlul în locul numelui, cum ar fi „Dragă. Manager de resurse umane, „Dragă. Comitetul de recrutare”, sau„ Draga. Profesor.
Pasul 6. Adăugați o salutare pentru a face e-mailul mai formal
Dacă este posibil, adăugați „Domnul”, „Tatăl”, „Mama”, „Dr.” sau „profesor” înainte de numele destinatarului pentru o impresie mai formală. De asemenea, folosiți-vă numele de familie sau numele complet, nu doar prenumele.
Partea 3 din 3: Compuneți și începeți un e-mail
Pasul 1. Plasați mesajul de întâmpinare în prima linie
Rândul de sus este ocupat de salutarea pe care ați selectat-o, urmată de numele destinatarului. Folosiți un titlu sau un titlu, dacă este posibil, cum ar fi „Domnul”, „Mama” sau „Dr.”, urmat de numele și prenumele dvs.
Pasul 2. Folosiți virgule
În general, ar trebui să utilizați o virgulă după salut. Într-o scrisoare formală, puteți utiliza două puncte, dar acest lucru este de obicei prea formal pentru un e-mail. O virgulă va fi suficientă, dar puteți utiliza două puncte dacă scrieți o scrisoare de deschidere într-un e-mail.
Pasul 3. Continuați cu linia următoare
Salam își are locul său în vârf. După aceea, apăsați tasta Enter pentru a continua la următoarea linie. Dacă folosiți spații pentru paragrafe noi în loc de propoziții de indentare, plasați o linie goală între salut și primul paragraf.
Pasul 4. Introduceți-vă în propoziția de deschidere, dacă este necesar
Pentru primul e-mail, prezentați-vă chiar dacă cunoașteți destinatarul în viața reală. Furnizând informații personale, destinatarii vor fi încurajați să vă citească e-mailul.
- De exemplu, „Numele meu este Jessica Hartono și sunt directorul de marketing la ABC Company”. De asemenea, ați putea să vă prezentați destinatarului, cum ar fi „Numele meu este Rama Susanto și vă iau cursul de marketing (Marketing 101 în fiecare marți și joi după-amiază)”.
- Dacă știți deja destinatarul și i-ați trimis un e-mail, nu ezitați să folosiți prima frază ca salut. De exemplu, „Vă mulțumim pentru un răspuns atât de rapid” sau „Vă doresc multă sănătate”.
Pasul 5. Scrieți corpul e-mailului
Majoritatea e-mailurilor oficiale ajung direct în centrul problemei. Aceasta înseamnă că prima și a doua propoziție ar trebui să abordeze motivele pentru care scrieți destinatarului. Amintiți-vă, fiți cât mai scurt posibil cu privire la obiectivul dvs.
