Pe măsură ce popularitatea e-mailului crește ca o alternativă mai ușoară, mai ieftină și mai rapidă la rolul scrisorilor, crește și numărul de invitații pentru nunți, sărbători de ziua de naștere și chiar adunări sociale trimise prin aceste medii online. În general, invitații vor trimite un e-mail cu sistemul RSVP pentru a măsura numărul de invitați care pot participa la eveniment. Dar, din păcate, sistemul RSVP nu este foarte popular în Indonezia, așa că sunt șanse, veți fi dificil să răspundeți. Nu-ți face griji! Acest articol conține diverse sfaturi despre determinarea modului și timpului adecvat de răspuns, elaborarea răspunsului corect și verificarea dacă răspunsul dvs. a fost primit sau nu de către invitat.
Etapa
Partea 1 din 3: Determinarea modului corect și a timpului de răspuns
Pasul 1. Luați o decizie
Primul pas pe care trebuie să îl faceți este să luați o decizie de a participa sau nu la evenimentul listat în invitație. Gândiți-vă la acest lucru imediat ce primiți e-mailul RSVP.
- Gândiți-vă la locația evenimentului și luați în considerare dacă trebuie sau nu să călătoriți în afara orașului. De exemplu, pentru a participa la un eveniment desfășurat în afara orașului, bineînțeles că trebuie să cheltuiți mai mult pentru a cumpăra un bilet de avion, nu?
- Asigurați-vă că nu trebuie să participați la un alt eveniment în momentul evenimentului.
- Asigurați-vă că partenerul și rudele cele mai apropiate pot participa, de asemenea. Amintiți-vă, disponibilitatea celor mai apropiați de dvs. va afecta, de asemenea, procesul dvs. de luare a deciziilor.
Pasul 2. Identificați natura evenimentului
Într-adevăr, natura diferitelor evenimente va necesita diferite tonuri de răspuns și niveluri de formalitate. Prin urmare, trebuie să înțelegeți mai întâi natura evenimentului înainte de a trimite un răspuns pentru a preveni apariția erorilor nedorite.
- Dacă evenimentul este informal, cum ar fi o invitație la un grătar la casa unui vecin, în general va trebui să dați un răspuns informal. În plus, timpul pe care îl aveți pentru a trimite un răspuns tinde să fie mai scurt.
- Dacă evenimentul este formal, cum ar fi o invitație la o nuntă, o petrecere de ziua de naștere sau altă sărbătoare importantă, în general trebuie să dați un răspuns care este, de asemenea, formal.
Pasul 3. Oferiți un răspuns eficient
După ce ați citit detaliile evenimentului și ați luat o decizie, oferiți imediat un răspuns eficient. Cu alte cuvinte, prin răspunsul pe care îl dați, confirmați dacă veți respecta sau nu invitația.
- Citiți data RSVP listată de invitator. Amintiți-vă, trebuie să răspundeți înainte de termen!
- Răspundeți cât mai curând posibil. Chiar dacă invitatorul îți dă o lună sau două pentru a răspunde, asta nu înseamnă că ar trebui să profiți de ocazie pentru a obține un răspuns! În schimb, răspundeți imediat după ce ați luat decizia de a accepta sau de a refuza invitația.
Partea 2 din 3: Răspunsuri la elaborare
Pasul 1. Specificați subiectul e-mailului
După ce ați stabilit cum și când să răspundeți, structurați-vă mesajul. Pentru a începe, includeți un subiect în e-mail care indică răspunsul dvs. și este adecvat naturii evenimentului.
- Pentru invitații formale, utilizați propoziții care sunt, de asemenea, formale. De exemplu, scrieți „Roger și Anna refuză invitațiile la bal și la cină pe 11 mai”.
- Pentru invitații non-formale, cum ar fi invitațiile înghețate către vecinii dvs. complexi, scrieți pur și simplu „Nu pot veni la al 11-lea Grătar”.
Pasul 2. Includeți o felicitare
Este important să deschideți e-mailul cu un salut adecvat, deoarece acesta este cel care va da tonul răspunsului dvs. În plus, salutul potrivit va sublinia, de asemenea, sentimentele și perspectiva asupra invitatului.
- Câteva exemple de felicitări adecvate sunt „Către”, „Pentru cel mai bun prieten al meu” sau felicitări simple precum „Bună dimineața / după-amiaza / seara / seara”.
- Pentru evenimente informale, pur și simplu spuneți un salut scurt și simplu, cum ar fi „Către John și Marcy”.
Pasul 3. Compuneți mesajul în corpul e-mailului
Mesajul scris în corpul e-mailului poate fi cea mai importantă parte a răspunsului dvs., mai ales că acesta va încheia răspunsul dvs. și va reflecta natura evenimentului. Câteva exemple de propoziții pe care le puteți folosi pentru a accepta sau refuza o invitație:
- Oferiți un răspuns informal la o astfel de invitație. De exemplu, „Vă mulțumim pentru invitația la grătar, Tom. Dar, îmi pare rău, nu am putut participa, pentru că în ziua aceea trebuia să fim în afara orașului.”
- Dați un răspuns formal la o invitație de această natură. De exemplu, „Higginsonii au primit o invitație de a participa la nunta lui Josh și Belinda pe 5 noiembrie 2019.” Un alt exemplu este: „John și Sarah Appleby sunt încântați să-ți accepte invitația la petrecerea aniversară a Marta Rodriguez”.
- Un exemplu de sentință formală de respingere ar fi: „Familia Parker nu a putut participa la nunta lui Josh și Belinda pe 5 noiembrie 2019.”
Pasul 4. Scrieți un salut final și includeți numele dvs
După ce ați scris mesajul, încheiați răspunsul cu un salut de închidere adecvat. De fapt, scrierea unui salut final nu este doar o formalitate, ci poate reprezenta în același timp tipul de relație pe care îl ai cu persoana respectivă și cum te simți în legătură cu aceasta.
- Alegeți o felicitare formală de închidere, cum ar fi „Salutări” sau „Mulțumesc”.
- Alegeți o felicitare informală de închidere, cum ar fi „Salutări” sau „Salutări”.
- Potriviți salutul de închidere cu răspunsul dvs. De exemplu, scrieți „Cu mare regret”, dacă ar trebui să refuzați invitația sau „Vă mulțumesc”, dacă acceptați invitația.
- Scrieți-vă numele la sfârșitul e-mailului. Pentru evenimente informale, scrieți doar porecla dvs. și cele ale celorlalte persoane invitate. Cu toate acestea, pentru un eveniment mai formal, este o idee bună să vă scrieți numele complet și cel al altor oaspeți invitați. Dacă tu și invitatul aveți o relație foarte strânsă, scrieți pur și simplu „Familia Smith”.
Partea 3 din 3: Tratarea e-mailurilor automate și soluționarea problemelor posibile
Pasul 1. Faceți clic pe „respinge” sau „acceptați”, dacă există un buton automat în e-mail
Astăzi, mulți oameni sunt mai interesați să folosească un serviciu RSVP automat care este trimis sub forma unui e-mail pentru invitații oficiale. Cel mai probabil, e-mailul RSVP automat a fost redirecționat printr-o terță parte și are un buton cu opțiunea „respinge” sau acceptă.
- Dacă primiți un astfel de e-mail, nu trebuie să trimiteți un e-mail privat invitatului.
- Odată ce o invitație este acceptată sau refuzată, răspunsul va fi trimis unei terțe părți și trimis invitatorului.
- Serviciile automate de e-mail sunt adesea utilizate pentru evenimente semi-formale, cum ar fi petreceri de ziua de naștere, reuniuni, adunări sociale etc.
Pasul 2. Faceți clic pe opțiunea „returnare chitanță” din corpul e-mailului
Faceți acest lucru, astfel încât furnizorul dvs. de e-mail să vă trimită un e-mail de confirmare dacă persoana în cauză a primit sau a deschis răspunsul dvs. În acest fel, veți ști dacă mesajul a fost trimis.
- Rețineți că diferiți furnizori de e-mail pot avea politici diferite în ceea ce privește opțiunea „chitanță de retur”.
- Unii furnizori de servicii de e-mail nici măcar nu oferă această opțiune.
Pasul 3. Trimiteți un e-mail de urmărire dacă planurile dvs. se modifică
De fapt, o schimbare de planuri este o posibilitate inevitabilă. Dacă trebuie să refuzați o invitație care a fost acceptată anterior sau invers, asigurați-vă că transmiteți răspunsul direct către invitator.
- Dacă ați apăsat accidental opțiunea „Accept” pe un e-mail automat, clarificați eroarea prin e-mail privat către persoana în cauză.
- Dacă doriți să refuzați o invitație pe care ați primit-o anterior, transmiteți respingerea direct invitatorului. De exemplu, trimiteți un e-mail cu subiectul „Modificări RSVP” pe care scrie „Ne pare rău, dintr-un motiv sau altul, Sarah și cu mine nu am putut participa la cea de-a 20-a aniversare a nunții dvs. pe 14. Sperăm că ne vom putea întâlni din nou în viitorul apropiat, bine!”
- Dacă doriți să acceptați o invitație pe care ați refuzat-o anterior, comunicați modificările direct invitatorului. De exemplu, trimiteți un e-mail cu subiectul „Modificări RSVP” pe care scrie „Bună ziua! Dacă cota de invitație este încă disponibilă, aș fi fericit să particip la evenimentul dvs.”
- Modificările răspunsului trebuie comunicate cât mai curând posibil. Dacă viitorul eveniment este informal sau semi-formal, este mai probabil să vă fi schimbat răspunsul cu ceva timp în avans. Cu toate acestea, dacă evenimentul este formal (de exemplu, o nuntă), schimbările de răspuns ar trebui făcute în avans, cu cel puțin o lună în avans.
