Sistemul de stocare a fișierelor este unul dintre aspectele importante în gestionarea unei administrări de birou îngrijite. Determinați cea mai bună configurare a sistemului de stocare a fișierelor, astfel încât oricine are autorizația de a accesa documentul, indiferent dacă este altcineva sau dvs., poate găsi cu ușurință documentul de care aveți nevoie. Un sistem inadecvat vă face dificilă gestionarea documentelor, deoarece acestea sunt adesea ascunse sau pierdute, astfel încât bancul de lucru să fie plin de grămezi de fișiere.
Etapa
Pasul 1. Determinați sistemul de stocare a fișierelor pe care doriți să îl aplicați
Indiferent de sistemul pe care îl alegeți, asigurați-vă că știți unde să salvați fiecare document, de exemplu aranjat corespunzător:
- Alfabet. Acest sistem este cel mai bine aplicat atunci când stocarea fișierelor se face de către client, pacient sau numele clientului.
- Subiect sau categorie. În general, un sistem de stocare a fișierelor organizat în funcție de subiect sau categorie este foarte util dacă este gestionat corect, dar poate fi foarte confuz dacă documentele nu sunt organizate corect.
- Număr sau cronologic. Această opțiune este cea mai bună dacă documentul este serializat sau datat, cum ar fi o factură de achiziție sau o chitanță de plată.
Pasul 2. Configurați un folder suspendat în sertarul de fișiere
Folderul suspendat nu trebuie să fie scos din sertar, deoarece servește ca loc pentru a pune folderul din carton Manila. Acest folder va fi inclus în folderul suspendat și recuperat dacă este necesar.
Pasul 3. Sortați documentele în stive după categorie
Când teancul de documente ajunge la 3-4 cm, separați-le în subcategorii. Mai multe stive de documente subțiri pot fi combinate și apoi pot defini un nume de categorie nouă. Alegeți un nume care vă facilitează sortarea documentelor.
Pasul 4. Puneți fiecare stivă într-un folder din carton manila și etichetați-o clar
Pentru un aspect mai elegant, utilizați un folder care oferă un loc pentru a scrie etichete în mijloc, în loc să fie aliniate.
Pasul 5. Stocați folderul carton manila în folderul suspendat
Puteți utiliza un folder obișnuit pentru a stoca stive subțiri de documente. Cu toate acestea, pentru stocarea unor stive groase de documente sau a celor împărțite în subcategorii, utilizați un folder suspendat cu fundul pătrat. În acest caz, fișierele pot fi sortate după cum doriți, dar ordinea cea mai frecvent utilizată este alfabetică.
Pasul 6. Etichetați folderul suspendat conform etichetei listate pe folderul carton manila
Așezați eticheta de plastic în partea stângă a folderului, cu excepția cazului în care trebuie să introduceți folderul în dulapul de fișiere în poziție verticală, astfel încât folderele să fie așezate în ordine de la stânga la dreapta, nu față în spate. În acest caz, așezați eticheta din plastic în dreapta.
Pasul 7. Pregătiți foldere agățate și de rezervă cartoane manila, astfel încât să puteți adăuga foldere dacă există documente care nu pot fi grupate în foldere etichetate
Nu încărcați prea multe sau prea puține documente în dosar. Luați în considerare dacă trebuie să modificați etichetele dosarelor și să sortați din nou, deoarece documentele trebuie grupate în categorii noi.
Pasul 8. La sfârșitul anului, scoateți toate folderele din dulapul de fișiere, etichetați noile foldere din carton manila în funcție de categorie și apoi puneți-le înapoi în folderele suspendate
Verificați toate fișierele pentru a vedea dacă există documente care trebuie combinate în folderele care sunt deja disponibile și apoi salvați celelalte documente ca arhive.
sfaturi
Dacă doriți să creați etichete colorate, imprimați-le folosind un computer sau utilizați o altă metodă pentru a face folderul să arate mai atractiv. Cu toate acestea, atunci când trebuie să faceți modificări, cum ar fi adăugarea unui folder nou, vă puteți simți confuz, deoarece este dificil să alegeți culorile sau să le etichetați manual. Deci, utilizați o metodă simplă
Avertizare
- Nu creați categorii diverse pentru documente care nu pot fi grupate în anumite categorii, deoarece această metodă face ca documentele să se acumuleze în continuare.
- După ce ați stabilit sistemul de stocare a fișierelor, faceți-vă obișnuit să gestionați documente în mod regulat. Alocați timp pentru a salva fișierele de pe birou în fiecare zi. Nu vă lăsați tentați să puneți documente într-un coș mare, deoarece coșul se va umple rapid și va deveni o nouă grămadă de fișiere.
