Un proces de afaceri este un sistem pe care o companie îl folosește pentru a-și atinge obiectivele. Acest proces poate fi interpretat și ca pașii parcurși pentru a genera valoare pentru clienți. Managerii analizează procesele de afaceri pentru a evalua cât de bine funcționează. Managerul analizează mai întâi procesele care rulează în prezent. După aceea, managementul poate determina modificări pentru a îmbunătăți procesele existente. Îmbunătățirile proceselor pot ajuta companiile să economisească timp, să reducă costurile sau să creeze produse care sunt mai potrivite pentru clienți.
Etapa
Partea 1 din 2: Determinarea modului în care sunt create procesele de afaceri
Pasul 1. Definiți procesele de afaceri
Procesele de afaceri se referă la activitățile pe care angajații le desfășoară zilnic pentru a atinge obiectivele organizaționale. Acest proces reflectă acțiunile companiei de a atinge anumite obiective. Procesul de afaceri trebuie să includă toate variațiile sau excepțiile de la proces. Pentru a înțelege cum să analizați un proces de afaceri, trebuie să luați în considerare modul în care este creat un proces de afaceri.
- Luați în considerare scopul sarcinii. De exemplu, actualizați procesul utilizat pentru trimiterea facturilor către clienți. Sfera sarcinii se referă la cât de larg este sfera sarcinii care trebuie realizată. În acest caz, presupuneți că domeniul de aplicare este toate facturile trimise către un client. Determinați că într-o lună, în medie, 200 de facturi sunt trimise clienților..
- Specificați rezultatul dorit. Gândiți-vă la ceea ce încearcă să realizeze acest proces. În acest caz, doriți ca facturile să fie trimise cu exactitate fiecărui client imediat ce produsul este livrat. Veți trimite o copie fizică a facturii la trimiterea comenzii. De asemenea, veți trimite prin e-mail fiecărui client o factură electronică.
- Enumerați subprocesele aflate în proces. Cu cât este mai specific un proces, cu atât este mai ușor de analizat și de îmbunătățit.
- Documentați procesele de afaceri. Puteți documenta procesul ca o listă de pași și să luați în considerare descrierea lor într-o diagramă. Procesele traversează adesea mai multe departamente în organizații mari. Procesul de creare a facturilor, de exemplu, ar implica departamentele de facturare și contabilitate.
- Definiți diferitele departamente sau funcții ale entității în proces, împreună cu toate intrările și ieșirile. De exemplu, realizarea unei plăți de salariu necesită contribuții din partea departamentului de producție pentru a afla numărul și orele lucrătorilor lucrați, departamentul de resurse umane pentru a afla ratele și reducerile salariale etc.
- Enumerați toate excepțiile de la proces. Aproape toate procedurile comerciale vor avea excepții și variații. De exemplu, este posibil să puteți solicita anumitor clienți reduceri mari. Acest client comandă produse în cantități mari. Acordarea unei reduceri mari face ca personalul de facturare să deducă suma reducerii calculată în software-ul de facturare. Reducerile mari trebuie introduse manual pentru a crea o factură exactă.
Pasul 2. Documentați procesul de afaceri și gândiți-vă ce tip de proces de afaceri să creați
Separarea mai multor procese de afaceri în funcție de tip va ajuta la analiza proceselor de afaceri și la îmbunătățirea proceselor. Dacă două procese sunt de același tip, actualizările procesului pot fi similare. Un proces particular poate fi un proces operațional, de sprijin sau de management.
- Procesele operaționale se referă la sarcinile zilnice de livrare a produselor către clienți. Procesul de creare a facturilor pentru clienți poate fi inclus în procesul operațional. Este foarte important să trimiteți facturi corecte clienților, astfel încât plățile să poată fi colectate cât mai repede posibil.
- Procesele de asistență se referă la activitățile de asistență operațională ale companiei dumneavoastră. Departamentul de resurse umane este un exemplu de zonă de asistență a companiei. Acest departament sprijină managerii de departamente în intervievarea și recrutarea de noi angajați. Deși Resursele Umane nu sunt direct implicate cu clienții, ele susțin departamentul operațional.
- Fiecare organizație are nevoie de management pentru a conduce direcția generală de afaceri a companiei. Procesul de planificare și implementare a bugetului este un proces de management. Toate companiile ar trebui să aibă un proces formal de bugetare. Acest proces ar trebui să implice conducerea să discute bugetul companiei cu managerul financiar.
Pasul 3. Analizați procesele de afaceri pentru a găsi simptome de ineficiență a procesului
Procesele de afaceri constau din intrări (intrări) și ieșiri (ieșiri). Munca, energia, materialele și echipamentele de capital sunt considerate ca intrări. Intrările sunt active care sunt utilizate pentru a genera venituri și profit. Pe de altă parte, rezultatul este un produs sau serviciu fizic. Intrările intră în proces și produc ieșiri. Va trebui să efectuați o analiză pentru a căuta ineficiențele acestui proces.
- Procesul dvs. trebuie să utilizeze intrările în mod eficient pentru a produce rezultate. De exemplu, gestionați o sucursală a unui atelier de reparații. Contribuția dvs. este forță de muncă, echipamente și piese. Rezultatul dvs. este serviciile de reparații ale vehiculelor pentru clienți.
- Un timp îndelungat de reparații sau restanțe de lucru sunt o indicație a ineficienței procesului. Problema se poate datora programului de reparații al unor clienți prea aproape.
- Indicații privind ineficiența procesului pot fi observate, de asemenea, dacă costul înlocuirii pieselor depășește cu mult bugetul. În acest caz, problema poate fi specifică departamentului de achiziții sau pieselor de la furnizor.
- Determinați ce procese trebuie îmbunătățite pe baza problemelor identificate. Trebuie să acordați prioritate mai multor procese de afaceri. Alegeți procesul care are cel mai mare impact asupra afacerii dvs. De exemplu, poate doriți să remediați mai întâi timpul de rulare. Timpul lung de procesare va duce la pierderea clienților de către companie. Prioritizarea îmbunătățirii procesului.
Partea 2 din 2: Analiza procesului de afaceri
Pasul 1. Discutați cu persoanele cheie despre procesele din cadrul companiei
După ce ați determinat procesul de îmbunătățit, discutați procesul cu persoanele responsabile de implementarea acestuia. Luați timp pentru a intervieva participanții cheie și cereți îmbunătățiri care ar putea fi aduse.
- Întrebați despre acțiunile personalului și de ce.
- Determinați intrarea necesară pentru a efectua fiecare sarcină și unde obțineți fiecare intrare. Dacă compania produce blugi din denim, trebuie să știți cine este furnizorul de denim și frecvența cu care materiile prime sunt trimise companiei.
- Identificați rezultatele fiecărei sarcini și cine le va primi. Dacă gestionați un atelier, personalul atelierului ar trebui să documenteze munca lor. Personalul de reparații trebuie să transmită informațiile către departamentul de facturare, care apoi generează o factură pentru client.
- Solicitați sugestii cu privire la modul de abordare a ineficiențelor de proces pe care personalul dvs. le constată.
Pasul 2. Creați o diagramă de flux pentru fiecare proces
Organigramele proceselor vă pot ajuta să descrieți procesele de afaceri. Puteți utiliza documentația din discuția de proces pentru a crea o diagramă. Această diagramă ar trebui să conțină toți pașii necesari pentru a finaliza un anumit proces de afaceri.
- Este important să rețineți că o diagramă a procesului de afaceri ar trebui să conțină doar proceduri definite pe care angajații trebuie să le urmeze.
- Diagramele de flux pot fi desenate manual sau cu software. Programele Word și foi de calcul cu facilități de cartografiere pot fi utilizate pentru a crea diagrame. De asemenea, puteți găsi software specializat pentru crearea diagramelor de flux.
- Diagramele de flux sunt instrumente foarte utile pentru a vedea clar procesele de afaceri din fața ta. Acest instrument va facilita identificarea și corectarea ineficiențelor.
- După ce s-au făcut modificări procesului, examinați din nou rezultatele și verificați dacă procesul s-a îmbunătățit la nivelul așteptărilor dvs. Dacă nu, repetați procesul de analiză și încercați să identificați domeniile care trebuie îmbunătățite. Analiza proceselor de afaceri este o activitate continuă în afacerea dvs.
Pasul 3. Realizați o sesiune de brainstorming pentru a găsi îmbunătățiri ale procesului
Multe procese implică mai multe departamente din cadrul afacerii dvs. Sesiunile de grup vor identifica ineficiențele procesului care au impact asupra mai multor departamente. Aceste sesiuni pot valida, de asemenea, informațiile furnizate în timpul interviurilor personale cu participanții.
- Rezumați informațiile primite și împărtășiți-le participanților la proces. Aceasta va include participanții care au avut și nu au fost intervievați anterior. Cereți feedback de la toată lumea. Acest feedback vă va oferi îndrumări suplimentare pentru analiza dvs.
- Informațiile primite de la participanții la proces ar trebui să vă ofere o idee clară despre modul în care funcționează procesul și care este problema.
- Discuția interpersonală devine baza pentru modificarea unui proces. Modificările pot fi reduceri de costuri, reduceri de timp ale ciclului de proces, simplificări de proces sau îmbunătățiri ale serviciilor pentru clienți.
