Planurile de urgență, care sunt mai bine cunoscute ca planuri de intervenție în caz de urgență, sunt foarte utile în anticiparea apariției unor lucruri care duc la încetarea activităților operaționale. În gestionarea organizației, pot apărea de fapt diverse riscuri începând de la tulburări tehnice (de exemplu, pierderea de date) la evenimente naturale (de exemplu, inundații). Prin urmare, fiecare organizație trebuie să dezvolte un plan de urgență eficient pentru a fi pregătită să facă față diferitelor evenimente adverse.
Etapa
Partea 1 din 3: Anticiparea diferitelor riscuri
Pasul 1. Pregătiți-vă înainte de a dezvolta un plan de urgență
Scopul principal al pregătirii unui plan de urgență este menținerea continuității activităților operaționale ale organizației în caz de dezastru.
- În primul rând, definiți o politică formală care să afirme că organizația trebuie să dezvolte un plan de urgență.
- Faceți un plan simplu și practic. Utilizați cuvinte ușor de înțeles și oferiți îndrumări ușor de aplicat de către cititor, deoarece acest plan trebuie să fie realizat de către întreg personalul din organizație.
- Stabiliți motivele specifice pentru care trebuie să faceți un plan de urgență. Gândiți-vă la indicatori care servesc drept repere pentru determinarea implementării cu succes a unui plan de urgență, astfel încât organizația să poată continua activitățile obișnuite. Stabiliți activitățile operaționale care joacă un rol important în continuitatea afacerii dvs.
Pasul 2. Creați un plan de urgență răspunzând la trei întrebări importante
Crearea unui plan care poate răspunde la toate aceste trei întrebări este o modalitate de a vă asigura că nu pierdeți niciun aspect de luat în considerare.
- Ce evenimente ar putea avea loc?
- Ce acțiuni vom întreprinde pentru a o aborda?
- Ce trebuie să facem pentru a ne pregăti?
Pasul 3. Aflați la ce riscuri este probabil să se confrunte organizația dumneavoastră
Determinarea riscurilor care pot apărea este unul dintre aspectele importante în pregătirea unui plan de urgență. Cu toate acestea, procesul va fi diferit în funcție de situația și starea fiecărei organizații. De asemenea, trebuie să luați în considerare circumstanțele propriei organizații atunci când determinați riscurile. Sunt necesare planuri de urgență pentru a anticipa riscurile de afaceri sub forma:
- Dezastre naturale, de exemplu: inundații, uragane și secete. Alte riscuri: crize financiare, accidente de muncă, probleme cu personalul (de exemplu, moartea unui lider organizațional sau greva angajaților), pierderea datelor, haosul de gestionare și problemele legate de produs (de exemplu: produse defecte).
- Concentrați-vă pe pregătirea planurilor pe aspecte de management, comunicare, finanțe, coordonare, logistică și rezolvarea tehnică a problemelor.
- Problemele tehnice se confruntă de obicei cu echipa care se ocupă de infrastructura de comunicații. Trebuie să luați în considerare riscul de a pierde date sau clienți.
Pasul 4. Luați în considerare riscurile în funcție de prioritate
Determinați ratingul de risc pe baza magnitudinii șanselor de apariție a riscului. În general, planurile de urgență nu pot anticipa toate riscurile, deoarece șansele de apariție nu sunt aceleași. Încercați să aflați riscurile care au cele mai mari șanse să se întâmple și care vor afecta foarte mult activitățile operaționale.
- Concentrați-vă asupra evenimentelor cu cele mai fatale consecințe. Notați toate evenimentele care afectează operațiunile și atribuiți o evaluare de la 1 la 10. Gândiți-vă la impactul fiecăruia dintre aceste evenimente, de exemplu: focurile de motor au un rating mai mic decât cele de fabrică.
- După aceea, determinați ratingul pe baza frecvenței de apariție a riscului. De exemplu: acordați o evaluare de 1 pentru un risc care apare o dată pe lună și o evaluare de 10 pentru un risc care apare o dată la 100 de ani. Înmulțiți cele două numere pentru a obține un scor total care arată magnitudinea riscului și impactul acestuia asupra organizației.
- Elaborați un plan de urgență începând cu evenimentul cu cel mai mare scor. Pregătiți soluții pentru a anticipa aceste evenimente. În plus, puteți îmbunătăți procesele de lucru pentru evenimente cu scoruri reduse. Aspectele fundamentale care asigură continuitatea activităților organizației trebuie să fie o prioritate majoră, de exemplu: gestionarea fluxului de numerar, dezvoltarea cotei de piață și îmbunătățirea performanței angajaților.
Partea 2 din 3: Definirea scenariilor multiple
Pasul 1. Determinați scenariul pentru evenimentul cu cel mai mare risc
Pentru a dezvolta un plan de urgență eficient, definiți scenarii realiste pentru fiecare risc. Creați un cadru specific pentru a anticipa care ar fi impactul dacă ar apărea cel mai mare risc.
- Puteți determina impactul după compilarea temeinică a scenariului. Gândiți-vă la cel mai mare impact al fiecărui scenariu în detaliu.
- Dintr-un scenariu, pregătiți mai multe versiuni ale planului cu intensitate de impact gradată, de exemplu: impact ușor, impact moderat și impact sever.
Pasul 2. Realizați un program pentru implementarea planului conform scenariului
Stabiliți care personal este responsabil pentru ce acțiuni și când. Pregătiți, de asemenea, o listă actualizată sau o listă de contacte și stabiliți cine ar trebui să furnizeze notificări.
- Pregătiți un program, astfel încât tot personalul responsabil să știe ce trebuie să facă în prima zi sau în prima săptămână. Elaborați un program specific pentru fiecare scenariu.
- Realizați un program conform scenariului pentru a anticipa apariția obstacolelor în diferite aspecte ale organizației, de exemplu în ceea ce privește facilitățile de lucru (constrângeri de infrastructură), organizarea (nu există un sistem de avertizare pentru situații de urgență sau o echipă de răspuns calificată) și instituții (de exemplu: lipsa surselor de finanțare sau a partenerilor de afaceri externe). Stabiliți personalul care ar trebui să fie responsabil pentru anumite aspecte.
Pasul 3. Gândiți-vă la cei mai importanți factori pentru a vă pune în funcțiune afacerea din nou
Discutați acest lucru în detaliu efectuând o revizuire a capacităților și vulnerabilităților din cadrul organizației. Organizația are capacități adecvate pentru a aborda sau aborda fiecare risc?
- De exemplu: un dezastru care poate apărea este o inundație, deoarece apa râului debordează și inundă locuințe pe malurile râului. Infrastructura precară poate declanșa vulnerabilitatea, iar disponibilitatea personalului calificat este o capacitate organizațională.
- Faceți o evaluare onestă a resurselor. Stabiliți ce trebuie schimbat sau redus din cauza resurselor limitate? Efectuați analize pentru a determina impactul asupra activităților de afaceri, astfel încât să puteți determina acțiunile care trebuie întreprinse, astfel încât organizația să continue să funcționeze și să își poată atinge obiectivele.
Pasul 4. Stabiliți cum să reduceți riscul
După ce ați făcut un plan de urgență, nu vă așezați și sperați că nu se va întâmpla nimic rău. Faceți pași diferiți pentru a reduce riscul și pentru a preveni.
- Aflați dacă există colegi dispuși să vă ajute. Există resurse locale care pot fi utilizate în caz de dezastru? Există vecini dispuși să ajute?
- Un plan de urgență eficient este capabil să dezvăluie diverse aspecte care trebuie îmbunătățite, astfel încât un plan care inițial era foarte util, să nu mai fie necesar acum.
- De exemplu: vă dați seama de necesitatea protecției asigurării sau efectuați o simulare de gestionare a dezastrelor. Instalați un sistem de backup de date pentru a preveni pierderea datelor. Faceți un plan pentru fiecare scenariu.
Partea 3 din 3: Implementarea unui plan de urgență
Pasul 1. Comunicați planul de urgență tuturor angajaților
Trebuie să informați planul de urgență la toate nivelurile managementului organizației cât mai curând posibil înainte de a se produce o urgență.
- Explicați rolurile și responsabilitățile fiecărui personal, astfel încât să nu fie confuz atunci când acest plan trebuie executat pentru a preveni panica.
- Oferiți instruire utilă, astfel încât fiecare personal să poată îndeplini responsabilitățile conform planului. Efectuați simulările necesare și efectuați ajustări după efectuarea observațiilor.
Pasul 2. Testați-vă planul
Efectuați testarea în 4 etape pentru a fi mai eficienți și mai eficienți. Dacă există probleme sau conflicte inter-departamentale, ajustați planul și retestați.
- Țineți întâlniri cu personalul superior. Lasă-l să stabilească data și ora întâlnirii pentru a face o revizuire completă a planului de urgență și să aprecieze oamenii care au făcut treaba până la capăt.
- Țineți întâlniri interdepartamentale pentru a revizui planurile departamentale. În această etapă, trebuie să alocați resurse și să identificați conflictele emergente.
- Găsiți cauza defecțiunilor cruciale ale sistemului. Evaluarea planului se poate face în cadrul departamentului prin simularea eșecurilor sistemului și / sau a furnizorului. Simulările scenariului pot fi efectuate fără oprirea echipamentului sau întârzierea proceselor care trebuie să continue să ruleze.
- Faceți un test. Cu toate acestea, trebuie să testați planul de urgență prin oprirea temporară a operațiunilor.
Pasul 3. Păstrați planul de urgență într-un loc sigur și ușor accesibil
În caz de dezastru, nu lăsați planul să ia foc sau să fie măturat de inundații. Pentru a facilita accesul la nevoie, nu păstrați secret stocarea fișierelor planului.
- Păstrați fișierul planului și copiile în mai multe locuri, astfel încât să poată fi utilizate cât mai curând posibil, atunci când este necesar.
- Păstrați o copie a planului în diferite locuri decât originalul. Vă rugăm să spuneți unor persoane autorizate cum să o acceseze.
Pasul 4. Stabiliți un program regulat pentru efectuarea recenziilor
Modificările au loc tot timpul, astfel încât ipotezele care stau la baza pregătirii planului nu mai sunt valabile. Riscul poate fi mai mare decât atunci când a fost întocmit planul.
- Implică mai multe persoane atunci când elaborează și ajustează planuri. De exemplu: cereți angajaților noi să ofere contribuții sau să facă îmbunătățiri dintr-o perspectivă diferită.
- Comparați toate ipotezele utilizate la elaborarea planului cu datele actuale sau verificați terț. Sistemul de rezervă de pe computerul dvs. poate stoca mai puține date decât credeți.
sfaturi
- Nu treceți cu vederea importanța unui plan de urgență, astfel încât să nu creați unul!
- Elaborați planuri de urgență în diferite scenarii.
- Începeți planificarea formând un comitet și numind un președinte. Alegeți oameni care au abilitățile, instrumentele și cunoștințele, astfel încât fiecare departament să își poată dezvolta propriile planuri.
- Recitește planurile care au fost întocmite pentru a găsi lucruri care au fost ratate.
