Un plan de lucru este un set de obiective și procese care pot ajuta o echipă și / sau o persoană să atingă acest obiectiv. Citind un plan de lucru, puteți înțelege mai bine amploarea unui proiect. Indiferent dacă sunt utilizate la locul de muncă sau în mediul academic, planurile de lucru vă ajută să mențineți proiectele organizate. Printr-un plan de lucru, împărțiți procesul în sarcini mici și ușoare, în timp ce știți ce doriți să realizați. Aflați cum să creați un plan de lucru, astfel încât să fiți mai bine pregătiți pentru următorul dvs. proiect.
Etapa
Pasul 1. Decideți pentru ce este planul dvs. de lucru
Există multe motive pentru care dezvoltăm un plan de lucru. Stabiliți acest obiectiv în avans, astfel încât să vă puteți pregăti bine pentru proiect. Nu uitați, majoritatea planurilor de lucru sunt valabile pentru o anumită perioadă de timp, de exemplu 6 luni sau 1 an.
- În birou, un plan de lucru vă ajută șeful să știe la ce proiecte veți lucra în următoarele câteva luni. Șeful dvs. are nevoie de aceste informații, de obicei, după o analiză anuală a performanței sau când echipa dvs. lucrează la un proiect major. Un plan de lucru poate fi, de asemenea, rezultatul unei sesiuni de planificare strategică pe care compania o face la începutul unui nou calendar sau an fiscal.
- În lumea academică, planurile de lucru sunt adecvate pentru a fi utilizate de studenți pentru a lucra la proiecte mari sau de către profesori pentru a proiecta o programă pe semestru.
- Pentru proiectele personale, un plan de lucru vă oferă o idee despre ce intenționați să faceți, cum veți face acest lucru și când intenționați să îl finalizați.
Pasul 2. Scrieți o introducere și fundal
Pentru un plan de lucru profesionist, ar trebui să scrieți o introducere și un background. Șeful sau managerul dvs. va primi informațiile de care au nevoie pentru a înțelege planul de lucru. Pe de altă parte, planurile de lucru academice nu necesită, de obicei, o introducere și un background.
- Introducerea ar trebui să fie scurtă și interesantă. Amintește-ți șefului de ce ai făcut acel plan de lucru. Prezentați-l la un proiect la care veți lucra într-o anumită perioadă de timp.
- Fundalul ar trebui să evidențieze motivul pentru care ați creat planul de lucru. Puteți face acest lucru, de exemplu, prezentând detalii sau statistici ale celui mai recent raport, identificând probleme care trebuie soluționate sau alte motive bazate pe contribuția și feedbackul pe care le-ați primit în timp ce lucrați la proiectele anterioare.
Pasul 3. Definiți obiective și ținte
Obiectivele și țintele sunt două lucruri corelate. În planul de lucru, ambele conduc la obținerea de rezultate. Diferența este că obiectivele sunt generale, în timp ce țintele sunt mai specifice.
- Obiectivele sunt imaginea de ansamblu a proiectului dumneavoastră. Notați ce rezultate finale doriți de la planul de lucru. Asigurați-vă că acoperirea este largă. De exemplu, spuneți că doriți să finalizați o lucrare de cercetare sau să învățați să scrieți.
- Țintele ar trebui să fie specifice și tangibile. Cu alte cuvinte, ar trebui să puteți bariera pașii din lista de obiective după ce le-ați finalizat. Găsirea unor surse intervievabile pentru lucrarea dvs. de cercetare este un bun exemplu de țintă.
- Dacă obiectivele existente sunt prea diverse, le puteți descompune pe termen lung mic de statura, punct mediu, și termen lung. De exemplu, obiectivul pe termen scurt al companiei de a crește numărul de audiențe cu 30% în trei luni este diferit de obiectivul pe termen lung de consolidare a vizibilității mărcii pe social media timp de un an.
- Țintele sunt de obicei scrise în propoziții active folosind verbe de acțiune cu semnificații specifice. De exemplu, „planificați”, „scrieți”, „îmbunătățiți” și „măsurați”. Evitați verbele cu semnificații vagi precum „învăța”, „înțelege” și „cunoaște”.
Pasul 4. Elaborați un plan de lucru cu obiective „SMART”
SMART este un acronim utilizat în mod obișnuit pentru a căuta rezultate mai tangibile și mai viabile în planurile de lucru.
- Specific înseamnă detaliat. Ce anume vom face pentru cine? Descrieți populația pe care o veți deservi și orice acțiuni specifice pe care le veți folosi pentru a le ajuta.
- Măsurabil înseamnă măsurabil. Ținta este cantitativă și măsurabilă? Puteți calcula rezultatul? Ați planificat lucrarea astfel încât „nivelurile de sănătate din Africa de Sud să se îmbunătățească în 2012”? Sau, îl structurați astfel încât „numărul cazurilor de infecție cu HIV / SIDA la nou-născuții din Africa de Sud să scadă cu 20% până în 2020”?
- Realizabil înseamnă realizabil. Puteți să-l completați în timpul alocat cu resursele de care aveți la dispoziție? Având în vedere toate limitările care există, ținta dvs. trebuie să fie realistă. Creșterea vânzărilor cu 500% are sens dacă compania dvs. este mică. Creșterea vânzărilor cu 500% este o țintă aproape imposibilă pentru o companie care a dominat piața.
- Relevant este legat de interese. Ținta va avea un impact asupra obiectivului sau strategiei dorite? Deși este important pentru sănătatea generală, este adevărat că măsurarea înălțimii și greutății elevilor de liceu poate duce direct la modificări ale procedurilor de sănătate mintală? Asigurați-vă că obiectivele și metodele de lucru au o legătură clară și intuitivă.
- Timpul legat este legat de timp. Când a fost atinsă ținta și / sau când știați că ați realizat-o? Determinați data de încheiere a proiectului. De asemenea, menționați, dacă există, ce fel de rezultat final ar fi putut determina proiectul dvs. să se încheie devreme, cu toate rezultatele obținute.
Nu uitați, pentru a calcula modificarea trebuie specificat un număr de bază. Dacă nu știți câți nou-născuți din Africa de Sud sunt infectați cu HIV / SIDA, cum vă puteți asigura că numărul cazurilor este redus cu 20%?
În anumite situații, poate fi necesar să consultați un expert pentru a vă asigura că obiectivele din planul dvs. de lucru sunt realizabile
Pasul 5. Enumerați resursele pe care le aveți
În această listă scrieți tot ce aveți nevoie pentru a vă atinge obiectivele și obiectivele. Resursele iau diverse forme, în funcție de planul dvs. de lucru.
- Resursele din birou includ bugete financiare, angajați, consultanți, clădiri sau camere și cărți. Puteți atașa un buget detaliat dacă planul de lucru este mai formal.
- Resursele din mediul academic includ accesul la biblioteci; materiale de cercetare precum cărți, ziare și reviste; acces la computer și internet; precum și profesori sau alte persoane care vă pot ajuta atunci când aveți întrebări.
Pasul 6. Recunoașteți limitările existente
Limitele sunt obstacole care vă pot împiedica eforturile de a vă atinge obiectivele și obiectivele. De exemplu, atunci când faci misiuni de cercetare la școală sau colegiu, programul tău se dovedește a fi prea strâns, astfel încât să nu poți cerceta și scrie bine. Prin urmare, limita dvs. este un program agitat. Încercați să eliminați alte angajamente în timpul semestrului, astfel încât să vă puteți finaliza planul de lucru în mod eficient.
Pasul 7. Cine este responsabil?
Responsabilitatea este un element esențial al unui plan bun. Cine este responsabil pentru îndeplinirea fiecărei sarcini? Chiar dacă există o echipă care lucrează la o sarcină, o persoană trebuie să fie responsabilă pentru a se asigura că sarcina este finalizată la timp.
Pasul 8. Scrieți o strategie
Observați-vă planul de lucru, apoi decideți cum vă veți folosi resursele în timp ce depășiți constrângerile pentru a vă atinge obiectivele și țintele.
- Scrieți o listă detaliată a acțiunilor. Identificați ce trebuie să se întâmple în fiecare zi sau în fiecare săptămână pentru a vă atinge obiectivele. De asemenea, enumerați ce acțiuni ar trebui să ia alți membri ai echipei. Puteți utiliza software-ul de gestionare a proiectelor sau un calendar personal pentru a organiza aceste informații.
- Fă-ți un program. Deși este posibil să faceți un program de lucru provizoriu, evenimente sau situații neprevăzute pot apărea din când în când. Prin urmare, faceți loc în programul dvs. pentru a evita întârzierile.
sfaturi
- Definiți repere dacă proiectul dvs. este mare. Repere sunt puncte de-a lungul unui proiect care evidențiază realizarea anumitor ținte. De asemenea, îl puteți considera un punct de reflecție, atunci când observați cât de departe a progresat procesul și, în același timp, asigurați-vă că nu se abate de la planul de lucru.
- Creați un plan de lucru care să funcționeze pentru dvs. Poate fi detaliat, poate fi extins, în funcție de dorințele sau nevoile dumneavoastră. Puteți scrie pe o bucată de hârtie sau cu software profesional, folosind imagini și culori. Folosiți tot ce este mai natural și mai eficient pentru dvs.
