Orele de muncă sunt o parte importantă a realizării unei oferte lucrative de proiect și a determinării costului lucrărilor finalizate. Deoarece forța de muncă reprezintă o mare parte din majoritatea contractelor, estimarea și raportarea cu precizie a orelor de muncă sunt esențiale pentru succesul afacerii dvs.
Etapa
Partea 1 din 2: Estimarea programului de lucru pentru licitarea proiectului
Pasul 1. Împarte proiectul în componente
Prima parte a calculului orelor lucrate pentru un loc de muncă este împărțirea proiectului în componente mai mici. Apoi, estimați numărul de ore necesare pentru a finaliza fiecare componentă. Aceste componente ar trebui să fie desemnate în funcție de tipul de forță de muncă implicată. Dacă construiți un complex de apartamente, veți avea nevoie de forță de muncă pentru excavare, construcții, electricitate, instalații sanitare și așa mai departe. Asigurați-vă că estimați fiecare componentă care face parte din proiect.
Pasul 2. Determinați tipul de forță de muncă necesară
Tipul forței de muncă depinde în mare măsură de sarcinile care trebuie îndeplinite. Nu ai nevoie de un maistru pentru fiecare slujbă. Sarcini simple pot fi îndeplinite de asistenți sau stagiari. Acest proces de determinare este mai dificil pentru locurile de muncă care implică un amestec de diferite tipuri de forță de muncă, variind de la simplu la complex.
Pasul 3. Estimați timpul necesar pentru a finaliza fiecare componentă
După ce ați determinat componentele și tipul de forță de muncă pentru fiecare componentă, estimați numărul total de ore-om necesare pentru a finaliza fiecare etapă de la început până la sfârșit. Nu include pauze. Numărul de ore lucrate ar trebui să reflecte durata de muncă dedicată finalizării unei etape.
- Dacă știți bine tipul de lucru pentru fiecare etapă, încercați să utilizați proiecte anterioare ca referință pentru estimarea timpului de lucru. De exemplu, dacă știți că este nevoie de zece ore pentru ca un lucrător să instaleze patru ferestre noi, sau 2,5 ore pe fereastră, proiectul dvs. actual nu poate fi mult diferit.
- Dacă o etapă a proiectului dvs. implică un alt tip de forță de muncă, Nu după ce vă familiarizați, faceți câteva cercetări pentru a vă pregăti programul estimat de lucru. în funcție de proiect, puteți găsi informații valoroase pe internet sau alți contractori. De asemenea, puteți utiliza serviciile unui consultant care este familiarizat cu tipul de forță de muncă de care aveți nevoie. Un consultant vă poate ajuta să estimați orele de lucru necesare pentru a finaliza o anumită etapă.
- De asemenea, luați în considerare factori precum gradul de dificultate al lucrării atunci când faceți estimări. Dacă fereastra din viitorul dvs. proiect se află la etajul 7, iar fereastra lucrată în proiectul anterior este la primul etaj, creșteți raportul ore-pe-fereastră pentru a ține cont de această diferență.
- Includeți estimări pentru timpul petrecut în sarcinile administrative impuse de contract.
Pasul 4. Includeți orele de supraveghere
Puteți include, de asemenea, orele de proiect pentru maistru sau manager, care va conduce o echipă de lucrători și va gestiona raportarea detaliată și respectarea programului de proiect. Unele proiecte pot angaja mai mult de un supervizor sau maistru și pot gestiona diferitele componente ale proiectului. Alte proiecte pot utiliza mai multe niveluri diferite de supraveghere. Este posibil să aveți un maistru care să gestioneze lucrătorii din diferite componente ale unui proiect și un supraveghetor principal care să gestioneze toți maistrii.
Pasul 5. Folosiți estimările pentru a pregăti o cronologie a proiectului
Clientul dvs. va stabili timpul de finalizare a proiectului. Poate că clientul vă va cere să specificați cât timp vă va dura să finalizați proiectul. Puteți utiliza etape și ore calculate pentru a dezvolta o cronologie a proiectului. Determinați componentele care pot fi finalizate simultan și componentele care trebuie finalizate în etape (ieșirea unui proces devine intrarea următorului proces). Dacă știți când trebuie finalizată fiecare etapă, puteți împărți numărul de ore necesare pentru a finaliza o etapă la ziua de lucru de 8 ore pe perioada proiectului. Este posibil să puteți prelungi sau scurta cronologia proiectului prin adăugarea sau reducerea forței de muncă. Cu cât aveți mai mulți lucrători, cu atât o etapă poate fi mai rapidă.
- Unele proiecte necesită mai mult de 8 ore pe zi sau 40 de ore pe săptămână pentru a finaliza etapele programate. Au nevoie de ore suplimentare, care trebuie stimulate.
- De exemplu, dacă aveți o lună pentru a construi fundația unei case noi și știți că construirea fundației necesită 1.000 de ore pe muncă, împărțiți 1.000 la ziua de lucru de 8 ore într-o lună pentru a determina cantitatea de muncă necesară pentru a finaliza acea etapă la ora exactă. timp (1000 de ore de lucru ale proiectului / 20 de zile de lucru într-o lună = 50 de ore pe zi; 50 de ore pe zi / 8 ore pe muncă = 6,25 muncă necesară.)
- Fii realist cu privire la numărul de lucrători angajați în perioada specificată. Nu ar fi realist să ai nevoie de 7 electricieni pentru a finaliza instalarea circuitului într-o săptămână, în funcție de disponibilitatea electricienilor din zona ta. Poate fi necesar să extindeți calendarul pentru a satisface disponibilitatea forței de muncă pentru proiectul dvs.
- Dacă intenționați să finalizați mai multe etape în același timp, va trebui să împărțiți forța de muncă pentru a finaliza fiecare etapă.
Pasul 6. Pregătiți și trimiteți oferta dvs
Adăugați orele lucrate pentru fiecare forță de muncă necesară, astfel încât să aveți numărul total de ore lucrate pentru fiecare tip de forță de muncă. Dacă aveți nevoie doar de un singur tip de forță de muncă, vă rugăm să combinați toate orele proiectului într-un singur număr. Dacă aveți nevoie de diferite tipuri de forță de muncă, oferta dvs. ar trebui să specifice numărul de ore lucrate pentru fiecare tip de forță de muncă. Vă recomandăm să includeți toate costurile forței de muncă, inclusiv taxele și beneficiile. Unele contracte pot specifica o rată a salariului minim pentru fiecare tip de forță de muncă. De asemenea, includeți orice markup (porțiune de profit) pe care doriți să o percepeți.
De exemplu, să presupunem că ați fost selectat pentru a instala o bucătărie nouă pentru o casă de dimensiuni medii. Va trebui să împărțiți proiectul în mai multe etape, constând în lucrări de instalații sanitare, electrice și generale. Oferta dvs. ar trebui să reflecte numărul total de ore lucrate pentru electrician, instalator și lucrări generale de construcții, precum și ratele salariale pentru fiecare tip de forță de muncă
Pasul 7. Reglați orele de lucru estimate pe măsură ce proiectul progresează
Deoarece estimările de timp sunt doar estimări, ar trebui să le actualizați pe măsură ce proiectul progresează. Este posibil să trebuiască să facturați clientul pe baza orelor reale lucrate ale echipei, astfel încât să furnizați periodic estimări actualizate ale orelor lucrate. Acest lucru împiedică clientul să fie surprins de supraexploatarea programului de lucru.
- Includeți un „factor fudge”, care reprezintă creșterea timpului aproximativ din cauza necunoscutului. Cantitatea de factor fudge depinde de complexitatea muncii, disponibilitatea forței de muncă, dependența de agenții externi și relația dintre un proces și altul.
- Majoritatea contractanților explică faptul că ofertele lor sunt estimative. Orele reale lucrate vor varia, iar clienții vor plăti în funcție de orele reale lucrate pe măsură ce proiectul progresează. Cu toate acestea, este posibil ca clientul să dorească să plătească o sumă forfetară pe baza estimărilor și să nu plătească pentru orele reale lucrate. Acordați o atenție deosebită tuturor limbilor contractuale care indică acest acord, deoarece într-un acord ca acesta, contractantul trebuie să estimeze cu atenție costurile.
- Dacă clientul va plăti pe baza orelor reale lucrate, nu uitați că oferta dvs. reflectă estimări și nu ar trebui să percepeți ore lucrate semnificativ mai mari decât dacă există un motiv convingător și dovedibil. Dacă întâmpinați o problemă și se confirmă că depășiți programul estimat de lucru, informați clientul pentru a preveni neînțelegerile
- Faceți un acord scris care să precizeze lucrarea care este cel mai probabil să apară și care se află în afara domeniului de activitate. Includeți procese pentru identificarea și aprobarea acestor modificări, cum ar fi permisele și documentația necesară.
Partea 2 din 2: Raportarea programului de lucru pentru munca contractuală
Pasul 1. Adunați informații despre forța de muncă
Asigurați-vă că fișierele angajaților pentru toată forța de muncă din proiectul dvs. sunt corecte și păstrați-le. Aceasta include evidența salarizării și toate documentele legale. Dacă utilizați ingineri, tehnicieni electrici, instalatori sau alți lucrători autorizați, va trebui să păstrați dovada fișierelor lor de certificare active. Este necesar pentru majoritatea locurilor de muncă în inginerie și construcții pentru a afla dacă forța de muncă este contractată de stat. Aveți responsabilitatea de a vă asigura că toți cei care lucrează pentru dvs. sunt certificați corespunzător, inclusiv subcontractanții.
- Puteți plăti un salariu pentru angajați pentru a lucra la un proiect. Acești subcontractanți lucrează pentru dvs., antreprenor, iar dvs. le percepeți salariile clientului. Chiar dacă subcontractorul nu este angajatul dvs., informațiile de certificare ale acestora trebuie colectate și păstrate la dosar. În calitate de antreprenor, este responsabilitatea dumneavoastră să vă asigurați că toți cei care lucrează la proiect au calificările corespunzătoare, cu excepția cazului în care este specificat în contract.
- Contractele guvernamentale necesită de obicei informații suplimentare despre angajați și subcontractanți pentru a asigura conformitatea cu legea. Aceasta include raportarea privind etnia și ratele salariale pentru a se asigura că nu există practici discriminatorii. Dacă aveți un contract guvernamental, citiți cu atenție și urmați toate instrucțiunile privind recrutarea și raportarea pentru a preveni problemele salariale.
Pasul 2. Monitorizați timpul de muncă
Pentru a putea produce rapoarte exacte către clienți, aveți nevoie de o metodă de monitorizare a programului de lucru al angajaților care lucrează la proiect. Puteți utiliza un ceas de timp sau o foaie de timp, dar aceste înregistrări trebuie verificate pentru a asigura acuratețea. În funcție de contractul convenit, este posibil să vi se solicite să efectuați audituri periodice și să demonstrați validitatea numărului raportat de ore lucrate
- O modalitate de a asigura acuratețea raportării timpului de lucru este plasarea unui supraveghetor pe fiecare angajat sau grup de angajați. La sfârșitul fiecărei săptămâni când angajatul depune cardul de timp, supraveghetorul poate revizui și semna cardul, pentru a dovedi că este corect. Acest lucru împiedică angajații să adauge ore fictive lucrate.
- De asemenea, puteți încerca să utilizați un sistem electric de carduri de timp de lucru pentru a monitoriza timpul de lucru al angajaților. Asigurați-vă că sistemul este bine controlat pentru a preveni utilizarea necorespunzătoare. Dacă raportul privind orele lucrate este îndoielnic, trebuie să îl puteți dovedi.
- Clienții guvernamentali sunt obligați prin lege să colecteze toate informațiile înainte de a plăti contractanților, deoarece salariile sunt plătite din impozite. Nivelul de supraveghere la raportarea termenelor proiectelor guvernamentale va fi foarte ridicat. Urmați cu atenție și în detaliu toate instrucțiunile de raportare, conform acordului.
Pasul 3. Trimiteți în mod regulat rapoarte privind salariile forței de muncă
Contractul dvs. trebuie să specifice cât de des trebuie să raportați clientului numărul de ore lucrate pentru a primi un salariu. La trimiterea acestui raport, veți transfera informații din fișele dvs. de plată și documentele de ceas într-un raport specific clientului, care compară numărul de ore facturate cu orele estimate lucrate în momentul licitării. Dacă există o discrepanță mare între numărul estimat și efectiv de ore lucrate, trebuie să puteți oferi o explicație puternică clientului.
Pasul 4. Folosiți note pentru a pregăti estimări pentru următorul dvs. proiect
La sfârșitul proiectului, informațiile dvs. de monitorizare a orelor de lucru vor fi de neprețuit, deoarece oferă detalii cu privire la perioada de timp în care sunt finalizate anumite lucrări. Puteți utiliza aceste date pentru a face estimări, cum ar fi numărul de ore lucrate pentru fiecare număr de plăci instalate sau timpul de așteptare după nivelarea cimentului umed. Aceste informații vă vor îmbunătăți ofertele viitoare și vă vor menține afacerea profitabilă.
