Chiar dacă oamenii nu mai trimit documente prin fax, este posibil să aveți nevoie de fax la un moment dat. Există o serie de motive pentru care oamenii continuă să trimită faxuri, în special pentru a trimite contracte sau dacă nu au echipamentul sau tehnologia necesare pentru a trimite documente în alt mod. Din fericire, puteți trimite documente utilizând un aparat de fax, un computer și chiar un smartphone.
Etapa
Metoda 1 din 3: Utilizarea unui aparat de fax
Pasul 1. Efectuați setările pe aparatul de fax
Pentru a trimite și primi documente cu un aparat de fax, asigurați-vă că aparatul de fax este conectat și conectat la o linie telefonică fixă.
- Vă recomandăm să vă abonați la o linie telefonică dedicată dacă trimiteți frecvent prin fax. Nu veți putea utiliza telefonul și faxul în același timp.
- De asemenea, asigurați-vă că aparatul de fax are toner și hârtie dacă doriți să primiți un fax.
- Dacă nu aveți un aparat de fax în birou sau acasă, puteți închiria unul la un computer de închiriat sau la o bibliotecă publică. Această opțiune este perfectă dacă nu trimiteți frecvent documente prin fax.
Pasul 2. Reglați setările
Nu fiecare aparat de fax este același, dar de obicei vi se va oferi opțiunea de a regla setările. Citiți ghidul utilizatorului pentru a afla despre caracteristicile speciale furnizate de aparatul dvs. de fax.
- Dacă doriți să știți dacă documentul a fost trimis cu succes, activați pagina de confirmare. Dacă această caracteristică este activată, aparatul de fax va imprima o pagină după ce trimiteți faxul, care conține o notificare dacă documentul a fost trimis cu succes sau a eșuat.
- De asemenea, puteți seta antetul faxului, care este linia de text care va apărea în partea de sus a documentului trimis. De obicei conține informații de bază despre expeditorul faxului.
- Dacă intenționați și să primiți faxuri, puteți alege între un mod de recepție automată sau manuală, care necesită acordarea permisiunii la sosirea unui fax.
Pasul 3. Pregătiți documentul
Folosiți documente originale, nu fotocopii, pentru rezultate mai curate și mai ușor de citit.
Folosiți o copertă peste pagina pe care doriți să o trimiteți. Coperta conține câteva informații, cum ar fi numele expeditorului și numărul de fax, numele destinatarului și numărul de fax, data și numărul de pagini incluse în fax
Pasul 4. Plasați documentul în aparatul de fax
Multe mașini oferă un alimentator de hârtie (un loc pentru hârtie ca o imprimantă) și un ecran plat (ecran plat) în același timp. Dacă doriți doar să trimiteți un singur document de pagină, utilizați una dintre aceste caracteristici. Dacă doriți să trimiteți mai multe pagini ale unui document, vă recomandăm să utilizați un alimentator de hârtie.
- Când utilizați alimentatorul de hârtie, puteți încărca simultan toate paginile unui document. Aparatul de fax are o pictogramă pentru a indica în ce direcție ar trebui să fie orientată hârtia atunci când este încărcată în alimentatorul de hârtie. Unele mașini oferă, de asemenea, opțiunea de a scana și trimite documente înainte și înapoi. Deci, verificați manualul de utilizare pentru a vedea dacă aparatul dvs. de fax oferă această caracteristică.
- Când utilizați funcția de ecran plat, deschideți capacul din partea de sus a aparatului de fax și plasați documentul cu fața în jos pe ecran. Asigurați-vă că ați aliniat documentul în funcție de liniile de pe ecran. După aceea, închideți aparatul înainte de a continua.
Pasul 5. Introduceți numărul de fax
Asigurați-vă că numărul introdus conține codul de zonă, codul țării și numărul destinatarului documentului. Introduceți numărul în același mod ca atunci când formați numărul prin telefon.
Pasul 6. Apăsați butonul „Trimiteți” pentru a trimite faxul
Câteva clipe mai târziu, aparatul de fax va trimite documentul, iar hârtiile vor începe să intre în aparat.
Butonul de apăsat pe fax poate spune „du-te” sau „fax” în loc de „trimitere”
Pasul 7. Căutați mesajul de confirmare
Unele aparate de fax afișează un mesaj pe ecran care le spune că faxul a fost trimis cu succes. Dacă setați aparatul de fax să imprime o confirmare, acesta va imprima detalii despre starea faxului trimis.
Metoda 2 din 3: Utilizarea unui computer
Pasul 1. Selectați programul pe care doriți să îl utilizați
Când trimiteți un fax prin intermediul unui computer, puteți utiliza software-ul instalat pe computer sau puteți profita de un serviciu online.
- Unele sisteme de operare sunt echipate cu aplicații care pot fi utilizate pentru a trimite faxuri. De exemplu, Windows 7 oferă un instrument numit Fax și scanare pentru a trimite faxuri fără a utiliza un aparat de fax.
- Pentru a utiliza un program de computer, conectați mai întâi computerul la un telefon fix. Dacă acest lucru nu este posibil, folosiți doar un serviciu online.
- Unele dintre serviciile online care pot fi utilizate includ eFax, MyFax și FaxZero. Unele servicii sunt gratuite, iar altele necesită plata unui abonament sau a unui abonament. Există, de asemenea, servicii care percep o taxă pentru fiecare fax trimis.
Pasul 2. Deschideți programul dorit și creați un fax nou
Nu orice software este același, dar vi se va oferi opțiunea de a crea un fax nou („creați un fax nou”) sau ceva similar.
Pasul 3. Atașați documentul
Pentru a trimite un fax printr-un computer, trebuie să încărcați documentul într-un mesaj. Veți găsi un buton care spune „încărcați documente” sau ceva similar.
- Dacă aveți un document electronic, găsiți-l pe computer și atașați-l la mesaj.
- Dacă documentul este încă hârtie, utilizați un scaner pentru a-l converti într-un fișier digital. Dacă nu aveți un scaner, puteți să faceți o fotografie a documentului și să o trimiteți prin e-mail sau să o transferați direct pe computer.
Pasul 4. Introduceți numărul de fax și corpul mesajului
Tastați un mesaj scurt destinatarului în spațiul oferit pe ecran, la fel ca atunci când ați trimis un e-mail. Funcționează ca o copertă, deci nu trebuie să atașați o copertă separată. De asemenea, trebuie să introduceți numărul de fax al destinatarului în câmpul TO.
Este posibil să fie necesar să introduceți un cod de confirmare pentru a dovedi că nu sunteți un robot
Pasul 5. Apăsați butonul „Trimiteți”
După atașarea documentului, scrierea mesajului și introducerea numărului de fax al destinatarului, apăsați butonul Trimiteți pentru a termina lucrarea.
Metoda 3 din 3: Utilizarea unui telefon sau a unei tablete
Pasul 1. Descărcați aplicația
Există multe aplicații pentru tablete și telefoane pe care le puteți folosi pentru a trimite faxuri la fel cum ați face prin intermediul unui computer. Unele aplicații pot fi obținute gratuit, în timp ce altele sunt plătite. Unele dintre aplicațiile populare includ Fax Burner, Files Anywhere și JotNot Fax.
Unele aplicații vă vor atribui un număr de fax temporar. Acest lucru nu este ideal dacă trimiteți și primiți frecvent faxuri
Pasul 2. Rulați aplicația și selectați documentul de trimis
Odată ce aplicația este deschisă pe dispozitivul dvs. mobil, vi se va solicita să creați un fax nou. Primul lucru de făcut este să selectați documentul pe care doriți să-l trimiteți prin fax.
- Dacă documentul este stocat pe dispozitivul dvs., în e-mail sau într-un serviciu de stocare în cloud, cum ar fi DropBox, găsiți și încărcați documentul din aplicația respectivă.
- Dacă documentul este încă hârtie, utilizați o tabletă sau un telefon pentru a face o fotografie a documentului și atașați-l la mesaj.
Pasul 3. Introduceți numărul de fax și corpul mesajului
Introduceți mesajul în destinatarul faxului, așa cum ați face pe un computer. Asigurați-vă că introduceți numărul de fax al destinatarului în câmpul TO al mesajului.
Pasul 4. Atingeți butonul „Trimiteți”
După atașarea documentului, tastarea mesajului și introducerea numărului de fax al destinatarului, apăsați butonul Trimitere pentru a trimite faxul.
sfaturi
- Achiziționați o imprimantă multifuncțională, astfel încât să puteți trimite faxuri de la serviciu sau de acasă fără a fi nevoie să descărcați programe, să încărcați documente pe Internet sau să cumpărați un aparat de fax separat. Cu toate acestea, veți avea nevoie în continuare de un telefon fix.
- Dacă aveți un cont care oferă un serviciu de fax online, cum ar fi RingCentral sau eFax, utilizați acel cont pentru a trimite faxuri direct din Gmail. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți numărul de fax al destinatarului urmat de @ domainname.com în câmpul TO. De exemplu, dacă utilizați eFax, scrieți [email protected].
- Aparatele de fax pot bloca și documentele de hârtie se lipesc împreună. Dacă acesta este cazul, documentul trebuie retrimis.
