Diagramele de flux sunt un utilitar ideal pentru divizarea proceselor dificil de înțeles într-un set de concepte ușoare. Crearea diagramei corecte va echilibra informațiile necesare pentru a le transmite și ușurința cu care poate fi transmisă. Urmați acest ghid pentru a crea o diagramă de flux în Excel și Word.
Etapa
Metoda 1 din 3: Proiectarea unui concept
Pasul 1. Notați conceptul de bază
Cheia unei diagrame de succes este că este ușor de citit. Asigurați-vă că conceptele de bază sunt scrise și că evoluțiile dintre concepte sunt explicate în pași simpli.
Asigurați-vă că aveți un punct final distinct pe planul graficului. Acest lucru va facilita citirea graficului
Pasul 2. Decideți dacă alegeți formatul standard sau swimlane
Diagramele standard descompun procesele în conformitate cu conceptele cheie și acțiunile necesare. Dacă aveți mai multe grupuri implicate în proces pe o diagramă, un format swimlane vă poate ajuta să indicați cine ar trebui să o facă. Fiecare etapă a diagramei este plasată într-o „bandă” (aleasă cale) grupul responsabil de finalizarea sarcinii (Marketing, Vânzări, HR etc.).
- Swimlane are de obicei un format orizontal sau vertical. Punctul de pornire este colțul din stânga sus al graficului.
- Swimlane poate fi dificil de proiectat dacă există mai multe concepte care trebuie să călătorească înainte și înapoi între departamente. Acest lucru va încurca graficul.
Pasul 3. Creați o diagramă de flux
Înainte de a începe să proiectați o diagramă cu software, trageți-o pe o bucată de hârtie. Plasați schița începând din partea de sus și extindeți graficul de sub ea.
- Majoritatea diagramelor de flux funcționează pe principii binare de bază. În momentul în care are loc procesul de variație, cititorului i se prezintă o întrebare Da sau Nu (aka da sau nu). Răspunsul va ghida cititorul către conceptul adecvat.
- Utilizați diferite forme pentru a reprezenta diferite tipuri de concepte sau decizii. Adăugarea de indicii vizuale va ajuta citirea și înțelegerea.
Pasul 4. Izolați procesele complexe
Dacă zonele organigramei devin prea dense, împărțiți subprocesele într-o diagramă nouă. Adăugați caseta ca referință de subproces în diagrama de flux originală și lăsați cititorul să revină pe măsură ce trece prin secțiunea extinsă.
Metoda 2 din 3: Crearea unui diagramă de flux în Excel
Pasul 1. Faceți o grilă
Foile de lucru Excel sunt formatate implicit pentru a avea celule mai largi decât înalte. Pentru ao uniformiza, setați dimensiunea celulei la pătrat. Pentru aceasta, faceți clic pe butonul Selectați toate celulele situat în colțul din stânga sus al foii de lucru.
- Faceți clic dreapta pe fiecare titlu de coloană și selectați Column Width din meniu. Introduceți 2.14 în câmp și apăsați Enter. Acest lucru va transforma toate celulele într-un pătrat perfect.
- Activați Snap to Grid din meniul Align din fila Layout sau Layout pagină. Acest lucru va face ca obiectul creat să fie redimensionat astfel încât să se încadreze în grilă și să creeze o formă uniformă.
Pasul 2. Reglați marginile
Dacă exportați foaia de lucru în Word sau alt program, asigurați-vă că liniile de margine sunt aliniate. Utilizați meniul Margins din fila Layout sau Layout pentru a ajusta marginile pentru a se potrivi cu software-ul de export al graficelor.
Puteți regla orientarea documentului (portret sau peisaj) utilizând meniul Orientare din fila Aspect. O diagramă de flux care merge de la stânga la dreapta ar trebui să fie în format peisaj
Pasul 3. Creați forma
Faceți clic pe fila Insert și selectați meniul Shapes. Selectați forma pe care doriți să o creați și apoi desenați dimensiunea casetei cu mouse-ul. După crearea unei forme, îi puteți schimba culoarea și stilul de linie folosind instrumentele din fila Format care se deschide.
Pasul 4. Adăugați text
Pentru a adăuga text la o formă, faceți clic pe centrul formei și începeți să tastați. Puteți seta fontul și stilul din fila Acasă. Asigurați-vă că textul este scurt și concis și asigurați-vă că este ușor de citit.
Pasul 5. Conectați toate formele
Deschideți meniul Forme din fila Inserare. Alegeți stilul de linie care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. Plasați mouse-ul peste prima formă. Veți vedea o mică casetă roșie care apare la sfârșit, indicând unde pot fi conectate liniile.
- Porniți linia în pătratul roșu și trageți-o la a doua formă.
- Căsuțele roșii vor apărea pe a doua formă. Așezați punctul final pe linia uneia dintre casete.
- Toate formularele sunt acum conectate. Dacă mutați forma, liniile vor rămâne conectate și se vor regla la unghiul drept.
- Adăugați comentarii pe linia de conectare introducând caseta de text, disponibilă în fila Inserare.
Pasul 6. Descărcați un șablon
În loc să creați o diagramă de flux de la zero, puteți utiliza o varietate de șabloane și vrăjitori Excel care sunt disponibile gratuit sau plătite pe internet. Majoritatea acestor șabloane vă vor economisi timp la graficare.
Metoda 3 din 3: Crearea unui diagramă de flux în Word
Pasul 1. Introduceți o pânză
Cel mai simplu mod de a crea o diagramă de flux în Word este mai întâi să creați o pânză. Cu o pânză, sunteți mai liber să lucrați cu forme de desen și permiteți anumite caracteristici care nu sunt disponibile în mod normal, cum ar fi liniile de conectare.
Faceți clic pe fila Insert. Selectați meniul Shapes, apoi faceți clic pe New Drawing Canvas din partea de jos a meniului. O linie de pânză punctată va apărea în documentul dvs. Puteți regla dimensiunea pânzei modificându-i unghiul
Pasul 2. Activați grila
Cu o grilă puteți crea o formă uniformă. Pentru ao activa, faceți clic pe pânză pentru ao activa. În fila Format, faceți clic pe Align și apoi selectați Setări grilă. Bifați casetele pentru a afișa liniile de grilă și a alinia formele.
Pasul 3. Creați forma
Pe pânza activă, selectați fila Insert și faceți clic pe meniul Shapes. Selectați forma pe care doriți să o adăugați. Folosiți mouse-ul pentru a desena o formă de dimensiunea dorită. După crearea unei forme, îi puteți schimba culoarea și stilul de linie folosind instrumentele din fila Format care se deschide.
Pasul 4. Adăugați text
Pentru a adăuga text la o formă în Word 2007, faceți clic dreapta pe ea și selectați Adăugați text din meniu. Pentru Word 2010/2013, trebuie doar să faceți clic pe formă și să începeți să tastați în ea. Puteți seta fontul și stilul din fila Acasă.
Pasul 5. Conectați formele
Deschideți meniul Forme din fila Inserare. Alegeți stilul de linie care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. Plasați mouse-ul peste prima formă. Veți vedea căsuțe mici apar la capete, indicând unde pot fi conectate liniile.
- Porniți o linie în interiorul casetei, apoi trageți-o la a doua formă.
- La marginile celei de-a doua forme vor apărea pătrate mici. Așezați punctul final pe linia uneia dintre casete.
- Toate formularele sunt acum conectate. Dacă mutați forma, liniile vor rămâne conectate și se vor regla la unghiul drept.
- Adăugați comentarii pe linia de conectare introducând caseta de text, disponibilă în fila Inserare.
