Dacă slujba dvs. vă cere să contactați clienții prin telefon, este posibil să lăsați foarte mult mesajele vocale. Cu toate acestea, ce trebuie spus mai exact după ce se aude un semnal sonor la telefon? Furnizarea tuturor informațiilor relevante prin mesageria vocală poate fi descurajantă, astfel încât multe detalii ajung să fie trecute cu vederea. Înlocuiți livrarea improvizată a mesajelor vocale cu sistemul corect. Prin câteva puncte ușor de reținut, vă puteți asigura că toate informațiile importante sunt transmise destinatarului, astfel încât să crească șansele de a primi un apel înapoi.
Etapa
Metoda 1 din 3: Prezentarea ta
Pasul 1. Folosiți un ton de voce adecvat
De îndată ce mesajul începe să fie înregistrat, vorbiți cu o voce clară și ușor de auzit. Nu bombăni sau vorbi prea repede. Încercați să vă faceți vocea să pară atractivă și energică pentru a atrage atenția ascultătorului. Chiar dacă nu te poate vedea, tonul tău va fi clar. Deci, asigurați-vă că utilizați tonul corect al vocii.
- Pronunță fiecare cuvânt cu voce tare. Un semnal nepotrivit poate să-ți înnoreze vocea, ba chiar să-ți epuizeze cuvintele. Vocea conversației obișnuite poate fi auzită indistinct atunci când sună.
- Calitatea vocii dvs. ar trebui să reflecte scopul apelului. De exemplu, puteți lăsa un mesaj vocal puternic pentru a vă felicita nepoata pentru absolvirea școlii. Cu toate acestea, dacă doriți să vă exprimați condoleanțele, lăsați un mesaj vocal serios și respectuos.
Pasul 2. Spune-ți numele
Indicați numele dvs. la începutul mesajului. În acest fel, persoana care face apelul va ști cine sunteți. Cuvinte simple, cum ar fi „Aceasta (porecla ta)” pot fi folosite într-o varietate de situații. Puteți folosi, de asemenea, propoziții mai politicoase, cum ar fi „Numele meu este (numele complet)”, dacă persoana care sună nu v-a cunoscut niciodată. Prietenii și familia vă pot recunoaște fără alte identificări. Dacă apelul este legat de muncă, destinatarul apelului are nevoie de un nume pentru a cunoaște scopul apelului, astfel încât să poată interacționa mai personal.
- Pașii de mai sus sun banali, dar sunt adesea uitați de apelanții nervoși atunci când lasă mesaje vocale.
- Dacă aveți un titlu profesional sau o autodescriere care vă poate ajuta apelantul să vă identifice, menționați-l după numele dvs. De exemplu „Numele meu este Dr. Arief, radiolog la Spitalul General Tangerang”sau„ Aceasta este Tasya, sunt mama lui Selvy care face parte din aceeași clasă ca și copilul tău”.
Pasul 3. Indicați numărul de telefon
Indicați numărul de telefon după menționarea numelui. Cei mai mulți destinatari de telefon așteaptă până la sfârșitul mesageriei vocale pentru a obține informații de contact, dar dacă destinatarul nu le elimină imediat, va trebui să repornească mesajul. Nu uitați să vorbiți încet și clar atunci când menționați numărul de telefon, astfel încât destinatarul să îl audă bine.
- O modalitate simplă de a spune un număr de telefon la începutul unui mesaj este să spui ceva de genul „Acesta este (numele tău), numărul meu (numărul tău de telefon)” sau „Acesta este (numele tău) din numărul (numărul tău de telefon).”
- Deși funcția ID apelant permite destinatarului să vă vadă numărul, este totuși recomandat să menționați numărul de telefon în cazul în care numărul dvs. nu este salvat sau doriți ca destinatarul să vă apeleze la un alt număr.
Pasul 4. Faceți conexiunea
Când auziți mesaje vocale legate de afaceri de la expeditori necunoscuți, oamenii vor începe să se simtă suspiciuni sau să-și piardă interesul dacă nu știu cine sunteți și care este scopul apelului. Calmează-i menționând numele unui prieten cunoscut sau al persoanei care a dat numărul. Din nou, această metodă poate face apelul să se simtă mai personal. Mesajele vocale vor fi nebănuite și cel mai probabil veți obține răspunsul pe care îl așteptați.
- Încercați să faceți o scurtă introducere pentru a anunța ascultătorii, cum ar fi „Am primit acest număr de la Andi, care a spus că aveți de gând să vă vindeți barca”.
- Chiar dacă nu apelați la afaceri, stabilirea unei conexiuni personale poate face ca destinatarul să se simtă mai confortabil. „Acesta este Bob, vecinul tău de peste casă” sună mai prietenos decât „Acesta este Bobby Rahmadika Setiawan”.
Metoda 2 din 3: Explicarea nevoilor dvs
Pasul 1. Gândiți-vă la ce să spuneți în prealabil
Înainte de a părăsi un mesaj vocal, trebuie să știți ce încercați să transmiteți. Aceasta nu este o problemă dacă aveți în vedere un obiectiv specific, dar auzirea semnalelor sonore care semnalează că este înregistrată o mesagerie vocală poate face pe oricine să fie nervos. Divizați informațiile pe care doriți să le transmiteți în mai multe puncte, apoi explicați totul înainte de a închide telefonul.
- Mai ales pentru mesajele vocale foarte importante, puteți scrie un script dur înainte de a înregistra mesajul.
- Dacă te bâlbâi brusc, concentrează-te pe menționarea scurtă a numelui tău, a informațiilor de contact și a motivului apelului.
- Imaginați-vă că trimiteți un mesaj vocal pentru a lăsa un mesaj romantic cu privire la o întâlnire cu o seară înainte. Imaginarea mesajului vocal pe care urmează să îl transmiteți înainte de a înregistra mesajul vă poate oferi o senzație rece, calmă și confortabilă în loc să fiți nervos și timid.
Pasul 2. Mențineți mesajul scurt
Limitați-vă mesageria vocală la 20-30 de secunde. Rareori veți avea nevoie de un mesaj vocal mai lung decât durata respectivă. Nu doriți ca destinatarii să se obosească să audă mesaje prea lungi și cu cuvinte. Rămâneți concentrat și obțineți mesajul direct la obiect. Mesajele scurte pot declanșa curiozitatea, astfel încât destinatarul să fie interesat să apeleze înapoi.
- Pe de altă parte, dacă mesageria dvs. vocală este prea scurtă, destinatarul poate crede că nu este important și apoi îl șterge fără a fi ascultat mai întâi. Este posibil să se întâmple dacă sunați dintr-un număr necunoscut.
- Scopul părăsirii unei mesaje vocale este de a determina pe cineva să sune înapoi, nu de a împărtăși toate informațiile pe care ați dori să le dați într-un apel direct.
Pasul 3. Porniți mesageria vocală cu cele mai importante informații
Nu bateți în jurul tufișului cu motivele pentru care ați sunat. Dacă doriți doar să vă întrebați ce mai faceți, spuneți-o. Dacă doriți să oferiți un anumit articol sau să confirmați o întâlnire, spuneți-o. Ascultătorii își vor pierde rapid interesul și vor șterge mesajul dacă nu menționați scopul apelului la începutul mesajului.
- Aveți foarte puțin timp pentru a transmite mesajul. Dacă vorbiți prea mult, ascultătorii pot dezactiva mesajul înainte de a primi informații importante.
- Este mai bine să transmiteți vești proaste, cum ar fi „Tata este în spital”, și apoi să folosiți restul timpului pentru a transmite simpatie și explicații, mai degrabă decât să faceți tururi până când ascultătorul este îngrijorat.
Pasul 4. Lăsați mesaje personal și organic
Rezistați dorinței de a vorbi la fel de rigid ca atunci când sunteți la telefon. Fii prietenos, fii tu însuți și vorbește natural. Oamenii pot observa un agent de vânzări care încearcă să-i facă să cumpere ceva și este mai probabil să vă asculte mesageria vocală dacă se simt abordați într-un mod politicos.
A vorbi ca și cum ai citi un scenariu va da impresia că ascultătorul este doar una dintre multele persoane pe care le apelezi pentru a oferi același lucru
Metoda 3 din 3: Închiderea mesajului vocal
Pasul 1. Aruncați o întrebare sau o cerere specifică
Când terminați mesajul, explicați de ce doriți ca destinatarul să apeleze înapoi. Puneți o întrebare specifică sau faceți o cerere care îl va motiva să ridice telefonul. Dacă destinatarul se simte confuz sau nesigur cu destinația dvs. după ce a auzit mesajul vocal, mesajul nu a reușit.
- Încercați să folosiți fraze precum „Spuneți-mi dacă vă place rețeta trimisă” sau „Aș fi interesat să vă aud ideile cu privire la această propunere”.
- Oamenii sunt mai motivați să apeleze înapoi dacă faceți o cerere specifică, mai degrabă decât să spuneți „Sunați înapoi, bine”.
Pasul 2. Retratează-ți numele și informațiile de contact
Încheiați mesajul repetând numele și numărul de telefon. Repetați-vă numărul de telefon de două ori, astfel încât destinatarul să nu audă și să poată lua notițe. Asigurați-vă că includeți toate detaliile utile atunci când destinatarul sună înapoi, cum ar fi când aveți timp și când este cel mai bun moment pentru a apela.
- A spune numărul de telefon de mai mult de două ori la sfârșitul unui mesaj este prea mult și poate fi jignitor pentru destinatarul mesajului.
- Nu este nevoie să practicați acest pas dacă mesajul este transmis cu ușurință prietenilor sau familiei.
Pasul 3. Nu terminați mesajul textual
Când este timpul să închideți telefonul, nu continuați să vorbiți sau să prelungiți mesajele inutil. Dacă destinatarul nu este cineva care vă pasă, nu este nevoie să lăsați cuvinte dulci. Cu cât mesajul dvs. este mai lung, cu atât va primi mai puțină atenție de la destinatar. Deci, nu vă pierdeți atenția la final. Mulțumește-i pentru timpul acordat și lasă-l să continue comunicarea.
- Cuvintele de închidere precum „Aștept cu nerăbdare să aud de la tine” sunt mult mai calde și mai eficiente decât cuvintele comerciale brânzătoare, precum „O zi plăcută”.
- Nu treceți la concluzii și nu rezumați mesajul la sfârșit. Dacă destinatarul trebuie să repete anumite detalii, el sau ea vă poate relua mesajul mai târziu.
sfaturi
- Amintiți-vă când ați primit un mesaj vocal care v-a făcut să vă gândiți „Ce dorește această persoană?” Lăsați un mesaj vocal pe care doriți să-l auziți.
- Furnizați o adresă de e-mail sau informații de contact în plus față de numărul dvs. de telefon, dacă acest lucru este încă relevant pentru interacțiunea dvs. cu destinatarul mesajului.
- Nu uitați să menționați data dacă lăsați un mesaj cu informații legate de timp.
- Zâmbet! Zâmbetul tău va fi transmis, chiar dacă nu este vizibil.
- Dacă sunați pentru a aborda un subiect sensibil, limitați informațiile partajate în mesageria vocală, astfel încât nimeni altcineva să nu poată auzi.
- În caz de urgență sau dezastru natural, folosiți mesageria vocală pentru a transmite că sunteți bine.
Avertizare
- Dacă încercați să determinați pe cineva să vă sune înapoi, nu-i spuneți despre eșecurile dvs. de apel din trecut. Acest lucru îl va enerva pe ascultător și nu se va simți confortabil făcând afaceri cu tine.
- Profesional, ar trebui să lăsați întotdeauna un mesaj vocal dacă persoana de pe telefon nu răspunde. A vedea o mulțime de apeluri pierdute fără mesaje vocale indică faptul că afacerea dvs. nu este importantă.
