Combinarea corespondenței este o funcție obișnuită în programele Office pentru a se potrivi cu un singur document pentru mai mulți destinatari. Puteți organiza și combina toate tipurile de documente, inclusiv plicuri, etichete, scrisori de formular, e-mailuri, faxuri și cupoane numerotate. Citiți pașii de mai jos pentru a afla cum să utilizați îmbinarea corespondenței pe un computer.
Etapa
Metoda 1 din 3: Pregătirea
Pasul 1. Construiți un fișier de date
Datele pot fi fișiere de foi de calcul (foi de lucru), fișiere de baze de date sau chiar documente text într-un format adecvat. Fișierele foii de lucru sunt cele mai frecvent utilizate; Acest ghid presupune că utilizați o foaie de lucru.
-
Datele fișierului trebuie să includă toate informațiile care se vor modifica pe fiecare copie. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de formular, fișierul va include numele și, eventual, adresele tuturor persoanelor cărora doriți să le scrieți.
Introduceți o informație în fiecare celulă de-a lungul liniei, astfel încât fiecare tip de informație (prenume, prenume, onorific și așa mai departe) să fie în propria coloană
-
Creați nume rezonabile de coloane. Combinarea corespondenței citește datele din fiecare coloană și presupune că prima intrare din fiecare coloană de informații este numele comun pentru acel tip de informații, deci folosiți un nume care are sens.
De exemplu, porniți câmpul prenume tastând „prenume”, apoi scrieți toate prenumele sub acesta. Când vi se cere să introduceți o coloană de date într-o literă, veți vedea opțiunea „prenume” și veți aminti imediat ce se află în acea coloană
- Utilizatorii Microsoft Office care utilizează Outlook ca mijloc de trimitere a e-mailurilor pot folosi agenda de adrese Outlook ca fișier de date, dacă doresc.
Pasul 2. Salvați fișierul de date
Salvați fișierul astfel încât să îl puteți găsi cu ușurință. Dă-i un nume care îți va fi ușor de reținut.
Pasul 3. Scrieți documentul principal
Acest document va include informații în acesta. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de formular, documentul principal este scrisoarea. Fiecare articol care urmează să fie conținut prin fuzionare prin e-mail (cum ar fi numele) este lăsat gol în prezent.
Metoda 2 din 3: Combinarea corespondenței în MS Office
Pasul 1. Deschideți panoul de sarcini de îmbinare a corespondenței
Din documentul principal, faceți clic pe panou pentru a-l deschide. Dacă nu o vedeți, accesați meniul Instrumente și selectați Fuzionare e-mail din listă.
Pasul 2. Răspundeți la întrebările adresate de MS Office
Funcția de îmbinare a corespondenței din Office include mai mulți pași concepuți pentru a vă ușura combinarea fișierelor mai inteligent și mai precis.
- Începeți prin selectarea tipului de document pe care îl scrieți. Faceți clic pe cel care se potrivește cel mai bine, apoi faceți clic pe Următorul.
- Selectați documentul de pornire pe care doriți să îl utilizați. Dacă urmați acești pași, puteți selecta utilizați acest document. Faceți clic pe Următorul.
Pasul 3. Selectați fișierele care vor fi îmbinate
Acesta este fișierul de date pe care l-ați creat anterior. Selectați butonul radio corespunzător și apoi faceți clic pe Următorul pentru a localiza fișierul și a-l conecta la documentul principal.
Dacă doriți să utilizați agenda de adrese Outlook, faceți clic pe acea opțiune
Pasul 4. Alegeți ce date să utilizați
Office vă permite să selectați sau să deselectați rândurile de informații dorite. Puteți selecta informațiile din fișierul de date pe care doriți să le îmbinați în documentul principal, astfel încât fișierul de date să fie mai util mai târziu dacă îl utilizați pentru diferite lucruri. Odată satisfăcut, faceți clic pe Următorul.
Datele pot fi sortate făcând clic pe titlurile coloanei din fiecare coloană. Acest lucru poate fi util dacă doriți să căutați rapid prin multe informații
Pasul 5. Introduceți câmpurile de date
În pagina următoare a panoului de sarcini, vi se va solicita să scrieți un document dacă nu ați făcut deja acest lucru și vi se vor prezenta diverse opțiuni pentru inserarea datelor din fișier în document.
-
Introduceți o coloană de date plasând cursorul în acea coloană de date, apoi făcând clic pe butonul corespunzător din bara de activități pentru a-l insera acolo.
Puteți șterge câmpurile de date înlocuite sau duplicate apăsând tasta Ștergere, la fel ca literele sau numerele obișnuite
-
Opțiunile presetate se vor schimba ușor în funcție de tipul de document selectat. Office face tot posibilul să completeze informațiile corespunzătoare din datele pe care le furnizați. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de formular de afaceri, este posibil să vedeți o opțiune de a insera un bloc de adrese care să includă numele și prenumele și adresa completă a fiecărui destinatar aranjate cu grijă pe mai multe linii.
- Unele opțiuni presetate vă vor deschide ferestre suplimentare pentru a completa informațiile corespunzătoare. Totul este mai mult sau mai puțin simplu și ușor de înțeles.
- Dacă utilizați opțiunile prestabilite și nu găsiți informațiile corespunzătoare, faceți clic pe butonul Potrivire câmpuri pentru a defini numele propriei coloane de date care se potrivește cu numele implicit. De exemplu, puteți specifica categoria „Nume” într-un fișier de date pentru a completa datele „Nume” în blocul de adrese.
- Pentru a utiliza propria coloană, faceți clic pe mai multe opțiuni. Veți putea vedea numele pe care le-ați dat fiecărei coloane și le puteți folosi în schimb.
Pasul 6. Verificați e-mailul
Fuzionarea prin e-mail nu va afișa informații specifice în câmpurile pe care le aplicați documentului principal până când nu îl imprimați, dar Office oferă o funcție de previzualizare care vă permite să verificați și să vă asigurați că informațiile care apar se vor potrivi cu coloanele dorite în documentul. Vă rugăm să le utilizați până când sunteți mulțumit de comanda afișată.
Pasul 7. Finalizați îmbinarea
Ecranul final al panoului de sarcini de îmbinare a corespondenței vă va informa că totul este în ordine și gata să imprimați documentul. Fiecare set de informații va apărea în fiecare document tipărit, iar programul va imprima câte copii ale setului de informații sunt.
Dacă doriți să editați singuri litere specifice, puteți face acest lucru și din acest ecran al barei de activități făcând mai întâi clic pe „editați litere individuale”
Metoda 3 din 3: Combinarea corespondenței pe OpenOffice.org
Pasul 1. Creați o bază de date
Pasul 2. Introduceți câmpurile de date
Acum ați conectat informațiile dvs. la o bază de date pe care OpenOffice.org o poate înțelege, iar utilizarea bazei de date pentru a îmbina e-mailul este ușoară atâta timp cât știți unde să căutați.
- Din meniul Inserare, selectați câmpuri, apoi alte … din submeniu. Alternativ, puteți apăsa Ctrl + F2.
- În fereastra care apare, faceți clic pe fila Baza de date.
-
Faceți clic pe butonul Răsfoire din partea dreaptă jos a ferestrei și găsiți fișierul bazei de date pe care tocmai l-ați creat.
Odată selectată, baza de date va apărea într-o listă intitulată Selecția bazei de date din partea dreaptă a ferestrei
- Din lista de tipuri din partea stângă a ferestrei, selectați câmpurile de îmbinare a corespondenței.
- Faceți clic pe „+” de lângă baza de date și un fișier de foaie de lucru va apărea sub acesta. Faceți clic pe „+” lângă ea și veți vedea numele coloanei de date pe care ați selectat-o când ați creat foaia de lucru.
-
Selectați coloana de date pe care doriți să o inserați, apoi faceți clic pe Inserare pentru a plasa coloana de date în documentul principal.
- Nu uitați să plasați cursorul acolo unde doriți să inserați coloana de date înainte de a face clic pe Inserare, altfel va trebui să îl mutați în poziția corectă.
- La fel ca în Office, câmpurile de text sunt tratate ca caractere alfanumerice în documentul principal. Puteți să îl mutați utilizând bara de spațiu și să îl ștergeți cu tasta Ștergere.
Pasul 3. Finalizați îmbinarea
Verificați plasarea fiecărei coloane de date. După ce ați terminat, imprimați documentul principal. Combinarea corespondenței va imprima o copie pentru fiecare set de intrări din fișierul îmbinat în document.
sfaturi
- Programele de procesare text au de obicei șabloane pe care le puteți utiliza pentru a crea documentul principal.
- Asigurați-vă că împărțiți coloanele în cele mai specifice cuvinte cheie. De exemplu, puteți folosi porecle (domn, doamnă, domnișoară), prenume și prenume pentru nume. Utilizați trei coloane separate pentru nume cu un tip de coloană de date în fiecare coloană.
