Solicitat sau nu, scrierea unui raport de stare poate fi o modalitate excelentă de a comunica realizările. Un raport de stare bună îl va ajuta pe șef, precum și pe dvs., să urmărească sarcinile și rezultatele muncii. Următorul este un ghid pentru redactarea rapoartelor de stare ușor de citit.
Etapa
Metoda 1 din 1: Scrierea unui raport de stare
Pasul 1. Dați raportului un titlu și o dată
Un titlu care conține o dată (de exemplu, „Rezultatele din prima săptămână din decembrie”) este o opțiune eficientă de titlu. Asigurați-vă că scrieți data în raport.
- Dacă raportul va fi trimis prin e-mail, puteți utiliza numele și data ca antet.
- Dacă raportul este un document, puneți titlul și data ca cap al documentului.
Pasul 2. Notați informații detaliate despre proiect, cum ar fi numele proiectului, data de început / finalizare și numele personalului
Pasul 3. Descrieți realizările cu titlurile „Realizări”, „Sarcină finalizată” și altele asemenea
- Asigurați-vă că menționați perioada de raportare, de ex. Săptămână, lună, trimestru etc.
- Folosiți verbe active pentru a începe raportul, cum ar fi „terminați”, „explicați”, „proiectați”, „îmbunătățiți”, „rafinați” etc.
- Pentru rapoartele săptămânale, puteți include pur și simplu 3-6 puncte, fiecare cu o frază lungă.
Pasul 4. Notați ce trebuie realizat în următoarea perioadă de raportare, la rubrica „Planul următor”, „Activitatea următoare”, „PR” etc
- Calculați timpul necesar pentru a finaliza o sarcină, dacă este posibil, de exemplu „Documentați o modificare de proiectare (Timp estimat: 2 zile)”.
- Corelați următoarea sarcină cu programul proiectului.
- Pentru rapoartele săptămânale, puteți include pur și simplu 3-6 puncte, fiecare cu o frază lungă.
Pasul 5. De asemenea, scrieți problemele pe care le întâmpinați în prezent sau pe care le veți experimenta cu titlurile „Probleme” sau „Probleme și comentarii”
Pentru această secțiune, puteți scrie 1-2 paragrafe scurte.
- De exemplu, dacă întâmpinați probleme cu contactarea furnizorului dvs., deoarece nu există nimeni în birou săptămâna aceasta sau aveți sugestii pentru îmbunătățirea modului în care funcționează compania dvs., scrieți-le în secțiunea „Probleme și comentarii”.
- Dacă raportați doar o problemă, dar nu aveți nevoie de ajutor când este scrisă, nu uitați să o menționați. Comentariile precum „Problema rezolvată în decurs de 2 zile” îi vor spune supraveghetorului să nu intervină, dar să țină cont de problema pe care o aveți.
- Dacă problema dvs. de muncă nu este rezolvată, supraveghetorul nu poate spune că nu i-ați spus.
Pasul 6. Citiți din nou raportul, apoi trimiteți-l părților relevante
Exemplu
Iată un exemplu de raport de stare de la editorul wikiHow. Potriviți stilul, formatul și lista realizărilor din acest exemplu cu datele din munca dvs., dar rețineți că fiecare pas începe cu un verb activ.
Raport de stare 26 septembrie 2011.
Terminat
- Au început 3 articole: 1 articol din propria idee, 2 articole pentru a îndeplini cererile.
- Elaborați 2 articole
- Rescrie 1 articol
- Patrulează aproape 400 de modificări și verifică solicitările de editare pentru ortografii greșite / duplicări.
Următorul plan
- Adăugarea unei imagini la 1 articol.
- Recitește și editează 1 articol.
- Cereți unui editor cu studii medicale sau prim ajutor să revizuiască articole despre fracturi. Autorul nu are studii medicale, așa că se îndoiește de rezultatele cercetărilor sale.
- Revizuirea unui articol care este deja bun, dar necesită îmbunătățiri stilistice și informații suplimentare.
Probleme / Comentarii
- Mulțumim programatorilor, pentru că s-au asigurat că actualizarea software-ului de săptămâna aceasta a decurs fără probleme. Problemele care apar vor fi raportate ulterior.
- Un voluntar este trist pentru că pisica lui a murit. Voluntarii au fost rugați să se odihnească mai întâi.
sfaturi
- Dacă este posibil, scrieți un raport pozitiv. Rapoartele nu sunt locul în care să te plângi, să te enervezi sau să-ți pui scuze. O modalitate de a scrie un raport pozitiv este să oferiți sugestii sau cel puțin instrucțiuni pentru rezolvarea unei probleme, dacă raportați o problemă. Sugestia dvs. este o dovadă că ați luat inițiativa de a rezolva problema.
- Spuneți mulțumiri în locul potrivit, de exemplu unui coleg care v-a ajutat. Dacă ajutați un alt coleg, menționați acest lucru și în raport.
- Fii sincer în raportare. Nu raportați lucruri pe care nu le faceți.
- Scrie un scurt raport. Managerul dvs. este o persoană ocupată, nu are prea mult timp să vă citească raportul. Dacă managerul are nevoie de mai multe informații, el va întreba.
- Dacă scrieți un raport într-o după-amiază de vineri, veți ști cât de departe progresează munca dvs. când vă întoarceți la muncă luni dimineață.
- Dacă aveți o mulțime de lucruri de monitorizat (cereri de cumpărare, cereri de modificare, cereri de lucru, note etc.), crearea unui tabel sau a unei baze de date poate fi o modalitate bună de a le urmări.
- Scrie rapoarte specifice.
- Faceți o copie a raportului pentru dvs. Copia vă poate ajuta atunci când scrieți un CV sau scrieți realizări atunci când este timpul pentru o mărire.
- Dacă doriți să scrieți un raport de stare, scrieți un raport în mod regulat sau cel puțin scrieți o realizare, pentru a nu petrece ore întregi urmărind ceea ce ați făcut. În fiecare zi, scrieți realizările atunci când completați cardul de prezență.
- Această metodă de scriere a unui raport de stare poate fi utilizată și atunci când raportați starea unui proiect într-o întâlnire.
- Raportarea despre ceva ce tocmai ați început, despre o carte pe care tocmai ați citit-o sau despre ceva pe care îl cercetați este bine. Nu totul se poate face într-o săptămână, iar pregătirea pe care o faceți poate fi consumatoare de timp și va adăuga valoare proiectului.
Avertizare
- Scrie rapoarte profesional. Raportul dvs. poate fi citit de mai mulți oameni decât credeți, mai ales dacă este trimis prin e-mail.
- Dacă îi trimiteți șefului un raport nesolicitat, fiți pregătiți să scrieți același raport săptămâna viitoare!
- În general, nu faceți prea multe promisiuni. Spune-mi doar ce poți face.
