Acest wikiHow vă învață cum să utilizați caracteristica „Mail Merge” în Microsoft Word. Funcția Combinare corespondență vă permite să utilizați o foaie de informații de contact pentru a atribui automat o adresă, un nume sau o informație diferită fiecărei copii a unui document. Această caracteristică este utilă atunci când trebuie să personalizați un buletin informativ sau o declarație pe declarație pe motiv că nu trebuie să scrieți manual fiecare nume sau adresă diferită în partea de sus a fiecărui document.
Etapa
Partea 1 din 3: Crearea unei foi de contact
Pasul 1. Deschideți Microsoft Excel
Pictograma aplicației Microsoft Excel seamănă cu un „X” alb pe un fundal alb. După aceea, va fi afișată pagina „Nou”.
Dacă aveți deja o foaie de contact în Excel, treceți la pasul de încărcare sau importare a contactelor Excel
Pasul 2. Faceți clic pe Caiet de lucru gol
Se află în colțul din stânga sus al paginii „Nou”. După aceea, se va deschide un nou document Excel.
Pasul 3. Adăugați antetul contactului
Începând de la casetă A1 ”Spre dreapta, introduceți un antet sau un titlu după cum urmează:
- „Prenume” - prenumele persoanei de contact trebuie introdus în acest câmp (casetă) A1 ”).
- „LastName” - Numele de contact al contactului trebuie introdus în acest câmp (caseta „ B1 ”).
- „Tel” - Numărul de telefon de contact va fi adăugat în acest câmp (caseta „ C1 ”).
- „StreetAddress” - Adresa de contact trebuie introdusă în acest câmp (caseta „ D1 ”).
- „Oraș” - Orașul natal / reședința contactului trebuie adăugat la acest contact (caseta „ E1 ”).
- „Stat” - Provincia de origine a contactului va fi adăugată în această coloană (caseta „ F1 ”).
- „ZIP” - Codul poștal în care locuiește contactul trebuie adăugat la această coloană (coloana „ G1 ”).
- „E-mail” - Adresa de e-mail a contactului va fi introdusă în acest câmp (caseta „ H1 ”).
Pasul 4. Introduceți informațiile de contact
Începând cu coloana A din caseta 2, introduceți informațiile de contact pentru fiecare persoană pe care doriți să o adăugați la instrumentul de îmbinare a corespondenței.
Asigurați-vă că informațiile introduse sunt corecte înainte de a trece la pasul următor
Pasul 5. Salvați documentul
Pentru a-l salva:
- Windows - Faceți clic pe „ Fişier ", alege" Salvează ca ", dublu click " Acest PC ”, Selectați o locație de stocare a fișierelor în partea stângă a ferestrei, tastați un nume de document în câmpul„ Nume fișier”și faceți clic pe„ Salvați ”.
- Mac - Faceți clic pe „ Fişier ", alege" Salvează ca… ”, Introduceți numele documentului în câmpul„ Salvați ca”, selectați o locație de stocare făcând clic pe caseta„ Unde”și selectând un folder, apoi faceți clic pe„ Salvați ”.
- Amintiți-vă locația pentru a salva fișierul selectat. Apoi va trebui să localizați foaia de contact Excel în acea locație.
Pasul 6. Închideți fereastra Excel
Faceți clic pe butonul „ X ”În colțul din dreapta sus al ferestrei Excel (Windows) sau cercul roșu din colțul din stânga sus al ferestrei (Mac). Acum puteți crea sau utiliza funcția de îmbinare a corespondenței în Microsoft Word.
Partea 2 din 3: Importul contactelor în Word
Pasul 1. Deschideți Microsoft Word
Pictograma aplicației Microsoft Word arată ca un „W” alb pe un fundal albastru închis. Ca și în Microsoft Excel, pagina „Nou” va fi afișată după deschiderea programului.
Dacă aveți deja un document Microsoft Word la care doriți să adăugați contacte din Excel, va trebui să faceți dublu clic pe document pentru a-l deschide. Treceți la următorul pas dacă aveți deja un document personalizat
Pasul 2. Faceți clic pe Document gol
Este o casetă albă în colțul din stânga sus al paginii. După aceea, va fi afișat un document gol Microsoft Word.
Pasul 3. Faceți clic pe fila Mailings
Această filă se află în partea de sus a ferestrei Microsoft Word. După aceea, bara de instrumente va apărea chiar sub rândul de file.
Pasul 4. Faceți clic pe Selectare destinatari
Se află în secțiunea „Start Merge Merge” din bara de instrumente „ Mailings După aceea, va fi afișat un meniu derulant.
Pasul 5. Faceți clic pe Utilizați o listă existentă…
Această opțiune se află în meniul derulant. După aceea, se va deschide o nouă fereastră.
- Dacă doriți să utilizați contacte din Outlook, puteți selecta opțiunea „ Alegeți din Contacte Outlook ”Din meniul derulant.
- De asemenea, puteți tasta o listă temporară de informații de contact în Word selectând „ Tastați o listă nouă " Această caracteristică este utilă atunci când trebuie doar să creați câteva informații de contact.
Pasul 6. Selectați foaia de contact Microsoft Excel
În partea stângă a ferestrei, faceți clic pe folderul care conține foaia de contact Excel. După aceea, faceți clic pe foaia Excel pentru ao selecta.
Pasul 7. Faceți clic pe Deschidere
Se află în colțul din dreapta jos al ferestrei.
Pasul 8. Confirmați selecția
Faceți clic pe numele foii Excel în fereastra pop-up, apoi faceți clic pe „ Bine ”Care se află sub fereastră. Foaia dvs. Excel va fi selectată ca locație a sursei de contact.
Asigurați-vă că este bifată caseta de selectare „Primul rând de date conține anteturi de coloană” din partea de jos a ferestrei
Partea 3 din 3: Utilizarea funcției de îmbinare a corespondenței
Pasul 1. Mergeți la locul sau punctul în care doriți să inserați informații de contact
Găsiți locul în care doriți să adăugați informații de contact (de exemplu, capul documentului) și faceți clic pe acesta pentru a plasa cursorul.
Pasul 2. Faceți clic pe Inserare câmp de îmbinare
Această opțiune se află în secțiunea „Scrieți și inserați câmpuri” din fila „. Mailings După aceea, va fi afișat un meniu derulant.
Poate fi necesar să faceți clic pe fila „ Mailings ”Încă o dată înainte de a urma acest pas.
Pasul 3. Selectați tipul de informații
În meniul derulant, faceți clic pe numele unuia dintre titluri sau titluri de informații din documentul Excel pentru ao insera în documentul Word.
De exemplu, dacă doriți să adăugați eticheta de prenume a unei persoane de contact, faceți clic pe „ Nume ”Din meniul derulant.
Pasul 4. Adăugați alte informații, dacă este necesar
Aceste informații includ adresa, prenumele, numărul de telefon de contact etc.
Pasul 5. Faceți clic pe Finish & Merge
Se află în extrema dreaptă a barei de instrumente a filei. Mailings După aceea, va fi afișat un meniu derulant.
Pasul 6. Determinați opțiunile de fuzionare
Faceți clic pe una dintre următoarele opțiuni:
- “ Editați documentele individuale ”- Această opțiune va deschide fiecare document destinatar, astfel încât să puteți reajusta documentul.
- “ Tipăriți documente … ”- Această opțiune vă permite să imprimați o copie a documentului pentru fiecare persoană listată pe foaia de contact.
- “ Trimiteți mesaje prin e-mail … ”- Această opțiune vă permite să trimiteți documentul ca e-mail. Adresa de e-mail a persoanei de contact va fi selectată ca adresă de e-mail de destinație.
Pasul 7. Urmați instrucțiunile afișate pe ecran
Este posibil să aveți formulare suplimentare de examinat, în funcție de opțiunile selectate (de exemplu, dacă selectați „ E-mail ”, Trebuie să introduceți un titlu și să faceți clic pe„ Bine ). După aceea, procesul de îmbinare a e-mailului este finalizat.
