În lumea digitală de astăzi, utilizarea e-mailului pentru a solicita stagii este din ce în ce mai frecventă. Dacă vedeți un anunț de post vacant sau doriți să întrebați despre un posibil stagiu, vă rugăm să trimiteți un e-mail persoanei de contact listate. Asigurați-vă că scrieți un e-mail la fel de formal precum scrierea unei scrisori obișnuite. Folosiți salutări, închideri și gramatică adecvate. Verificați din nou e-mailul și pregătiți-vă pentru un răspuns.
Etapa
Metoda 1 din 4: Pregătirea pentru a scrie un e-mail
Pasul 1. Creați o adresă de e-mail profesională
Când trimiteți e-mailuri comerciale, utilizați o adresă de e-mail clară și profesională. Evitați poreclele sau simbolurile și numerele inutile. Se pot folosi variații de nume. De exemplu: [email protected] poate fi utilizat.
Dacă adresa dvs. de e-mail actuală este legată de un profil de socializare care conține conținut neprofesionist, creați și utilizați o adresă diferită. De asemenea, ajustați setările personale pe social media
Pasul 2. Cercetează compania
Înainte de a cere un stagiu, faceți câteva cercetări despre compania pentru care doriți să lucrați. Vizitați site-ul web. Citiți articole de știri despre companie. Dacă compania dvs. are funcții accesibile, cum ar fi rețelele sociale, utilizați aceste funcții timp de o săptămână pentru a afla mai multe despre ele. Folosiți-vă cunoștințele pentru a compune scrisoarea. Potențialii angajatori apreciază candidații care știu ceva despre companie și pot demonstra aceste cunoștințe în profunzime.
Pasul 3. Găsiți un link comun
Este benefic să ai o relație într-o companie. Utilizați rețelele sociale precum LinkedIn și Facebook pentru a căuta cuvinte cheie pentru aceste companii. Dacă apar contacte la companie, verificați pozițiile acestora. Cereți politicos un interviu telefonic sau personal. Solicitați indicații cu privire la cererile de stagiu.
- Cu LinkedIn, puteți vedea alte contacte de la persoanele pe care le cunoașteți care lucrează pentru o companie. Simțiți-vă liber să solicitați contactelor pe care le cunoașteți să vă pună în legătură cu unul dintre contactele lor. Cu toate acestea, faceți acest lucru cu prudență și nu cereți aceleiași persoane ajutor din nou și din nou.
- Multe universități oferă baze de date ale absolvenților online. Puteți căuta persoane cu locuri de muncă sau locuri de muncă specifice prin aceste site-uri. Absolvenții care furnizează informații de contact sunt deseori deschiși să primească e-mailuri sau apeluri telefonice de la studenți.
- Când discutați compania cu persoana dvs. de contact, menționați că sunteți interesat de un stagiu. Întrebați despre structura organizațională a companiei, mediul de lucru, obiectivele și așa mai departe.
Pasul 4. Aflați destinatarul
Anunțul de posturi vacante de stagiu include numele persoanei de contact? Dacă da, utilizați numele persoanei și adresa de e-mail. Dacă numele persoanei de contact nu este listat, contactați compania pentru a întreba cine este responsabil cu angajarea stagiarilor. Dacă nimeni nu este autorizat, trimiteți-vă e-mailul către un membru al personalului superior din divizia de resurse umane a companiei. Dacă vorbiți cu cineva din companie, puteți menționa acest lucru la începutul e-mailului.
Dacă nu găsiți numele personalului companiei, vă rugăm să trimiteți un e-mail cu „Stimate domn / doamnă”
Pasul 5. Notează un anumit titlu de subiect
Desigur, doriți ca e-mailul dvs. să fie observat într-o căsuță de e-mail cu volum mare. De exemplu, ați putea scrie „Cerere de stagiu pentru compania X: amiral”. Dacă este posibil, utilizați un titlu de subiect specific, așa cum a solicitat angajatorul.
Metoda 2 din 4: Scrierea primului paragraf
Pasul 1. Spuneți numele destinatarului e-mailului în mod formal
Pe prima linie, începeți e-mailul cu „Draga Dr / Mr / Mrs Smith”, în funcție de numele, titlul și sexul persoanei de contact. Nu scrie „Bună Maria” sau „Bună ziua”. Folosiți aceleași formalități pe care le-ați folosi în mod normal atunci când scrieți o scrisoare profesională.
Dacă nu puteți stabili sexul persoanei, indicați numele complet al acesteia. De exemplu, scrieți „Stimate date romantice”
Pasul 2. Prezintă-te
Indicați numele și statutul dvs. (de exemplu, student în anul III la biologie la Universitatea X) destinatarului e-mailului. Explicați cum ați obținut informații despre stagiu, fie online, în ziar sau prin intermediul unei persoane de contact. Dacă aveți o persoană de contact comună, explicați imediat acest lucru. De exemplu, ați putea scrie: [directorul programului / profesorul meu / etc], [titlul și numele], sugerând să vă contactez.
Pasul 3. Precizați disponibilitatea
Explicați datele de început și de sfârșit ale lucrării și dacă aceste date sunt flexibile. De exemplu, dacă sunteți dispus să faceți un stagiu de primăvară în semestru plus un stagiu de vară cu normă întreagă, explicați și asta. Descrieți numărul de ore pe săptămână pe care le puteți lucra.
Pasul 4. Precizați scopul stagiului
Ai nevoie de un stagiu pentru un examen de curs? Dacă este posibil, explicați că urmărirea oportunităților de stagiu este în primul rând să câștigați experiență și să fiți flexibili cu responsabilitățile de muncă și compensațiile. Notați ce abilități sperați să obțineți din stagiu.
Pasul 5. Descrieți ceea ce admirați despre companie
Descrieți ceva ce știți sau credeți despre evaluarea companiei asupra organizației sale. Nu menționați știrile negative. Faceți scrisoarea dvs. pozitivă. De exemplu, ați putea spune: [Numele companiei] are o reputație remarcabilă și apreciez angajamentul acestei companii față de [Bugetul gratuit pentru îngrijirea neglijată a animalelor].
Metoda 3 din 4: Scrierea celui de-al doilea paragraf
Pasul 1. Discutați despre calificările și experiența dvs
În câteva propoziții, explicați informații despre cursuri, experiența anterioară de lucru și abilitățile relevante. Arată în ce fel cunoștințele tale pot aduce beneficii companiei. Includeți informații despre posturile de muncă și posturile de voluntari și despre modul în care aceste experiențe v-au pregătit pentru aceste posturi. Subliniați modul în care puteți contribui la companie. Potențialii angajatori trebuie să aibă încredere că vă puteți ocupa de sarcinile care vi se atribuie.
- Descrieți experiența de lucru cu verbe puternice. În loc să scriu: „Am fost stagiar de marketing timp de doi ani”, explică „În calitate de stagiar de marketing, creez conținut nou, proiectez broșuri digitale și tipărite și gestionez social media pentru o afacere cu 50 de angajați.
- Abilitățile pot fi gestionarea rețelelor sociale, organizarea de evenimente sau o varietate de alte lucruri.
Pasul 2. Enumerați succesul academic sau extracurricular
Notează-ți calificările academice. Dacă ați avut vreodată un rol de conducător, descrieți-vă obligațiile și / sau realizările. Ați condus vreodată un comitet? Ai condus vreodată o echipă? Fiți scurt pentru a nu pierde atenția cititorilor de e-mail.
În loc să folosiți adjective pentru a vă descrie, folosiți exemple concrete care să vă demonstreze calitățile. De exemplu, în loc să spui „Am fost un elev ambițios”, scrie „Am fost în mod constant în top 10 la sută din studenții din clasa mea”
Metoda 4 din 4: Încheierea e-mailului
Pasul 1. Indicați când puteți lua legătura
Discutați când și cum veți contacta angajatorul pentru a urmări starea cererii. Furnizați informațiile dvs. de contact, și anume numele, adresa de e-mail, numărul de telefon, precum și disponibilitatea dvs. Puteți scrie: pot fi contactat prin telefon sau e-mail. Dacă nu poți ajunge la mine, te sun [luni viitoare].
Pasul 2. Încheiați e-mailul
Este politicos să mulțumești cititorilor tăi de e-mail pentru că ți-ai luat timp pentru a examina informațiile despre tine. Încheiați cu o închidere caldă, cum ar fi „la revedere”. Dacă ați mai vorbit cu un cititor de e-mailuri la telefon sau în persoană, puteți folosi un mesaj de felicitare precum „Salutări”. Nu utilizați „Mulțumesc” sau doar „Salutări” ca scrisoare de încheiere într-o scrisoare formală. Notează-ți numele complet, de exemplu Nita Laksamana și nu doar Nita.
Pasul 3. Studiați atașamentele
Nu atașați CV-uri la e-mailurile de stagiu nesolicitate. Este posibil ca angajatorii să nu dorească să deschidă fișiere atașate, mai ales dacă au o politică la locul de muncă privind atașamentele, cu excepția cazului în care compania caută în mod activ stagiari. Dacă anunțul de stagiu cere un CV, atașați documentul în format PDF (spre deosebire de un document Word, unde formatarea poate fi pierdută / modificată dacă este deschisă cu un alt sistem).
Unii angajatori pot afirma că nu vor deschide atașamente de e-mail. Dacă da, includeți scrisoarea de intenție și CV-ul în corpul e-mailului. Asigurați-vă că le separați pentru a facilita angajatorilor să facă distincția între documente
Pasul 4. Urmăriți după cum a promis
Dacă nu primiți răspuns de la companie, trimiteți un alt e-mail - sau, de preferință, un apel telefonic. Ai putea scrie astfel: Draga Dr. Hansen, mă numesc [numele tău] și urmăresc un e-mail pe care l-am trimis săptămâna trecută despre o oportunitate de stagiu [toamna]. Aș aprecia oportunitatea de a discuta această poziție. Mulțumesc. Cu respect, Nita Amiral.
sfaturi
- Atașarea unei scrisori de intenție creează un sentiment formal, deoarece mesajele de e-mail tind să fie un mijloc de comunicare întâmplător. Dacă atașați o scrisoare de intenție, mesajul de e-mail trebuie să fie scurt, dar politicos, să se adreseze angajatorului, să declarați cine sunteți, de ce solicitați și explicați că CV-ul și scrisoarea de intenție sunt atașate. Scrieți-vă numele în mesajul de e-mail și furnizați-vă informațiile de contact.
- Nu creați un e-mail ca un e-mail obișnuit. Fiți specific cu privire la fiecare e-mail pe care îl trimiteți, astfel încât angajatorii să știe că nu utilizați metode generice pentru a căuta stagii.
