Memorandumul este un tip de document utilizat pentru comunicarea internă între angajații companiei. Memo-urile sunt un aspect testat în timp al lumii afacerilor care, atunci când sunt scrise corect, poate ajuta la menținerea lucrurilor.
Etapa
Partea 1 din 3: Selectarea unei limbi și a unui format
Pasul 1. Evitați limbajul excesiv de casual
În general, limbajul notei trebuie să fie clar și simplu, dar profesional. Ar trebui să evitați tonul casual al conversației din memo.
- De exemplu, nu scrieți „Bună tuturor! Slavă Domnului că este vineri nu? Vreau să vorbesc despre o problemă importantă de afaceri."
- În schimb, treceți direct la punctul „Vreau să împărtășesc un raport de progres al Proiectului Z”.
Pasul 2. Evitați limbajul emoțional
De asemenea, ar trebui să încercați să utilizați un ton neutru și să evitați limbajul emoțional. Încercați să expuneți fapte și dovezi pentru a susține revendicările.
- De exemplu, evitați afirmațiile de genul „cred că am fi cu toții mult mai fericiți dacă am avea voie să ne îmbrăcăm dezinvolt vinerea”.
- În schimb, căutați informații de studiu despre dacă moralul crește atunci când angajaților li se permite să aleagă haine și menționați aceste informații în notă.
Pasul 3. Folosiți fraze de semnalizare
Dacă doriți să citați dovezi sau surse, asigurați-vă că utilizați un limbaj care permite cititorului să știe ce faceți.
De exemplu, încercați expresia „Conform constatărilor noastre,…” sau „Cercetările finalizate de APE indică faptul că…”
Pasul 4. Alegeți modelul și dimensiunea fontului corespunzătoare
Memoriile ar trebui să fie ușor de citit. Deci, evitați utilizarea fonturilor mici, dimensiunea implicită este 11 sau 12.
De asemenea, ar trebui să alegeți un font simplu, cum ar fi Times New Roman. Nu este momentul să încercați fonturi „amuzante” precum Comic Sans (s-ar putea să vă râdeți de alegerea acestui font)
Pasul 5. Folosiți margini standard
Marja tipică pentru o notă de afaceri este de 1 inch sau 2,54 cm, deși unele programe de procesare a textului au pregătit șabloane de note cu margini puțin mai largi (de exemplu, 1,25 inch sau 3,18 cm).
Pasul 6. Selectați un singur spațiu
Notele de afaceri nu folosesc de obicei spații duble. Pentru a menține mica pagină a albumului, luați în considerare spațierea individuală, dar adăugați spațiu între paragrafe sau secțiuni.
De regulă nu sunt necesare liniuțe de paragraf
Partea 2 din 3: Pregătirea pentru a scrie o notă de afaceri
Pasul 1. Decideți dacă nota trebuie trimisă
Dacă trebuie să împărtășiți probleme de afaceri importante cu mai mulți oameni din echipa dvs., este o idee bună să trimiteți o notă. Memoriile pot fi trimise, de asemenea, chiar dacă comunicați doar cu o persoană, de exemplu, sau doriți să țineți o evidență a corespondenței.
- Cu toate acestea, în unele cazuri, este mai eficient să vorbiți direct cu persoana în cauză.
- În plus, unele informații pot fi prea sensibile pentru a fi trimise într-o notă.
Pasul 2. Determinați scopul scrierii notei
Conținutul și setările memo-urilor variază în funcție de scop. Majoritatea tipurilor de note sunt scrise din următoarele motive:
- Pentru a propune o idee sau o soluție. De exemplu, dacă știi cum să rezolvi o problemă cu programele suplimentare, ideea poate fi notată într-o notă și trimisă șefului tău.
- Pentru a da ordine. De exemplu, trimiterea de note este, de asemenea, un mod eficient de delegare a responsabilității pentru o conferință pe care departamentul dvs. o găzduiește.
- Pentru rapoarte. De asemenea, puteți trimite note pentru a informa colegii despre evenimentele recente, pentru a raporta actualizările unui proiect, pentru a furniza rapoarte de progres sau pentru a raporta concluziile anchetei.
Pasul 3. Limitați subiectul
Este posibil să gestionați mai multe proiecte și să fiți tentați să trimiteți note colegilor, șefilor sau clienților despre progresul lucrurilor. Cu toate acestea, amintiți-vă că notele de afaceri ar trebui să se concentreze pe o singură problemă.
Memoriile trebuie să fie concise, clare și ușor de citit rapid pentru oamenii ocupați. Deci, nu lăsați informațiile importante să fie ignorate. Memo-urile focalizate vă ajută să vă asigurați că mesajul dvs. este primit și înțeles
Pasul 4. Luați în considerare publicul
Conținutul, stilul și tonul notei de afaceri sunt determinate de publicul vizat. Deci, gândiți-vă bine cine va primi nota.
De exemplu, o notă către un coleg despre planificarea unei petreceri surpriză pentru cineva din birou este diferită de o notă către un supraveghetor despre rezultatele unei investigații pe care ați făcut-o de luni de zile
Partea 3 din 3: Compunerea unei note comerciale
Pasul 1. Etichetați-l
Există multe tipuri de corespondență de afaceri. Modul standard pentru note este de a eticheta în mod explicit documentul.
- De exemplu, scrieți „Memo” sau „Memorandum” în partea de sus a paginii.
- Poziția poate fi centrată sau aliniată la stânga. Pentru inspirație, examinați notele de afaceri pe care le-ați primit și copiați formatul.
Pasul 2. Scrieți un titlu
Prima parte a memoriei ar trebui să includă punctele importante. Informații detaliate despre fiecare componentă vor fi descrise în pasul următor.
- TO: scrieți numele și titlurile persoanelor care au primit nota.
- DE LA: scrieți numele complet și titlul.
- DATA: scrieți data completă și exactă, nu uitați anul.
- SUBIECT: scrieți o descriere scurtă și specifică a conținutului memoriei.
- Rețineți că subiectul este indicat, de obicei, fie prin „Re:”, fie prin „RE:” (ambele înseamnă „respectare”).
Pasul 3. Alegeți cu atenție lista destinatarilor
Asigurați-vă că includeți pe toți cei care au nevoie de informații sau evoluții. Limitați distribuirea notelor la persoanele care trebuie să știe.
- În ceea ce privește afacerile, nu este înțelept să trimiteți note către toată lumea din birou, dacă doar câțiva sunt preocupați sau implicați.
- Oamenii vor fi copleșiți de o mulțime de note și pot avea tendința de a ignora sau pur și simplu să treacă prin memorii irelevante.
Pasul 4. Folosiți numele, titlurile și titlurile corecte pentru persoanele din lista destinatarilor
Chiar dacă tu și șeful tău sunteți familiarizați zilnic, cel mai bine este să păstrați corespondența scrisă formală. De exemplu, poate vă salutați șeful pe nume numai atunci când vă întâlniți pe holul biroului, dar pentru note, întâmpinați-l cu „doamna Riana” sau „Dr. Riana.
Amintiți-vă că informațiile pe care le scrieți sunt destinate tuturor celor din lista destinatarilor. Deci, scrieți numele complet și titlul
Pasul 5. Aflați titlul persoanei către care vă adresați în nota externă
Dacă trimiteți o notă cuiva în afara biroului, este important să definiți mesajul de salut corect. Faceți-vă timp pentru a căuta profilul în cauză, informațiile personale sunt de obicei descrise pe site-ul companiei lor.
- De exemplu, te îndoiești dacă diploma este un doctorat. Dacă da, în general, salutarea corectă este Dr. X
- Care este poziția lui? Este director adjunct sau decan? Dacă da, asigurați-vă că îl menționați în notă.
Pasul 6. Scrieți subiectul cu atenție
Asigurați-vă că subiectul este scurt, clar și nu prea general.
- De exemplu, subiectul „Afaceri noi” pare vag și, dacă cineva caută dosarul cu săptămâni sau zile înainte, este posibil să fie greu să decidă care dintre notițe sunt.
- Un subiect mai bun ar fi ceva de genul acesta, „Raportul de progres al anchetei bazei de clienți”.
Pasul 7. Luați în considerare sări peste salut
Sunteți liber să alegeți dacă doriți să începeți mesajul cu un salut, precum „Dragă. Doamna Wardani”sau„ Draga. Colegi. Cu toate acestea, amintiți-vă că salutările nu sunt așteptate într-o notă de afaceri.
Memo-urile sunt un mijloc rapid și eficient de a transmite informații importante, iar publicul știe clar cine a primit și a trimis nota
Pasul 8. Compuneți introducerea
Explicați scopul dvs. pentru scrierea și trimiterea notei.
De exemplu, „Vă informez că …”. Introducerea ar trebui să furnizeze un rezumat al conținutului memoriei
Pasul 9. Păstrați scurt introducerea
Nu este necesar să furnizați toate detaliile și / sau dovezile în prima secțiune.
Câteva propoziții sau un paragraf scurt vor fi suficiente
Pasul 10. Definiți setările corpului memoriei
După introducere, o notă de afaceri include de obicei două până la patru paragrafe suplimentare înainte de încheiere. Conținutul și setările depind de subiect.
De exemplu, puteți organiza informațiile în ordinea importanței. Sau, dacă descrieți un proces, împărțiți corpul notei pentru a se potrivi etapelor procesului
Pasul 11. Decideți dacă doriți să includeți subtitrări
Memo-urile de afaceri ar trebui să conțină secțiuni clare. De obicei, notele de afaceri sunt clar împărțite, astfel încât destinatarul să poată citi și digera informațiile cu ușurință. Le puteți ajuta să înțeleagă punctele marcatoare etichetând subsecțiunile.
Pasul 12. Scrieți un subtitlu specific
Asigurați-vă că obiectivul fiecărei subsecțiuni este clar pentru destinatar.
De exemplu, includeți următoarele subsecțiuni atunci când scrieți o notă despre o mutare planificată de birou: „Locație nouă pentru sediul nostru central”, „Instrucțiuni importante pentru consumabile de birou” și „Program de finalizare a mutării biroului”
Pasul 13. Includeți propoziția subiect în paragraful principal
Prima teză a fiecărei subsecțiuni sau paragrafe ar trebui să transmită punctul principal al secțiunii.
Fiecare paragraf sau secțiune din notă ar trebui să se concentreze pe o singură idee
Pasul 14. Luați în considerare utilizarea punctelor glonț
Dacă doriți să evidențiați puncte importante, punctele glonț sau listele pot fi de mare ajutor. Acest format îi încurajează pe cititori să acorde atenție punctelor importante și îi ajută să citească notele mai rapid și mai eficient.
Pasul 15. Păstrați scurt nota
În general, notele de afaceri nu depășesc una sau două pagini.
Această limită standard de pagină este, în general, pentru documentele cu o singură distanță, fără linii suplimentare între secțiuni
Pasul 16. Decideți dacă aveți nevoie de un paragraf rezumat
În general, notele nu necesită un rezumat, mai ales dacă au mai puțin de o pagină.
Cu toate acestea, dacă informațiile descrise sunt complexe sau dacă nota este mai lungă decât în mod normal, este util să aveți un rezumat al punctelor cheie
Pasul 17. Introduceți o secțiune sau un paragraf final
Chiar dacă nu aveți nevoie de o notă sumară, ar trebui să o încheiați cu o propoziție de încheiere. Gândiți-vă la următoarele:
- Care este mesajul de bază al memorandumului? Vrei ca destinatarul să facă ceva? Trebuie să răspundă nu mai târziu de o anumită zi? Dacă da, spuneți clar.
- Dacă nu este necesară nicio acțiune, includeți o propoziție finală simplă, cum ar fi „Voi fi fericit să discut mai departe” sau „Vă rugăm să mă contactați pentru orice probleme sau întrebări”.
Pasul 18. Semnați dacă doriți
În general, nu este nevoie să adăugați un nume sau o semnătură la sfârșitul notei. Cu toate acestea, amintiți-vă că este cel mai sigur să urmați alte exemple de note din domeniul dvs.
- Dacă celălalt se termină formal (de exemplu, „Cu stimă, dr. Sari), urmați exemplul.
- Deși nu necesită o semnătură, poate fi necesar să includeți inițialele la sfârșitul documentului.
Pasul 19. Indicați dacă există atașamente
Dacă nota include și atașamente, cum ar fi tabele, grafice sau rapoarte, asigurați-vă că menționați atașamentele la sfârșitul memoriei. De exemplu, „Atașat: Tabelul 1”.
- De asemenea, ar trebui să faceți referire la atașamentul din corpul memoriei.
- De exemplu, pentru a notifica angajații despre o mutare iminentă de birou, puteți scrie informații precum următoarele: „Ne propunem să finalizăm procesul de mutare până la sfârșitul acestui trimestru. Consultați tabelul 1 atașat pentru un program mai detaliat.”
Pasul 20. Citiți din nou nota cu atenție scrisă
Înainte de a trimite, citiți din nou și corectați. Asigurați-vă că gramatica propoziției este corectă, că nu există ortografii greșite sau utilizarea semnelor de punctuație și că conținutul este ușor de înțeles.
- Luați în considerare amânarea livrării după prima corecție dacă calendarul nu este o problemă. Dacă recitiți nota o oră sau două mai târziu, este posibil să găsiți erori care au fost inițial trecute cu vederea.
- Dacă nota conține informații sensibile, verificați politicile companiei pentru a vedea cine poate examina nota pentru dvs. și acordați aprobarea finală a conținutului acesteia.
